Як все встигнути: вчимося планувати свої справи

У сучасному світі час - найголовніший ресурс.

Час - найцінніший ресурс з усіх, які ми маємо. Те, на що ми його витрачаємо, визначає зміст нашого життя. "Управління часом - це звичка, - каже психолог Наталія Скрипник. - Якщо звикаєш уважно ставитися до нього, правильно розраховувати, то будеш все встигати і на роботі, і вдома. Як і будь-яка корисна звичка, таймменеджмент починається з того, що людина усвідомлює, навіщо йому це потрібно: наприклад, хочеться більше встигати. І після цього вчиться дисциплінованості ".

Ставимо собі цілі

"Коли людина оглядається на останні півроку, часто розуміє, що нічого важливого не досяг, але при цьому весь час був зайнятий, - каже бізнес-тренер, консультант компанії" Богуш Тайм "Юлія Бойко . - А все тому, що люди не створюють своїх цілей або не пам'ятають про них. Для початку потрібно подивитися, чого ти хочеш від життя по ключових напрямах: здоров'я і фізична форма, розвиток особистості (чого я хочу навчитися?), Сім'я, кар'єра чи свій бізнес, духовна (у чому моя місія?) І соціальна сфера (що я хочу зробити для суспільства?). Коли вдається намалювати ідеальну картину, важливо свої щоденні дії направляти на досягнення цих цілей ".

Три причини нашої ліні

"Для нашого менталітету характерна така позиція: поки ніхто не питає, можна нічого й не робити, - каже психолог і оргконсультант Наталія Скрипник. - Яскравий приклад - студенти, які вчаться не протягом семестру, а під час сесії. У багатьох ця звичка зберігається і в робочій життя, коли велике завдання відкладають на потім, замість того, щоб виконувати її маленькими шматочками. у нашій ліні може бути три причини. Перша - ми зі школи звикли, що за спиною повинен стояти наглядач. Можливо, варто знайти людину, яка буде вас контролювати: спочатку постійно, а потім все менше і менше. Ви звикнете звітувати, а потім зовнішній контроль перенесете у внутрішній.

Друга причина пов'язана з тим, що завдання вам нецікава. Але стимул виконати її завжди можна знайти: ви можете отримати нагороду за її виконання або уникнути потенційної загрози за її невиконання. Впоралися з неприємною завданням? Зробіть щось приємне для себе - купіть собі щось солодке або сходіть на масаж.

Третя причина ліні може критися в звичайній фізичної втоми. Тут рада очевидний - взятися за завдання після того, як гарненько відпочинете ".

Щоб боротися з вічним відкладанням, психологи рекомендують братися за будь-яку задачу і працювати з нею не відволікаючись 15-20 хвилин - за таймером. "Тут може бути два варіанти: перший - таймер продзвенить, а людина продовжить працювати, тому що апетит приходить під час їжі, - каже Юлія Бойко. - Другий - через 20 хвилин переключитися на щось інше. Але за 4-5 таких підходів в день завдання можна здолати або значно просунутися в її виконанні ".

складаємо плани

Психологи радять складати плани. "Хтось використовує додатки в смартфонах, хтось - звичайний блокнот, - говорить тренер з комунікації Наталія Грабовська. - Але робити це потрібно обов'язково, інакше в діях не буде чіткості, і завдання просто вилетять з голови. Якщо складати довгострокові плани для вас поки болісно, ​​почніть з щоденного планування, виділяючи на це 20 хвилин вранці або ввечері ".

Складаючи план, потрібно бути реалістом і тверезо оцінювати, скільки часу піде на виконання того чи іншого завдання. "Щоб правильно розподіляти час, потрібно його підраховувати, - говорить бізнес-тренер Юлія Бойко. - У магазині ми не набираємо товару на 1500 гривень, якщо в кишені є тільки 1000. А ось свого часу люди чомусь вважають гумовим. Якщо завдань більше , ніж часу, доведеться розставляти пріоритети ".

Для цього часто використовують матрицю Ейзенхауера. Згідно матриці, справи діляться на: 1) важливі і термінові; 2) важливі, але не термінові; 3) неважливі, але термінові; 4) неважливі і нетермінові. Так що при плануванні майбутнього дня ви можете розділити аркуш паперу на чотири частини і розподілити свої справи по терміновості і важливості. "При складанні плану 20% часу потрібно відводити на нетермінові, але важливі справи, тому що ця категорія часто страждає, 60 - на термінові і важливі, 20% - на неважливі, але термінові (форс-мажор). Проблема багатьох людей в тому, що вони не планують час на форс-мажори, а насправді вони в середньому забирають п'яту частину нашого часу - якщо говорити тільки про робочий день, то це 1,5-2 години. Справи з останньої категорії - нетермінові і неважливі - можна виконувати за залишковим принципом: коли є така можливість ", - зазначає тренер.

встигнути побільше

Дійсно зайнятим людям часто потрібно прискоритися "- для цього досить слідувати простим рекомендаціям. Наприклад, приступаючи до виконання складної або об'ємної задачі, треба витратити п'ять хвилин на планування, розбити задачу на етапи і робити все частинам.

"Саме продуктивний час протягом доби потрібно присвячувати виконанню найбільших і важливих завдань, - радить Юлія Бойко. - У кожної людини своє продуктивне час, але, як правило, це перша половина дня. І вона вічно завалена дрібними проблемами - краще залиште їх на потім, а з ранку візьміться за головне ".

Ще одна корисна звичка - завершувати завдання якомога швидше. "Якщо ви можете завершити справу протягом найближчих 2 хвилин, краще зробити це відразу, - каже бізнес-тренер. - Попрацювали в офісі з документами - покладіть їх на місце. Насправді, це дуже економить час".

відпочиваємо активно

Не можна дозволяти втоми накопичуватися, інакше ви не зможете працювати продуктивно. "Необхідно залишати хоча б по півгодини або по годині на відпочинок в робочий час - причому кожен день, - каже тренер дитячої академії комунікації Наталія Грабовська. - Багато хто любить полежати на дивані, але відпочинок може бути і активним. Наприклад, корисно переключити увагу з інтелектуальних на фізичні завдання: 20 хвилин йоги або півгодини в спортзалі тільки додадуть вам енергії. Багато розслабляються за допомогою спілкування, і це дуже правильно. Наприклад, відібрати півгодини у сну і попити кави з подругою: жива розмова "розвантажує" і надихає. Я б радила обов'язково виділяти час на спілкування і фізичні вправи щодня, як би ви не були зайняті. Деяким людям також важливо просто побути наодинці з собою, особливо жінкам. Просто попити чай, дивлячись у вікно, погортати журнал. Не відмовляйте собі в цьому ".

Читайте найважливіші та найцікавіші новини в нашому Telegram