Як грамотно проводити ABC-аналіз

Прошу надіслати розширену інформацію по ABC-аналізу, у нас величезна база контрагентів в 1С. Як правильно і грамотно зробити ABC-аналіз?

Павло Боровков,

генеральний директор «Консалтингової фірми" Партнери і Боровков "»

З нашого досвіду впроваджень систем ABC-аналізу, облікові бази багатьох компаній слабо підготовлені до його ефективному проведенню. Наприклад, як виглядає «звичайний» довідник «Контрагенти» в базах 1С бухгалтерського або оперативного обліку?

У ньому можна побачити наступне:

1. Контрагенти не згруповані чітко за своїми типами: Клієнти, Постачальники, Банки, Держоргани і т. Д., А розкладені в папки довільного характеру: «Старі» і «Нові», «Клієнти менеджера Петрова», «НЕ видаляти!», «Постачальники ТОВ Ромашка »та ін.
2. Контрагенти, які виступають як покупцями, так і постачальниками, задубліровани (іноді повторюються навіть більше ніж двічі).
3. Деякі юридичні особи заведені по кілька разів, у якихось найменування збігаються повністю, в інших - відрізняються на декілька букв, десь вказані ІПН і КПП, а в іншому місці - немає.

Описана ситуація погіршується у випадках, якщо:

1. Ми говоримо про консолідовану (коректніше кажучи, «зведеної») базі групи компаній, які ведуть свій облік в окремих базах і довідниках, а потім - зливають їх в одне сховище.
2. Мав місце перехід з бази однієї версії на більш просунуту, і правила зберігання даних в старому сховище нашарувалися на правила нової бази.
3. Облік відвантажень ведеться в базі оперативного обліку, а оплат і взаємних заборгованостей - у бухгалтерській, між якими є обмін, але неповний.
4. Плюс, звичайно, комбінації всіх описаних вище випадків. У підсумку, отримати наочний звіт по ABC-аналізу, де клієнти і продажу ранжовані належним чином, практично неможливо.

Розглянемо по кроках, що потрібно зробити, щоб бази 1С дозволяли ефективно провести ABC-аналіз:

1. Впровадити єдині правила ведення довідника «Контрагенти» у всіх юридичних осіб і всіх їх базах (оперативних, бухгалтерських, бюджетування і CRM - якщо вони стоять окремо). Обов'язкові такі правила: a. Згрупуйте контрагентів за чіткими типам, виділивши всіх клієнтів в одну групу. b. Якщо контрагент виступає як покупцем, так і постачальником, визначте, які з операцій (продажу або закупівлі) є для вас більш істотними, і віднесіть його до відповідної групи. Чи не дублюйте! c. Не допускається внесення конкретного контрагента в базу більш ніж один раз - тільки унікальні записи.
2. Зробіть аналогічну вивірку для пов'язаних довідників: «Договори контрагентів», «Замовлення контрагентів», «Проекти», «Контактні особи контрагентів», оскільки в їх розрізі також може проводитися аналіз.
3. Визначтеся з методом проведення ABC-аналізу. Перш за все: a. За оплатою чи відвантаженням вважайте продажу для цілей цього аналізу. Можливо, це будуть якісь специфічні показники: кількість (а не сума) продажів, середня дебіторська заборгованість або щось ще; b. Визначення аналітики (Контрагенти, Договори, Замовлення і т.д.) буде ключовим для проведення аналізу. c. Визначте, які порогові значення будуть застосовуватися для сегментування. Класичні - це 80% (А), 15% (В) і 5% (С), але ви можете встановити і свої межі. В такому випадку добре б розуміти обґрунтування - чому саме такі. Після структурування вихідних даних та уточнення методу аналізу можна переходити до техніки - отримання звіту в конкретній конфігурації 1С.

Тут можливі наступні варіанти:

1. Якщо ви спираєтесь на дані оперативного обліку (наприклад, в конфігурації «1С: Управління торгівлею»), то в таких продуктах є свій типовий звіт «АВС-аналіз продажів», в якому можна відрегулювати порогові значення і ряд інших параметрів, після чого отримати готовий результат.
2. У разі використання бухгалтерської бази (наприклад, конфігурації «1С: Бухгалтерія підприємства») краще отримати оборотно-сальдову відомість за рахунком 51 (при аналізі «по оплаті») або 90 (при аналізі «по відвантаженню), вивантажити результат в Excel і далі в ньому зробити аналіз його засобами.
3. Якщо у вас є яка-небудь просунута управлінська конфігурація (наприклад, «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент»), то в ній можна гнучко налаштувати ABC-аналіз будь-якого виду з урахуванням специфіки саме вашого бізнесу: за будь-якими аналітикам, з різними граничними значеннями, графіками і діаграмами. На цьому підготовка аналізу і отримання звітної форми завершується. Далі необхідно приймати рішення про подальше бізнесі з кожним клієнтом в залежності від того, в який діапазон він потрапив: з ким розвивати співробітництво, кого переводити в «режим очікування», а з ким, можливо, і завершувати співпрацю.

Сергій Корякін,

директор департаменту постановки облікових систем «Альянс Консалтинг»

Якщо говорити спрощено, ABC / XYZ аналіз дозволяє класифікувати ресурси компанії за ступенем їх важливості. В основному даний тип аналізу і класифікації застосовують до товарного переліку і до контрагентам. Особливості даного аналізу припускають укрупненное розподіл масиву даних на категорії, тому не настільки важливо великий або невеликий у компанії перелік номенклатури і контрагентів.

У більшості систем оперативного обліку компанії 1С передбачена можливість проведення ABC / XYZ-класифікації та аналізу. Найпростіше описати принцип цієї класифікації на прикладі номенклатури.

Використання ABC / XYZ-класифікації номенклатури для компанії дозволяє вирішити такі завдання:

• проаналізувати оборотність товарів, стабільність витрат;
• поліпшити показники оборотності товарів;
• виключити дефіцит матеріальних ресурсів;
• оцінити запаси товарів;
• знизити витрати підприємства на придбання та зберігання товарів;
• знизити потреби в оборотних коштах;
• спрогнозувати додаткові закупівлі.

ABC-класифікація дозволяє розділити всі товари на три категорії: товари А-класу - з великим обсягом продажів; товари В-класу - з більш помірним обсягом продажів; товари С-класу - найменш ходові.

Основна ідея XYZ-аналізу полягає в угрупованні об'єктів у міру однорідності аналізованих параметрів (за коефіцієнтом варіації). Для цього методу потрібно вибрати параметр, за яким буде проводитися аналіз (наприклад, кількість проданого товару), визначити період і число періодів для вивчення. Важливо, що, чим більше число періодів, тим більш показовими будуть результати. При цьому сам період повинен бути не менше горизонту планування, прийнятого в компанії.

В результаті аналізу всі товари будуть віднесені за обраним параметром до одного з трьох класів: Х-клас, Y-клас, Z-клас. Якщо в якості параметра був обраний показник кількості проданого товару, то трактувати класифікацію можна так: Х-клас - це стабільно продаються в аналізовані періоди часу товари; Y-клас - це товари з меншою стабільністю продажів, Z-клас - рідко продаються товари.

Якщо результати АВС і XYZ-аналізу поєднати, то вийдуть дев'ять груп об'єктів аналізу. Вони будуть згруповані за двома критеріями: ступінь впливу на кінцевий результат (АВС) і стабільність / прогнозованість цього результату (XYZ).

ABC / XYZ-класифікація номенклатури дозволяє розділити товари на наступні групи:

• АХ, ВХ - товари відрізняються високим товарообігом і стабільністю. Необхідно забезпечити їх постійну наявність, але для цього не потрібно створювати надлишковий страховий запас. Витрата товарів цих груп стабільний і добре прогнозується.
• AY, BY - товари цих груп при високому товарообігу мають недостатню стабільність витрати. Як наслідок, щоб забезпечити постійну наявність, для них необхідно збільшити страховий запас.
• AZ, BZ - товари цих груп при високому товарообігу відрізняються низькою прогнозованістю витрати. Спроба забезпечити гарантовану наявність всіх товарів даних груп тільки за рахунок надлишкового страхового запасу призведе до того, що середній товарний запас торгового підприємства значно збільшиться.
• CX товари цієї групи характеризуються низьким товарообігом, проте відрізняються високою стабільністю споживання. Для таких товарів можна використовувати систему замовлень з постійною періодичністю.
• CY товари цієї групи характеризуються низьким товарообігом і низькою стабільністю споживання. Для таких товарів можна використовувати систему замовлень з постійною сумою (обсягом) замовлення, але при цьому формувати страховий запас виходячи з наявних у торгового підприємства фінансових можливостей.
• CZ в цю групу потрапляють всі нові товари, товари непостійного попиту, що поставляються під замовлення і т. П. Частина з них можна безболісно виводити з асортименту, а іншу частину потрібно регулярно контролювати, так як саме з товарів цієї групи виникають неліквідні або які важко запаси, через які торгове підприємство зазнає втрат.

Проведення ABC / XYZ-класифікації номенклатури можна розділити на наступні етапи:

• настройка параметрів ABC / XYZ-класифікації,
• виконання ABC-класифікації номенклатури,
• виконання XYZ-класифікації номенклатури;
• аналіз ABC / XYZ-номенклатури.

АВС і XYZ класифікація контрагентів проводиться аналогічно. Як приклад, можна аналізувати за певний період часу на підставі аналізу даних про продажі товарів клієнтам: виручки, прибутку і кількості оформлених документів продажу. Параметри для проведення АВС і XYZ класифікації клієнтів задаються в налаштуваннях параметрів обліку. Для кожного клієнта можна подивитися динаміку зміни показників АВС і XYZ класифікації клієнтів. Узагальнені дані можна подивитися у відповідних звітах для аналізу клієнтської бази.

В облікових системах 1С крім стандартних засобів можна зробити додаткову класифікацію партнерів за допомогою так званих «додаткових властивостей». Для кожного профілю партнера (клієнти, постачальники, конкуренти) можна створити свій набір властивостей, додаткових реквізитів і відомостей. Далі на основі цих додаткових властивостей можна проводити ABC і XYZ аналіз.