Як оформляється відрядження за кордон, розрахунок добових і норми оплати витрат, умови в 2018 році

1. Хто може стати закордонним відрядженням, а хто не може
2. Оформлення відрядження за кордон у 2017 році
3. Чи потрібно посвідчення про відрядження
4. Таблиця: документи, що оформляються при відрядженнях
5. Послідовність підготовки до закордонному відрядженні
6. тривалість поїздки
7. Відео: особливості оформлення відрядження
8. Яку валюту брати для розрахунку
9. За яким курсом вважати добові і яким має бути їх розмір
10. Таблиця: норми добових при відрядженнях за кордон у 2017 році (в доларах США)
11. Приклад розрахунку добових
12. Відео: облік витрат на відрядження

При вирішенні деяких виробничих питань виникає необхідність в закордонних відрядженнях. Відповідно до ст. 166 ТК РФ поїздка співробітника за наказом керівника для виконання посадових обов'язків за межами місця роботи трактується як службове відрядження. Її потрібно було оформити за законом, видати співробітникові добові і оплатити витрати. Виїзд з подібних питань за межі РФ вважається зарубіжної відрядженням. З 2017 року правила оформлення відрядження за кордон значно спростилися.

Хто може стати закордонним відрядженням, а хто не може

Керівник повинен знати, що в закордонне відрядження можна послати не кожну співробітника, в цьому плані закон встановлює обмеження. Наступні категорії працівників не можна відрядити за кордон:

• вагітних;
• громадян з інвалідністю, пов'язаної з обмеженнями на роз'їзну діяльність;
• які не досягли повноліття, за винятком людей творчих професій, наприклад, на час здійснення зйомок;
• працівників, які перебувають у навчальному відпустці, якщо тільки поїздка не має зв'язку з навчанням.

За умови згоди співробітників дозволяється відправляти у відрядження за кордон:

• одиноких батьків;
• одиноких батьків малолітніх дітей до 5 років;
• працівників, у яких знаходяться на утриманні діти з інвалідністю;
• піклувальників або опікунів неповнолітніх;
• Співробітники, на яких покладено обов'язок догляду за важкохворими родичами.

Робочі відрядження, в тому числі закордонні, регламентуються Трудовим кодексом РФ

Оформлення відрядження за кордон у 2017 році

Приводом для відрядження за кордон зазвичай буває запрошення на міжнародну конференцію, виставку або виробнича необхідність.

Щоб правильно оформити документи, існує покрокова рекомендація:

• доповідна генеральному директору компанії від керівника структурного підрозділу, в якій висловлюється необхідність відправити співробітника в закордонне відрядження;
• складання наказу (розпорядження), в цьому документі вказуються терміни, завдання і цілі, а також місце призначення - назва країни, докладного адреси організації;
• оформлення та видача посвідчення про відрядження для країн СНД;
• підпис відрядженого на наказі про закордонному відрядженні;
• авансові виплати відповідно до розрахунками витрат у відрядженні.

Роботодавець видає наказ за встановленою формою Т-9, якщо відряджається один співробітник і Т-9а, якщо відправляються в поїздку кілька співробітників.

Закордонне відрядження оформляється так само, як і звичайна, але в наказі вказуються не тільки місто і організація, але і країна

Крім наказу, якщо в цьому є необхідність, складається службове завдання (уніфікована форма NТ-10а). Згідно із законом раніше це було обов'язком, а з 2016 року - дію добровільне.

Кадровики роблять спеціальні позначки в Книзі обліку відряджень, уточнюючи конкретні дати. У табелі також відзначаються відрядження дні кодом «К» або «06».

Іноді складається завдання про службове відрядження, хоча ця форма на даний момент не є обов'язковою.

Чи потрібно посвідчення про відрядження

У законодавстві РФ відбулися зміни щодо положення про відрядженнях, зокрема скасовано необхідність видачі посвідчення про відрядження для далекого зарубіжжя. Тепер це є головною відмінністю від поїздок по російській території і країнам СНД. Законодавці визнали безглуздим нагромадженням зайвих документів, адже в паспорті і так проставляється відмітка про перетин кордону із зазначенням всієї необхідної інформації (дати і назви країни). Після закінчення відрядження до звіту додаються копії тих сторінок паспорта, де вказані дані позначки. Наявність квитків на поїздку туди і назад також стане доказом перебування у закордонному відрядженні.

Посвідчення про відрядження потрібно тоді, коли в закордонний паспорт не ставиться відмітка про перетин кордону. Це стосується поїздок по Росії і країнам СНД.

Командіроочное посвідчення знадобиться для поїздок в країни СНД, де при перетині кордону не ставиться відмітка в закордонний паспорт

Таблиця: документи, що оформляються при відрядженнях

Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження (форма № Т-9) У документах вказують прізвища та ініціали відряджених працівників, їх посади або спеціальності, а також мета, час і місце поїздки. Наказ (розпорядження) про направлення працівників у відрядження (форма № Т-9а) Наказ заповнюється на кожну поїздку на підставі службового завдання, звіт про який є додатком до наказу. Посвідчення про відрядження для поїздок в країни СНД (форма № Т-10) Документ призначений для того, щоб засвідчити час перебування у відрядженні, коли відміток в закордонному паспорті про перетин кордонів немає. Службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання (форма № Т-10а) У документі вказують мету, час і місце поїздки. Повернувшись із відрядження, працівник повинен скласти звіт про виконання завдання і представити його керівництву, а також в бухгалтерію разом з посвідченням про відрядження (якщо воно видається) і авансовим звітом. Авансовий звіт (форма АТ-1) Протягом трьох днів після повернення з відрядження працівник повинен подати до бухгалтерії авансовий звіт. До документа додаються виправдувальні документи - квитки, рахунки за проживання, ксерокопія закордонного паспорта з відміткою про перетин кордону або посвідчення про відрядження. Також буде краще, якщо працівник докладе різні проекти договорів, плани заходів, розпорядок семінарів, лекцій і т. Д.

Послідовність підготовки до закордонному відрядженні

Процес підготовки до відрядження за кордон вимагає суворої послідовності:

• оформити візу. Це можна зробити самому або звернутися в компанію, яка пропонує подібні послуги;
• забронювати номер в готелі приймаючої країни;
• підготувати необхідний пакет документів;
• розрахувати витратні кошти, покладені для закордонного відрядження;
• за дні відрядження нарахувати середню зарплату;
• оплатити ПДФО і все позабюджетні фондові внески на витрати на відрядження.

Керівник повинен детально вивчити і вникнути в суть запрошення від зарубіжної компанії. Важливий момент в ухваленні рішення полягає в фінансових можливостях підприємства. Якщо приймаюча сторона зацікавлена ​​в присутності даного співробітника (це може бути корисний обмін досвідом), іноді вона бере на себе частину витрат на відрядження.

Якщо у працівника, якого планується відправити за кордон, немає закордонного паспорта, слід передбачити витрати на його оформлення. У ВВіР повинен звернутися сам співробітник, він оплачує всі держмита і зберігає квитанції про оплату. Після цього він висуває їх в бухгалтерію підприємства і отримує витрачені на оформлення паспорта гроші.

Для виїзду за кордон буде потрібно закордонний паспорт працівника, а в деяких випадках і віза

тривалість поїздки

До 2016 року існували обмеження по строках відрядження за кордон. На даний момент вона може тривати стільки, скільки потрібно для вирішення виробничих питань компанії. На підприємствах розробляються положення про відрядження, де уточнюються деякі специфічні моменти, зокрема, їх тривалість.

Тривалість службової поїздки за кордон аргументується наступними моментами:

• економічна обгрунтованість (результати відрядження благотворно позначаться на фінансових показниках);
• документи з розрахунками отримання більш високих доходів.

Роботодавець, який відправляє в співробітника за кордон, повинен враховувати, що якщо відрядження триватиме більш ніж 183 днів в межах 12 місяців, доведеться виплатити податок з нарахованих витрат у розмірі 30%, а не 13%.

Відео: особливості оформлення відрядження

Як розрахувати і сплатити витрати на відрядження: добові та інше

Перед від'їздом працівника бухгалтер готує кошторис, що містить наступні статті витрат, після чого видає працівникові аванс:

• витрати на проїзд до пункту призначення і повернення назад;
• оплата готельного номера або оренди знятого житла;
• розмір добових;
• вартість медичної страховки;
• вартість багажу, що перевозиться до 30 кілограмів;
• послуги телефонного зв'язку;
• оформлення візи;
• отримання закордонного паспорта;
• витрати на обмін валюти.

Розроблена кошторис додається до видаткового ордеру, на її основі розраховується розмір авансу, який бажано видати в валюті країни, куди відряджається працівник.

Щоб правильно розрахувати витрати на відрядження за кордон, береться до уваги кількість днів під час проїзду по Росії і з моменту в'їзду на територію зарубіжної держави, що буде відзначено представниками митниці.

Яку валюту брати для розрахунку

Строго дотримуючись положення законів про валютне регулювання, співробітнику може бути видано іноземну валюту під звіт.

За основу береться курс обміну, який визначений на день списання витрат. Для видачі працівникові необхідної суми у валюті, її слід заздалегідь закупити. Крім іноземних грошей, про відрядження можуть видати і російські рублі, які при необхідності він може сам обміняти. При здачі авансового звіту, якщо не всі готівкові гроші були витрачені, вони повертаються в касу підприємства.

Валюту розрахунку роботодавець визначає своїм рішенням. Це можуть бути гроші країни призначення або, для зручності, долари або євро.

Іноземна валюта видається строго під звіт працівникові

За яким курсом вважати добові і яким має бути їх розмір

Стаття 217 НК РФ регламентує норму добових витрат, що не підлягають оподаткуванню: на території Росії - 700 рублів, за кордоном - 2500 рублів. Ця сума залишається актуальною і на 2017 рік.

Якщо до компанії є фінансові можливості, в локальному документі (положенні про відрядження) може бути передбачено підвищення даних нормативів. З суми різниці між нормою необхідно заплатити ПДФО.

Зазвичай збільшення розміру добових пов'язане з рівнем життя в країні, куди спрямовується співробітник. У найбільш розвинених набагато вище ціни на проживання, харчування та інші витрати, без яких відрядження не може обійтися. Як правило, для кожної країни є свої нормативи добових, на них і дорівнюють при вирішенні збільшити оплату. Якщо закордонне відрядження триває всього один день, добові виплачуються в розмірі 50% від встановленого нормативу.

Нерідкі випадки, коли працівнику доводиться за одну відрядження в декількох країнах. Тоді виплата добових проводиться в розмірах, передбачених для кожної з них.

Розмір добових встановлюється спеціальним наказом

Для бюджетних організацій нормативи добових витрат встановлюються урядом. Комерційні підприємства можуть брати їх як орієнтири.

Таблиця: норми добових при відрядженнях за кордон у 2017 році (в доларах США)

Білорусь 57 Бельгія 64 Болгарія 55 Великобританія 69 Німеччина 65 Греція 58 Данія 70 Ізраїль 70 Індія 62 Іспанія 62 Італія 65 Казахстан 55 Китай 67 Нідерланди 65 Нова Зеландія 65 Норвегія 79 Польща 56 Португалія 61 Сербія і Чорногорія 60 США 72 Україна 53 Фінляндія 62 Франція 65 Чехія 60 Швейцарія 71 швачок 65

Приклад розрахунку добових

Відрядженому призначений складний маршрут. З р Воронеж 14 лютого 2017 р він приїжджає поїздом до Москви. Звідти вилітає 15 лютого в 8.30 і прибуває о 9.20 в Німеччину (м Берлін).

З 15 лютого він перебуває у відрядженні весь день в Німеччині. На наступний день о 9.30 16 лютого вирушає до Італії і прибуває в Рим в 11.00 в той же день.

Далі, після виконання завдання, в той же день, 16 лютого, він відлітає в 20.30 в Швецію, прибувши в Стокгольм о 23.40.

У Швеції він пробув до 21 лютого, після чого повертається в Москву (вилітає о 13.00, прибуває о 17.00). У той же день він поїздом виїжджає до Воронежа, де знаходиться підприємство, на якому він працює, і прибуває туди 22 лютого.

До цієї компанії локальним актом встановлено норми добових:

• по Росії - 1000 руб;
• по Німеччині - 90 євро;
• по Італії - 100 євро;
• по Швеції - 120 євро.

Виходячи з цих нормативів, проводиться наступний розрахунок:

З 9 відрядних днів, 14, 21 і 22 лютого розраховуються за тарифом для російської території - по 1000 руб. (3 х 1000 = 3000 руб.).

15 лютого по тарифу в Німеччині: 1 день - 90 євро.

16 лютого в Італії: 1 день - 100 євро.

З 17 по 21 лютого в Швеції: 5 днів - 120 євро.

Всього до виплати належить:

3000 руб. + 90 євро + 100 євро + (120 євро х 5) = 3000 руб. + 790 євро.

Відео: облік витрат на відрядження

Процедура відшкодування витрат

Після повернення з відрядження працівник складає звіт і надає в бухгалтерію всі первинні документи: платіжні документи всіх видів (квитки, квитанції про оплату консульського збору, посадочні талони), роздруківка електронного квитка.

Співробітники бухгалтерії вважають всі витрати, понесені в ході відрядження, за мінусом раніше виплаченого авансу. Ця сума відшкодовується працівникові. Якщо частина авансових грошей залишилася невикористаною, вони здаються в касу.

Співробітник зобов'язаний відзвітувати про витрачання виданих перед відрядженням засобів

Факт виїзду за кордон і повернення на батьківщину відзначається митною службою. Такі позначки зі штампами робляться в закордонних паспортах. При звітах після поїздки в країну СНД необхідно докласти проїзні квитки і посвідчення про відрядження з печатками.

У положенні про відрядження обумовлені правила обліку витрат на проживання, бронювання готельного номера або наймання житла. Нерідко, з метою економії, вигідніше не брати номер в готелі, а орендувати житло. У цьому випадку співробітник повинен зберегти один екземпляр договору оренди і прикласти його до звіту.

Зрозуміло, що закордонне відрядження вимагає значних витрат, часом набагато більших, ніж усередині країни. У зв'язку з цим потрібні доказові документи про всі витрати. Відряджений повинен зберегти чеки, квитанції, квитки, талони - все, що може бути свідченням витрачених коштів.

Всі витрати відрядженого за кордоном оплачуються тільки після пред'явлення документів, що підтверджують оплату

Якщо співробітник відправляється в закордонне відрядження на особистому автотранспорті, він повинен зберегти чеки з АЗС, що підтверджують витрати на пальне.

Якщо поїздка здійснювалася на службовому автомобілі за письмовим дозволом керівництва, в бухгалтерію пред'являється шляховий лист і всі платіжні документи про транспортні витрати. Крім того, здається копія техпаспорта автомобіля і довіреності.

Останнім часом підприємливі керівники часто використовують орендований транспорт, що вигідніше в економічному плані, ніж купувати автомобіль і містити водія. При використанні такого транспорту в закордонному відрядженні, до звіту слід додати:

• екземпляр договору;
• акт про повернення автомобіля;
• квитанції про оплату оренди.

Відрядження може також зазнати інші витрати, пов'язані, наприклад, з пересуванням у міському транспорті, по платних дорогах, каналам, проходах. Дуже важливо зберігати всі платіжні документи.

Можливість здійснення закордонних поїздок і відносно нескладна процедура їх оформлення грає позитивну роль в розвитку бізнесу. У творчій сфері також відкриваються набагато ширші можливості для обміну досвідом, просування досягнень в галузі мистецтва, що благотворно позначається на іміджі країни.