- Для чого потрібен протокол засідання
- Як домогтися виконання прийнятих на засіданні домовленостей
- Чи потрібно вести протокол засідання на спеціальному бланку
- Як оформити протокол засідання
- Чи має протокол засідання юридичну силу
- Який термін підготовки протоколу
- Для узгодження протоколу засідання використовую iPad
- Як оформити виписку з протоколу засідання
- Де і як зберігати протоколи засідання
- Інформація про автора и компании
У сучасній практиці управління складання протоколів засідань необхідно, щоб документувати роботу нарад під керівництвом управлінців різних рангів. Протоколи також використовуються, щоб відображати роботу зборів, конференцій і семінарів. Зразок і всі необхідні правила оформлення протоколу засідання - далі в нашій статті.
У цій статті ви прочитаєте:
- Чому важливий протокол засідання організації
- Яка форма протоколу засідання найбільш краща
- Які нюанси передбачає протокол засідання ради директорів
- Який бланк протоколу засідання необхідно використовувати
- Як відбувається оформлення протоколів засідань
- Де знайти зразок заповнення протоколів засідання
- Де рекомендується зберігання протоколів засідань
Для чого потрібен протокол засідання
Протокол за підсумками колегіального управлінського дії необхідний, щоб документально оформити минуле обговорення питань і прийняті рішення.
Терміново перевірте своїх партнерів!
Ви знаєте, що податківці під час перевірки можуть чіплятися до будь-якого підозрілого фактом про контрагента? Тому дуже важливо перевіряти тих, з ким Ви працюєте. Сьогодні, Ви можете безкоштовно отримати інформацію про минулі перевірках Вашого партнера, а головне отримати перелік виявлених порушень!
Дізнатися докладніше >>
Оформлення протоколу засідання у вітчизняному діловодстві практикується з початку 18-го століття. Тоді вперше почали обговорювати питання перед прийняттям рішення. Історично склалося, що протокол є:
- інформаційний документ (з документацією ходу обговорення);
- розпорядчий документ (з фіксацією рішення, прийнятого за результатами обговорення).
Складання протоколів в сучасній практиці управління передбачено, щоб документувати діяльність нарад під керівництвом управлінців різних рангів. Протоколи також використовуються, щоб відображати роботу зборів, конференцій і семінарів.
Рішення про необхідність оформлення протоколу приймається на нарадах керівником, який їх призначає. Якщо під час наради буде обговорюватися інформування співробітників по певній проблемі про роз'яснення раніше прийнятого рішення, то може оформлення протоколу засідання необов'язково. Однак оформлення протоколу може знадобитися і на оперативній нараді. В такому випадку фіксуються дані про склад присутніх, пропозиції або огляди.
& Gt;
Як домогтися виконання прийнятих на засіданні домовленостей
Олександр Шувалов, генеральний директор компанії «Туле-центр», Москва
Навіть при правильній організації засідання , Дотримуючись встановленого регламенту, порядок і конструктивні переконання, не завжди забезпечується необхідний результат - компанії не вдається здійснити кардинальні зміни, ніби наради і не було зовсім. Подібна проблема викликана зовсім не лінню співробітників. Необхідно пам'ятати про серйозну проблему відсутності фіксації домовленості на нараді.
Так по ітогас доручення і рішення після наради просто повисають у повітрі. Багато хто готовий заперечувати, стверджуючи - ми фіксуємо всю інформацію в щоденниках. Але дуже поширені ситуації, коли працівник щось «забув», не зафіксував або переплутав. Людина після засідання забуває про обговорювану на зустрічі інформації.
Тому оформлення протоколу наради для мене вже давно стало звичним і обов'язковим правилом. Для цього секретар пройшов відповідний курс. Зберігаємо в своєму архіві протоколи по всіх засідань.
Після проведеного засідання потрібно нагадати всім співробітникам про доручення - електронним листом або записами в CRM-системі та інших програмах, що використовуються в компанії.
Чи потрібно вести протокол засідання на спеціальному бланку
У літературі з діловодства зустрічається твердження, за яким оформлення протоколів засідань проводиться на загальному бланку. Однак загальний бланк для оформлення протоколів та інших документів застосовується не всіма компаніями. В першу чергу, він використовується органами державної влади та органами місцевого самоврядування. Адже згідно з нормативними правовими актами - дані органи повинні використовувати бланки із зображенням герба (Державного, герба суб'єкта Російської Федерації або муніципального освіти), виконані типографським способом. У інших організацій є право самостійного вибору способу виготовлення бланків для протоколу наради.
Якщо компанія не працює з друкарськими бланками протоколів засідання, то вибір робиться на користь комп'ютерних шаблонів бланків - зручнішою виявляється робота з конкретними видами шаблонів бланків - листами, розпорядженнями, наказами, службовими записками, протоколами, іншими видами документів.
В даному випадку загальний бланк не потрібно. Для розробки шаблонів бланків слід враховувати положення стандарту 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(розділ 4« Вимоги до бланків документів »).
Як оформити протокол засідання
1) Заголовна частина протоколу. У ній розміщують такі реквізити:
- повна назва організації;
- вид документа (ПРОТОКОЛ);
- номер і дату;
- місце складання протоколу;
- заголовок до тексту.
Найменування організації повинно вказуватися разом з організаційно-правовою формою. Воно повинно відповідати офіційним найменуванням організації (вказаною в положенні організації або статуті). Необхідно також вказати організаційно-правову форму повністю, а не у вигляді абревіатури.
При наявності в компанії офіційно зареєстрованого скороченого найменування, можливо його вказівку рядком нижче повного найменування - в дужках. При наявності у компанії вищестоящої організації, найменування останньої вказується вище назви організації, що становить документ (рекомендується в скороченому вигляді).
наприклад:
Відкрите акціонерне товариство
Агентство «Поширення, обробка, збір друку»
(ВАТ Агентство «Роспечать»)
Закрите акціонерне товариство «Нові технології»
Дата протоколу - день проведення засідання. Якщо тривалість засідання склала кілька днів, то вказуються в датою протоколу дати з початку до закінчення наради (а не обмежуючись лише датою підписання протоколу), який може бути оформлений і через кілька днів після самого наради).
Протоколи нумерують в межах календарного року, тому номер (індекс) протоколу представлений порядковим номером засідання. Він присвоюється окремо по кожній групі протоколів, що складають в компанії - окремо нумеруються протоколи засідань дирекції, протоколи загальних зборів акціонерів, протоколи зборів трудового колективу і протоколи засідань технічної ради.
Місце складання - його вказівку важливо у випадках, якщо засідання проводиться в іншому населеному пункті, а не в місці розташування компаніі.есто складання вказується з урахуванням адміністративно-територіального поділу, допускаються лише загальноприйняті скорочення.
Заголовок до тексту міститься в протоколі зазначення виду колегіальної діяльності (збори, нарада, засідання тощо.) І найменування колегіального органу в батьківському відмінку. Наприклад, засідання зборів трудового колективу або наради начальників структурних підрозділів.
Розміщуватися реквізити заголовної частини можуть кутовим або поздовжнім способом. Право вибору відповідного варіанту зберігається за компанією.
2) Вступна частина тексту. Після заголовка вводяться ініціали та прізвища голови та секретаря засідання. Необхідно враховувати - голова в протоколі є посадовою особою, яка проводить нараду, за штатним розкладом його посада не вказується в тексті.
Секретар відповідає за організацію наради, документування його діяльності, складаючи і оформляючи протокол. Не обов'язково, щоб секретар наради був секретарем по займаній посаді. Адже дана посадова обов'язок для співробітника може бути додатковою. Якщо вона виконується постійно, необхідно регулювати її посадовою інструкцією. Дана робота доручається працівникові керівником, якщо виконується як разове доручення.
Голова - Панков Ю.П.
Секретар - Єгорова Д.Л.
Були присутні: Беспалов А.Д., Корнєєв Н.Р., Луньков Е.Н., Маринина Е.М., Устинов А.К.
Запрошені: виконавчий директор ВАТ «СМУ № 15» Шувалов Т.Б., фінансовий директор ВАТ «СМУ № 14» Османова М.Т.
Після слова «Були присутні» з нового рядка пишемо в алфавітному порядку ініціали та прізвища посадових осіб компанії, які беруть участь в засіданні. Якщо запрошені для участі в засіданні посадові особи організації, необхідно їх перерахування в розділі «Запрошені» в алфавітному порядку (прізвище та ініціали) без вказівки посади. За участю в рамках засідання представників інших організацій, необхідно також вказувати посади і назви компаній.
Друкується перелік присутніх учасників наради і запрошених осіб через один міжрядковий інтервал. Потім залишається порожній рядок і через один міжрядковий інтервал друкується порядок денний. Прийнято друкувати основну частину тексту через 1.5 міжрядкових інтервалу.
Складання переліку учасників належить до обов'язків секретаря. Список формується заздалегідь за вказівкою керівника. Даний список в день проведення заходу коригується залежно від фактичної наявності посадових осіб.
Якщо проводиться оформлення протоколу засідання розширеного (за участю більше 15 осіб) або постійно діючого колегіального органу, прізвища учасників не перераховуються, а зазначається цифра їх загальної кількості. Визначається це кількість за даними реєстрації - в даному випадку список реєстрації входить в число додатків до протоколу. Протоколом засідання в такому випадку відображаються наступні дані:
Були присутні: 19 осіб (список додається).
У вступній частині протоколу вказується порядок денний. Зміст порядку денного визначається керівником, який призначає нараду, який буде займатися і його проведенням. Якщо даний документ розсилався перед нарадою, то інформація з нього повинна переноситися і в протокол.
На порядку денному містяться питання, які будуть обговорюватися на заході, закріплюючи прізвища виступаючих і послідовність обговорення даних питань.
У протоколі по кожному пункту повинні приводитися ініціали та прізвище доповідача.
Порядок денний:
1) Про затвердження правил інформаційної безпеки.
Доповідь начальника інформаційного відділу Дороніної Ю. Р.
2) Про внесення змін до штатного розпису.
Виступ заступника генерального директора Сергєєва І. Н.
3) Основна частина тексту
Зміст протоколу засідання оформляється на основі записів, які ведуться секретарем вручну або за допомогою диктофона. Складання тексту основної частини проводиться відповідно до послідовності питань щодо порядку денного.
Протоколи засідання компанії, в залежності від форми викладу тексту, можуть бути повними і короткими. Форми протоколу розрізняються між собою лише за повнотою висвітлення ходу засідання. Дані форми не передбачають відмінності по оформленню:
Короткий протокол - даним документом фіксуються:
- питання, які обговорювалися на засіданні;
- прізвища виступаючих (доповідачів);
- прийняті рішення;
Зазвичай ведеться даний протокол для наступних випадків:
- коли стенографуються засідання або записується на диктофон;
- при оперативному засіданні, важливе значення приділяється фіксації рішення без деталізації ходу обговорення.
Короткий протокол засідання організації не дозволяє визначити хід обговорення питання, висловлені зауваження, думки, процес вироблення розпорядчої частини - управлінського рішення.
Повний протокол призначений для документування докладної картини того, що відбувається, включаючи зміст доповідей і виступів учасників засідання, всіх висловлених думок, озвучених питань, зауважень, реплік і позицій.
Отже, повний протокол передбачає наявність трьох частин по кожному обговорюваного питання - «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» ( «ВИРІШИЛИ»). А в короткому тільки дві: «СЛУХАЛИ» і «УХВАЛИЛИ» ( «ВИРІШИЛИ»).
В основній частині тексту міститься кількість розділів, відповідне числу пунктів, включених до порядку денного. Розділи нумеруються відповідно до неї. Кожен розділ містить 3 частини для повного протоколу - «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» ( «ВИРІШИЛИ»). Короткий протокол містить 2 частини. Друкують дані слова від лівого поля прописними літерами.
У тексті протоколу після слова «СЛУХАЛИ» належить вказати прізвища та ініціативи основного доповідача в родовому відмінку, з викладенням через тире записи його мови. Як правило, виклад наводиться від 3-ї особи однини в минулому часі. Якщо підготовлений письмову доповідь зі здачею секретарю, можна позначати протоколом лише тему доповіді, з припискою «текст доповіді додається». Розглянемо приклад:
1. СЛУХАЛИ:
Петрова В. Ю. - про результати виконання плану роботи відділу продажів на 4 квартал 2015 р Відзначив, що план виконаний на 100%.
1. СЛУХАЛИ:
Петрова В. Ю. - текст доповіді додається.
Після слова «ВИСТУПИЛИ» в протоколі має бути вказати прізвища та ініціали учасників обговорення. Кожна прізвище та ініціали в тексті протоколу друкуються з нового рядка в називному відмінку.
Записи виступу вказуються після прізвища через тире з викладом від третьої особи однини. Наводяться в даній частині і питання, які були озвучені під час доповіді або після його закінчення, з зазначенням відповідей на них.
Якщо на нараді відсутні обговорення або питання, опускається частина «ВИСТУПИЛИ», даний фрагмент складається лише з 2 частин «СЛУХАЛИ» і «УХВАЛИЛИ» ( «ВИРІШИЛИ»). Можливо це також для повного протоколу при розгляді деяких питань на порядку денному.
За словом «УХВАЛИЛИ» (або «ВИРІШИЛИ») вказується текст резолютивній частині відповідного пункту порядку денного. При прийнятті по одному питанню декількох рішень, належить пронумерувати їх арабськими цифрами. Першою цифрою буде показуватися номер пункту, другий цифрою - номер прийнятого рішення.
Зокрема, якщо приймаються по першому пункту 3 рішення, вказуватися вони будуть як 1.1, 1.2 і 1.3.
Якщо прийнято по 2-му питанню лише одне рішення, буде вказуватися не 2, а 2.1.
1.1. Підготувати програму підвищення кваліфікації продавців силами штатних фахівців Товариства на 2 квартал 2009 року до 03.03.2009. Відповідальний - начальник кадрової служби Ушаков Л.Б.
1.1. Начальнику кадрової служби Ушакову Л.Б. підготувати програму підвищення кваліфікації продавців силами штатних фахівців Товариства на 2 квартал 2009 р Термін - 03.03.2009.
За звичайній практиці оформлення протоколу засідань не передбачається фіксація результатів голосування. Хоча, якщо голосування проводилося, необхідно його відбити в пункті резолютивній частині. Протоколи загальних зборів припускають безліч специфіки - в тому числі при відображенні даних голосування за рішеннями, з фіксацією даних рішень в протоколі лічильної комісії, також протоколом загальних зборів акціонерів. Розглянемо приклад:
1.1. Затвердити кандидатуру Федорова А.Є. на посаду фінансового директора Товариства.
Результати голосування: «ЗА» - 11 голосів; «ПРОТИ» - немає; «УТРИМАЛИСЯ» - 3 голоси. Рішення прийнято 11 голосами.
1.1. Затвердити кандидатуру Федорова А.Є. на посаду фінансового директора Товариства.
Результати голосування: «ЗА» - 14 голосів; «ПРОТИ» - немає; «УТРИМАЛИСЯ» - немає. Рішення прийнято одноголосно.
1.1. Затвердити річний звіт, бухгалтерський баланс, звіт про прибутки і збитки за 2014 рік; План розвитку та перелік найбільш важливих завдань на 2015 рік.
Результати голосування: «ЗА» - 78 голосів (97,5% від загального числа голосів, що беруть участь в зборах); «ПРОТИ» - немає; «УТРИМАЛИСЯ» - 2 голоси (2,5% від загального числа голосів, що беруть участь в зборах). Рішення прийнято 78 голосами. Протокол № 2 лічильної комісії додається.
Чи має протокол засідання юридичну силу
Складання протоколів проводиться на основі стенографічних, рукописних або аудіозаписів, що ведуться на засіданні. Секретар після засідання передруковує записи, оформляючи їх відповідно до викладеним вимогам, і представляючи на редагування голови наради. Протокол, з урахуванням даного правила, підписується і отримує силу офіційного документа.
Юридична сила протоколу - його достовірність, офіційність, безперечність - залежать від правил оформлення. Стандартне визначення передбачає: «юридична сила - це властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення». Якщо зазначені правила оформлення дотримуються, то протокол засідання організації наділяється юридичною силою, коли буде підписаний 2 особами - головою і секретарем.
Протокол засідання організації являє собою внутрішній документ, тому, як правило, на ньому не вказується друк.
Якщо складається протокол засідання організації на кілька сторінок, необхідно пронумерувати другу і наступні сторінки. Проставляються номери сторінок арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» (стор.), Не використовуючи лапки, дефіси та інші знаки.
Який термін підготовки протоколу
Загальне правило передбачає - термін підготовки протоколу засідання не повинен бути більше п'яти днів. Призначатися конкретна дата готовності протоколу засідання може керівником, який вів нараду, або голова постійно діючого колегіального органу. Встановлюватися термін оформлення протоколу може в регламенті роботи колегіального органу.
Однак для деяких різновидів встановлюються чіткі терміни згідно певних документів.
Рішення, які були прийняті в рамках наради, повинні доводитися працівникам або розсилкою або копіями всього протоколу, або як виписки резолютивній частині. Ознайомлення працівників в невеликих компаніях деколи ведеться під розпис, склавши до протоколу лист для ознайомлення.
Також практикується підготовка, заснована на прийнятих рішеннях інших розпорядчих документів - наприклад, наказу керівника підприємства або рішення колегіального органу.
Для узгодження протоколу засідання використовую iPad
Ілля Алябушев, директор по продуктах компанії «АйДесайд», бізнес-консультант у сфері формування розподілених команд менеджерів, аналітиків і розробників, Москва
При узгодженні протоколу засідання з партнерами працюю з використанням iPad. Використовую при коментуванні кожного пункту документа додатка PDF Converter і PDF Expert. За допомогою першого зміг конвертувати поштою документ в PFD-формат, друге дуже зручно для складання коментарів. Партнери, звичайно, були здивовані коментарями в файлі PDF - довелося читати пропозиції в одній програмі, а вносити правки в документ вже в інший.
Як оформити виписку з протоколу засідання
Поширена практика документування засідання - складання виписок з протоколу. Виписка з протоколу є точною копією частини тексту справжнього протоколу, який відноситься до питання порядку денного, щодо якої складається виписка. Відтворюються при цьому всі реквізити бланка, вступна частина тексту, питання порядку денного, по якому виписка готується, і текст, який обговорює його обговорення і рішення.
Підписується виписка з протоколу лише секретарем, він же займається складанням засвідчувального напису. У ній міститься слово «Вірно», із зазначенням посади особи, яка виписку запевняє, його особистого підпису, прізвища, дати і ініціалів. Якщо видається виписка з протоколу, щоб представити в іншу організацію, необхідно завірити печаткою.
Де і як зберігати протоколи засідання
Зберігання протоколів засідання здійснюється в залежності від форми діловодства, прийнятої в конкретній компанії. При централізованому веденні діловодства, то зберігання протоколів засідання можливо у секретаря, в службі діловодства. Місце зберігання в рамках децентралізованого діловодства визначається за структурою компанії - зазвичай використовуються секретаріати посадових осіб, які проводять наради.
Протоколи формуються в справи згідно з номенклатурою справ, проте в будь-якому випадку необхідно їх формування в роздільних справах - в залежності від назви колегіального органу або виду проведеного наради.
Проводяться наради дирекції генеральним директором. У структурі компанії створена експертна рада з генеральним директором на чолі. Протоколи нарад і експертної ради необхідно формувати в 2 різних справи.
Для протоколів різних видів характерний постійний термін зберігання. У їх числі протоколи колегіального виконавчого органу, контрольних, ревізійних органів, експертних, наукових, методичних рад, нарад у керівників організації, загальних зборів акціонерів, пайовиків.
Інформація про автора и компании
Олександр Шувалов, генеральний директор компанії «Туле-центр», Москва. У 1993 році закінчив Московський державний інститут міжнародних відносин. Кар'єру почав у Великобританії в компанії Boeing. Отримав ступінь МВА в Кембриджському університеті. У 1998 році, повернувшись в Росію, як антикризового менеджера очолив Саратовський жировий комбінат. З 1999-го - голова групи компаній AnhelGmbH. З 2008-го - керівник напрямку національних продажів текстильного холдингу «Новотекс». У 2009-2010 роках - виконавчий директор інвестиційного фонду LloydsBankingGroup (Лондон).
Ілля Алябушев, директор по продуктах компанії «АйДесайд», бізнес-консультант у сфері формування розподілених команд менеджерів, аналітиків і розробників, Москва. Закінчив Південно-Уральський державний університет. До приходу в компанію «АйДесайд» курирував розвиток проектів в холдингу «Астра - системні технології», брав участь у створенні комплексних систем моніторингу безпеки в містах. Отримав сертифікат міжнародної асоціації ScrumAlliance.