Як скласти штатний розклад підприємства? Зразок. Хто складає? На який період?

1. Навіщо потрібен документ штатного розкладу?
2. Хто займається складанням?
3. Документи для складання розкладу
4. Що відзначається в документі?
5. Зразок складання штатного розкладу
6. Утвердження і терміни дії
7. коригування документа
8. Відео: Як заповнити штатний розклад за допомогою 1С?

Штатний розклад - один з основних документів, покликаних вирішувати на підприємстві питання кадрового характеру. У ньому прописуються вакантні місця і їх кількість, тарифна ставка по тій чи іншій спеціальності, можливі надбавки. Тільки за допомогою даного паперу власник або директор підприємства може укладати трудові договори або скорочувати співробітників.

Навіщо потрібен документ штатного розкладу?

Складання даного документа є обов'язковим, так як він вберігає працівників від необгрунтованого звільнення (див. Також - як правильно звільнити співробітника ), Гарантує правильну оплату праці. Крім того, без наявності розкладу не можна проводити скорочення згідно зі ст. 81 ТК РФ і приймати на роботу фахівців і робітників.

На підставі даного документа керівництво виносить такі постанови:

• Підписання заяви на роботу;
• Зняття працівника з посади;
• Суми виплат заробітної плати;
• Встановлення тарифної ставки того чи іншого працівника.

Керуючись все тим же документом відділ кадрів:

• Підбирає необхідні трудові кадри;
• Готує необхідні документи в сфері кадрів;
• Аналізує якісний склад працівників;
• Вносить пропозиції щодо реорганізації кадрового складу;
• Готує необхідну документацію.

Відсутність штатного розкладу вважається порушенням КЗпП і карається штрафами

Виписки з кадрового документа можуть знадобитися податкову службу, інспекції з питань праці, різним фондам - ​​пенсійного та соціального страхування і навіть Центру зайнятості.

Хто займається складанням?

Відповідальність за складання може накладатися на різні відділи в залежності від того, яка структура підприємства. Так, складати його можуть:

• Фахівці з відділу кадрів;
• Бухгалтер або головний бухгалтер;
• економіст;
• Керівник підприємства.

Документи для складання розкладу

При складанні розкладу необхідно спиратися на ряд нормативних документів, куди відносяться:

• Класифікатори професій;
• Трудовий кодекс РФ;
• Тарифна сітка, затверджена державою.

Крім цього, при складанні паперу рекомендується брати за основу форму документації № Т-3. Правда, дана форма фіксації розкладу не обов'язкова для застосування і служить в якості шаблону або приклади, на основі якого кожне підприємство може скласти свою форму для розробки розкладу. Варто відзначити, що в формі зафіксовані основні реквізити для заповнення.

Документ про кількість робочих і їх окладах складається самостійно підприємством і відображає всі відомості про співробітників, крім позаштатних.

У разі якщо встановлена ​​форма не влаштовує керівництво підприємства, її завжди можна адаптувати під вимоги організації.

Що відзначається в документі?

У штатному розкладі вказуються такі дані:

• Інформація про кадровий склад організації і окладі кожного працівника;
• Структура підприємства - відділи, філії, інші підрозділи;
• Посади відповідно до спеціальних класифікаторами, причому, включаючи вакантні посади і місця для інвалідів. Зазначена в документі посаду фіксується в трудовій книжці при прийомі на роботу;
• Обсяг одиниць штату для кожної вакансії. У разі вакансії, яка передбачає роботу за сумісництвом, у відповідному рядку фіксується значення 0.5 або 0.75;
• Оклад для кожної посади. При заповненні цього рядка необхідно пам'ятати про мінімальну заробітну плату. За допомогою даного документа фіксуються доплати - в процентному або грошовому вигляді. Такі надбавки найчастіше надаються за стаж, вислугу, важкі або небезпечні умови праці, престижність закладу.

Складаючи розкладу на однакові посади з різним рівнем оплати праці, для кожної одиниці прописується професія і кваліфікація, тарифна ставка.

Кількість необхідних фахівців залежить від структури підприємства, встановленими раніше нормативами чисельності та обслуговування. При цьому враховується обсяг роботи на підприємстві.

Зразок складання штатного розкладу

Пропонуємо приклад структури штатного розкладу відповідно до форми № Т-3.

У шапці штатного розкладу або на титульній сторінці вказуються такі дані:

• Назва організації - повне найменування підприємства, при наявності скороченого варіанту воно вказується в дужках відразу за повним;
• Код за ЄДРПОУ - ідентифікаційний номер підприємства. Знайти його можна скориставшись «Класифікація підприємств та організацій». Детальніше про код ОКПО читайте тут ;
• Номер документа - присвоюється порядковий номер розкладу;
• Дата складання - вказується число, місяць і рік, коли був складений документ;
• Затверджено. У цьому рядку також необхідні місця для номера і дати наказу. Заповнюються після затвердження розкладу;
• На період - в цьому рядку вказується дата вступу в дію розклад і термін його закінчення;
• Штат (одиниць) - загальна кількість робочих місць, відображених в документі.

Основна частина документа є таблицею, в якій прописується:

• Найменування розділу - відділів, філій, представництв. Зазвичай спочатку йдуть адміністративні відділи, далі - відділи і цехи;
• Код підрозділу - номер в структурі організації. На невеликих підприємствах може не заповнюватися;
• Посада та кваліфікація працівника. Для заповнення даного стовпця можна використовувати класифікаторами професій ОК 016-94, класифікатором занять ОК 010-93, іншими класифікаційними довідниками;
• Кількість одиниць робочого штату;
• Тарифна ставка, оклад;
• Надбавки - встановлюються як законодавством, так і самим роботодавцем. Фіксована сума або відсоток;
• Всього - вказується сума окладу з усіма надбавками. При цьому якщо всі виплати вказані в рублях, то вважається загальна їх сума. В іншому випадку ставиться прочерк, вказуються примітки і перераховуються нормативні акти для надбавок;
• Примітки - внесення додаткової інформації та пояснень.

На основі внесених даних по окладу і надбавки, а також кількості штатних одиниць прораховується бюджет заробітної плати організації. Дана сума вказується на штатному розкладі. Внизу під готовим розкладом необхідні підписи керівників підприємства, відділу кадрів і бухгалтерії. Друк на готовому документі не ставиться.

Дана структура може бути використана при складанні штатного розкладу будь-якого підприємства.

Утвердження і терміни дії

Найчастіше новий розклад складається на початку року. Готовий документ затверджується керівником за допомогою наказу. Після цього в рядок «Затверджено» на готовому документі вносяться номер і дата наказу.

У зв'язку з тим, що штатний розпис прямо пов'язане з оплатою праці, вводити новий варіант найкраще на початку місяця.

Готовий документ видається в трьох примірниках. Один знаходиться у керівника підприємства, другий - у відділі кадрів, третій - в бухгалтерії.

Керівники структурних підрозділів отримують витяги з штатного розкладу.

Терміни дії документа строго не унормовані. Найчастіше розклад складається на рік, але в деяких випадках воно може діяти кілька років або ж змінитися через пару місяців у зв'язку з реорганізацією підприємства. Зазвичай керівництво підприємства саме встановлює терміни дії розкладу і вказує його на самому документі.

коригування документа

У деяких ситуаціях може виникнути потреба у внесенні змін в діючий документ. Одними з найбільш поширених причин стають:

• Поява нових посад;
• Коригування окладу;
• Зміни в списку вакантних посад і посад за сумісництвом;
• Скорочення посадових одиниць;
• Перейменування підрозділів і посад.

Змінити чинний документ можна двома способами:

1. Скласти новий розклад;
2. Видати указ про внесення змін у вже готовому документі.

Про зміни, які передбачають погіршення умов роботи на підприємстві - зменшення розміру заробітної плати , Збільшення робочого часу і т.д., керівництво зобов'язане сповістити працівників за 2 місяці до їх вступу в силу.

Відео: Як заповнити штатний розклад за допомогою 1С?

Один з найбільш простих способів складання штатного розкладу - застосування для його складання різноманітних комп'ютерних програм. Одна з них - 1С. В даному відео-уроці представлена ​​інформація про те, як за допомогою програми скласти штатний розклад і правильно оформити його.

Штатний розклад - базовий документ, на основі якого здійснюється прийом на роботу, скорочення, а також розраховується підсумкова заробітна плата за місяць. За його складання відповідає будь-який уповноважений керівництвом працівник. Єдиних вимог до оформлення документа немає, але більшість підприємств використовують для його створення форму № Т-3.