- Основне призначення дефектного акту
- Правила складання дефектного акту
- Застосування уніфікованої форми дефектного акту ОС-16
- Заповнення дефектного акту
- Дефектний акт на списання обладнання
- Дефектний акт на ремонт обладнання
- висновок
Дефектний акт: зразок бланка акта дефектації, заповнення - тема нашого сьогоднішнього огляду. Акт-дефектовка служить для документального оформлення всіх виявлених при огляді або перевірці активу дефектів, недоліків, поломок устаткування і ін. Такий акт є підставою і для прийняття рішення про списання матцінностей, проведенні ремонтних робіт, складанні кошторисів майбутніх робіт, або навіть судового розгляду в разі неврегульованих серйозних протиріч між зацікавленими організаціями.
Устаткування та інші технічні засоби, а також різні приміщення, досить регулярно піддаються техогляду та експертизи, акт-дефектовка якраз і служить для документального відображення виявлених дефектів і несправностей. Акт завжди складається уповноваженою експертною комісією, в яку повинні входити представники всіх зацікавлених організацій. За підсумками перевірки робляться висновки і експертний висновок, які також заносяться в акт. На їх основі потім складаються кошториси на ремонтні роботи або акти на списання. Тому дуже важливо дотримати процедуру складання дефектного акту і вірно його оформити.
Сьогодні ми докладно розглянемо, як скласти дефектний акт, які правила існують при заповненні стандартної форми, які альтернативні форми застосовуються і як відбуватиметься процедура складання такого акта.
Основне призначення дефектного акту
Дефектний акт зазвичай складається за фактом огляду обладнання (або інших матеріальних цінностей), при виявленні дефектів або поломки активу. Огляд може проводитися при прийманні обладнання (матцінностей), при проведенні інвентаризації та в інших випадках.
Дефектний акт - це спеціальний обліковий документ, в якому фіксуються всі виявлені під час огляду активу дефекти, недоліки, поломки устаткування і ін. Акт відноситься до первинної документації та складається на основі висновку комісії експертів. Комісію призначає керівництво організації - власника активу, яка проводить огляд і перевірку майна. Зазвичай в комісію включаються співробітники підприємства, технічні експерти, представники зацікавлених організацій - контрагенти власника перевіряються активів.
В ході технічного огляду або перевірки працездатності обладнання, комісією експертів можуть виявитися дефекти, поломка активу. В такому випадку, рішення про ремонт або списання активу приймається членами цієї уповноваженої комісії, на основі загальних висновків за підсумками перевірки та експертного висновку, який заноситься в акт.
Акт-дефектовка може бути підставою для рішення про списання основних засобів, проведенні ремонтних робіт і навіть судового розгляду в разі неврегульованих серйозних протиріч між зацікавленими організаціями.
Якщо акт буде складено неправильно, то це може стати причиною відмови у визнанні податкової витрат на ремонт або списання активів, відмова в задоволенні судового позову, при врегулюванні спору між зацікавленими господарюючими суб'єктами в суді. Що призведе до додаткових збитків і фінансових витрат.
У загальному вигляді, акт являє собою двохсторінковий бланк, що містить кілька розділів, які необхідно заповнити:
- титульну частину;
- табличну частину;
- висновок;
- підписи членів експертної комісії.
Дефектний акт вважається досить важливим документом, так як він має прямий вплив на бюджет організації, містить юридично встановлюють аспекти. Тому, заповнення акту вимагає дотримання чинних законодавчих норм і стандартів. Однак, допускається деякий видозміна самої уніфікованої форми акта, але це не скасовує вказівки в ньому всіх обов'язкових реквізитів і даних, інакше він не буде мати ніякої правової сили і втратить сенс.
Правила складання дефектного акту
Відзначимо, що для проведення огляду обладнання, збирається спеціальна уповноважена комісія, що складається з представників всіх зацікавлених організацій, такими можуть бути: постачальник, транспортувальник, підрядник - монтажник, ремонтник, а також звичайно технічні експерти і представники організації - власника обладнання на даний момент (Матвідповідальність особа, начальник цеху). Стверджують акт директор організації-власника і візує головний бухгалтер.
Для того, щоб уникнути зайвих фінансових збитків підприємства, учасники експертної групи зазвичай дотримуються процедури і вимоги до оформлення дефектного акту, проводять ретельний огляд устаткування і зафіксують в акті всі виявлені дефекти.
Перевірочні заходи і підписання актів має здійснюватися в присутності всіх уповноважених осіб. В актах не повинно бути виправлень або помилок. До акта можуть додаватися додаткові експертні висновки, технічна документація та ін. Підписи всіх уповноважених членів комісії ставляться тільки тоді, коли процес огляду закінчено і ні у кого немає претензій або розбіжностей щодо укладення.
Все що підписують акт особи, повинні бути згодні із загальним висновком, а якщо є особи незгодні з укладенням акту, вони повинні відобразити свою думку в акті і також підписати його. Незгодні можуть також оскаржити рішення комісії в законодавчо встановленому судовому порядку.
Зауважимо що, хоча, наявні законодавчі можливості використовувати довільні акти приймання, зазвичай використовують стандартні форми, так як в них чітко позначені основні ключові моменти огляду обладнання. Правильне і точне заповнення всіх необхідних позицій стандартних документів, дозволить вам уникнути багатьох спірних і конфліктних ситуацій.
В акті обов'язково вказують всі нюанси результатів проведеного огляду обладнання. У зведеній таблиці, відзначається, скільки позицій з дефектом було виявлено та описано, якого саме характеру виявлені несправності і дефекти. Дефекти досліджуються на предмет їх можливого усунення, в заключній частині акта, формулюються загальні висновки про можливе усунення дефектів / несправностей або списання обладнання, із зазначенням того чому, виявлені дефекти можна усунути.
Акт-дефектовка відноситься до первинних документів, які перш за все, характеризують технічний стан обладнання чи інших матцінностей, тому вартісна оцінка в даному акті не вказується, хоча іноді в ув'язненні комісія зазначає загальну суму списання цінностей.
Після складання акту, на його підставі члени комісії виносять рішення про списання матцінностей або про проведення відновлювальних робіт, перераховують їх перелік, вказують загальну кошторисну вартість необхідних робіт. Потім обладнання списується або ремонтується.
Застосування уніфікованої форми дефектного акту ОС-16
Дефектний акт зазвичай використовується при прийманні, прийнятті до монтажу¸ налагодження або випробуваннях придбаного обладнання, якщо виявлені недоліки або дефекти, які є істотними і можуть, наприклад, вплинути на його придатність до використання або зажадати додаткового ремонту обладнання. Форма акта є уніфікованою формою ОС-16, але не є строго встановленим зразком і може бути змінена.
Залежно від ситуації і від того, з чиєї вини сталася поломка, до складання дефектації, можуть залучатися представники постачальника, транспортувальника, підрядної монтажної організації або інші зацікавлені особи, а також залучені технічні експерти. Залежно від ситуації, також складається і підписується необхідну кількість примірників, по одному для кожної із сторін.
Розглянемо далі додатково, ще дві модифікації стандартної форми акта-дефектації, які також часто використовуються, для відображення виявлених дефектів обладнання. Одна з цих форм призначена для списання обладнання, а інша для обладнання, яке передбачається в подальшому відремонтувати. «Ремонтна» форма акта-дефектації, використовується так само і для оформлення висновку технічної оціночної комісії для житлових або нежитлових приміщень.
Заповнення дефектного акту
Бланк форми складається з двох аркушів. Титульний лист призначений для зазначення реквізитів сторін, які здійснюють передачу і приймання обладнання, другий лист містить реквізити обладнання. Завантажити бланк можна за посиланням http://nalog-nalog.ru/files/20150928oc16pr.doc
На першому аркуші необхідно вказати реквізити передавальної і приймаючої обладнання сторін, дату і номер акта, а також основні дані про виробника і перевізника:
- Найменування організації-замовника обладнання, її код ОКПО;
- Вказати структурний підрозділ замовника (за наявності);
- Порядковий номер документа і дата його складання;
- Місцезнаходження устаткування (адреса, будівля / споруда / цех);
- Найменування організації-виробника обладнання, із зазначенням країни походження, її код ОКПО (якщо є);
- Найменування організації-постачальника обладнання, її код ОКПО;
- Найменування організації-відправника вантажу обладнання, її код ОКПО;
- Найменування організації-перевізника, її код ОКПО;
- Найменування монтажної організації, її код ОКПО;
- Вказати в процесі чого були виявлені дефекти (приймання, монтаж, налагодження, випробування);
- Вказати номер і дату монтажного акту.
Далі в табличній формі треба відобразити всі виявлені дефекти і необхідні реквізити обладнання:
- найменування,
- маркування або номер паспорта,
- марку або тип,
- проектну організацію (при наявності),
- дату виготовлення обладнання,
- дату надходження обладнання,
- виявлені дефекти.
У таблиці можна вказати кілька одиниць обладнання.
На другому аркуші форми акта, треба зробити загальний висновок і детально вказати, що саме треба зробити для усунення виявлених дефектів, позначити виконавців і терміни проведення робіт по усуненню виявлених дефектів.
При складанні акта, уповноважена комісія повинна провести ретельний огляд устаткування і зафіксувати, детально відобразити в акті всі виявлені дефекти, це допоможе уникнути подальших розбіжностей між сторонами.
Далі відповідальні особи повинні поставити свої підписи під актом, із зазначенням своїх посад, прізвищ та ініціалів. Відповідальних осіб зазвичай залучають зі сторони замовника, представника підрядної монтажної організації, представника виробника. Також ставиться дата підписання документа та друку організацій, представники яких склали даний акт.
Всі наведені характеристики обладнання необхідно відобразити в табличній частині акта даної форми. Саме ці дані дозволяють однозначно ідентифікувати обладнання і уникнути виникнення спірних ситуацій.
Якщо акт уніфікованої форми з якихось причин організації не підходить, можна скласти акт довільної форми з зазначенням всіх основних реквізитів зацікавлених організацій та обладнання, а також докладним і чітким зазначенням виявлених дефектів і також викласти висновок комісії, що проводила огляд обладнання, в кінці проставити підписи відповідальних осіб.
Навіть в довільній формі акта потрібно дотримуватися основних стандартних правил складання цього документа, щоб він мав юридичну вагу і не привів до подальших розбіжностей і спірних ситуацій між відповідальними особами або господарюючими суб'єктами. Такі суперечки і неточності можуть потім мати значущі фінансові наслідки. Тому до складання акта треба підійти уважно і відповідально.
Дефектний акт на списання обладнання
Заповнення дефектації на списання обладнання багато в чому аналогічно правилам складання та оформлення уніфікованої форми ОС-16. Дефектовка на списання складається і підписується комісією, затвердженої директором організації, якій належить обладнання. Акт складають і підписують, голова комісії, технічний фахівець, комірник або інше Матвідповідальність особа, головний бухгалтер, представник постачальника або монтажної організації (в залежності від ситуації). Акт затверджується директором організації - власника обладнання на даний момент. Обов'язкові відомості, які потрібно вказати в акті на списання дефектного обладнання:
- Найменування організації, поточного власника обладнання;
- Найменування її структурного підрозділу;
- Підпис з розшифровкою директора організації - власника обладнання;
- Номер акта і дата його складання;
- Місце знаходження обладнання (адреса, структурний підрозділ);
- Дата і номер наказу, який затвердив склад комісії для огляду обладнання;
- Вказати членів уповноваженої комісії (їх посади з ПІБ);
- Відомості про яке оглядаєте обладнанні (інвентарний номер, модель, марка, тех.характеристики);
- Дата виготовлення або придбання;
- Дата введення в експлуатацію;
- У табличній частині необхідно перерахувати всі виявлені дефекти;
- Кількість дефектів;
- Вказати спосіб усунення дефектів;
- Або причини неможливості усунення дефектів;
- Потім члени комісії повинні затвердити акт своїми підписами.
Зауважимо, що даний акт передбачений для характеристики однієї одиниці обладнання. Тобто, якщо кілька одиниць перевіряється обладнання, то доведеться скласти кілька актів. Або можна скористатися стандартною формою ОС-16, вписавши всі, що потрібно в один акт.
Зразок заповненого акту можна скачати тут за посиланням: http://nalog-nalog.ru/files/2_obrazec_spisanie_os.doc
Бланк акту можна скачати за посиланням: http://nalog-nalog.ru/files/2_blank_akt_spisanie_os.doc
Дефектний акт на ремонт обладнання
Заповнення дефектації на ремонт обладнання багато в чому аналогічно правилам складання та оформлення уніфікованої форми ОС-16 і дефектації на списання обладнання. Дефектовка на ремонт обладнання, також складається і підписується комісією, затвердженої директором організації, якій належить обладнання. Акт складають і підписують, голова комісії, технічний фахівець, комірник або інше Матвідповідальність особа, головний бухгалтер, монтажної організації. Акт затверджується директором організації - власника обладнання на даний момент.
Обов'язкові відомості, які потрібно вказати в акті на списання дефектного обладнання:
- Найменування організації, поточного власника обладнання;
- Найменування її структурного підрозділу;
- Підпис з розшифровкою директора організації - власника обладнання;
- Номер акта і дата його складання;
- Місце знаходження обладнання (адреса, структурний підрозділ);
- Дата і номер наказу, який затвердив склад комісії для огляду обладнання;
- Вказати членів уповноваженої комісії (їх посади з ПІБ);
- Відомості про яке оглядаєте обладнанні (інвентарний номер, модель, марка, теххарактерістікі);
- Дата виготовлення або придбання;
- Дата введення в експлуатацію;
- У табличній частині необхідно перерахувати всі виявлені дефекти;
- Кількість дефектів;
- Вказати спосіб усунення дефектів;
- Або причини неможливості усунення дефектів;
- Потім члени комісії повинні затвердити акт своїми підписами.
Зауважимо, що даний акт передбачений для характеристики однієї одиниці обладнання. Тобто, якщо кілька одиниць перевіряється обладнання, то доведеться скласти кілька актів. Важливо, що дану форму акта-дефектації використовують і для опису результатів огляду приміщень, а тільки устаткування (див. Заповнений зразок за посиланням).
Зразок заповненого акту можна скачати тут за посиланням: http://nalog-nalog.ru/files/2_obrazec_remont_os.doc
Бланк акту можна скачати за посиланням: http://nalog-nalog.ru/files/2_blank_akt_remont_os.doc
висновок
Дефектний акт це, перш за все технічний документ для фіксації виявлених несправностей і дефектів обладнання чи інших матцінностей. Такий документ допомагає юридично зафіксувати виявлені дефекти, служить підставою для відшкодування збитків або списання активів, що не підлягають ремонту. Висновок експертної комісії, котра склала акт, дозволяє визначити вартість і терміни подальших необхідних ремонтних робіт. Щоб цей акт мав юридичну силу, він повинен бути складений за всіма законодавчо встановленим правилам, з дотриманням усіх необхідних процедур, оформлений належним чином.
У нашій статті ми докладно розглянули, що собою являє акт дефектації та процес його складання. Розповіли про основні правила застосування на практиці форм подібних актів. Процес огляду та перевірки обладнання та інших активів, це клопіткий процес, що вимагає точності і уважності. Після проведення огляду та перевірки активу, важливо зафіксувати точно все результати документально і щоб всі члени комісії, запевнили акт своїми підписами.
Сподіваємося, що наша стаття допоможе вам правильно скласти акт дефектації та дотримати всі необхідні правові процедури. Бажаємо Успіхів!