Документи тимчасового зберігання

1. Для чого потрібна номенклатура справ?
2. Типова, приблизна, індивідуальна номенклатура справ
3. Новий рік - нова номенклатура справ
4. Переліки документів із зазначенням термінів зберігання
5. Заповнюємо графи номенклатури справ
6. формування справ
7. Поточне зберігання справ
8. Відбір документів для зберігання і знищення

Документи, що утворюються в діяльності організацій, з термінів зберігання поділяються на документи тимчасового терміну зберігання (до 10 років включно) (накази з адміністративно-господарських питань, первинні облікові документи і угоди до них, шляхові листи і т.д.); документи довготривалого терміну зберігання (понад 10 років) (особисті справи, технічна документація і т.д.); документи постійного (вічного) зберігання (плани, звіти, постанови, рішення та ін.).

Систематизація документів, швидкий пошук і використання інформації, викладеної в них, можливі лише при чіткій класифікації документів.

Дана стаття присвячена організації роботи з тимчасового зберігання документів.

Для чого потрібна номенклатура справ?

Спеціальним класифікаційним довідником, що визначає правильний розподіл і зберігання документів в справах, є номенклатура справ. Номенклатура справ - це багатоцільовий документ: організатор документів, класифікатор документів і довідник по документам. Вона допоможе розподілити виконані документи у справи, систематизувати і врахувати справи, закріпити індекси і встановити терміни зберігання справ.

Номенклатура справ призначена для групування виконаних документів у справи, систематизації та обліку справ, визначення термінів зберігання і є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

До речі

Документи тимчасового зберігання складають найвагомішу частину всього документообігу кожної організації.

Перш ніж приступити до складання номенклатури справ, необхідно вивчити нормативні та методичні документи, функції структурного підрозділу, особливості його діловодства, складу і змісту документів, порядок визначення термінів їх зберігання, складання і систематизації заголовків справ. Особливу увагу необхідно приділити вивченню документів минулих років, якщо вони є.

важливо

Якщо обсяг документів в організації досяг п'яти тисяч справ (підрахунок проводиться на підставі підсумкових записів в номенклатурі справ організації минулих років з урахуванням справ, заведених у поточному році), то необхідно ввести в штатний розклад посаду архівіста.

Типова, приблизна, індивідуальна номенклатура справ

Порядок розробки і затвердження номенклатури справ регулюється Основними правилами роботи архівів організації, схвалених рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002 (далі - Основні правила роботи архівів організацій).

Відповідно до п. 3.4.4 Основних правил роботи архівів організацій розрізняють три види номенклатур справ: типова, приблизна і індивідуальна номенклатури справ конкретної організації.

Типова номенклатура справ встановлює склад справ, що заводяться в діловодстві однотипних організацій, і є нормативним документом.

Орієнтовна номенклатура справ встановлює зразковий склад справ, що заводяться в діловодстві організацій, на які вона поширюється, із зазначенням їх індексів, і носить рекомендаційний характер.

Індивідуальна номенклатура справ конкретної організації - це систематизований перелік конкретних заголовків справ, передбачуваних до закладу в діловодстві організації (або її структурного підрозділу) в певному календарному році із зазначенням термінів зберігання, оформлений в установленому порядку.

Зверніть увагу

Типові і зразкові номенклатури справ використовуються для складання індивідуальної номенклатури справ. Номенклатура справ кількох структурних підрозділів, зведених в єдиний документ, складає зведену номенклатуру справ організації.

Номенклатура справ, як правило, складається секретарем або працівником, відповідальним за діловодство в організації, узгоджується з архівом / архіваріусом і службою ДОУ / документознавців, підписується керівником підрозділу і подається в службу ДОУ / документоведу. Контроль за правильністю формування справ конкретного структурного підрозділу залишається за зазначеним співробітником.

Номенклатура справ організації (зведена номенклатура) оформляється на загальному бланку організації.

Зверніть увагу

Згідно абз. 2 п. 3.4.6 Основних правил роботи архівів організацій новостворена організація або структурний підрозділ зобов'язані розробити номенклатуру справ в місячний термін.

Новий рік - нова номенклатура справ

Номенклатура справ організації на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі поточного року (абз. 5 п. 3.4.6 Основних правил роботи архівів організацій).

Після затвердження керівником організації номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, а виписки з номенклатури справ або її копії розсилаються всім структурним підрозділам організації для використання в роботі. Фрагмент номенклатури справ наведено в прикладі 1.

Архівісти-практики пропонують розділити графу 4 на дві самостійні: «Термін зберігання справи (тому, частини)» і «Номер статей за переліком» (Приклад 2).

Переліки документів із зазначенням термінів зберігання

Провідна роль у встановленні термінів зберігання документів і підготовці документів до планового знищення належить переліками документів із зазначенням термінів зберігання.

наш словничок

Перелік документів зі строками зберігання - систематизований перелік видів і категорій документів із зазначенням термінів їх зберігання (п. 141 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Переліки документів можуть бути:

• типовими (для всіх організацій);
• відомчими (для окремих галузей діяльності);
• зразковими (для однорідних організацій).

Створення типових переліків обумовлено тим, що у всіх організаціях формуються справи з розпорядчими документами, планами, звітами, документами з особового складу, бухгалтерською документацією. Всі ці документи виконують однакові для всіх організацій функції і повинні мати однакові терміни зберігання.

Однак типовий перелік не містить відомостей про документи, що відображають галузеву специфіку різних організацій (медичні, судові, військові документи і т.п.). Тому міністерства і відомства на підставі типового переліку розробляють відомчі переліки, що містять повну інформацію про склад і зміст документів одного відомства, однієї галузевої системи і включають типові документи.

Орієнтовні переліки документів розробляють для однотипних організацій (наприклад, акціонерних товариств). Дані переліки мають рекомендаційний характер.

Найчастіше переліки починаються з вказівок щодо застосування при визначенні термінів зберігання справ. Далі йде список категорій документів за статтями.

Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств, із зазначенням термінів зберігання був затверджений Головархівом СРСР 15.08.1988 (в ред. Від 31.07.2007). Але цей перелік не відображав наявність в країні організацій різних форм власності та виникнення нових видів і різновидів документів, тому що був орієнтований на систему державних установ, що існувала в той час.

Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого Росархивом 06.10.2000, документознавці країни користувалися до 2010 р (далі - Перелік 2000). Даний перелік мав рекомендаційний характер, оскільки не був зареєстрований в Мін'юсті Росії.

Першим переліком, обов'язковим для виконання фахівцями організацій будь-яких форм власності, став Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений наказом Мінкультури Росії від 31.07.2007 № 1182 (в ред. Від 28.04. 2011). Даний перелік включає типові архівні документи про наукову, науково-технічної, виробничо-технічної, проектної та будівельної діяльності організацій із зазначенням строків зберігання, що застосовуються в різних галузях економіки.

Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558 (далі - Перелік 2010), як і всі попередні, складається з 12 розділів . У порівнянні з Переліком 2000 року в ньому значно розширено список документів з нормування, тарифікації та оплати праці, охорони праці, кадрових питань. У розділі 7 «Охорона праці» велику увагу приділено документів, що стосуються шкідливих і небезпечних умов праці, а також травматизму. Вперше встановлено термін зберігання книг обліку доходів і витрат організацій та індивідуальних підприємців, які застосовують спрощену систему оподаткування (ССО), - постійно (ст. 401). На відміну від Переліку 2000 на Переліку 2010 Детальніше розписані терміни зберігання аудиторських документів, а також більш повно представлений перелік видів договорів. Крім того, в Переліку 2010 враховані документи, що з'явилися в діяльності організацій останнім часом.

Описова стаття Переліку 2010 містить: порядковий номер, найменування видів і різновидів документів, терміни зберігання, примітки (Приклад 3).

Перелік 2010 не містить конкретних заголовків справ, а дає тільки узагальнене найменування кожного виду документа із зазначенням термінів зберігання і сфери діяльності організацій (графа 2).

Зверніть увагу

Термін зберігання справ обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення їх діловодством.

Відмітка «до відпадання потреби» в Переліку 2010 означає, що документи мають лише практичне значення. Їх термін зберігання - не менше одного року.

Відмітка «ЕПК» ( «ЦЕК», «ЕК») говорить про те, що частина документів організації може бути віднесена до терміну зберігання «Постійно». Для окремих видів документів існує список пояснень і уточнень, що стосуються термінів зберігання документів:

• до відпадання потреби;
• після закінчення терміну дії договору;
• до запитання;
• після заміни новими;
• після затвердження;
• за умови проведення перевірки (ревізії);
• до зняття з обліку;
• до списання транспортних засобів;
• до закінчення експлуатації;
• протягом терміну повноважень і ін.

Документи з перерахованими термінами зберігання відносяться до документів тимчасового зберігання.

Примітки, що використовуються в Переліку 2010 коментують і уточнюють строки зберігання документів.

Для зручності користування до даного Переліку складено покажчик видів документів, в якому в алфавітному порядку перелічено види документів та питання їх змісту з посиланнями на номери відповідних статей Переліку 2010 року.

Зверніть увагу

Перелік 2010 є типовим, проте зазначені в ньому терміни зберігання документів організації застосовують по-різному. Так, організації, документи яких надходять на зберігання до державних архівів, використовують терміни зберігання, зазначені в графі «Термін зберігання документів» (графа 3). Організації, які не є джерелами комплектування, замість терміну «Постійно» використовують термін зберігання «10 років», тобто самостійно перетворять вказаний термін зберігання. Але це правило поширюється не на всі документи.
Є комплекси документів, які необхідно зберігати у всіх організаціях до їх ліквідації. Це накази по основній діяльності, статути, положення та інші установчі документи. Їх список дан в п. 2.4.2 вказівок щодо застосування переліку 2000.
Тимчасові терміни зберігання (1 рік; 2 роки; 3 роки; 4 роки та ін.) Застосовуються всіма організаціями.

Наша довідка

Документи / справи прийнято зберігати:

• 1 рік (наприклад, ст. 314 Переліку 2010);
• 2 роки (наприклад, ст. 259 Переліку 2010);
• 3 роки (наприклад, ст. 651 Переліку 2010);
• 4 роки (наприклад, ст. 368 Переліку 2010);
• 5 років (наприклад, ст. 650 Переліку 2010) і 5 років ЕПК (наприклад, ст. 661 Переліку 2010);
• 10 років (наприклад, ст. 927 Переліку 2010) і 10 років ЕПК (наприклад, ст. 69 Переліку 2010).

Заповнюємо графи номенклатури справ

У графі 1 номенклатури справ проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з встановленого в організації цифрового позначення структурного підрозділу (наприклад, 01 - загальний відділ; 02 - плановий відділ і т.д.) і порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ в межах структурного підрозділу. Індекси справ позначаються арабськими цифрами і відокремлюються один від іншого дефісом.

Найменування і місцезнаходження розділів в номенклатурі справ мають відповідати затвердженій структурі організації або конкретних напрямків її діяльності. Якщо номенклатура справ складається за функціонально-галузевим принципом, то першим розділом може бути «Організація системи управління», другим - «Планування діяльності», третім - «Фінансування діяльності» і т.д.

Всередині розділів номенклатури справ заголовки справ систематизуються за ступенем важливості містяться в них документів з урахуванням їх взаємозв'язку з конкретних напрямків діяльності. В першу чергу розташовується організаційно-розпорядча і протокольна документація, потім планові і звітні документи, довідки, аналітичні та службові записки, листування і т.д.

У графі 2 номенклатури справ відображаються заголовки справ з конкретними формулюваннями. Заголовки можуть уточнюватися в процесі формування та оформлення справ.

Формування заголовка слід починати з вказівки виду (видів) документів, наприклад: протоколи; накази; акти; листування і т.п. Якщо в справі є кілька видів документів, можна почати заголовок зі слова «документи», наприклад: Документи профспілкової організації (протоколи, виписки, списки, заяви та ін.).

Зверніть увагу

Не допускається використання в заголовку справи неконкретних формулювань ( "Різні матеріали», «Загальна листування» і т.п.), а також вступних слів і складних синтаксичних оборотів (абз. 10 п. 3.4.9 Основних правил роботи архівів організацій).

У графі 3 по закінченні календарного року проставляється запис про кількість заведених справ (томів, частин).

У графі 4 вказується термін зберігання справ, який визначається Переліком 2010 року.

Зверніть увагу

Термін зберігання документів, відсутніх у Переліку 2010 та інших нормативних документах, встановлюється на підставі експертної оцінки провідних співробітників організації.

У графі 5 проставляється посилання на номер статті Переліку 2010. Якщо неможливо послатися на статтю даного Переліку, то дається посилання на статтю того документа, в якому найбільш повно відбивається зміст даної справи, з позначкою «стосовно».

У графі 6 вказується будь-яка значуща інформація, наприклад, «справа є перехідним», тобто термін його формування визначається не одним, а кількома календарними роками. Якщо в конкретній позиції номенклатури справ вказуються документи, які формуються в електронному вигляді, то в цій графі відображається форма їх зберігання (наприклад, «на зовнішніх відчужуваних носіях» і т.п.).

Зверніть увагу

Справи з питань, які вирішуються протягом двох і більше років (перехідні справи), вносяться в номенклатуру справ кожного року з тим же діловодних індексом протягом всього терміну, необхідного для вирішення питання.

Після закінчення календарного року в номенклатурі оформляється підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у організації, з урахуванням томів і частин з графи 3 (Приклад 4), підраховується кількість всіх заведених за рік справ, в т.ч. переходять з відміткою «ЕПК». Підсумковий запис засвідчується підписом відповідальної за підготовку номенклатури справ співробітника організації.

формування справ

Для поточного виконання і зберігання справ в організації використовуються папки з відповідними назвами, наприклад: «На виконанні»; «На узгодження»; «Для комісії з тендером»; «На підпис»; «У канцелярії» і т.п. На кожній теці потрібно вказати прізвище виконавця і його телефон. При отриманні документів та роботі над ними співробітник розміщує документи по папках, що гарантує їх оперативний пошук не тільки виконавцем, але і іншими співробітниками компанії. Після закінчення роботи документ передається секретареві / діловоду, який поміщає його в відповідну справу.

Розподіл документів у справи повинно проводитися в суворій відповідності з номенклатурою справ. Для кожної справи потрібно приготувати папку-швидкозшивач.

Порядок формування, зберігання і оформлення справ регламентується п. 3.5.3 Основних правил роботи архівів організацій.

витяг
з Основних правил роботи архівів організацій

[...] 3.5.3. При формуванні справ та патенти Дотримуватись Такі основні вимоги:
документи постійного и Тимчасова зберігання та патенти групуваті в ОКРЕМІ справи;
включать в дело по одному прімірніку шкірного документа;
групуваті у дело документи одного календарного року; віняток становляться: Перехідні справи; судові справи; Особисті справи, Які формуються в течение Усього ПЕРІОДУ роботи даної особини в организации; документи віборніх ОРГАНІВ и їх постійніх комісій за, Депутатська груп, Які групують за период їх скликання; документи Навчальних Закладів, Які формуються за навчальний рік; документи театрів, что характеризують сценічну діяльність за театральний сезон; справи фільмів, рукопісів, історії хвороб та ін.;
справа має містіті НЕ более 250 аркушів, при товщіні НЕ более 4 см.
3.5.4. Всередині справи документи повинні бути розташовані так, щоб вони за своїм змістом послідовно висвітлювали певні питання. При цьому документи розташовуються в хронологічному порядку (вхідні - по датах надходження, вихідні - по датах відправлення) або за алфавітом авторів та дописувачів.
Додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження або складання, приєднуються до документів, до яких вони належать.
Додатки обсягом понад 250 аркушів складають окремий том, про що в документі робиться відмітка.
[...]

Відповідно до п. 3.5.5 Основних правил роботи архівів організацій розпорядчі документи групуються в справи за видами і хронології з відносяться до них додатками:

• статути, положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами. Якщо ж вони затверджені як самостійний документ, то їх групують в окремі справи;
• накази по основній діяльності групуються окремо від наказів по особовому складу;
• накази з особового складу групуються у справи відповідно до встановлених термінів їх зберігання. Доцільно при великих обсягах документів накази по особовому складу, що стосуються різних сторін діяльності організації (прийом на роботу, звільнення та переміщення, відрядження і т.д.), групувати в окремі справи;
• доручення вищестоящих організацій і документи по їх виконанню групуються в справи за напрямками діяльності організації;
• затверджені плани, звіти, кошториси, ліміти, титульні списки та інші документи групуються окремо від їх проектів;
• документи в особистих справах розташовуються в хронологічному порядку в міру їх надходження;
• особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі групуються в окремі справи і розташовуються в них за алфавітом прізвищ;
• пропозиції, заяви і скарги громадян з питань роботи організації і всі документи щодо їх розгляду і виконання групуються окремо від заяв громадян з особистих питань;
• листування групується, як правило, за календарний рік і систематизується в хронологічній послідовності, документ-відповідь розміщується за документом-запитом. При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються в справу поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року. Залежно від специфіки діяльності організації листування може групуватися також за навчальний рік, термін скликання виборних органів і т.д.

Поточне зберігання справ

Справа вважається заведеним з дати підшивки в нього першого виконаного співробітником документа. Справи з виконаними документами зберігаються в структурних підрозділах і в службі документаційного забезпечення організації до передачі в архів організації.

Папки розташовуються на полицях у вертикальному положенні в замикаються шафах, сейфах. На корінцях обкладинок справ зазначаються їх індекси за номенклатурою справ. Для забезпечення швидкого пошуку на внутрішніх дверцях шафи прикріплюють номенклатуру справ.

Наша порада

Бажано, щоб послідовність розташування справ на полицях відповідала послідовності розташування справ у номенклатурі справ. Тоді при пошуку документа спочатку знаходять потрібний індекс справи за номенклатурою, а потім за номером справи - потрібну папку з документами.

Якщо необхідно вилучити документ, вже включений в справу, замість документа залишають лист-заступник (Приклад 5). Деякі архівісти-практики, щоб уникнути втрати видається документа крім листа-заступника виготовляють копію видається документа і зберігають її до повернення оригіналу.

Якщо потрібно видати справу цілком, заповнюється карта-заступник, в якій зазначаються номер виданого справи, дата видачі, кому видано справу, на який термін, проставляються підписи в отриманні і прийомі після повернення документів (Приклад 6). Практикуючі архівісти при підготовці справи до видачі попередньо нумерують в ньому все листи (м'яким олівцем у правому верхньому кутку кожного аркуша справи), щоб уникнути можливого несанкціонованого вилучення окремого документа на підставі виданого справи. Дані дії дозволяють організації виключити втрату виробничої або службової інформації.

Карта-заступник поміщається на місце виданого справи. При такій системі відразу видно, які справи видані і у кого вони знаходяться. Після повернення справи карта-заступник вилучається, справа ставлять на місце.

Зверніть увагу

Після завершення діловодного року видача співробітникам окремих документів зі справи не допускається, щоб виключити ризик втрати документів з вже сформованого, пронумерованого і врахованого в діловодстві справи (підсумковий запис в номенклатурі справ). При необхідності у тимчасове користування може бути видано справа цілком. Видача справ в інші організації дозволяється тільки керівником організації.

З моменту створення документа, формування справ відповідно до діючої в організації номенклатурою справ і до передачі документів / справ в архів організації або до відбору документів / справ до знищення після закінчення встановлених строків зберігання справи повинні зберігатися за місцем їх формування, тобто в структурних підрозділах організації. Керівники структурних підрозділів та співробітники, що відповідають за ведення справ юридичної особи, несуть відповідальність за їх збереження * .

Документи з тимчасовими (до 10 років включно) термінами зберігання, які, як правило, не передаються в архів організації і залишаються в структурних підрозділах, після закінчення термінів їх зберігання в установленому порядку відбираються до знищення.

Відбір документів для зберігання і знищення

Для організації та проведення роботи з експертизи цінності документів, відбору та підготовки до передачі їх на постійне зберігання в організації створюється експертна комісія (ЕК). У міністерствах, відомствах, а також інших організаціях, що мають підвідомчу мережу, створюються центральні експертні комісії (ЦЕК).

ЦЕК (ЕК) створюється з числа найбільш кваліфікованих працівників у кількості не менше трьох осіб. Головою ЦЕК (ЕК) призначається один з керівних працівників організації, що займається питаннями діловодства та архіву. Секретарем ЦЕК (ЕК) призначається працівник, відповідальний за архів організації. Він же веде протоколи всіх засідань комісії.

В організації розробляється положення про ЕК, яке має бути затверджене керівником організації.

ЦЕК (ЕК) очолює роботу з відбору документів, що підлягають передачі на архівне зберігання, і до знищення і документів з простроченим терміном зберігання. Зазначені роботи проводяться щорічно на підставі переліків документів із зазначенням термінів зберігання і номенклатури справ організації, яка передбачає строки зберігання відповідних видів документів з урахуванням приміток.

Відповідно до п. 2.4.1 Основних правил роботи архівів організацій за результатами експертизи цінності документів в організації складаються описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню. Форма даного акта наведено в додатку 4 до п. 2.4.1 згаданих Основних правил.

важліво

Справи з простроченим терміном зберігання можуть бути знищені тільки після того, як будуть повністю відібрані на постійне і тимчасове зберігання документи за відповідний хронологічний період.

Справи і документи з простроченим терміном зберігання за затвердженими актами здаються в організації по переробці вторинної сировини на підставі укладеного двостороннього договору про надання послуг. Залежно від умов чинного договору організація отримує дохід від здачі вторсировини за безготівковим або готівковим розрахунком. Передача документів на знищення оформляється приймально-здавальними накладними, в яких обов'язково повинні бути вказані кількість зданих справ і їх загальна вага. Акти, договори і накладні підшиваються в справу і зберігаються в організації в установленому порядку.

* Про відповідальність за збереження справ див. Статтю Ланина І.Б. Порядок зберігання документів в бухгалтерії // Секретар-референт. 2014. № 3. С. 65-72.

М.М. Бахарєва, документознавець