Штатним розкладом називається обов'язковий нормативний акт, який не містить прізвища співробітників організації. Мета цього документа - надати чітко сформульовану конфігурацію підприємства.
А саме:
- Склад.
- Кількість співробітників.
- Сума грошових коштів, витрачена на виплати.
Документ є локальним, тобто внутрішнім документом роботодавця. Папір вступає в силу після того, як керівник підприємства підпише наказ про затвердження штатного розкладу (ШР). Податкова перевірка або трудова інспекція має право вимагати цей документ. Його відсутність є порушенням законодавства про охорону праці.
Термін дії
Будь-яка організація з початку своєї діяльності зобов'язана мати певні нормативні акти. Далі кожного нового співробітника необхідно ознайомити з діючими документами підприємства. Зробити це слід до підписання трудової угоди.
Штатний розклад (форма Т-3) формується на підприємстві або з початку його діяльності, або з початку поточного року. Керівник стверджує документ відповідним наказом. Текст наказу підтверджує факт вступу в силу дії штатного розкладу. Після того, як папір була підписана уповноваженою особою, її реєструють у відповідному журналі. Це процес супроводжується присвоєнням наказом реєстраційного номера. Точний термін зберігання наказу і розкладу не регламентований.
Наказ про зміну штатного розкладу скасовує попередній документ з метою подальшого затвердження нового.
Термін дії - на розсуд розпорядження керівника: від року і більше. При зміні структури підприємства доцільніше внести зміни в ШР, ніж стверджувати нове. Роботодавець підписує наказ про внесення змін до ШР, на підставі якого проводяться необхідні коректування. Якщо планується розширення штату або навпаки, відбулося масове скорочення, слід скласти нову форму Т-3.
Форма і зміст
Керівник має право самостійно розробити бланк документа, беручи до уваги діяльність підприємства і його потреби. Раніше прийняті форми бланків з січня 2013 роки не є обов'язковими. Більшість роботодавців не знають, як скласти штатний розклад, і тому в якості бланка використовують уніфіковану форму № Т-3. Вона зручна в заповненні і містить всі необхідні дані. Бланк Т-3 і порядок його заповнення затверджено постановою №1 Держкомстату РФ від 05.01.2004 року. В даному документі повинні бути наступні складові:
- перелік структурних підрозділів;
- код підрозділу;
- посаду, спеціальність, класифікація;
- кількість штатних одиниць;
- посадові оклади;
- надбавки;
- фонд оплати праці.
Обов'язки щодо заповнення цієї форми покладаються на кадровиків. В окремих випадках це завдання виконується бухгалтером або керівником підприємства. На підставі вищевикладеного кадрового документа роботодавець має право розробити штатну розстановку. Ведеться вона в електронному вигляді в excel і дозволяє фіксувати дані про заміщення співробітників.
Правила заповнення
В обов'язковому порядку в документі вказується повна назва організації відповідно до установчих документів. Також, крім дати складання штатної розстановки, вказується дата вступу її в силу і строк дії. У верхньому правому куті вказується кількість штатних одиниць на день складання документа.
У першій колонці вказуються структурні підрозділи організації, починаючи з керівника (адміністрації). Далі у вільній інтерпретації, не відступаючи від загальноприйнятих понять. Це стосується комерційних організацій. Для держустанов різниця в заповненні документа в тому, що вони зобов'язані дотримуватися вимог загальноросійських класифікаторів та інших нормативних документів. Надалі це дозволить вийшли на пенсію працівникам безперешкодно скористатися належними пільгами. Код підрозділу полегшує ведення документообігу та встановлюється кожною організацією самостійно.
Колонка, яка містить відомості про посаду, розряді, категорії класифікації заповнюється відповідно до ОКПДТР (загальноросійський класифікатор). Якщо на день складання документа посада вакантна, робиться відповідна позначка в примітці.
Що стосується посад в ШР, кількості осіб, зайнятих на виробництві - тут кожна організація керується особистих потреб і рентабельності підприємства.
У графі «тарифна ставка» всі показники зазначаються в рублях. У разі, коли сума окладу не має точного значення, визначаються можливі межі: від і до (15 000-20 000).
Колонка, яка містить інформацію про надбавки, фіксує такі додаткові виплати:
- Премії.
- Доплати.
- Компенсаційні допомоги.
Розмір надбавки зазначається в рублевому численні, або у відсотках.
Наступна колонка підсумовує попередні тарифні показники і примножує їх на кількість штатних одиниць. Отримана цифра - фонд оплати праці (фот) за місяць.
Штатний розклад ІП не відрізняється від аналогічного документа для ТОВ або будь-який інший організації. Згідно з Трудовим Кодексом РФ при укладенні трудового договору роботодавець зобов'язаний ознайомити потенційного працівника зі "штатка". Багато індивідуальні підприємці не поспішають складати даний нормативний документ. Таке ігнорування загрожує штрафом.
Згідно ст. 5.27 Кодексу про адміністративні правопорушення, розмір штрафу для посадової особи варіюється в межах 1 000 руб. - 5 000 руб. Організації таке порушення обійдеться в суму від 30 до 50 000 руб.
Коли і як вносити зміни
При незначних змінах досить поправки до розкладу. Перш ніж провести масштабне зміна ШР, роботодавець зобов'язаний повідомити працівників про майбутнє дії за два місяці. Таким чином, дата наказу про введення змін і дата вступу змін в силу відрізняються. Підставою для проведення коригування є необхідність:
- змінити тарифну ставку;
- скоротити персонал;
- перейменувати посаду;
- змінити форму оплати праці.
Так як будь-який зміни зачіпають інтереси співробітників, роботодавець автоматично вносить зміни і в трудові договори. Зразок наказу про зміну штатного розкладу можна скачати тут.
виписка
Згідно ст. 62 Трудового кодексу РФ, співробітник будь-якої організації, а також органи, що перевіряють можуть запросити виписку з документа шляхом письмового запиту. Виписка з ШР оформляється за всіма правилами і містить конкретну інформацію. Якщо головне підприємство має кілька підрозділів, то після складання і затвердження штатраспісанія для них формується виписка. Відмінність основного документа від виписки в тому, що остання перед найменуванням позначається словом «виписка» і відтворює тільки необхідну частину документа.