1. Конспект книги: Гліб Архангельський - Тайм-Драйв Якого б матеріального добробуту ми ні домоглися,...
2. Конспект книги: Гліб Архангельський - Тайм-Драйв

Конспект книги: Гліб Архангельський - Тайм-Драйв

Якого б матеріального добробуту ми ні домоглися, часу у кожного з нас дуже небагато. В області часу немає мільйонерів.

Втрачений час, на відміну від втрачених грошей, не можна повернути.

Тайм-менеджмент - це не тільки щоденники, плани і терміни. Це технологія, що дозволяє використовувати невідновлюване час вашого життя відповідно до ваших цілями і цінностями.

Ритмічний відпочинок під час робочого дня ... перший принцип, якого рекомендую дотримуватися при організації відпочинку протягом робочого дня, - ритмічність. Простіше кажучи: використовуйте невеликий запланований відпочинок через строго певні проміжки часу. Як правило, оптимальний режим - приблизно 5 хвилин відпочинку через кожну годину. Можливо - 10 хвилин через 1.5 години.

Максимальна перемикання »у відпочинку. Чим сильніше буде перемикання під час п'ятихвилинки відпочинку, тим краще ви відпочинете і відновите сили.

Ефективний сон. Ефективність сну істотно підвищують стабільний час відходу до сну і пробудження. Бажано також добре провітрити приміщення і не є за кілька годин до сну. Рекомендую знайти і застосовувати оптимальний саме для вас спосіб перемикання в режим сну. Наприклад, в останні півгодини-годину перед сном - спокійне читання, прогулянка, музика, легкі гімнастичні вправи і т.п. Заняття може бути яким завгодно, головне, щоб воно допомогло вам розвантажити мозок від денних турбот, переключитися в більш повільний ритм.

Мотивація: як справлятися з неприємними завданнями. У психології є хороше поняття «якір». Це будь-яка матеріальна прив'язка (музика, колір, слово, рух, ритуал), пов'язана для нас з певним емоційним станом. При необхідності настройки на завдання ми «включаємо» потрібний матеріальний якір - і вводимо себе в відповідний емоційний стан.

Розгойдування при виконанні складних завдань. Витратити менше часу і сил на розкачку допоможе «метод швейцарського сиру». Спробуйте виконувати завдання не в логічному порядку, а в довільному, «вигризаючи» з різних місць маленькі шматочки - найбільш прості, приємні і т.д. Наприклад, при підготовці звіту можна спочатку підібрати ілюстрації, написати кілька найбільш простих і зрозумілих для вас абзаців і т.п. Через деякий час в вашому «сирі» утворюється стільки дірок, що «доїсти» його буде зовсім нескладно.

Знищення дрібних неприємних справ. Бувають в нашому житті справи, що вимагають, може бути, зовсім небагато часу, але неприємні. Зателефонувати недружелюбно клієнту; викликати нарешті сантехніка; попросити шефа про підвищення зарплати і т.п. У тайм-менеджменті такі завдання називаються «жабами» ... ... У іспанців є приказка: «Щоранку з'їдай жабу». Дійсно, почавши день зі з'їдання однієї «жаби», ви весь день ходите бадьорий і радісний. Про інших «жаб» Не згадуйте - вони залишилися на наступні дні. І навпаки, якщо вранці «жабу» не з'їсти - вона буде весь день маячити десь на горизонті і отруювати життя.

Чим менш жорсткий термін виконання у завдання і чим вона при цьому більше - тим важче, як правило, змусити себе її виконати. Особливо це стосується дуже великих завдань, в термінології тайм-менеджменту - «слонів».

Єдиний спосіб побороти цю пристрасть до глобалізації і все-таки «з'їсти слона» - розрізати його на маленькі вимірні «біфштекси» і щодня з'їдати один такий біфштекс. При цьому важливо нарізати «слона» на такі «біфштекси», кожен з яких дійсно наближає вас до поживу «слона».

Нарешті, іноді корисно помістити себе в «місцевість смерті». Стародавні китайські полководці говорили: «Щоб гарантувати перемогу, помісти солдат в місцевість смерті - спали кораблі». Наприклад, дайте публічну обіцянку, як президент Франції Шарль де Голль, який вийшов до приймальні та привселюдно оголосив: «З сьогоднішнього дня я, генерал де Голль, кидаю курити».

Простий спосіб звести воєдино всіх ваших «слонів» і «жаб», щодня мотивувати себе на виконання потрібних завдань - завести таблицю регулярних справ.

Поруч з цією таблицею корисно виписати кілька «проміжних радостей». Наприклад, перерахуйте приємні для вас нетермінові покупки і домовтеся з самим собою: «за кожні наступні 15 галочок в будь-який графі - купую наступну приємну річ». Ви будете здивовані тим, наскільки швидше стали просуватися ваші довгострокові справи.

Спробуйте розглядати себе не як «фахівця такого-то відділу» або «менеджера такої-то служби», забудьте на деякий час про те, що ви - частина великої системи, що залежить від начальства, клієнтів, безлічі правил і т.п. Подивіться на себе як Персональну Корпорацію. ЗАТ «Я». У цій корпорації є всі ті ж елементи управління, що і у будь-якої фірми, наприклад:
- приватне стратегічне планування; (У нас є цікава стаття про те, як планувати цілі )
- постановка довгострокових цілей;
- маркетинг - вивчення ринку праці;
- бухгалтерія-облік і планування фінансів і т.д.

Стратегія успішної людини - це стратегія автономної корпорації, яка сама будує свою стратегію, укладає договори з іншими корпораціями (наприклад, з вашою компанією-роботодавцем), активно планує і здійснює свій рух по життю.

Спробуйте уявити собі один день з вашого життя через 3-5 років. Поки не обмежуйте себе тим, що ви «повинні», або що ви вважаєте «можливим». Краще описати це бачення майбутнього письмово, у формі есе в 1-2 сторінки розміром. У цьому есе можна висвітлити приблизно наступне коло питань:
- З чого почався ваш день?
- Найяскравіше враження дня.
- Які люди вас оточують, про що вони говорять?
- Як і над чим ви працювали?
- Яких результатів досягли?
- Які проблеми вдалося вирішити?
- Як ви відпочивали?
- Головна подія дня.

Щодня нам вселяють, чого повинен хотіти «правильний» успішна людина. Хоча справжні успішні люди починали свій шлях до успіху зовсім не з покупки піджака від Армані. Для того щоб управляти своїм життям «проактивно», щоб знайти «рідні» цілі, потрібно спочатку відсіяти цю лушпиння, нав'язані ззовні штампи.

Знайти свої «рідні» цілі не завжди просто. Але це абсолютно необхідно. Інакше ви витратите роки життя на гонитву за морквинами, які підвісив перед вами хтось інший.

Ключові області - це кілька (рекомендую 5-9) основних напрямків діяльності. Це головні русла, в яких розвивається ваше життя. наприклад:
- Особисте розвиток / Професійний розвиток / Навчання / Освіта.
- Сім'я / Діти / Родичі.
- Друзі / Знайомі / Професійне співтовариство / Громадська діяльність.
- Хобі / Захоплення.
- Робота / Бізнес / Клієнти / Підлеглі Проекти.
- Спорт / Здоров'я.
- Добробут / Кар'єра і т.д.

Тепер належить найскладніше і цікаве - сформулювати власне мети.

... так і управління життям. Повної впевненості немає, але керувати - треба. Тим більше що «тест-драйву» тут не дають. Життя - дорога з одностороннім рухом. Так що краще заздалегідь представляти, куди їдеш, і головне - навіщо.

По-друге, страшно прив'язувати цілі до термінів. Доводиться чесно і реалістично дивитися на своє життя. І стикатися з неприємними істинами. Наприклад, якщо я хочу стати таким-то директором до 40 років, а не до 80, коли мені від життя будуть потрібні тільки крісло-качалка і теплий плед, то англійську мову мені потрібно вчити не «взагалі», а «вже вчора».

По-третє, страшно брати на себе відповідальність. А раптом не вийде, а раптом не зможу ... Набагато приємніше тішити себе мріями про краще життя, ніж чесно і ясно прописати - чого я хочу і збираюся домогтися. І чесно зізнатися, що не досяг - якщо, звичайно, не досягнеш.

У класичному менеджменті і тайм-менеджменті рекомендують ставити цілі за допомогою техніки SMART - від слів specific, measurable, achievable, realistic, time-bound - конкретні, вимірні, досяжні, реалістичні, прив'язані до часу.

Укладатися в терміни неважко - досить перестати себе зомбувати, переконуючи у власній нібито неорганізованості. І - почати планувати, грамотно і вдумливо. Прямо зараз, саме в сьогоднішній день. Чи не «з понеділка». Приступимо!

... зараз мені доведеться все ж висловити непорушну істину тайм-менеджменту: план дня повинен бути.

Погані новини: «десять електронних листів у« Вхідних », п'ять стікерів на моніторі, п'ятнадцять« не забути »в голові і два хрестика, намальованих ручкою на руці», - планом дня не є. План дня повинен бути в одному місці, і обов'язково в письмовому вигляді.

Часте заперечення проти планування дня полягає в тому, що все швидко змінюється. Але плани і потрібні для ситуації, коли все змінюється.

План існує не для того, щоб загнати себе в жорсткі рамки і не реагувати на мінливі зовнішні обставини. План - це якраз спосіб в умовах, що змінюються обставин орієнтуватися.

Коли краще планувати робочий день? Класичні ТМ-джерела жорстко наполягають - з вечора. На мій погляд, в плануванні з вечора або з ранку є свої плюси і мінуси.

При плануванні «гнучких» завдань, не прив'язані до жорсткого часу виконання, рекомендую використовувати просту техніку - результато-орієнтований список. наприклад:

Зазвичай: Найефективніше:
- зідзвонився з Івановим - Дожати Іванова до замовлення
- Переговорити з Петровим - Добути у Петрова інформацію
- Провести нараду - Дати поштовх проекту

Використовуйте сильні, дієві дієслова і ясну формулювання результату. Здавалося б, формальності, «адже я і так пам'ятаю, про що йде мова в запису« зустрітися з Петровим », як кажуть учасники ТМ-тренінгів. Але представляти результат в голові і письмово зафіксувати його в енергійних формулюваннях - дві абсолютно різні речі.

Після того, як результато-орієнтований список завдань складено, необхідно розмітити його по пріоритетності.

Пріоритетні справи - те, що ми зробимо в першу чергу. Виходячи з цього, найбільш пріоритетними будуть наступні типи справ:
- Невідкладні-критично значимі для основних бізнес-процесів, життєво важливі.
- Уточнюючі завдання - тобто виконання яких вимагає дуже небагато часу, але задає подальший порядок дня. «Дізнатися час презентації», «уточнити, чи необхідна особиста зустріч або досить телефонної розмови» і т.п. Ці завдання потрібно виконати в першу чергу, плануючи день.

Пріоритезувати список завдань фактично є гнучким планом, тому що хоча він і не прив'язує завдання до жорсткого часу виконання, але диктує послідовність виконання завдань. Спочатку - уточнюючі, потім - життєво важливі, і наостанок, якщо залишиться час, - всі інші.

У фахівців з управління проектами є приказка: «Додай бюджет проекту на два, тривалість на три - отримаєш реальні цифри». Аналогічно чиніть при плануванні зустрічей - на всі ваші початкові оцінки часу накидають хоча б 20%.

... принцип «інформаційної надмірності»: запасайтеся не тільки інформацією, необхідною для здійснення планів, але і надлишкової додатковою інформацією, яка допоможе, якщо щось піде не за планом.

Виконувати взяті на себе зобов'язання, не запізнюватися на зустрічі, передзвонювати саме тоді, коли обіцяв, - абсолютно природні «правила особистої гігієни» для будь-якого сучасного людини. Нікому з нас не потрібно пояснювати, навіщо щодня чистити зуби і приймати душ. Те ж саме стосується і акуратності в області часу.

Якби мене попросили передати всю суть цієї книги одним рядком, я б сказав так: «Витрачайте ваше невідновлюване час на Главное».

Хочеться багато чого: і успіхів в роботі, і щастя в особистому житті, і сходити в ресторан з друзями, і почитати улюблену книгу ... Але «все-все-все» - не встигнеш, доводиться вибирати. Все наше життя - безперервний вибір. І краще, якщо цей вибір буде робитися усвідомлено, а не «як доведеться».

Перше, з чого починається розстановка пріоритетів , - розчищення вашому житті від нав'язаних справ. На рівні конкретного дня це зокрема означає - вміння говорити «ні» справах, які не відповідають вашим цілям, цінностям та принципам.

У американців є гарне слово - «privacy», особистий простір. Ще мені подобається їх вираження «it's my life», «це моє життя» - у відповідь на зайві розпитування або поради.

Природно, будучи готовим і отримувати «ні» - без будь-яких емоцій і неудовольствий. Хороші керівники знають приказку: «Спиратися можна тільки на те, що чинить опір».

У військових той же метод виражений ще простіше: «Пам'ятай принцип ППО: почекай виконувати - скасують». Так що перше питання, яке слід собі ставити, отримавши будь-яке завдання: чи потрібно це робити взагалі?

Найголовніше питання в тому, як витрачати час на головне, - це питання розстановки пріоритетів в списку довгострокових цілей. Неможливо однаково інтенсивно працювати над десятком інших довгострокових цілей одночасно.

Це не означає обов'язково відмовлятися від якихось цілей назавжди. Але визначити, які цілі для вас є першочерговими на даний момент, - вкрай важливо.

Ось кілька простих рекомендацій по системі читання:
- Забезпечте можливість повертатися до потрібної (ключовий) інформації. Наприклад, виписуйте на закладку номера сторінок і коротку суть важливою для вас думки автора.
- Застосовуйте відразу. Прочитали сторінку - упровадите в практику, тільки після цього читайте наступну. Це особливо стосується книг з менеджменту та іншим прикладним технологіям.
- Розставляйте пріоритети в ході читання. Думаю, корисніше вибрати дві-три голови, які вам реально потрібні, прочитати їх вдумливо і отримати максимум користі, ніж поверхово пробігтися по всій книзі.

Якщо звичний нам органайзер / щоденник - це система вирішення завдань, «місце порядку» в особистій роботі, то творча картотека - це «місце хаосу», система вирішення проблем. Відмінність в тому, що проблема вимагає «визрівання». Картотека створює для такого визрівання потрібний живильний бульйон.

Основні принципи ведення картотеки:
- Матеріалізація думок. Думки можна матеріалізувати на паперових картках, диктофонних записах, жовтих нотатках в Outlook. Думка не матеріалізована - думка втрачена.
- «картотечних». Однією думки - один матеріальний носій. Завдяки цьому думки можуть стикатися один з одним під час регулярних переглядах «місця хаосу».
- «Місце хаосу» - думки спочатку потрапляють в загальний накопичувач, який регулярно проглядається. Дуже важливо не намагатися відразу розсортувати думки за тематичними напрямками: вся суть творчої картотеки саме у вільному взаємодії різнорідних думок.

Є така управлінська приказка: «Хочеш керувати - зміряй». Вона справедлива і в особистій роботі.

За допомогою хронометражу можна отримати дані по таким, наприклад, питань:
- Яка кількість (або відсоток) часу я витрачаю на довгострокові пріоритетні проекти? (Як правило, це близько 20-30% робочого часу: бажано довести цей відсоток до 60-70.)
- Яка кількість часу я витрачаю на завдання, які в принципі міг би делегувати, але чомусь роблю сам? (В класичному тайм-менеджменті вважається, що цей показник не повинен перевищувати 10%.)
- Який відсоток часу я витрачаю на поглиначі? (Показник часто доходить до 50%, двома-трьома тижнями хронометражу його вдається знизити до 10-20%.)

Один з найбільш типових поглиначів часу - час, що проводиться в громадському транспорті або автомобілі.

- Читайте або слухайте аудіокниги.
- Відпочивайте - якщо дійсно відпочиваєте.
- Вчіться.
- Обмірковуйте конкретний список питань.
- Робіть вихідні дзвінки.

Корисний конспект? Скачай!

Оцініть, будь ласка, прочитаний матеріал :)

(Поки оцінок немає)
Loading ...

Конспект книги: Гліб Архангельський - Тайм-Драйв

Якого б матеріального добробуту ми ні домоглися, часу у кожного з нас дуже небагато. В області часу немає мільйонерів.

Втрачений час, на відміну від втрачених грошей, не можна повернути.

Тайм-менеджмент - це не тільки щоденники, плани і терміни. Це технологія, що дозволяє використовувати невідновлюване час вашого життя відповідно до ваших цілями і цінностями.

Ритмічний відпочинок під час робочого дня ... перший принцип, якого рекомендую дотримуватися при організації відпочинку протягом робочого дня, - ритмічність. Простіше кажучи: використовуйте невеликий запланований відпочинок через строго певні проміжки часу. Як правило, оптимальний режим - приблизно 5 хвилин відпочинку через кожну годину. Можливо - 10 хвилин через 1.5 години.

Максимальна перемикання »у відпочинку. Чим сильніше буде перемикання під час п'ятихвилинки відпочинку, тим краще ви відпочинете і відновите сили.

Ефективний сон. Ефективність сну істотно підвищують стабільний час відходу до сну і пробудження. Бажано також добре провітрити приміщення і не є за кілька годин до сну. Рекомендую знайти і застосовувати оптимальний саме для вас спосіб перемикання в режим сну. Наприклад, в останні півгодини-годину перед сном - спокійне читання, прогулянка, музика, легкі гімнастичні вправи і т.п. Заняття може бути яким завгодно, головне, щоб воно допомогло вам розвантажити мозок від денних турбот, переключитися в більш повільний ритм.

Мотивація: як справлятися з неприємними завданнями. У психології є хороше поняття «якір». Це будь-яка матеріальна прив'язка (музика, колір, слово, рух, ритуал), пов'язана для нас з певним емоційним станом. При необхідності настройки на завдання ми «включаємо» потрібний матеріальний якір - і вводимо себе в відповідний емоційний стан.

Розгойдування при виконанні складних завдань. Витратити менше часу і сил на розкачку допоможе «метод швейцарського сиру». Спробуйте виконувати завдання не в логічному порядку, а в довільному, «вигризаючи» з різних місць маленькі шматочки - найбільш прості, приємні і т.д. Наприклад, при підготовці звіту можна спочатку підібрати ілюстрації, написати кілька найбільш простих і зрозумілих для вас абзаців і т.п. Через деякий час в вашому «сирі» утворюється стільки дірок, що «доїсти» його буде зовсім нескладно.

Знищення дрібних неприємних справ. Бувають в нашому житті справи, що вимагають, може бути, зовсім небагато часу, але неприємні. Зателефонувати недружелюбно клієнту; викликати нарешті сантехніка; попросити шефа про підвищення зарплати і т.п. У тайм-менеджменті такі завдання називаються «жабами» ... ... У іспанців є приказка: «Щоранку з'їдай жабу». Дійсно, почавши день зі з'їдання однієї «жаби», ви весь день ходите бадьорий і радісний. Про інших «жаб» Не згадуйте - вони залишилися на наступні дні. І навпаки, якщо вранці «жабу» не з'їсти - вона буде весь день маячити десь на горизонті і отруювати життя.

Чим менш жорсткий термін виконання у завдання і чим вона при цьому більше - тим важче, як правило, змусити себе її виконати. Особливо це стосується дуже великих завдань, в термінології тайм-менеджменту - «слонів».

Єдиний спосіб побороти цю пристрасть до глобалізації і все-таки «з'їсти слона» - розрізати його на маленькі вимірні «біфштекси» і щодня з'їдати один такий біфштекс. При цьому важливо нарізати «слона» на такі «біфштекси», кожен з яких дійсно наближає вас до поживу «слона».

Нарешті, іноді корисно помістити себе в «місцевість смерті». Стародавні китайські полководці говорили: «Щоб гарантувати перемогу, помісти солдат в місцевість смерті - спали кораблі». Наприклад, дайте публічну обіцянку, як президент Франції Шарль де Голль, який вийшов до приймальні та привселюдно оголосив: «З сьогоднішнього дня я, генерал де Голль, кидаю курити».

Простий спосіб звести воєдино всіх ваших «слонів» і «жаб», щодня мотивувати себе на виконання потрібних завдань - завести таблицю регулярних справ.

Поруч з цією таблицею корисно виписати кілька «проміжних радостей». Наприклад, перерахуйте приємні для вас нетермінові покупки і домовтеся з самим собою: «за кожні наступні 15 галочок в будь-який графі - купую наступну приємну річ». Ви будете здивовані тим, наскільки швидше стали просуватися ваші довгострокові справи.

Спробуйте розглядати себе не як «фахівця такого-то відділу» або «менеджера такої-то служби», забудьте на деякий час про те, що ви - частина великої системи, що залежить від начальства, клієнтів, безлічі правил і т.п. Подивіться на себе як Персональну Корпорацію. ЗАТ «Я». У цій корпорації є всі ті ж елементи управління, що і у будь-якої фірми, наприклад:
- приватне стратегічне планування; (У нас є цікава стаття про те, як планувати цілі )
- постановка довгострокових цілей;
- маркетинг - вивчення ринку праці;
- бухгалтерія-облік і планування фінансів і т.д.

Стратегія успішної людини - це стратегія автономної корпорації, яка сама будує свою стратегію, укладає договори з іншими корпораціями (наприклад, з вашою компанією-роботодавцем), активно планує і здійснює свій рух по життю.

Спробуйте уявити собі один день з вашого життя через 3-5 років. Поки не обмежуйте себе тим, що ви «повинні», або що ви вважаєте «можливим». Краще описати це бачення майбутнього письмово, у формі есе в 1-2 сторінки розміром. У цьому есе можна висвітлити приблизно наступне коло питань:
- З чого почався ваш день?
- Найяскравіше враження дня.
- Які люди вас оточують, про що вони говорять?
- Як і над чим ви працювали?
- Яких результатів досягли?
- Які проблеми вдалося вирішити?
- Як ви відпочивали?
- Головна подія дня.

Щодня нам вселяють, чого повинен хотіти «правильний» успішна людина. Хоча справжні успішні люди починали свій шлях до успіху зовсім не з покупки піджака від Армані. Для того щоб управляти своїм життям «проактивно», щоб знайти «рідні» цілі, потрібно спочатку відсіяти цю лушпиння, нав'язані ззовні штампи.

Знайти свої «рідні» цілі не завжди просто. Але це абсолютно необхідно. Інакше ви витратите роки життя на гонитву за морквинами, які підвісив перед вами хтось інший.

Ключові області - це кілька (рекомендую 5-9) основних напрямків діяльності. Це головні русла, в яких розвивається ваше життя. наприклад:
- Особисте розвиток / Професійний розвиток / Навчання / Освіта.
- Сім'я / Діти / Родичі.
- Друзі / Знайомі / Професійне співтовариство / Громадська діяльність.
- Хобі / Захоплення.
- Робота / Бізнес / Клієнти / Підлеглі Проекти.
- Спорт / Здоров'я.
- Добробут / Кар'єра і т.д.

Тепер належить найскладніше і цікаве - сформулювати власне мети.

... так і управління життям. Повної впевненості немає, але керувати - треба. Тим більше що «тест-драйву» тут не дають. Життя - дорога з одностороннім рухом. Так що краще заздалегідь представляти, куди їдеш, і головне - навіщо.

По-друге, страшно прив'язувати цілі до термінів. Доводиться чесно і реалістично дивитися на своє життя. І стикатися з неприємними істинами. Наприклад, якщо я хочу стати таким-то директором до 40 років, а не до 80, коли мені від життя будуть потрібні тільки крісло-качалка і теплий плед, то англійську мову мені потрібно вчити не «взагалі», а «вже вчора».

По-третє, страшно брати на себе відповідальність. А раптом не вийде, а раптом не зможу ... Набагато приємніше тішити себе мріями про краще життя, ніж чесно і ясно прописати - чого я хочу і збираюся домогтися. І чесно зізнатися, що не досяг - якщо, звичайно, не досягнеш.

У класичному менеджменті і тайм-менеджменті рекомендують ставити цілі за допомогою техніки SMART - від слів specific, measurable, achievable, realistic, time-bound - конкретні, вимірні, досяжні, реалістичні, прив'язані до часу.

Укладатися в терміни неважко - досить перестати себе зомбувати, переконуючи у власній нібито неорганізованості. І - почати планувати, грамотно і вдумливо. Прямо зараз, саме в сьогоднішній день. Чи не «з понеділка». Приступимо!

... зараз мені доведеться все ж висловити непорушну істину тайм-менеджменту: план дня повинен бути.

Погані новини: «десять електронних листів у« Вхідних », п'ять стікерів на моніторі, п'ятнадцять« не забути »в голові і два хрестика, намальованих ручкою на руці», - планом дня не є. План дня повинен бути в одному місці, і обов'язково в письмовому вигляді.

Часте заперечення проти планування дня полягає в тому, що все швидко змінюється. Але плани і потрібні для ситуації, коли все змінюється.

План існує не для того, щоб загнати себе в жорсткі рамки і не реагувати на мінливі зовнішні обставини. План - це якраз спосіб в умовах, що змінюються обставин орієнтуватися.

Коли краще планувати робочий день? Класичні ТМ-джерела жорстко наполягають - з вечора. На мій погляд, в плануванні з вечора або з ранку є свої плюси і мінуси.

При плануванні «гнучких» завдань, не прив'язані до жорсткого часу виконання, рекомендую використовувати просту техніку - результато-орієнтований список. наприклад:

Зазвичай: Найефективніше:
- зідзвонився з Івановим - Дожати Іванова до замовлення
- Переговорити з Петровим - Добути у Петрова інформацію
- Провести нараду - Дати поштовх проекту

Використовуйте сильні, дієві дієслова і ясну формулювання результату. Здавалося б, формальності, «адже я і так пам'ятаю, про що йде мова в запису« зустрітися з Петровим », як кажуть учасники ТМ-тренінгів. Але представляти результат в голові і письмово зафіксувати його в енергійних формулюваннях - дві абсолютно різні речі.

Після того, як результато-орієнтований список завдань складено, необхідно розмітити його по пріоритетності.

Пріоритетні справи - те, що ми зробимо в першу чергу. Виходячи з цього, найбільш пріоритетними будуть наступні типи справ:
- Невідкладні-критично значимі для основних бізнес-процесів, життєво важливі.
- Уточнюючі завдання - тобто виконання яких вимагає дуже небагато часу, але задає подальший порядок дня. «Дізнатися час презентації», «уточнити, чи необхідна особиста зустріч або досить телефонної розмови» і т.п. Ці завдання потрібно виконати в першу чергу, плануючи день.

Пріоритезувати список завдань фактично є гнучким планом, тому що хоча він і не прив'язує завдання до жорсткого часу виконання, але диктує послідовність виконання завдань. Спочатку - уточнюючі, потім - життєво важливі, і наостанок, якщо залишиться час, - всі інші.

У фахівців з управління проектами є приказка: «Додай бюджет проекту на два, тривалість на три - отримаєш реальні цифри». Аналогічно чиніть при плануванні зустрічей - на всі ваші початкові оцінки часу накидають хоча б 20%.

... принцип «інформаційної надмірності»: запасайтеся не тільки інформацією, необхідною для здійснення планів, але і надлишкової додатковою інформацією, яка допоможе, якщо щось піде не за планом.

Виконувати взяті на себе зобов'язання, не запізнюватися на зустрічі, передзвонювати саме тоді, коли обіцяв, - абсолютно природні «правила особистої гігієни» для будь-якого сучасного людини. Нікому з нас не потрібно пояснювати, навіщо щодня чистити зуби і приймати душ. Те ж саме стосується і акуратності в області часу.

Якби мене попросили передати всю суть цієї книги одним рядком, я б сказав так: «Витрачайте ваше невідновлюване час на Главное».

Хочеться багато чого: і успіхів в роботі, і щастя в особистому житті, і сходити в ресторан з друзями, і почитати улюблену книгу ... Але «все-все-все» - не встигнеш, доводиться вибирати. Все наше життя - безперервний вибір. І краще, якщо цей вибір буде робитися усвідомлено, а не «як доведеться».

Перше, з чого починається розстановка пріоритетів , - розчищення вашому житті від нав'язаних справ. На рівні конкретного дня це зокрема означає - вміння говорити «ні» справах, які не відповідають вашим цілям, цінностям та принципам.

У американців є гарне слово - «privacy», особистий простір. Ще мені подобається їх вираження «it's my life», «це моє життя» - у відповідь на зайві розпитування або поради.

Природно, будучи готовим і отримувати «ні» - без будь-яких емоцій і неудовольствий. Хороші керівники знають приказку: «Спиратися можна тільки на те, що чинить опір».

У військових той же метод виражений ще простіше: «Пам'ятай принцип ППО: почекай виконувати - скасують». Так що перше питання, яке слід собі ставити, отримавши будь-яке завдання: чи потрібно це робити взагалі?

Найголовніше питання в тому, як витрачати час на головне, - це питання розстановки пріоритетів в списку довгострокових цілей. Неможливо однаково інтенсивно працювати над десятком інших довгострокових цілей одночасно.

Це не означає обов'язково відмовлятися від якихось цілей назавжди. Але визначити, які цілі для вас є першочерговими на даний момент, - вкрай важливо.

Ось кілька простих рекомендацій по системі читання:
- Забезпечте можливість повертатися до потрібної (ключовий) інформації. Наприклад, виписуйте на закладку номера сторінок і коротку суть важливою для вас думки автора.
- Застосовуйте відразу. Прочитали сторінку - упровадите в практику, тільки після цього читайте наступну. Це особливо стосується книг з менеджменту та іншим прикладним технологіям.
- Розставляйте пріоритети в ході читання. Думаю, корисніше вибрати дві-три голови, які вам реально потрібні, прочитати їх вдумливо і отримати максимум користі, ніж поверхово пробігтися по всій книзі.

Якщо звичний нам органайзер / щоденник - це система вирішення завдань, «місце порядку» в особистій роботі, то творча картотека - це «місце хаосу», система вирішення проблем. Відмінність в тому, що проблема вимагає «визрівання». Картотека створює для такого визрівання потрібний живильний бульйон.

Основні принципи ведення картотеки:
- Матеріалізація думок. Думки можна матеріалізувати на паперових картках, диктофонних записах, жовтих нотатках в Outlook. Думка не матеріалізована - думка втрачена.
- «картотечних». Однією думки - один матеріальний носій. Завдяки цьому думки можуть стикатися один з одним під час регулярних переглядах «місця хаосу».
- «Місце хаосу» - думки спочатку потрапляють в загальний накопичувач, який регулярно проглядається. Дуже важливо не намагатися відразу розсортувати думки за тематичними напрямками: вся суть творчої картотеки саме у вільному взаємодії різнорідних думок.

Є така управлінська приказка: «Хочеш керувати - зміряй». Вона справедлива і в особистій роботі.

За допомогою хронометражу можна отримати дані по таким, наприклад, питань:
- Яка кількість (або відсоток) часу я витрачаю на довгострокові пріоритетні проекти? (Як правило, це близько 20-30% робочого часу: бажано довести цей відсоток до 60-70.)
- Яка кількість часу я витрачаю на завдання, які в принципі міг би делегувати, але чомусь роблю сам? (В класичному тайм-менеджменті вважається, що цей показник не повинен перевищувати 10%.)
- Який відсоток часу я витрачаю на поглиначі? (Показник часто доходить до 50%, двома-трьома тижнями хронометражу його вдається знизити до 10-20%.)

Один з найбільш типових поглиначів часу - час, що проводиться в громадському транспорті або автомобілі.

- Читайте або слухайте аудіокниги.
- Відпочивайте - якщо дійсно відпочиваєте.
- Вчіться.
- Обмірковуйте конкретний список питань.
- Робіть вихідні дзвінки.

Корисний конспект? Скачай!

Оцініть, будь ласка, прочитаний матеріал :)

(Поки оцінок немає)
Loading ...

Конспект книги: Гліб Архангельський - Тайм-Драйв

Якого б матеріального добробуту ми ні домоглися, часу у кожного з нас дуже небагато. В області часу немає мільйонерів.

Втрачений час, на відміну від втрачених грошей, не можна повернути.

Тайм-менеджмент - це не тільки щоденники, плани і терміни. Це технологія, що дозволяє використовувати невідновлюване час вашого життя відповідно до ваших цілями і цінностями.

Ритмічний відпочинок під час робочого дня ... перший принцип, якого рекомендую дотримуватися при організації відпочинку протягом робочого дня, - ритмічність. Простіше кажучи: використовуйте невеликий запланований відпочинок через строго певні проміжки часу. Як правило, оптимальний режим - приблизно 5 хвилин відпочинку через кожну годину. Можливо - 10 хвилин через 1.5 години.

Максимальна перемикання »у відпочинку. Чим сильніше буде перемикання під час п'ятихвилинки відпочинку, тим краще ви відпочинете і відновите сили.

Ефективний сон. Ефективність сну істотно підвищують стабільний час відходу до сну і пробудження. Бажано також добре провітрити приміщення і не є за кілька годин до сну. Рекомендую знайти і застосовувати оптимальний саме для вас спосіб перемикання в режим сну. Наприклад, в останні півгодини-годину перед сном - спокійне читання, прогулянка, музика, легкі гімнастичні вправи і т.п. Заняття може бути яким завгодно, головне, щоб воно допомогло вам розвантажити мозок від денних турбот, переключитися в більш повільний ритм.

Мотивація: як справлятися з неприємними завданнями. У психології є хороше поняття «якір». Це будь-яка матеріальна прив'язка (музика, колір, слово, рух, ритуал), пов'язана для нас з певним емоційним станом. При необхідності настройки на завдання ми «включаємо» потрібний матеріальний якір - і вводимо себе в відповідний емоційний стан.

Розгойдування при виконанні складних завдань. Витратити менше часу і сил на розкачку допоможе «метод швейцарського сиру». Спробуйте виконувати завдання не в логічному порядку, а в довільному, «вигризаючи» з різних місць маленькі шматочки - найбільш прості, приємні і т.д. Наприклад, при підготовці звіту можна спочатку підібрати ілюстрації, написати кілька найбільш простих і зрозумілих для вас абзаців і т.п. Через деякий час в вашому «сирі» утворюється стільки дірок, що «доїсти» його буде зовсім нескладно.

Знищення дрібних неприємних справ. Бувають в нашому житті справи, що вимагають, може бути, зовсім небагато часу, але неприємні. Зателефонувати недружелюбно клієнту; викликати нарешті сантехніка; попросити шефа про підвищення зарплати і т.п. У тайм-менеджменті такі завдання називаються «жабами» ... ... У іспанців є приказка: «Щоранку з'їдай жабу». Дійсно, почавши день зі з'їдання однієї «жаби», ви весь день ходите бадьорий і радісний. Про інших «жаб» Не згадуйте - вони залишилися на наступні дні. І навпаки, якщо вранці «жабу» не з'їсти - вона буде весь день маячити десь на горизонті і отруювати життя.

Чим менш жорсткий термін виконання у завдання і чим вона при цьому більше - тим важче, як правило, змусити себе її виконати. Особливо це стосується дуже великих завдань, в термінології тайм-менеджменту - «слонів».

Єдиний спосіб побороти цю пристрасть до глобалізації і все-таки «з'їсти слона» - розрізати його на маленькі вимірні «біфштекси» і щодня з'їдати один такий біфштекс. При цьому важливо нарізати «слона» на такі «біфштекси», кожен з яких дійсно наближає вас до поживу «слона».

Нарешті, іноді корисно помістити себе в «місцевість смерті». Стародавні китайські полководці говорили: «Щоб гарантувати перемогу, помісти солдат в місцевість смерті - спали кораблі». Наприклад, дайте публічну обіцянку, як президент Франції Шарль де Голль, який вийшов до приймальні та привселюдно оголосив: «З сьогоднішнього дня я, генерал де Голль, кидаю курити».

Простий спосіб звести воєдино всіх ваших «слонів» і «жаб», щодня мотивувати себе на виконання потрібних завдань - завести таблицю регулярних справ.

Поруч з цією таблицею корисно виписати кілька «проміжних радостей». Наприклад, перерахуйте приємні для вас нетермінові покупки і домовтеся з самим собою: «за кожні наступні 15 галочок в будь-який графі - купую наступну приємну річ». Ви будете здивовані тим, наскільки швидше стали просуватися ваші довгострокові справи.

Спробуйте розглядати себе не як «фахівця такого-то відділу» або «менеджера такої-то служби», забудьте на деякий час про те, що ви - частина великої системи, що залежить від начальства, клієнтів, безлічі правил і т.п. Подивіться на себе як Персональну Корпорацію. ЗАТ «Я». У цій корпорації є всі ті ж елементи управління, що і у будь-якої фірми, наприклад:
- приватне стратегічне планування; (У нас є цікава стаття про те, як планувати цілі )
- постановка довгострокових цілей;
- маркетинг - вивчення ринку праці;
- бухгалтерія-облік і планування фінансів і т.д.

Стратегія успішної людини - це стратегія автономної корпорації, яка сама будує свою стратегію, укладає договори з іншими корпораціями (наприклад, з вашою компанією-роботодавцем), активно планує і здійснює свій рух по життю.

Спробуйте уявити собі один день з вашого життя через 3-5 років. Поки не обмежуйте себе тим, що ви «повинні», або що ви вважаєте «можливим». Краще описати це бачення майбутнього письмово, у формі есе в 1-2 сторінки розміром. У цьому есе можна висвітлити приблизно наступне коло питань:
- З чого почався ваш день?
- Найяскравіше враження дня.
- Які люди вас оточують, про що вони говорять?
- Як і над чим ви працювали?
- Яких результатів досягли?
- Які проблеми вдалося вирішити?
- Як ви відпочивали?
- Головна подія дня.

Щодня нам вселяють, чого повинен хотіти «правильний» успішна людина. Хоча справжні успішні люди починали свій шлях до успіху зовсім не з покупки піджака від Армані. Для того щоб управляти своїм життям «проактивно», щоб знайти «рідні» цілі, потрібно спочатку відсіяти цю лушпиння, нав'язані ззовні штампи.

Знайти свої «рідні» цілі не завжди просто. Але це абсолютно необхідно. Інакше ви витратите роки життя на гонитву за морквинами, які підвісив перед вами хтось інший.

Ключові області - це кілька (рекомендую 5-9) основних напрямків діяльності. Це головні русла, в яких розвивається ваше життя. наприклад:
- Особисте розвиток / Професійний розвиток / Навчання / Освіта.
- Сім'я / Діти / Родичі.
- Друзі / Знайомі / Професійне співтовариство / Громадська діяльність.
- Хобі / Захоплення.
- Робота / Бізнес / Клієнти / Підлеглі Проекти.
- Спорт / Здоров'я.
- Добробут / Кар'єра і т.д.

Тепер належить найскладніше і цікаве - сформулювати власне мети.

... так і управління життям. Повної впевненості немає, але керувати - треба. Тим більше що «тест-драйву» тут не дають. Життя - дорога з одностороннім рухом. Так що краще заздалегідь представляти, куди їдеш, і головне - навіщо.

По-друге, страшно прив'язувати цілі до термінів. Доводиться чесно і реалістично дивитися на своє життя. І стикатися з неприємними істинами. Наприклад, якщо я хочу стати таким-то директором до 40 років, а не до 80, коли мені від життя будуть потрібні тільки крісло-качалка і теплий плед, то англійську мову мені потрібно вчити не «взагалі», а «вже вчора».

По-третє, страшно брати на себе відповідальність. А раптом не вийде, а раптом не зможу ... Набагато приємніше тішити себе мріями про краще життя, ніж чесно і ясно прописати - чого я хочу і збираюся домогтися. І чесно зізнатися, що не досяг - якщо, звичайно, не досягнеш.

У класичному менеджменті і тайм-менеджменті рекомендують ставити цілі за допомогою техніки SMART - від слів specific, measurable, achievable, realistic, time-bound - конкретні, вимірні, досяжні, реалістичні, прив'язані до часу.

Укладатися в терміни неважко - досить перестати себе зомбувати, переконуючи у власній нібито неорганізованості. І - почати планувати, грамотно і вдумливо. Прямо зараз, саме в сьогоднішній день. Чи не «з понеділка». Приступимо!

... зараз мені доведеться все ж висловити непорушну істину тайм-менеджменту: план дня повинен бути.

Погані новини: «десять електронних листів у« Вхідних », п'ять стікерів на моніторі, п'ятнадцять« не забути »в голові і два хрестика, намальованих ручкою на руці», - планом дня не є. План дня повинен бути в одному місці, і обов'язково в письмовому вигляді.

Часте заперечення проти планування дня полягає в тому, що все швидко змінюється. Але плани і потрібні для ситуації, коли все змінюється.

План існує не для того, щоб загнати себе в жорсткі рамки і не реагувати на мінливі зовнішні обставини. План - це якраз спосіб в умовах, що змінюються обставин орієнтуватися.

Коли краще планувати робочий день? Класичні ТМ-джерела жорстко наполягають - з вечора. На мій погляд, в плануванні з вечора або з ранку є свої плюси і мінуси.

При плануванні «гнучких» завдань, не прив'язані до жорсткого часу виконання, рекомендую використовувати просту техніку - результато-орієнтований список. наприклад:

Зазвичай: Найефективніше:
- зідзвонився з Івановим - Дожати Іванова до замовлення
- Переговорити з Петровим - Добути у Петрова інформацію
- Провести нараду - Дати поштовх проекту

Використовуйте сильні, дієві дієслова і ясну формулювання результату. Здавалося б, формальності, «адже я і так пам'ятаю, про що йде мова в запису« зустрітися з Петровим », як кажуть учасники ТМ-тренінгів. Але представляти результат в голові і письмово зафіксувати його в енергійних формулюваннях - дві абсолютно різні речі.

Після того, як результато-орієнтований список завдань складено, необхідно розмітити його по пріоритетності.

Пріоритетні справи - те, що ми зробимо в першу чергу. Виходячи з цього, найбільш пріоритетними будуть наступні типи справ:
- Невідкладні-критично значимі для основних бізнес-процесів, життєво важливі.
- Уточнюючі завдання - тобто виконання яких вимагає дуже небагато часу, але задає подальший порядок дня. «Дізнатися час презентації», «уточнити, чи необхідна особиста зустріч або досить телефонної розмови» і т.п. Ці завдання потрібно виконати в першу чергу, плануючи день.

Пріоритезувати список завдань фактично є гнучким планом, тому що хоча він і не прив'язує завдання до жорсткого часу виконання, але диктує послідовність виконання завдань. Спочатку - уточнюючі, потім - життєво важливі, і наостанок, якщо залишиться час, - всі інші.

У фахівців з управління проектами є приказка: «Додай бюджет проекту на два, тривалість на три - отримаєш реальні цифри». Аналогічно чиніть при плануванні зустрічей - на всі ваші початкові оцінки часу накидають хоча б 20%.

... принцип «інформаційної надмірності»: запасайтеся не тільки інформацією, необхідною для здійснення планів, але і надлишкової додатковою інформацією, яка допоможе, якщо щось піде не за планом.

Виконувати взяті на себе зобов'язання, не запізнюватися на зустрічі, передзвонювати саме тоді, коли обіцяв, - абсолютно природні «правила особистої гігієни» для будь-якого сучасного людини. Нікому з нас не потрібно пояснювати, навіщо щодня чистити зуби і приймати душ. Те ж саме стосується і акуратності в області часу.

Якби мене попросили передати всю суть цієї книги одним рядком, я б сказав так: «Витрачайте ваше невідновлюване час на Главное».

Хочеться багато чого: і успіхів в роботі, і щастя в особистому житті, і сходити в ресторан з друзями, і почитати улюблену книгу ... Але «все-все-все» - не встигнеш, доводиться вибирати. Все наше життя - безперервний вибір. І краще, якщо цей вибір буде робитися усвідомлено, а не «як доведеться».

Перше, з чого починається розстановка пріоритетів , - розчищення вашому житті від нав'язаних справ. На рівні конкретного дня це зокрема означає - вміння говорити «ні» справах, які не відповідають вашим цілям, цінностям та принципам.

У американців є гарне слово - «privacy», особистий простір. Ще мені подобається їх вираження «it's my life», «це моє життя» - у відповідь на зайві розпитування або поради.

Природно, будучи готовим і отримувати «ні» - без будь-яких емоцій і неудовольствий. Хороші керівники знають приказку: «Спиратися можна тільки на те, що чинить опір».

У військових той же метод виражений ще простіше: «Пам'ятай принцип ППО: почекай виконувати - скасують». Так що перше питання, яке слід собі ставити, отримавши будь-яке завдання: чи потрібно це робити взагалі?

Найголовніше питання в тому, як витрачати час на головне, - це питання розстановки пріоритетів в списку довгострокових цілей. Неможливо однаково інтенсивно працювати над десятком інших довгострокових цілей одночасно.

Це не означає обов'язково відмовлятися від якихось цілей назавжди. Але визначити, які цілі для вас є першочерговими на даний момент, - вкрай важливо.

Ось кілька простих рекомендацій по системі читання:
- Забезпечте можливість повертатися до потрібної (ключовий) інформації. Наприклад, виписуйте на закладку номера сторінок і коротку суть важливою для вас думки автора.
- Застосовуйте відразу. Прочитали сторінку - упровадите в практику, тільки після цього читайте наступну. Це особливо стосується книг з менеджменту та іншим прикладним технологіям.
- Розставляйте пріоритети в ході читання. Думаю, корисніше вибрати дві-три голови, які вам реально потрібні, прочитати їх вдумливо і отримати максимум користі, ніж поверхово пробігтися по всій книзі.

Якщо звичний нам органайзер / щоденник - це система вирішення завдань, «місце порядку» в особистій роботі, то творча картотека - це «місце хаосу», система вирішення проблем. Відмінність в тому, що проблема вимагає «визрівання». Картотека створює для такого визрівання потрібний живильний бульйон.

Основні принципи ведення картотеки:
- Матеріалізація думок. Думки можна матеріалізувати на паперових картках, диктофонних записах, жовтих нотатках в Outlook. Думка не матеріалізована - думка втрачена.
- «картотечних». Однією думки - один матеріальний носій. Завдяки цьому думки можуть стикатися один з одним під час регулярних переглядах «місця хаосу».
- «Місце хаосу» - думки спочатку потрапляють в загальний накопичувач, який регулярно проглядається. Дуже важливо не намагатися відразу розсортувати думки за тематичними напрямками: вся суть творчої картотеки саме у вільному взаємодії різнорідних думок.

Є така управлінська приказка: «Хочеш керувати - зміряй». Вона справедлива і в особистій роботі.

За допомогою хронометражу можна отримати дані по таким, наприклад, питань:
- Яка кількість (або відсоток) часу я витрачаю на довгострокові пріоритетні проекти? (Як правило, це близько 20-30% робочого часу: бажано довести цей відсоток до 60-70.)
- Яка кількість часу я витрачаю на завдання, які в принципі міг би делегувати, але чомусь роблю сам? (В класичному тайм-менеджменті вважається, що цей показник не повинен перевищувати 10%.)
- Який відсоток часу я витрачаю на поглиначі? (Показник часто доходить до 50%, двома-трьома тижнями хронометражу його вдається знизити до 10-20%.)

Один з найбільш типових поглиначів часу - час, що проводиться в громадському транспорті або автомобілі.

- Читайте або слухайте аудіокниги.
- Відпочивайте - якщо дійсно відпочиваєте.
- Вчіться.
- Обмірковуйте конкретний список питань.
- Робіть вихідні дзвінки.

Корисний конспект? Скачай!

Оцініть, будь ласка, прочитаний матеріал :)

(Поки оцінок немає)
Loading ...