Главная Партнеры Контакты  
Юридическая компания — «Основной закон», консультации и помощь в возвращении депозитов, защита по кредиту

ЮК
"ОСНОВНОЙ ЗАКОН"  

г. Киев, бул. Пушкина, 2а                
тел.: (044) 334-99-77                               
         (095) 407-407-3
         (096) 703-11-82

график работы: пн.- пт. с 9:00 до 18:00
          
                           

 












Рассматривается вопрос о предоставление нотариусам права выдачи извлечения из Реестра прав на недвижимое имущество.
Министерством юстиции был разработан проект Закона «О внесении изменений в некоторые Законы Украины относительно предоставления информации о государст...


Держреєстрація речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень у 2014 році буде здійснюватись за новою - удосконаленою та спрощеною - процедурою.
Постанова Кабінету Міністрів "Про затвердження порядку державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень і Порядку надання інформації з Держа...




Система Orphus


Методи управління документообігом в організації

Методи управління документообігом в організації

А. Афанасьєв, АТ Звістка

Практично на всіх підприємствах, особливо на підприємствах державного підпорядкування, існують загальні відділи. Їх назва варіюється - це може бути відділ загального діловодства, загальний відділ, управління справами і т.д., але найголовніше - суть даного підрозділу залишається однаковою на всіх підприємствах незалежно від назви і полягає вона в організації потоків документів на даному підприємстві (наказів, розпоряджень, доручень, листів і т.д.). Розглянемо основні види документів, атрибутику документів, потоки документів і роботи, які використовуються в роботі цих підрозділів. Крім центрального документообігу великого підприємства, існують спеціалізовані документообіг (в підрозділах підприємства, в відділах спеціалізованого діловодства і т.д.).

Основні принципи організації канцелярської роботи

В даному розділі перераховані основні принципи організації сталого та керованого документообігу для організації. Всі вони викладені в літературі і відомі практично будь-якого керівного працівника, але як показує практика вони досить часто порушуються.
Основним принципом документообігу є те, що ні у кого не існує локальних архівів документів. Будь вхідний документ, який не потрапив до загального архів документів, є потенційним клієнтом на невиконання. В організації є відповідна служба, а саме канцелярія, яка відповідає за проходження документів. Документи не враховані в канцелярії губляться найчастіше за все.
В організації повинен існувати тільки один канал надходження вхідних документів. Навіть якщо прийом документів побудований за розподіленої схемою (див. "Методи зв'язків із зовнішнім світом"), то це зроблено тільки для підвищення швидкості обробки документів. Всі такі підрозділи миттєво надають інформацію в канцелярію (бажано в режимі on-line зв'язку з канцелярією). Можна розглядати, що такі віддалені пункти реєстрації документів є підрозділами канцелярії.
Для повноти картини документообігу на підприємстві система документообіг не повинна закінчуватися на відповідальних виконавців, тобто система автоматизації документообігу організації не повинна замикатися лише на канцелярії, а повинна мати продовження в системах управління документообігом підрозділів організації.

Типи документів, класифікація та їх взаємозв'язку

Розглянемо основні типи документів, що використовуються в роботі підприємства з їх характеристиками. Типів документів, які використовуються в роботі підприємства, досить багато (на окремих підприємствах їх число доходить до 500-600). У той же час, з точки зору канцелярії основних видів документів буває дуже небагато, а саме всього на всього 3 види:

  • Вхідні. Це документи, які надійшли на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, причому в заздалегідь встановлені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.
  • Вихідні. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на відповідні вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готуватися на основі внутрішніх документів підприємства. Невелике число вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад запити в сторонні організації типу: "Прошу дати довідку з питання ... в термін до ...").
  • Внутрішні. Дані документи використовуються для організації роботи підприємства. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш великих структурних підрозділів підприємства (особливо якщо вони територіально рознесені) і накази керівництва підприємства. Так само через канцелярію проходять внутрішні документи, які породжують вихідні. Зокрема, за загальними правилами діловодства єдиний спосіб відправити запит, лист або матеріали в зовнішнє організацію це направити внутрішній документ до канцелярії, де його перетворять у вихідний і відправлять в сторонню організацію.

Документи кожного з цих видів можуть бути достатні різноманітні. Це можуть бути листи, розпорядження, циркулярні вказівки і т.д. Зазвичай під типом документа на підприємстві розуміється саме ці ділення, причому ще й детальніші (припустимо, якщо листи, то чому присвячені - скарги, пропозиції, побажання і т.д.). З точки зору канцелярії даний розподіл досить нецікаво, хоча у внутрішній повній системі діловодство воно безумовно необхідно. Далі тут буде розглядатися тільки канцелярські види документів - вхідні, внутрішні та вихідні.
Перш за все всі документи, що проходять через загальний відділ володіють унікальним реєстраційним номером (можливо свої алгоритми побудови номерів для кожного з типів документів). Мало того, будь-який папір не має реєстраційного номера - це просто папір, а не документ. Документом її робить саме наявність на ній реєстраційного номера.
атрибути документів

Атрибути документів у кожного партнера вельми різноманітні. У той же час можна виділити загальну частину атрибутів, які зустрічаються практично у всіх організаціях. Причому ці загальні атрибута трохи різні у всіх типів канцелярських документів.

Загальні атрибути документів
Основним атрибутами канцелярського документа є:

  1. Реєстраційний номер документа. Даний номер однозначно дозволяє послатися на документ, що пройшов через канцелярію. Структура реєстраційного номера може бути різна для вихідних, вхідних і внутрішніх документів. Структура реєстраційного номера визначається в кожній організації самостійно.
  2. Джерело документа (контрагент). Вказує звідки отримано документ. Для вхідних документів це стороння організація, для внутрішніх та вихідних документів це або підрозділ або конкретну особу з керівництва підприємства.
  3. Відповідальний виконавець документа. Вказує співробітника підприємства, якому доручено виконання даного документа або який розробив даний документ (для вихідних і внутрішніх). Виконавець документа завжди один і тільки один. Іноді зустрічаються два виконавця документа (для документів тривалого виконання при змінений кадрового складу підприємства).
  4. Код документа за номенклатурою справ підприємства. Даний атрибут відносить документ до того чи іншого кола типових питань, що вирішуються підприємством в своїй виробничій діяльності. Номенклатура справ - це формальний список справ підприємства, який затверджується заздалегідь на певний період часу (зазвичай на рік). Раніше дана номенклатура була досить статичної, в сучасних умовах номенклатура справ є високо динамічним документом, який може оновлюватися 1-4 рази на рік.

Атрибути, що залежать від типів документа
Далі в документах можуть бути атрибути, специфічні для даного типу документа.

  • Вхідні документи мають крім базових атрибутів ще:
    • Контрольний термін виконання
    . Даний атрибут береться або безпосередньо з вхідного документа (де він може бути вказаний) або з типу вхідного документа, яка визначає терміни відповіді на ті чи інші вхідні документи (наприклад, заява громадян про надання громадянства СРСР повинні бути розглянуті протягом 6 місяців з дня подачі заяви в консульський відділ).
    • контролює особа
    . Зазвичай це одна з перших осіб підприємства, яке призначає конкретного виконавця документа і ставити резолюцію "Про виконання доповісти" Даний атрибут проставляється не на всіх вхідних документах, а тільки на найбільш важливих, відповідальних. Чи не порожній аргумент викликає необхідність в разі завершення обробки документа посилати повідомлення про проходження документа відповідному суб'єкту.
  • Внутрішні документи крім стандартних атрибутів можуть володіти ще наступними:
    • Список підрозділів підприємства
    для ознайомлення.
    • контрольний термін
    ознайомлення або виконання.
    • список виконавців
    документа.
  • Вихідні документи мають наступні додаткові атрибути:
    • Документ-підстава
    . Цей атрибут є завжди, тому що вихідний документ завжди породжується на основі або в разі вхідного або внутрішнього.
    • Список розсилки.
    • Контрольний термін відповіді
    . Даний атрибут зустрічається рідко і не у всіх організаціях.
У конкретних організаціях дані атрибути можуть носити різні найменування або додаватися додатковими атрибутами, часто великою кількістю.Але перераховані вище атрибути присутні у всіх канцеляріях підприємств.
взаємозв'язку документів

Всі документи, що проходять через канцелярію є пов'язаними документами, в тому сенсі, що більшість з них посилається на інші документи. Найбільш типовим випадком є вхідний документ, який практично завжди породжує відповідний йому вихідний.
Без зв'язків як таких можуть з'являтися тільки внутрішні і вхідні документи. Причому вхідні документи можуть мати зв'язки як на вихідні, які викликають їх появу, так і на інші входять (див. "Процес узгодження або уточнення відповіді" на рис. 1). Всі документи пов'язані як в системі управління документами, так і в системі контролю виконання (як належать одній роботі). У цьому сенсі тут спостерігається деяке дублювання зв'язків.
Зв'язки в більшості випадків спрямовані за принципом: "головний-підлеглий". Іноді зустрічаються ненаправлення зв'язку, які об'єднують родинні документи (документи, присвячені одному питанню).

Іноді зустрічаються ненаправлення зв'язку, які об'єднують родинні документи (документи, присвячені одному питанню)

Мал. 1. Взаємозв'язки документів в канцелярії

Типові процеси канцелярії

В даному розділі переходимо від великої статики до динаміки документів, тобто разом з розглядом самих документів приступаємо до розгляду процесів обробки документів. Основним процесом канцелярії є проходження по підприємству вхідних документів. Канцелярія відповідає за терміни виконання вхідних документів, точніше виконує фіскальні функції: хто і коли затримав виконання документа. При цьому існує два основних маршрути проходження документа:

  1. Безпосередньо виконавцю.
  2. На прийняття рішення до центрального апарату.

Причому другий маршрут означає те, що майже напевно цей документ буде поставлений на контроль. У той же час не слід плутати з другим маршрутом документи, які надходять на виконання до центрального апарату підприємства (наприклад, якщо на циркулярному листі варто "Директорам підприємств ..."). Такі документи (що надходять на виконання до центрального апарату) характеризуються тим, що відповідальним виконавцем для них є один з директорів підприємства (або їх заступників). Для документів, що проходять по другому маршруту, відповідальним виконавцем є хтось із керівників середньої ланки, а директорат здійснює контроль за результатами роботи (а то і цього не робить).
За існуючою практикою роботи канцелярій великих організацій на контроль ставляться тільки справи проходять за другою схемою. Причому, як відомо зі скарг працівників канцелярій, справи проходять по першій схемі часто "провисають", тобто губляться в ході обробки. Якщо в подальшому кому то з директорів прийде в голову отримати інформацію про таку справу, то в канцелярії виникають чималі проблеми.
Причому другий маршрут означає те, що майже напевно цей документ буде поставлений на контроль

Мал. 2. Процес прямої обробки вхідного документа

Значна частина проблем канцелярії виникає через те, що вона зобов'язана контролювати тільки відповідальних виконавців, а не повний ланцюжок обробки документа. Повна ланцюжок обробки документа контролюється на рівні систем організації документообігу відділу або на рівні спеціального діловодства (див. Взаємозв'язки системи автоматизації документообігу канцелярії).

Взаємозв'язки системи автоматизації документообігу канцелярії)

Мал. 3. Схема обробки документа з контролем директора

Методи зв'язків із зовнішнім світом

Вище була описана робота централізованої канцелярії організації. В принципі у великій організації з великим документопотоком робота канцелярії може бути побудована за децентралізованим принципом. При цьому кожен підрозділ підприємства отримує свою частку кореспонденції, яка стосується до неї. При цьому облік вхідної кореспонденції здійснюється децентралізовано. Номери вхідної кореспонденції створюються або в єдиному нумераторі (хто перший отримав номер, той і хороший) або в номер вхідного документа включається номер підрозділу, який отримав документ, а нумератори в кожному підрозділі ведуться незалежно. Вихідна кореспонденція зазвичай завжди проходить через одне місце (принаймні поки не відомі підприємства з іншою схемою обробки вихідної кореспонденції).
Організація децентралізованого прийому вхідних документів досить поширена і в усьому світі. Досить навести приклад газети Times. При реорганізації відділу обробки листів громадян в кінці 80-их років (теж канцелярія, але спеціалізована) значна частина роботи по сортуванню кореспонденції була передана Британському поштовому відомству. Для цього газета стала приймати кореспонденцію в кілька абонентських поштових скриньок (до цього вона мала одну адресу для всієї кореспонденції). Після двох років експлуатації з'ясувалося, що число помилок в адресах (відправлено не в той абонентський ящик) становить менше 2%. Ця реорганізація дозволила скоротити кількість співробітників відділу обробки вхідної кореспонденції в 2 рази (або в 6 в порівнянні з конкуруючим варіантом). До речі, це яскравий приклад, що процес аналізу документопотоков може принести значний результат не тільки якщо він закінчується повною автоматизацією підприємства.
В роботі канцелярії поки що темним місцем залишається робота з листами громадян. У більшості випадків це ставитися до загального діловодства. Виняток становлять організації для яких робота з листами становить основну виробничу діяльність (Телерадіокомпанії, газети, журнали, інформаційні агентства та інші засоби масової інформації). При обробці листів громадян застосовуються дещо інші класифікатори. Важлива розгорнута статистика по атрибутам листів. Це ґрунтується на досвіді розробки Автоматизованої Системи Обробки Листи (АСОК) Держтелерадіо Росії (тога ще СРСР). До речі ця система досі перебуває в експлуатації, хоча і виконує дещо інші завдання, ніж раніше. У великих державних організаціях теж існує спеціальний облік листів громадян і строгий контроль за їх виконанням (приклади - Державна дума Росії, Національний банк України). Таким чином блок обробки листів громадян ще потребує дослідження і описі.

Оцінки обсягів документообігу

Даний пункт є досить коротким. Наведено деякі оцінки обсягів кореспонденції для різних організацій. Так наприклад через канцелярію центрального офісу Національного банку України за рік проходить: 16 тис. Одиниць вхідних документів (крім цього ще близько 8 тис. Документів надходять децентралізовано безпосередньо в підрозділи банку), 25 тис. Листів громадян, 24 тис. Одиниць вихідних документів. При цьому список цих документів безпосередньо в канцелярії зберігатися протягом 3 років для 90% документів, а решта 10% протягом 5 років. Тексти документів зберігаються в канцелярії (в архівному відділі канцелярії) до кінця поточного року, далі вони передаються в архів на довгострокове зберігання. Передача документів на архівне зберігання може здійснюватися і більш дрібними порціями, кілька разів на рік.
Документообіг Державної думи має дещо більший обсяг - 90-120 тис. Документів на рік. Документообіг Будинку уряду Російської федерації становить 90-110 тис. Документів на рік (ці цифри наведені без урахування листів громадян). Характерні терміни зберігання переліку документів для цих організацій - 5 років для думи і 1 рік для апарату уряду. Далі всі документи передаються в архів. На жаль підрозділ за типами документів в цих організаціях не відомо. Можна вважати те, що вхідні та вихідні представлені приблизно в рівних пропорціях.
Розрахуємо необхідні обсяги бази даних для зберігання таких обсягів документів.
Картка документа займає приблизно 2 КБ на диску (цифра характерна для складної картки документа в DOCS Open). Ще 1Кб на картку займає її індекс. Таким чином під один документ на диску потрібно 3 КБ дискового простору для даних. З огляду на те, що велика організація має потік близько 50-100 тис. Документів на рік і картка документа зберігатися протягом 3 років, то для зберігання 150-300 тис. Документів потрібно приблизно від 0.5 до 1 Мб на диску.

Звітність канцелярії про виконану роботу

Основним результатом роботи канцелярії є звіти, які вона надає керівництву підприємства про потік документів на підприємстві. Звіти умовно можна розділити на дві великі групи:

  • Оперативні. Вони виводяться або щодня або щотижня. Основне їх призначення - отримати об'єктивну картину інформації для оперативного управління.
  • Аналітичні. Вони служать для аналізу загальної картини документообігу на підприємстві. Типові періоди виведення звітів даної групи - місяць, квартал, півріччя, рік.

Розглянемо основні звіти, тобто такі звіти, які присутні практично в кожній канцелярії.
оперативні звіти

Призначення даного виду звітів - отримання інформації для оперативного управління підприємством. Вони готуються на різну глибину - від одного дня і до тижня. Основне їх зміст - список робіт, які повинні бути завершені найближчим часом. Одержувачі звітів - відповідальні виконавці та керівництво підприємства. Звіти бувають зведеними та індивідуальними. Індивідуальні звіти представляють собою зведення робіт, що належать до компетенції тієї чи іншої посадової особи. Зведений звіт - це список робіт, що знаходяться в стадії завершення на заданий період часу (можливо розділений на окремі підрозділи за різними ознаками). Зведені звіти надходять до керівництва підприємства або до керівництва канцелярії для загального контролю за процесом діловодства. Індивідуальні звіти надходять безпосередньо до виконавців або контролюючим особам.
При розгляді звітів не проводиться їх угрупування (тобто насправді звітів може бути і менше, якщо використовувати спеціалізовані фільтри). У кожного оперативного звіту повинен бути фільтр, що задає інтервал часу в який відбувається закінчення робіт. Дані цього фільтра поміщаються в заголовок звіту. Типовими прикладами таких звітів можуть бути:

  • Що закінчуються роботи по виконавцям
  • Зведений звіт по підрозділах організації
  • Зведений звіт по контрагентам
  • и т.д.
аналітичні звіти

Аналітичні звіти видають інформацію про виконану роботу. Хоча існують досить стандартні форми звітів кожна організація може захотіти мати власні форми звітів (в тому числі і матричні). Дані звіти служать для планування роботи організації в подальшому, для аналізу номенклатури підприємства списку контрагентів і т.д. аналітичні звіти можуть видаватися по окремих структурних підрозділах організації. Звіти повинні давати картину роботи підприємства за певний період часу. Отже в фільтр звіту потрібно ввести параметр - час аналізу. У ньому можна задавати або довільний інтервал часу або фіксований і зрозумілий інтервал часу:

  • За місяць (вказується місяць і рік, за замовчуванням поточний).
  • За квартал (за замовчуванням поточний квартал).
  • За рік (за замовчуванням поточний рік).

Аналітичні звіти видаються порівняно рідко. Часто їх оформляють у вигляді окремого видання та поширюють по всій організації. У зв'язку з цим до них пред'являється досить високі вимоги щодо якості оформлення. У загальному випадку вони повинні включати логотипи підприємства, герби та іншу графічну символіку. Приклади таких звітів:

  • Виконані документи по виконавцям
  • Виконані документи по контрагентам
  • Виконані документи по номенклатурі
Взаємозв'язку системи автоматизації документообігу канцелярії

Канцелярія великого підприємства є центром документообігу, але на ній документообіг не закінчується. Вона тісно пов'язана з документообігом підрозділів підприємства, з системами підтримки прийняття рішень і з архівом підприємства. У загальному випадку можна розглядати систему автоматизації документообігу організації, як центральну систему, що здійснює координацію інших підсистем документообігу, своєрідного ядра системи автоматизації виробничої діяльності підприємства.
На одному рівні з канцелярією варто архів підприємства, який служить для накопичення документів довгострокового зберігання і їх пошуку.

На одному рівні з канцелярією варто архів підприємства, який служить для накопичення документів довгострокового зберігання і їх пошуку

Мал. 4. Взаємозв'язки канцелярії та інших підрозділів організації

Канцелярія і архів підприємства
Всі документи, що проходять через канцелярію потрапляють в архів підприємства. Розглянемо організацію документів у архіві підприємства.
Всі документи поділяються на справи. Одна справа об'єднує всі документи за один рік роботи підприємства з того чи іншого пункту номенклатури справ організації. Обсяг одиниці зберігання в архіві не може перевищувати 200 сторінок. У зв'язку з цим для великих справ вводяться кілька томів. Таким чином підрозділ документів в архіві відбувається у справах, а потім по томах. Пошук інформації здійснюється як за атрибутами справ і томів, так і по атрибутам документів.
Справи в архів передаються в архів з канцелярії або окремо (по томах) або цілком по закінченню року. У будь-якому випадку справа закривається в кінці року. При цьому перевіряється повний перелік документів у справі, їх розбивку по томах. Після цього готуватися опис справ, в якій вказується список справ (по їх найменуванням), кількість томів у справі, кількість сторінок в кожному томі. Після складання опису справ за конкретний рік вони надходять на зберігання.
Терміни зберігання для різних позицій номенклатури різні. Типові терміни зберігання документів у великій організації: 1, 3 роки і 5, 10, 30, 50 років. Після закінчення терміну зберігання справи справу з архіву підприємства передається на зберігання до державного архіву (для державних організацій). Для приватних компаній після закінчення терміну зберігання справи знищуються. І той і інший процес оформляється відповідними актами. Справи в архів або на знищення надходять як єдине ціле, тобто на відміну від процесу формування архівних справ, запускається відповідна операція для всіх томів справи.

Канцелярія і документообіг рівня відділу
Документообіг на підприємстві не закінчується тільки канцелярією. Мало того він тільки починається в канцелярії, а основна частина документообігу проходить через підрозділи організації. В принципі канцелярію за рідкісним винятком не хвилює документообіг у відділах. Тільки в деяких випадках, коли на канцелярію пробують "вішати собак" за вчасно невиконані документи її серйозно хвилює стан справ у підрозділах.
На рівні підрозділів документообіг повинен дозволяти вести внутрішній документообіг і передавати справи до канцелярії і, можливо, в інші підрозділи підприємства. Документообіг рівня відділу відрізняється від документообігу рівня підрозділу тим, що справи вільно ходять в рамках підрозділу. Переходи справ між відділами всередині одного підрозділу не реєструються, але вихід справи за рамки відділу повинен відслідковуватися і реєструватися.

Канцелярія і спеціалізоване діловодство
Спеціалізованим діловодством можна вважати будь-яку спеціалізовану систему, що працює з структурованими даними, таку як бухгалтерію, торгову систему і т.д. Іноді підприємству зручно розглядати частину неструктурованого документообігу, як спеціалізовану систему діловодства. Деякі спеціалізовані системи діловодства можуть працювати з власними архівними системами (наприклад - бухгалтерія, торговельні або банківські системи і т.д.), в яких документи зберігаються в структурованому сложноорганізованную вигляді. Найчастіше такі системи характеризуються такими параметрами:

  • Вони пов'язані з основною виробничою діяльністю організації.
  • На них існують жорсткі маршрути проходження документів (можна і потрібно застосовувати системи жорсткої маршрутизації).
  • Вони працюю з структурованими документами.
  • Документи піддаються складної і специфічної обробки або мають розвинену семантику, яку потрібно програмно перевіряти і підтримувати (контракт-рахунок-накладна).

З маршрутів обробки документів можливий вихід в загальну систему діловодства, наприклад, для обговорення проекту документа або для отримання довідок з інших відділів або підрозділів підприємства. Загалом діловодстві основна схема роботи із завданнями і документами - це вільна маршрутизація. Воно відповідає за збір і розподіл інформації, за зв'язки з зовнішніми організаціями (поза основного виробничого процесу). У всі спеціалізовані системи діловодства від неї є відростки для обміну інформацією.
[ назад ] [ Зміст ] [ вперед ] Увага! Будь-який з матеріалів, опублікованих на цьому сервері, не може бути відтворений в якій би то не було формі і якими б то не було засобами без письмового дозволу власників авторських прав. Детальніше ...

Главная Партнеры Контакты    
Cистема управления сайта от студии «АртДизайн»