Номенклатура справ відділу кадрів

1. Сутність і функціональне значення номенклатури справ
2. Ключові функції номенклатури справ
3. Номенклатура справ та її різновиди
4. Вимоги до складання номенклатури справ організації
5. Експертиза цінності при номенклатурі справ
6. Номенклатура справ для організації
7. Методичні рекомендації щодо складання номенклатури справ організації
8. Зміст номенклатури справ
9. Робота з номенклатурою справ
10. Система обліку при номенклатурі справ
11. Терміни зберігання документів при складанні номенклатури справ організації
12. Організаційно-розпорядчі документи в номенклатурі справ
13. Зберігання даних в номенклатурі справ
14. Договірні документи і їх значення для номенклатури справ
15. Штатний розклад в номенклатурі справ
16. Облік особистих карток працівників в номенклатурі справ організації

Нерідко на практиці можна зіткнутися з необхідністю пошуку певної інформації, яка може бути датована досить значними термінами. І набагато гірше, коли відомості необхідно знайти в стислі терміни, а через невірно складеної системи діловодства дана задача практично нездійсненна. Кожна організація повинна вести власну номенклатуру справ. Про те, що являє собою дана система, які вимоги до неї висуває законодавець, і який вплив на роботу компанії вона надає, поговоримо далі.

Дані з особового складу, наявні в розпорядженні кадровою службою, містять персональні відомості працівників і мають особливе значення. Наприклад, такі документи підтверджують трудовий стаж з усіма його особливостями, включаючи шкідливі, важкі або небезпечні умови праці.

З огляду на велику цінність містяться в них відомостей, кадрова інформація повинна міститися в певних умовах, що забезпечують їх захист від шкідливих впливів навколишнього середовища, пошкоджень і втрати. При цьому всі папери зберігаються відповідно до певної системою, сформовані у справи.

Читайте також: Значна частина даних кадрового призначення має тривалі терміни зберігання та в разі, наприклад, ліквідації організації підлягає передачі в архів. Тому до них періодично доводиться звертатися для наведення довідок соціально-правового характеру.

► номенклатура справ організації 2018: зразок

Отже, організація роботи з інформацією, що стосується роботи кадрової служби, повинна створювати такі умови, при яких інформація буде формуватися і зберігатися таким чином, щоб ними легко було користуватися в поточній роботі, а при передачі на архівний облік не доводилося проводити серйозну роботу по їх упорядкуванню .

Сутність і функціональне значення номенклатури справ

Основою успішної діяльності будь-якого господарського суб'єкта вважають грамотно проведену систематизацію всіх основних відомостей, що стосуються робочих процесів. Не дивно, що аналогічний принцип з успіхом застосовується і до діловодства в компанії.

Організація інформаційної роботи з тими наказами, які вже були виконані неможлива без правильної систематизації кожного паперу по датам. Зважаючи на це, основою систематизації діловодства і буде їх вірна класифікація.

Читайте також:

номенклатура справ являє собою систему, яка відповідає за перелік усіх найменування справ і угод, які були виконані в рамках робочого процесу організації. При цьому, обов'язкова вимога полягає в тому, щоб список паперів було систематизовано по датах, з обов'язковим зазначенням термінів життя кожної довідки, і відповідав всім вимогам, що висуваються на законодавчому рівні.

Номенклатура оформляється відповідно до «Основних правил роботи архівів» і «Типової інструкції з діловодства». Саме ці два нормативу є основою для складання юридично вірною системи. Варто відзначити, що вона обов'язкова для всіх суб'єктів господарювання незалежно від їх діяльності та функціонального призначення.

Дана система є обов'язковою і має величезну значимістю для подальшого ведення діяльності господарської структури.

Ключові функції номенклатури справ

Номенклатура сама по собі відноситься до документації багатоцільового призначення. Зважаючи на це, даний систематизований перелік має масу найважливіших функцій, серед яких можна виділити наступні:

• Завдяки грамотно складеної номенклатурі встановлюються конкретні терміни для утримання тих чи інших даних в залежності від їх значення для подальшої діяльності компанії;
• Система виступає в якості основного механізму, завдяки якому можна отримати доступ до пошуку необхідних відомостей, що містяться в каталогах або окремих папках;
• Систематизований перелік допомагає визначити цінність даних для компанії і сприяє полегшеному проведення відповідної експертизи;
• Завдяки цьому принципу діловодства встановлюється і закріплюється конкретна індексація для відомостей різного походження;
• Тут зберігаються всі дані, які носять тимчасовий характер і повинні знаходиться на обов'язковому зберіганні на термін до 10 років;
• Завдяки грамотно складеного переліку з'являється можливість без проблем визначати, які дані ще можуть знадобитися в процесі роботи компанії, а які підлягають знищенню через минулих термінів зберігання.

Читайте також:

Номенклатура справ та її різновиди

Система обліку, яка активно використовується в процесі господарської діяльності кожним суб'єктом має кілька різновидів, кожна з яких може бути застосована в залежності від потреб компанії і вимог законодавчої бази.

1. Типова

Даний формат відносять до категорії нормативної документації, оскільки він дозволяє визначити і встановити конкретний склад справ і угод, які заводяться в діловодстві компанії, але за умови, що її діяльність вузьконаправлена, а сама організація вважається однотипної.

2. Орієнтовна

Даний перелік носить рекомендаційний характер, і може бути використаний в роботі господарюючого суб'єкта на розсуд керівництва. Цей різновид вказує приблизний склад усіх справ, які підлягають реєстрації в компанії.

За своєю суттю, вищевказаний вид систематизації розробляється за рахунок спеціальних служб забезпечення управління компаній, які мають вельми розширену мережу підрозділів і філій. Зважаючи на наявність даного факту, перелік являє собою методичні покажчики для подальшої роботи.

Читайте також:

При цьому, з усіма угодами, які підлягають обов'язковому вказівкою в номенклатурі, будуть перенесені з урахуванням їх специфіки та тимчасового відрізка, в перебігу якого вони повинні знаходиться на обліку.

3. Індивідуальна

Зазначена система складається завдяки активній і тісної взаємодії між керівним персоналом всіх підрозділів і філій організації і співробітників служб документаційного забезпечення. Тісна співпраця в даному випадку дозволяє спрогнозувати, які відомості щодо роботи структури можуть з'явиться в доступному для огляду майбутньому.

Даний перелік для кожного господарського суб'єкта буде індивідуальним, і в першу чергу буде залежати від конкретного робочого процесу, який був застосований, і його результатів. Завдяки такому підходу можна дати прогноз на подальший розвиток компанії при збереженні поточних умов.

В цілому ж, при складанні номенклатури будуть враховуватися дані установчої документації, яка погоджена усіма власниками фірми, штатний розклад та іншими домовленостями, узагальнюючими положення про структурні підрозділи фірми.

Вимоги до складання номенклатури справ організації

Відповідно до діючих правил і принципами, процес складання номенклатури повинен закріпити певний обсяг інформації, що стосується робочих процесів в компанії. При цьому дані по кожному окремому справі повинні бути згруповані за відповідними ознаками і класифікації.

По суті, групування дозволяє зібрати конкретний перелік даних в окрему справу, позначене як «первинний комплекс». І таких комплексів може бути декілька залежно від системи діловодства компанії.

Кожен масив інформації повинен знаходиться під певним заголовком, що дозволить істотно спростити систему пошуку необхідних відомостей по конкретній справі. Крім заголовка, необхідно також враховувати тимчасові проміжки, виділені для збереження тих чи інших даних.

Читайте також:

Далеко не вся інформація, що стосується роботи виробничої структури може бути включена в номенклатуру. Тут все буде залежати від того, наскільки цінні відомості містяться в тій чи іншій справі. А допомагає встановити цінність документів спеціально призначена експертиза.

Експертиза цінності при номенклатурі справ

Всі папери, створені кадровою службою, або залишаються на тривалий архівний облік, або зберігаються протягом короткого терміну і потім виділяються до знищення.

При цьому визначення того, які саме дані підлягають подальшому зберіганню, а які можуть бути знищені за непотрібністю, буде залежати від проведеного експертного аналізу по відношенню до всіх справ, які були реалізовані компанією.

У діловодстві організації експертиза цінності проводиться:

• при складанні системи документообігу;
• в процесі формування справ;
• при підготовці справ до передачі в архів.

Читайте також:

Номенклатура справ для організації

Потреба в зручному і швидкому пошуку даних минулих років виникає нагальна потреба розподілу їх за певними групами. Їх називають первинними комплексами, або справами.

Для правильного формування певних інформаційних масивів в конкретні справи, в кожної компанії повинен бути розроблений спеціальна система делопроізводства- номенклатура справ . У ній визначається склад справ, що формуються в підрозділах організації, і встановлюються час їх оберігання.

У компанії, що нараховує трохи більше 20 людина, кадрових даних створюється мало. Плинності практично немає - сімейний бізнес. Та й відомості розпорядчого характеру видаються тільки в крайньому випадку.

Функції кадровика виконує помічник директора. Він же є відповідальним за облік всіх паперів, що стосуються роботи кадрової служби. Чи є сенс створювати номенклатуру справ з особового складу? Як зберігати справи, якщо в організації не створений архів?

Стаття 13 Федерального закону від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» передбачає право (але не обов'язок) організацій і громадян створювати архіви з метою заощадження архівної інформації, утвореної в процесі їх діяльності.

Однак ст. 17 цього ж Закону говорить, що організації зобов'язані забезпечувати збереження деяких важливих механізмів діловодства, в т. Ч. Даних по особовому складу, протягом встановленого часу, визначеного нормативними правовими актами. Забезпечити ж збереження без організації їх оперативного та архівної обліку неможливо.

Читайте також:

Для подальшого заощадження і використання інформації в довідкових цілях в першу чергу необхідно їх систематизувати. У справи вони формуються відповідно до вимог. Якщо дана система в організації ще не затверджена, її необхідно якомога швидше реалізувати на практиці.

Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, що формуються в діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання.

Якщо в організації не виділено спеціальне приміщення (не створений архів), необхідно забезпечити нормальні умови хоча б для оперативного зберігання в структурних підрозділах. Не слід забувати про можливість роботи на договірній основі з державними і муніципальними архівами.

Методичні рекомендації щодо складання номенклатури справ організації

Систематизований перелік складається на майбутній рік, тому служить свого роду планом групування інформації в певні справи (каталоги). Він складається і затверджується в кінці календарного року та вводиться в дію з 1 січня нового року.

Організація утворилася в березні 2010 р Відразу був створений відділ кадрів, прийняті працівники в усі структурні підрозділи. До кінця літа планується укомплектувати штат повністю. Виходить, що до кінця року в відділі кадрів накопичиться досить велика кількість паперів і довідок. Протягом якого часу повинна бути розроблена номенклатура справ?

З першого ж дня роботи в організації оформляються різні накази і вказівки, в т. Ч. І з особового складу. У першому календарному році роботи організації співробітникам, які відповідають за діловодство, необхідно починати формувати справи, ще не маючи затвердженої системи обліку. В цьому році необхідно забезпечити документообіг за всіма даними, що утворився в діяльності такої організації.

В кінці першого календарного року роботи на підставі накопиченої інформації про те, які папери створюються в кожному структурному підрозділі, повинні бути підготовлені номенклатури справ (по підрозділах і зведена), які в подальшому будуть уточнюватися і доповнюватися.

Читайте також:

Якщо в організації є структурні підрозділи, то спочатку розробляється система діловодства для них. Потім на їх основі - зведена показники. Таким чином, номенклатура справ відділу кадрів - це розділ зведеного номенклатури справ підприємства.

Механізми діловодства в відділі кадрів (див. Додаток) складаються за встановленою формою, що міститься в Основних правилах роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002).

Зміст номенклатури справ

Змістовна частина номенклатури справ є таблицею, яка заповнюється з деякими особливостями.

Приклад оформлення номенклатури справ (фрагмент)

Збільшити верхню фрагмент

Збільшити нижній фрагмент

завантажити приклад

Робота з номенклатурою справ

Номенклатура справ ведеться протягом календарного року, на який вона затверджена. Це означає, що в неї повинна вноситися необхідна інформація.

Читайте також:

Заповнення змістовної частини номенклатури справ

№ п / п

Назва графи

Особливості заповнення графи

1

індекс справи

У графі вказуються діловодних індекси справи.

Індекс справи включає:

• індекс структурного підрозділу за класифікатором підрозділів або індекс напрямки діяльності (при відсутності структурних підрозділів);
• порядковий номер усередині справи даного структурного підрозділу або напряму діяльності.

Таким чином, індекс справи складається з двох частин, показуючи, в якому структурному підрозділі воно сформоване. Наприклад, 04-04, де 04 - індекс структурного підрозділу - відділу кадрів, 04 - порядковий номер справ в даному підрозділі, наприклад, "Накази по особовому складу"

2

заголовок справи

У графі вказуються заголовки справ у певній послідовності.

Порядок розташування заголовків всередині розділів і підрозділів визначається важливістю входять в справу паперів.

Так, спочатку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу інформацію, далі - заголовки справ, що містять планові і звітні відомості, потім - інші заголовки в порядку убування дат за всіма наявними даними

3

Кількість од. хр.

Графа заповнюється після закінчення календарного року, коли справи за минулий рік сформовані і став відомий їх обсяг

4

Час заощадження і № статей за переліком

При заповненні цієї графи після проставлення дат для справи необхідно дати посилання на відповідну статтю Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням тимчасового відрізка, в перебігу якого вони повинні бути враховані

5

Примітка

У графі проставляються різні позначки, наприклад, про заклад справ, про перехідні справи, про знищення справ, їх вилучення, втрати і т. П.

завантажити таблицю

В кінці травня загальна кількість аркушів, поміщених в справу, склало вже 207 штук. Згідно з правилами в одну справу може бути вміщено не більше 250 аркушів. Що робити, якщо їх набереться більше?

Дійсно, є правило, що в одну справу поміщається не більше 250 аркушів. У ситуації, коли протягом року створюється більша кількість паперів, необхідно формувати новий том. При цьому в кінці року потрібно буде заповнити графу 3 «Кількість од. хр. », т. е. кількість справ.

В цьому випадку в графу 3 вносяться дані про крайніх датах зберігання кожного тому, наприклад:

Т. 1. 11.01-30.06.2009

Т. 2. 01.07-29.12.2009.

У графі 5 «Примітка» проставляється відмітка «Перехідний» для перехідних справ, які ведуться протягом кількох років (особисті справи, трудові договори, справи з локальними нормативними актами, наприклад, правилами внутрішнього трудового розпорядку, трудові книжки та ін.).

Читайте також:

У цю графу також вноситься інформація про формування справ: як тільки в справу підшивається хоча б один лист, в графі «Примітка» навпроти заголовка справи робиться запис: «Заведено». Внесення таких записів необхідно для контролю і обліку.

Якщо протягом року виникають накази, які раніше не були передбачені систематизацією, необхідно в кінець номенклатури внести новий запис - заголовок справи, що відображає склад і зміст нового масиву інформації на заощадження.

Система обліку при номенклатурі справ

Наша порада

При оформленні номенклатури справ залишайте в кожному її розділі резервні номери (вільне місце). Їх можна буде використовувати в подальшому для внесення заголовків справ, не передбачених в номенклатурі, але сформованих протягом календарного року

У номенклатуру справ включаються всі папери (накази, Розпорядження и т.д.), что створюються в кадровій службі и надходять в цею Підрозділ від ПРАЦІВНИКІВ организации, других підрозділів, керівніцтва, кроме Друкований видань. Чи включаються в номенклатуру справ і відомості облікового характеру, в т. Ч. Облікові і реєстраційні журнали, картотеки, бази даних.

У діяльності кадрової служби формуються наступні дані:

• локальні нормативні акти (правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про захист персональних даних працівників, про систему оплати праці, про відділ кадрів, посадові інструкції та ін.);
• інформація розпорядчого характеру (накази по особовому складу, накази, розпорядження з основної діяльності та ін.);
• відомості за договорами (трудові договори, додаткові угоди до трудових договорів, угоди);
• облікова інформація по персоналу (особиста картка Т-2 або Т-2ГС (МС), особисті справи, якщо вони ведуться в організації, списки працівників, облікові і реєстраційні журнали, наприклад, журнали реєстрації наказів, трудових договорів, журнали обліку відпусток, відряджень і ін.);
• інформаційно-довідкові (папери, що є підставами для видання наказів по особовому складу (заяви, доповідні і пояснювальні записки та ін.), листування з кадрових питань, довідки та ін.);
• персональні дані працівників (копії паперів, що засвідчують особу працівника, його кваліфікацію, укладення (довідки) про стан здоров'я та ін.);
• норми і акти, що створюються колегіальними органами (протоколи засідань атестаційних та конкурсних комісій, акти та ін.).

Читайте також:

● Посадова інструкція фахівця з кадрів

Наведений перелік не є вичерпним, але він дає уявлення, які масиви інформації складають поняття «документи з особового складу» і що повинна включати номенклатура справ кадрової служби.

Щоб правильно скласти систему діловодства для відділу кадрів в організації, потрібно знати правила формування справ, оскільки саме вони визначають склад конкретних відомостей і структуру самого заголовка справи.

Терміни зберігання документів при складанні номенклатури справ організації

Найважливіше, що потрібно враховувати при формуванні справи, - це терміни зберігання, оскільки в одну справу можна поміщати тільки ті папери, щодо яких визначені однакові умови і дати.

правило

Якщо в одну справу необхідно помістити відомості з різними термінами зберігання, справи необхідно привласнити той час, який є максимальним.

Основним нормативним актом для визначення термінів зберігання є Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням конкретних часових відрізків, затв. Росархивом 06.10.2000 (далі - Перелік).

У вказівках щодо застосування Переліку сказано, що тимчасові терміни зберігання застосовуються всіма організаціями. При цьому строки можуть бути збільшені організацією, а от зниження термінів зберігання не допускається. Постійний облік застосовується тими організаціями, інформація яких надходить на державне або муніципальне зберігання до відповідних архіви.

Читайте також:

Для організацій, які не є джерелами комплектування архівних установ, передбачений наступний порядок зберігання, для яких у Переліку встановлено постійне час обліку:

Тип організації

Порядок зберігання документів

Державні і муніципальні

10 років

недержавні

Не менш 10 років

скачать таблицю

Подальше час обліку визначається відповідно до чинного законодавства і необхідністю практичного використання інформації про діяльність господарського суб'єкта.

Певні категорії паперів (установчі, про підсумки діяльності та перспективи розвитку та ін.) Слід зберігати в організаціях усіх форм власності до їх ліквідації (у графі 4 номенклатури справ вказується термін зберігання «До ліквідації організації» або «Постійно», але з поясненням, що вони будуть зберігатися до ліквідації організації).

Читайте також:

Організаційно-розпорядчі документи в номенклатурі справ

Перелік виділяє наступні розпорядчі документи:

розпорядчі дані

часовий відрізок

Стаття Переліку

Накази (розпорядження) з основної діяльності

постійно

6а

Накази (розпорядження) з особового складу

75 років ЕПК

6б

Накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань

5 років

6в

скачать таблицю

Відмітка «ЕПК» ( «Експертно-перевірочна комісія»), проставлена ​​в Переліку окремих видів паперів, має на увазі, що для них термін зберігання не встановлено остаточно. Частина з них може мати науково-історичне значення, і, отже, для якоїсь окремої частини справи термін зберігання може бути продовжений.

Відмітка «ДМН» ( «До відпадання потреби») означає, що містяться в справі відомості мають тільки практичне значення і зберігаються в організації до того часу, поки не відпадає в них потреба (але не менше одного року).

Наприклад, дати обліку «До відпадання потреби» встановлені наказом (розпорядженням) по основній діяльності, надісланим до відома. Оскільки накази (розпорядження) з основної діяльності служби кадрів отримують в копіях зі служби діловодства, вони в кадровій службі повинні складати окрему справу з терміном зберігання «ДМН».

Читайте також:

Оригінали цих наказів зберігаються в службі діловодства організації, складаючи самостійний процес в діловодстві, і мають термін зберігання «Постійно».

Заголовок справи в цьому випадку формулюється так: «Накази суспільства по основній діяльності. Копії »або:« Розпорядження голови міста з основної діяльності. Копії ».

Конкретні найменування організацій в заголовок справи не включаються, замість них використовуються загальні слова, що позначають тип організації: підприємство, компанія, суспільство, адміністрація та ін. Включення слова «Копії» в заголовок справи, якщо в нього поміщаються не оригінали, а копії, є обов'язковим .

Зберігання даних в номенклатурі справ

Зверніть увагу!

Таблицю наказів по особовому складу з зазначенням термінів зберігання см. На www.pro-personal.ru

Отже, накази (розпорядження) з особового складу згідно з Переліком поділяються на два масиви: з терміном зберігання 75 років ЕПК і з терміном зберігання 5 років.

Перелік визначає склад наказів (розпоряджень), що потрапили до другої групи. Це накази (розпорядження) про надання чергових і навчальних відпусток, чергуваннях, стягнення, короткострокових внутрішньоросійських відрядженнях.

Зазначені накази мають термін зберігання 5 років. З цього випливає, що всі інші накази (розпорядження) з особового складу мають термін зберігання 75 років ЕПК і відповідно повинні виділятися в окремий масив і поміщатися в окрему справу.

Читайте також:

Які саме накази (розпорядження) відносяться до наказів по особовому складу з терміном зберігання 75 років?

Нормативні дані не дають відповіді на це питання, але виходячи з тривалого терміну зберігання цих документів можна стверджувати, що це ті накази (розпорядження), які в подальшому можуть використовуватися для задоволення соціально-правових запитів громадян, т. Е. Для отримання інформації про трудовий стаж, заробітну плату, нагороди та ін.

Розпорядження щодо кадрового складу в номенклатурі справ

Тематику наказів (розпоряджень) з особового складу можна визначити приблизно так:

• прийом на роботу (призначення або обрання на посаду, укладення трудового договору);
• звільнення (припинення трудового договору);
• переклад на іншу роботу;
• заохочення працівників;
• встановлення розміру оплати праці (надбавок до посадового окладу (за суміщення, особливий характер праці, стаж роботи та ін.), доплат);
• надання відпусток без збереження заробітної плати;
• надання відпусток по догляду за дитиною;
• зміна персональних даних працівника (в зв'язку з вступом у шлюб, розірванням шлюбу, зміною імені та ін.);
• привласнення класного чину державним (муніципальним) службовцям;
• напрямок в закордонні відрядження;
• напрямок в тривалі відрядження всередині країни;
• проходження практики студентами (якщо в цей період їм виплачується заробітна плата і сплачуються страхові внески в ПФР).

Зверніть увагу!

Не можна все накази (розпорядження) з особового складу поміщати в одну справу.

Оскільки накази (розпорядження) з особового складу підрозділяються на два масиви за термінами зберігання - 75 років ЕПК і 5 років, - кадрові служби повинні формувати їх в різні справи і вести їх реєстрацію окремо.

Заголовки цих наказів можуть бути сформульовані наступним чином:

1. Накази по особовому складу (прийом, переклад, звільнення та ін.) »(З терміном зберігання 75 л. ЕПК, ст. 6б Переліку);
2. «Накази по особовому складу (чергові та навчальні відпустки, стягнення та ін.» (З терміном зберігання 5 років, ст. 6б, прим. 2 Переліку).

Якщо в організації помилково всі накази (розпорядження) з особового складу поміщаються в одну справу, то при передачі на архівне зберігання такі справи необхідно буде переформовувати.

Читайте також:

Договірні документи і їх значення для номенклатури справ

До важливої ​​категорії документів з особового складу відносяться трудові договори і угоди про зміну трудових договорів. Якщо в організації на працівників ведуться особисті справи, то трудові договори, як і угоди про їх зміну, поміщаються в особисті справи працівників.

Якщо особисті справи не ведуться, необхідно формувати окрему справу під заголовком «Трудові договори, угоди з працівниками» (термін зберігання - 75 років ЕПК, ст. 338 Переліку).

При великій чисельності персоналу, можливо, доведеться сформувати кілька справ з такою назвою і розділити трудові договори за алфавітом прізвищ, наприклад:

«Трудові договори, угоди з працівниками (А - К) (том 1)»;

«Трудові договори, угоди з працівниками» (Л -Я) (том 2) ».

Оскільки угода про зміну трудового договору є його невід'ємною частиною, які укладають із працівником угоди про зміну трудового договору необхідно долучати до відповідних договорів.

Читайте також:

Справи з трудовими договорами працюючих співробітників будуть перехідними, про що необхідно зробити позначку в графі «Примітка» номенклатури справ .

Як надходити з трудовими договорами працівників, звільнених в календарному році?

При звільненні працівника з організації його трудовий договір разом з угодами про зміну договору необхідно вилучити зі справи з діючими трудовими договорами і помістити в окрему справу «Трудові договори зі звільненими працівниками» (термін зберігання - 75 років ЕПК). Така справа буде формуватися в організації також щорічно.

Якщо кількість скорочуваних досить велике, то протягом року потрібно сформувати кілька справ (томів) з трудовими договорами звільнених працівників. Їх необхідно розділити за алфавітним принципом, т. Е. Так само, як і діючі трудові договори.

Штатний розклад в номенклатурі справ

Штатний розклад оформляється за уніфікованою формою № Т-3, затв. наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1. Даною формою передбачений гриф обмеження доступу до штатного розкладу наказом керівника.

Наказ про затвердження штатного розкладу є наказом по основній діяльності, а саме розклад буде додатком до нього. Оригінали наказів по основній діяльності разом з додатками, як правило, складають справу, що формується в службі діловодства. І на практиці відділ кадрів отримує штатний розклад в копії.

Цей документ може бути поміщений в справу з наказами з основної діяльності, але оскільки до штатного розкладу кадрова служба працює постійно, воно може бути виділено в самостійну одиницю зберігання. Заголовок справи в цьому випадку повинен бути сформульовано таким чином: «Штатноераспісаніе і зміни кинему. Копії ».

Облік особистих карток працівників в номенклатурі справ організації

Ще одна особливість формування справ пов'язана з особистими картками працівників (уніфікована форма № Т-2). Особова картка - основний обліковий документ в системі кадрової документації.

Читайте також:

Основним правилом заощадження даних документів є те, що особисті картки повинні складати самостійний масив.

правило

Особисті картки включати до складу особистих справ не можна

Особисті картки працюючих співробітників складають картотеку, що формується за алфавітом прізвищ або по структурних підрозділах, а всередині цих розділів - за алфавітом. Для відображення даних документів в номенклатуру справ вводиться позиція «Особисті картки працівників (форма Т-2)» з позначкою «Перехідний» в графі «Примітка».

Як надходити з особистими картками працівників, звільнених в календарному році?

При звільненні працівника особова картка закривається і переміщається в справу «Особисті картки звільнених працівників».

Такі картки поміщаються в спеціальну папку з клапанами, що не має кріплення (щоб не робити отворів в картках за допомогою діркопробивача), за алфавітним принципом або переплітаються. Якщо картки переплітаються, слід мати на увазі, що ліве поле цього документа дуже вузьке і потрібно стежити, щоб частина записів не потрапила в халепу.

Якщо особистих карток протягом року влаштуватися дуже багато, і вони не поміщаються в одну папку, їх потрібно розділити на кілька справ за алфавітним принципом так само, як і трудові договори.