Опис можливостей програмного комплексу
ОБОРОТ ™ (версія 2.0)
Програмний комплекс ОБОРОТ ™ призначений для здійснення обліку товарів і фінансів оптового і (або) роздрібного торговця.
Основа обліку це: довідник товарів, довідник партнерів, план рахунків, накладні і проводки.
Довідник товарів .Неограніченний за розміром довідник товарів. Найменування товару має максимальну довжину 250 символів. Опціональний введення маси й обсягу товару передбачає функціонал, призначений для розрахунку собівартості імпортованого товару.
Довідник партнерів .Предполагает перерахування всіх клієнтів і постачальників. Довідник має досить великий список реквізитів для кожного партнера.
План рахунків. Для опису так званих центрів відповідальності призначений небухгалтескій план рахунків. Це деревоподібна структура, яка описує структуру підприємства. Тут заводяться всі каси, все розрахункові рахунки, все склади, всі рахунки партнерів. Крім того тут же заводяться всі видаткові рахунки, наприклад «Транспортні витрати», «Витрати на зв'язок» і так далі.
Накладні. Реєстр накладних містить весь список документів руху товару. Одним з реквізитів накладної є її тип: внутрішня, прибуткова, видаткова або поворотна, однак хочемо звернути увагу на те, що всі накладні знаходяться в одному списку, що дає можливість виробляти досить гнучкі вибірки і сортування по масі різних критеріїв. Накладна в термінах програми відповідає на п'ять основних питань обліку руху товару: «коли», «звідки», «куди», «що» і «за якою ціною».
Проводки. Якщо для обліку руху товару призначені накладні, до для обліку руху грошей використовуються проводки. У загальному випадку це список документів руху грошей. Відповідно проводка відповідає на чотири питання обліку грошей: «коли», «звідки», «куди», «скільки». Механізм грошових проводок дозволяє враховувати готівку в будь-якій валюті в будь-якій кількості кас, безготівкові кошти на розрахункових рахунках, фіксувати взаєморозрахунки з партнерами, миттєво отримувати баланс на будь-яку дату. Можливий також облік витрат на підприємстві з подальшим аналізом.
Вищеописані пункти це ядро системи. Заповнивши три довідника вже можна виписувати і роздруковувати накладні та вести фінансовий облік. Розглянемо докладніше підсистеми програми, які дозволяють зробити облік гнучкіше і простіше.
товарні довідники
Ієрархічний довідник типів (груп) товарів. Дозволяє класифікувати товари в деревовидний вид. Корисний в звітах - дозволяє робити вибірки по конкретним групам товарів.
Довідник товарів. Містить масу корисних реквізитів. Наприклад обсяг і вага товару. Корисний підприємствам, які розмитнюють свій товар, дозволяють гнучко прораховувати собівартість позицій.
Товарні норми. Н орма товарів - це мінімальний залишок будь-якого товару, який повинен бути постійно в торговому залі, складі і т.д. Вельми корисний для того, щоб на ваших складах було рівно стільки товару, скільки вам необхідно. Економить ваші гроші за рахунок того, що ви зменшуєте затоварення, дозволяє не втратити гроші зарахунок того, що на вашому складі в потрібну хвилину не опиниться якийсь ходової позиції.
Виробник. Дозволяють вести продаж товару по БАРКОД. Це економить час, потрібний для введення накладної.
облік грошей
Довідник валют. Програма мультивалютна, дозволяє вести облік в будь-яких валютах в різних комбінаціях. Все що вам необхідно - вчасно заводити новий курс, коли він змінюється. Це економить ваш час, вам не треба замислюватися за яким курсом ввести ціну товару, програма вважатиме це для вас сама бо калькулятор, що лежить біля вашої клавіатури це зло.
Баланси перед вашими очима. Програма веде оперативні баланси по клієнтам. У будь-яку секунду, наприклад під час оформлення видаткової накладної ви можете перевірити баланс клієнта.
Товарні кредити і відстрочки. У довіднику партнерів є два поля - кредит і відстрочка, дозволяють для клієнта встановити розмір товарного кредиту і (або) кількість днів відстрочки платежу. Залежно від вимоги замовника програми можна гнучко налаштовувати роботу з урахуванням цих обмежень. Наприклад є можливість настройки неможливості виписати накладну на клієнта з боргом, що перевищує кредит, або отримати звіт за планом надходження грошей від клієнтів в залежності від відстрочок платежів.
Управління цінами на товари і послуги
Скільки завгодно прайсів в будь-яких валютах. Прайси ведуться на конкретну дату. Це означає, що якщо ви вирішите наступного понеділка поміняти ціну на одну або кілька товарних позицій, ви це можете зробити вже зараз. Наступного понеділка буде вже нова ціна автоматично. Прайси вельми широко використовуються при виписці накладних, коли ціна в накладну підставляється автоматично.
Ціноутворення. Дозволяє після введення нової прибуткової накладної поміняти ціни в прайсах щодо нових цін в накладній, націнки на товар і зміні поточного курсу валют. Економить ваш час і, можливо, гроші, адже це дуже неприємно, торгувати товаром за старою ціною, коли нові вхідні ціна зросла.
Знижки на товари. Дозволяє встановити знижку на товар або товарну групу на якийсь термін. Дуже корисно для розпродажів акційного товару.
Знижки партнерам. Можна для кожного клієнта вказати знижку (націнку) на конкретну товарну групу. Дозволяє зменшити відповідальність менеджера, виписуючи видаткову накладну, збільшити гнучкість ціноутворення для конкретного клієнта, активно працює з вами по конкретній групі товару.
Ваші клієнти і постачальники
Довідник партнерів. Для роботи з партнерами вам потрібно ввести тільки найменування. Опціонально можна заводити більше 30 реквізитів, таких як адреса, телефон, банк, реквізити для виписки рахунків, видаткових та податкових накладних.
Відповідальні менеджери. Є можливість закріплювати партнеру відповідального менеджера. В даному випадку з'являється можливість дивитися звіти по клієнтах в розрізі відповідального менеджера.
Виписка накладних.
Повний контроль руху товарів. Ви зможете, вести облік закупівель і продажів товарів, поєднуючи різні підходи реалізації на вашому підприємстві: оптова та / або роздрібна торгівля; товарні кредити і товари, віддані на реалізацію; операції в торговому залі; торгівля за безготівковим розрахунком; реалізація товару в різних валютах (відображення надходження товару в одній валюті, а реалізації - в інший).
Партійний облік. Програма дозволяє вести як облік по партіях так і автоматичне списання товару за методом FIFO (спочатку спісиватся найстаріший товар)
Відсуньте миша. Весь функціонал, який використовується при введенні накладних можна робити тільки з клавіатури. Миша не потрібна. Це економить час менеджера.
5 секунд на введення шапки накладної. Саме стільки (або менше) часу потрібно щоб ввести шапку накладної.
Пошук товару в накладній. При пошуку товару для накладної використовується поняття маски найменування товару. Наприклад, для того, щоб ввести в накладну товар «Картридж для стр. Принтера № 22 HP DJ 3920/3940 / D1360 / D2360 / D1460 / D1560 / D2460 / F380 / 4180 OfficeJet 4355/5610 Кольоровий (C 9352 AE)» досить ввести «9352»
Майстер підстановки цін. При введенні накладних активно використовується майстер підстановки цін. Це інструмент, який в залежності від різних критеріїв поставляє в накладну ціну товару. Критеріями можуть бути: ціна з прайсу, валюта прайса, курс валют, остання ціна на даний товар для даного клієнта, склідка і багато інших.
Друк накладних. Природно, при введенні накладної її можна тут же роздрукувати. Є кілька стандартних форм роздруківки, крім того під замовлення можна прямо в офісі замовника спроектувати нові форми.
Безготівковій розрахунок
У програмі реалізований повноцінний безготівковий розрахунок. Це означає що ви можете виписати рахунок, автоматично з рахунку створити витратні і податкові накладні. Також є можливість створити рахунок з видатковою накладною. Природно, всі ці документи можна роздрукувати. При друку цих документів можна вибрати кілька варіантів роздруківок, наприклад форму для неплатника ПДВ. Безготівковий розрахунок, реалізований в програмі - мультіреквізітний. Це означає що ви можете оформити рахунок від будь-якого (вашого) преприятия, зазначеного в справчніке реквізитів.
Звіти.
Багато в чому ефективна робота підприємства залежить від оперативного отримання достовірної і повної інформації про його роботу для подальшого аналізу і стратегії розвитку або збереження бізнесу. Таку інформацію можна отримати, використовуючи різні типи звітів, які реалізовані в нашій програмі:
Звіти по реалізації товарів за будь-які проміжки часу
Звіти по грошовим залишках і руху грошових коштів
Звіти по прибутку і рентабельності підприємства, точок реалізації товару;
Звіти по видатках на підприємстві
Звіти по клієнтах
Аналітичні звіти на майбутні періоди (аналізуючи продажу за обраний Вами проміжок часу, можна прогнозувати наступні обсяги продажів);
Розрахунок рентабельності торгових точок / розрахунок валового доходу
Переобліку.
Програма дозволяє роздрукувати бланки переоблікової відомості для працівників магазину, за якими буде проводитися перерахунок товару в залишках. Потім заповнені вручну відомості переобліку вводяться в програму і програма видає форми з розбіжностями залишків «за фактом» і «за програмою». Буквально за хвилину дані розбіжності можна в автоматичному режимі трансформувати в коригувальні накладні, які вирівнюють залишки, дозволяючи розрахувати суму (і кількість) недостачі і надлишку. Є також звіти, за допомогою яких можливо бисть знайти пересорт, і виправити його.
Замовлення.
Програма дозволяє формувати замовлення товарів для закупівлі на підставі результатів продажів попереднього періоду, а також, відстежувати позиції, залежуються в магазині. Для цього призначені звіти, що дозволяють проаналізувати продажу за певний проміжок часу, поточні залишки товарів і товарні норми по кожній позиції .Існують також форми для обробки замовлень клієнтів, формування бланка замовлення і імпорт замовлень з Excel.
Зарплата.
Існує гнучка і легко настроюється система розрахунку заробітної плати. Залежно від потреб підприємства розрахунок заробітної плати може бути реалізований з різних видів (відрядна або процентна ставка, помісячна, погодинна і т.д.) і формулами. Дані підсистеми розробляються індивідуально під вимоги замовника.
Облік гарантійного обслуговування.
Зручний механізм обліку товарів, прийнятих на гарантійний і не гарантійний ремонт. Ви зможете легко відстежити товари щойно ухвалені в ремонт, відправлені в сервіс-центр постачальника, готові до видачі або заміни. По кожному товару, прийнятого на гарантійне обслуговування є можливість описати кілька реквізитів, наприклад комплектність, дефекти, куди товар відправлений на ремонт. Є також як товарна так і фінансова сторона гарантійного обслуговування. Тобто оформлення накладних і грошових проводок за фактом гарантійного випадку (прихід дефектного товару на склад, списання даного товару назад клієнту, прийом грошей за ремонт від клієнта).
Взаємодія з офісними додатками.
Будь-яку таблицю в програмі можна скопіювати в буфер обміну і скинути в excel або word. Також є імпорт накладних і замовлень з таблиць excel прямо в програму. Як приклад можна привести таке реалізоване рішення: клієнту формується прайс в таблиці excel з цінами і порожній колонкою «Замовлення» і висилається по e-mail. Клієнт в колонці «замовлення» вводить кількість товару, яке він хотів би замовити і висилає відкоригований файл назад в офіс замовника, де даний файл автоматично трансформується в електронний замовлення, який одним кліком миші перетворюється в видаткову накладну.
Крім того в програмі є експериментальний модуль, який дозволяє в автоматичному режимі імпортувати чужі прайси в програму.
Робота в торговому залі.
Для роботи в торговому залі існує окремий додаток, за допомогою якого продавець виписує покупки клієнтів (чеки). Цей додаток може бути інтегровано з підсистемою дисконтних карт, активно використовує можливості сканерів штрих-кодів і прайсів, тобто все зроблено для того, щоб можна було в найкоротший час виписати чек і роздрукувати його.
Безпека.
Перш за все це парольний доступ. Всі працівники входять в систему під своїм логіном і паролем. Реалізовано авторизований доступ до даних для захисту інформації. Доступ до даних (повний доступ / тільки читання): до різних таблиць, полів, рядках, вікнам бази даних здійснюється в залежності від сконфигурированного адміністратором вирішення тієї чи іншої Групі користувачів (менеджер з продажу, касир, оператор, фінансовий директор і т.д. ). Адміністратором може бути будь-який обраний Вами співробітник підприємства.
Реплікація.
Коли ваше підприємство географічно розподілено встає проблема синхронізації інформації між віддаленими складами, філіями, менеджерами з ноутбуками. Якщо є можливість побудувати виділену лінію, то звичайно проблем немає, все будуть працювати в одній базі даних. Але якщо це зробити неможливо або невиправдано дорого то ви можете скористатися можливістю оффлайновой реплікації. Працює це так, що якщо хтось захоче синхронізувати інформацію він просто натискає в програмі кнопку, яка ініціює сеанс обміну даними з сервером реплікації, який знаходиться на нашому майданчику. В даному сеансі на сервер відправляються всі зміни, які були зроблені в базі даних з моменту останньої реплікації і забираються з сервера всі пакети, які створили інші користувачі розподіленої бази даних. Потім чужі пакети обробляються та заливаються в базу даних. Черговість застосування пакетів контролює сервер реплікації. На сервері реплікації не зберігається повноцінної бази даних замовника, виключно відправлені пакети. Якщо замовник стурбований своєю безпекою, він може купити програмне забезпечення сервера реплікації і встановити його на свій майданчик.
Інтеграція з WEB.
За більш ніж 10 років існування програми було реалізовано кілька проектів інтеграції програми з WEB сервісами. У приклад можна привести такі сайти як
http://vid.in.ua
http://tid.com.ua
http://opt.tid.odessa.ua
Ключовий момент, реалізований у всіх цих сайтах - клієнт не торкається до програмування функціоналу сайту, html, javascript. Все супровід сайту ведеться або в абсолютно автоматичному режимі, або зводиться до того, що за допомогою windows програми необхідно вказувати картинки для товарів і там же вводити їх опису.
У будь-якому випадку - будь-який web проект обговорюється окремо і під замовлення.
архітектура програми
Програма написана на мові Delphi6 і використовує open source сервер баз даних Firebird v2.5. Таким чином програма є клієнт-серверної, це означає для функціонування програми досить вельми скромний клієнтський комп'ютер. Крім того програма може працювати на низькошвидкісних лініях зв'язку з сервером. Для комфортної роботи необхідний канал по крайней мере 1 мегабіт.
Клієнтська частина програми працює на Windows 2000 і вище, для інсталяції програми необхідно 20 МБ на жорсткому диску. Серверна частина вельми вимоглива до апаратних ресурсів комп'ютера. Пам'ять 1 GB і швидкий жорсткий диск - основні вимоги. Надалі рекомендується +1 GB пам'яті на кожні 8 клієнтських місць.
Варіанти установки програми можуть бути наступними:
Один комп'ютер (наприклад ноутбук) для ведення обліку приватного препрінімателя. В цьому випадку клієнтська програма, база даних і сервер БД знаходяться на одному комп'ютері.
Скільки завгодно комп'ютерів в офісі, підключених до мережі з виділеним сервером для бази даних. В цьому випадку база даних і сервер БД знаходяться на виділеному комп'ютері, а на комп'ютерах, підключених до мережі знаходиться тільки клієнтська програма.
Скільки завгодно розподілених офісів з можливістю оффлайновой реплікації * даних між ними. Окремим випадком є варіант з офісом + приватними підприємцями з ноутбуками, які можуть періодично синхронізувати інформацію з центральним офісом через мережу інтернет.
(*) Під оффлайновой репликацией розуміється варіант роботи, коли інформація синхронізується між розподіленими базами даних і немає необхідності постійно перебувати в мережі інтернет.
Контактна інформація
Одеса
Руслан Стрільба
(048) 7871765
Сергій Чернетченко
(048) 7882329
WEB: http://oborot.od.ua
E-mail: [email protected]
Skype: rstrelba
ICQ: 422397351
Торгова марка ОБОРОТ ™ захищена законом про авторські права і міжнародними угодами. Свідоцтво №75507 видано 25 квітня 2007 року відповідно до Закону України "Про охорону прав на знаки для товарів і послуг".