У кожній організації трудова діяльність регулюється наказами та розпорядженнями керівника. При цьому в багатьох компаніях поширена практика, коли розробка наказів доручається саме секретарю (особистому помічнику). У даній статті ми розглянемо, які правила оформлення наказів при цьому необхідно дотримуватися.
З даної статті ви дізнаєтеся:
- правила оформлення наказу;
- склад реквізитів наказу;
- як уникнути помилок при складанні наказу.
Кожен секретар зобов'язаний знати правила і вимоги до оформлення різних документів. Особливо це актуально, коли мова заходить про документації, що регламентує діяльність компанії і її співробітників. З огляду на той факт, що секретарям досить часто доводиться займатися контролем виконання документів, він повинен знати, що даний документ оформлений за всіма правилами. Саме правила оформлення наказів ми і обговоримо більш докладно.
оформлення наказу
Перш ніж зайнятися питанням оформлення наказів, спочатку розберемося в їх класифікації. Наказ є основним розпорядчим документом в організації. Для зручності прийнято ділити накази на 
дві групи: по особовому складу і інші. Відповідно, наказами по особовому складу займається кадрова служба (як правило), а іншими (з основної діяльності) - керівник організації. У нашому матеріалі умовно мова піде про накази, які не стосуються особового складу, так як відношення останніх до діловодства є не таким явним.
Відзначимо, що для оформлення наказу необхідно використовувати бланк для особливих видів документів з відповідним найменуванням. Також слід зауважити, що текст наказу ділиться на дві частини: яка констатує ірозпорядчу. Перша частина служить обгрунтуванням і зазначенням причин, які послужили основою наказу. Друга - самим наказом (розпорядженням), який розповідає про зміни, нововведення і т.д. При наявності декількох пунктів в розпорядчої частини наказу слід кожен нумерувати арабськими цифрами і починати з нового рядка. При цьому необхідно вказувати, відповідальна особа, якій доручається виконання. Посада, прізвище та ініціали виконавця зазначаються в давальному відмінку (начальнику юридичного відділу Іванову С.С.).
реквізити наказу
Склад реквізитів наказу регламентує ГОСТ Р 6.30-2003. Згідно з цим стандартом, наказ повинен містити такі реквізити.
Постійні реквізити «єдиного» бланка:
- емблема (03);
- найменування організації (06);
- назва структурного підрозділу (08) (НАКАЗ).
Змінні реквізити «єдиного» бланка:
- дата (09);
- реєстраційний номер (10);
- місце складання або видання документа (12);
- заголовок (17);
- текст (19);
- відмітка про наявність додатку (20);
- підпис (21);
- візи (23).
Тема наказу повинен відповідати на питання «про що?». Наприклад, «Про зміну графіка роботи», «Про зміну тарифних планів» і т.д.
Помилки в наказах
Досить часто при оформленні наказів виникають помилки, пов'язані з великою кількістю вимог до оформлення. Нижче ми розглянемо найбільш поширені.
НАКАЗУЮ:
...
2. Комісії з переходу на нову систему оплати праці:
2.1. Робочі наради проводити не рідше 1 разу на тиждень. Позапланові - в міру необхідності.
2.2. Питаннями діяльності Комісії є:
• аналіз поточного стану штатного розкладу в розрізі за категоріями персоналу;
• співвідношення посад (професій) працівників, передбачених штатними розкладами установ, з професійними кваліфікаційними групами і кваліфікаційними рівнями.
Коментар: в наведеному прикладі п. 2.1 повинен бути сформульований інакше: «проводити робочі наради не рідше одного разу в тиждень, позапланові - у міру необхідності»; зміст п. 2.2 за своїм характером не для наказу. Інформація, викладена в п. 2.2, повинна міститися в іншому документі, наприклад, в положенні про комісію. Приклад: пункт розпорядчої частини в наказі про створення Комісії з переходу на нову систему оплати праці.
НАКАЗУЮ:
...
3. Комісії у своїй роботі рекомендується мати на увазі, що заробітна плата працівників (персоналу), що встановлюється відповідно до нової системи оплати праці, не може бути менше заробітної плати, що виплачується працівникам відповідно до трудового договору до введення нової системи оплати праці, при умови збереження обсягу посадових обов'язків працівників (персоналу) і виконання ними робіт тієї ж кваліфікації.
Коментар: пункт наказу сформульований як рекомендація. Щоб це положення набуло який наказував би (директивний) характер, його потрібно викласти наступним чином:
3. Комісії виходити з положення, що заробітна плата працівників (персоналу) ...
Коментар: в наказах не повинно бути неконкретних положень, положень загального характеру, які не спричиняють певних дій, наприклад:
1.5. Посилити контроль за умовами праці медичних працівників.
Щоб це положення набуло конкретний характер, щоб доручення могло бути поставлено на контроль, даний пункт повинен бути сформульований інакше, наприклад:
1.5. Керівникам лікувально-профілактичних установ в термін до (дата) привести умови праці медичних працівників у відповідність з нормативними документами з праці та охорони праці.
Коментар: оскільки накази, які містять конкретні доручення, ставляться на контроль, причому кожне доручення контролюється окремо, укладачам наказів не слід забувати про надання терміну виконання доручення, як, наприклад, в наказі:
НАКАЗУЮ:
...
1. Директорам середніх загальноосвітніх шкіл вжити заходів щодо забезпечення навчальних закладів якісною питною водою.
Коментар: відсутність терміну виконання даного доручення не дасть можливості проконтролювати виконання наказу. Термін виконання можна вказувати по-різному: в термін до 15.05.2009, в місячний термін, в 10-денний термін, в тижневий термін і ін. Термін виконання наказу буде відраховуватися від дати підписання наказу керівником. Для зручності роботи з наказом термін виконання доручення краще вказувати конкретною датою і оформляти окремим рядком під дорученням, наприклад:
НАКАЗУЮ:
...
3. Директорам середніх загальноосвітніх шкіл вжити заходів щодо забезпечення навчальних закладів якісною питною водою.
Термін виконання - 01.02.2009.
Коментар: якщо наказ містить доручення, останнім пунктом наказу повинен бути пункт про контроль. В даному випадку мова йде про контроль за виконанням наказу по суті і в цілому. Контроль за виконанням наказу завжди покладається на посадових осіб, що складають керівництво організації (заступники керівника, головні фахівці). Контроль за виконанням наказу не можна покладати на тих осіб, яким даються доручення.
Рекомендуємо матеріали по темі:
- Як зберігати додатки до наказів?
- Видання наказів: важливі нюанси
- Видання наказів: важливі нюанси