Главная Партнеры Контакты  
Юридическая компания — «Основной закон», консультации и помощь в возвращении депозитов, защита по кредиту

ЮК
"ОСНОВНОЙ ЗАКОН"  

г. Киев, бул. Пушкина, 2а                
тел.: (044) 334-99-77                               
         (095) 407-407-3
         (096) 703-11-82

график работы: пн.- пт. с 9:00 до 18:00
          
                           

 












Рассматривается вопрос о предоставление нотариусам права выдачи извлечения из Реестра прав на недвижимое имущество.
Министерством юстиции был разработан проект Закона «О внесении изменений в некоторые Законы Украины относительно предоставления информации о государст...


Держреєстрація речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень у 2014 році буде здійснюватись за новою - удосконаленою та спрощеною - процедурою.
Постанова Кабінету Міністрів "Про затвердження порядку державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень і Порядку надання інформації з Держа...




Система Orphus


Протокол: типові вимоги до оформлення та специфіка акціонерних товариств

  1. Заголовна частина протоколу
  2. текст
  3. оформляє частину

В ряду управлінських документів особливе місце належить протоколам. Вони входять до складу уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.

Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях.

Потрібно мати на увазі, що в діяльності організацій і підприємств часто складаються документи під назвою «Протокол», однак вони не підпадають під наведене визначення. Так, в області договірних відносин складаються протоколи про наміри, протоколи розбіжностей, протоколи узгоджень; в числі основних документів загальних зборів акціонерів законодавство називає протоколи лічильної комісії і т.д. Подібні різновиди протоколів подібні за своїм призначенням з актами: вони фіксують і підтверджують факти або події. Тому на них не поширюються правила, про які йдеться в цій статті 1 .

Протоколи складаються в будь-якій організації, де є тимчасові або постійно діючі колегіальні органи, комісії тощо Формою їх діяльності є обговорення тих чи інших питань на зборах або засіданнях і спільне прийняття рішень, часто голосуванням.

З появою в нашій країні акціонерних товариств зросла увага до цього виду документа. Вищі органи управління акціонерного товариства - колегіальні, і протоколи, в яких знаходить відображення їх діяльність, стають одними з найважливіших управлінських документів. Йдеться про протоколах загальних зборів акціонерів, засідань ради директорів і правління. Не випадково Федеральний закон «Про акціонерні товариства» та інші правові акти приділяють особливу увагу складу інформації цих документів, тобто їх змістом. Частина нормативних вимог може бути віднесена і до того, що ми називаємо оформленням документів. При оформленні протоколів органів управління акціонерних товариств слід враховувати як типові вимоги до даного виду документів (типової формуляр протоколу), так і ті, що закріплені спеціальними нормами правових актів і регламентують документування діяльності органів управління саме акціонерних товариств.

В узагальненому вигляді порядок складання протоколу зводиться до наступного.

При підготовці до засідання або зборів:

  • формулюються питання порядку денного, тобто ті питання, по яким повинні бути прийняті рішення;

  • визначається склад основних доповідачів;

  • підбираються відповідні матеріали, наприклад, проекти документів, які вимагають обговорення і затвердження, тексти доповідей і т.п.

Під час засідання секретарем ведеться запис ходу обговорення питань порядку денного та прийнятих по ним рішень. Найбільш важливі засідання можуть стенографуватися, доповіді та виступи - записуватися на диктофон. Всі ці матеріали є основою для подальшого складання протоколу.

Заголовна частина протоколу

Протокол оформляється на загальному бланку організації або на чистому аркуші паперу з реквізитами, які відповідають загальному бланку. У їх складі:

  • фірмове найменування організації;

  • назва виду документа;

  • дата;

  • індекс;

  • місце складання документа.

При оформленні всіх реквізитів, включаючи реквізити бланка, потрібно враховувати певні правила. Тільки це може забезпечити документу юридичну силу.

Фірмове найменування - це повне найменування організації російською мовою, закріплене установчими документами.

ФЗ «Про акціонерні товариства» визначив, що суспільство повинно мати повне і має право мати скорочене фірмове найменування, що включає, в тому числі, вказівку на тип суспільства (відкрите чи закрите). Таким чином, якщо суспільство зареєструвало поряд з повним і своє скорочене найменування, воно має право поміщати його на свої бланки (див. Приклад 1).

приклад 1

Закрите акціонерне товариство
БУДІВЕЛЬНІ ТЕХНОЛОГІЇ
(ТЕХСТРОЙ)

або


ЗАТ «Будівельні технології»
(Техстрой)

Назва виду документа (ПРОТОКОЛ) друкується прописними літерами під найменуванням організації і відділяється від нього одним міжрядковим інтервалом.

При проставленні дати на протоколі слід мати на увазі, що дата засідання і дата остаточного оформлення і підписання документа практично завжди розрізняються.

За загальним вимогам протокол повинен оформлятися не пізніше ніж через 5 днів після дати засідання. Але закон «Про акціонерні товариства» ввів інші терміни: для протоколу засідання ради директорів максимальний період підготовки становить 3 дні, а для протоколу загальних зборів акціонерів - 15 днів після закінчення зборів.

Потрібно знати, що у всіх випадках на протоколі проставляється дата засідання, а не підписання.

приклад 2

Якщо засідання (збори) відбулося 1 листопада, а повністю оформлений протокол підписаний 6 листопада, на документі буде стояти дата 01.11.2006.

У разі якщо засідання продовжується не один день, в протоколі слід вказувати дати його початку і закінчення: «10-12.01.2007», або повністю: «10.01.2007 - 12.01.2007».

Індекс проставляється на одному рядку з датою і позначає порядковий номер засідання в межах календарного року: «№ 02» або «№ 12».

Порядкові номери присвоюються окремо по кожній групі протоколів, які складаються в організації: окремо нумеруються протоколи загальних зборів акціонерів; протоколи засідань ради директорів; протоколи засідань правління і т.д.

Ще одним реквізитом загального бланка (і реквізитом типового формуляра протоколу) є «місце складання документа». Потрібно звернути увагу на те, що в даному випадку цей реквізит означає не місце знаходження організації, а місце, де реально відбулося засідання. Назва відповідного населеного пункту вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу. Крім того, воно повинно включати в себе тільки загальновизнані скорочення 2 , Наприклад:

приклад 3

м Нижній Новгород
або
сел. Мещерської Чеховського р-ну Московської обл.

Розташування всіх розглянутих реквізитів залежить від того, який бланк протоколу використовується в даній організації: з поздовжнім (див. Приклад 4) або кутовим (див. Приклад 5) розташуванням реквізитів. Вибір способу розташування реквізитів залишається за організацією і не впливає на юридичну силу складеного на бланку документа.

приклад 4

Закрите акціонерне товариство
БУДІВЕЛЬНІ ТЕХНОЛОГІЇ
ПРОТОКОЛ
10.01.2007 № 01
Москва

приклад 5

Закрите акціонерне товариство
БУДІВЕЛЬНІ ТЕХНОЛОГІЇ
ПРОТОКОЛ
10.01.2007 № 01
Москва

Заголовок протоколу - це найважливіший пошуковий ознака, він покликаний допомагати швидко і з найменшими витратами знаходити потрібний документ. Державний стандарт (ГОСТ Р 6.30-2003) трактує поняття «заголовок до тексту» як «короткий зміст документа». В цьому випадку заголовок відповідає на питання «про що йдеться в документі?».

Однак для багатьох видів документів неможливо стисло визначити їх короткий зміст, так як вони відображають, як правило, кілька різнопланових питань. До такої групи документів відноситься і протокол. Тому заголовок до тексту будь-якого протоколу відповідає на питання «чого?», Містить вказівку виду колегіальної діяльності (зборів, засідання та ін.) І назву колегіального органу в родовому відмінку. Такий заголовок разом з датою і індексом дозволяє швидко знаходити необхідну інформацію.

приклад 6

засідання правління
або

Позачергових загальних зборів акціонерів

текст

Найголовнішим в будь-якому документі є його зміст (текст).

Текст протоколу чітко структурований. Це означає, що незалежно від питань, включених до порядку денного засідання або наради, ходу їх обговорення, прийнятих рішень текст документа буде складатися з певних частин, розташованих в однаковій послідовності.

Текст протоколу ділиться на дві частини:

  • вступна частина, в якій зазначаються прізвища та ініціали голови та секретаря зборів; відомості про присутніх на зборах і порядок денний (ці дані передують основну частину тексту, як би «вводять» в неї);

  • основна частина, яка відображає хід обговорення питань порядку денного та фіксує прийняті рішення.

Отже, вступна частина протоколу починається з вказівки, хто є головою і секретарем цих зборів або засідання. Слова «Голова» і «Секретар» друкують від межі лівого поля через два інтервали від заголовка до тексту. Після тире вказують їх ініціали і прізвища:

приклад 7

Голова - А.А. Соколов
Секретар - Т.Л. Тимофєєва

Далі розташовуються відомості про кількість і персональний склад присутніх на засіданні постійних членів колегіального органу. Їх прізвища та ініціали поміщаються в алфавітному порядку після слова «Були присутні». Ця інформація також розташовується від кордону лівого поля.

приклад 8

Були присутні: Астахов П.Р., Бражников А.С., Макаров Р.Г., Яковенко К.В.

Однак таким чином оформляється склад присутніх, якщо їх кількість не перевищує 15-ти чоловік. При оформленні протоколів засідання з числом учасників більше 15-ти вказують їх кількісний склад і роблять позначку про те, що список (лист реєстрації) додається до протоколу. Зразок такого напису дан в Прімері 9. А в Прімері 10 показаний лист реєстрації (він може називатися «явочний лист» і т.п.) учасників засідання (або зборів), який включає і особисті підписи присутніх. При цьому кількість реальних учасників відзначається в підсумковій записи.

приклад 9

Були присутні: 18 осіб (список додається).

приклад 10

приклад 10

Для прийняття рішень на зборах необхідний кворум, тобто той необхідний мінімум учасників, який робить правомочними прийняті рішення. Тому часто в протоколах роблять позначку про наявність кворуму, вказуючи загальний кількісний склад колегіального органу і реальна кількість присутніх на зборах, наприклад:

приклад 11

Були присутні 18 з 20 членів Науково-технічної ради. Кворум є.
або
Були присутні п'ять з семи обраних членів ради директорів. Кворум є.

Крім постійних членів колегіального органу, зобов'язаних бути присутнім на нараді або засіданні, на нього можуть бути спеціально запрошені посадові особи, які за родом діяльності пов'язані з обговорюваними питаннями. Дані про запрошених на засідання обов'язково повинні бути зафіксовані в протоколі:

приклад 12

Запрошені: фінансовий директор Ракітін Н.І., головний бухгалтер Петрова В.А.

Слід звернути увагу на те, що при оформленні розглянутого блоку відомостей не вказують посади голови, секретаря зборів та присутніх на ньому постійних членів колегіального органу. Що стосується запрошених, то в Методичних рекомендаціях щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003, виданих автором стандарту, Всеросійським науково-дослідним інститутом документознавства та архівної справи, міститься рекомендація перераховувати їх прізвища в алфавітному порядку також без зазначення посад. Однак традиційно в управлінській практиці при оформленні протоколів посади запрошених, як правило, вказують. Це не випадково, так як згадка тільки прізвищ не розкриває всієї повноти інформації про учасників. Разом з тим часто буває важливо показати, які саме посадові особи можуть або повинні брати участь у вирішенні конкретних питань.

Вступна частина протоколу закінчується переліком питань, які обговорювалися на засіданні. Він починається словами «Порядок денний:» і розташовується на два-три інтервалу нижче списку учасників від кордону лівого поля.

Кожне питання порядку денного починається з приводу «О» ( «Про») і відповідає на питання «Про що?». Питання нумеруються арабськими цифрами і містять вказівку на доповідачів по кожному питанню:

приклад 13

Порядок денний:

  1. Про затвердження Положення про інформаційну політику суспільства.
    Доповідь начальника юридичного відділу Рімашевський Ю.І.

  2. Про затвердження Облікової політики на 2007 р
    Доповідь заступника головного бухгалтера Міхашева А.П.

Основна частина протоколу поділяється на розділи, які повинні точно відповідати питань порядку денного і так само нумероваться. У свою чергу, текст кожного розділу вибудовується за схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ або ВИРІШИЛИ.

Перед словом «СЛУХАЛИ» проставляється номер відповідного розділу (питання порядку денного). Решта частини (ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ або ВИРІШИЛИ) не нумеруються.

У частині «СЛУХАЛИ» вказують прізвище та ініціали основного доповідача в Відповідно до порядку денного, далі через тире - зміст його доповіді:

приклад 14

1. СЛУХАЛИ:

Римашевський Ю.І. - про підготовку відповідно до рішень ради директорів проекту Положення про інформаційну політику суспільства. Роз'яснила призначення даного документа, що містить правила і підходи до розкриття інформації суспільства. Запропонувала затвердити Положення про інформаційну політику суспільства.

Якщо доповідь великий і містить значний обсяг важливої ​​інформації, краще підготувати його текст заздалегідь і передати секретарю зборів. В цьому випадку текст доповіді прикладається до протоколу, в якому дається посилання на цю програму. наприклад:

приклад 15

1. СЛУХАЛИ:

Римашевський Ю.І. - текст доповіді додається.

У частині «ВИСТУПИЛИ» вказуються прізвища та ініціали всіх виступили з даного питання та короткий зміст їхніх виступів. З ключових питань важливо відобразити в протоколі все думки, весь хід обговорення. Тому якщо доповідачам і виступаючим в дебатах задавалися питання, після кожного виступу вони фіксуються разом з відповідями в порядку надходження.

Слово «ВИСТУПИЛИ», як і слова «СЛУХАЛИ» і «УХВАЛИЛИ» ( «ВИРІШИЛИ»), пишеться від межі лівого поля. Прізвища виступаючих і зміст виступів вказуються з абзацу з нового рядка.

Оформлення питань чітко не встановлено. У практиці можна зустріти кілька варіантів:

  1. Спочатку пишеться слово «Питання:» (або «Питання:"), далі з нового рядка вказується прізвище поставив питання, після тире формулюється саме питання і на наступному рядку - відповідь на нього
    (Див. Зразок у Примері 16).

  2. Після слова «Питання:" записується тільки сам питання без вказівки прізвища особи, який поставив його (див. Зразок у Примері 17).

  3. Слово «Питання:" не пишеться. З нового рядка записується саме питання і нижче - відповідь на нього. У цьому випадку прізвище поставив питання також допускається не вказувати, проте краще її все-таки записати. Це дозволить відокремити питання від тексту виступу (див. Зразок у Примері 18).

приклад 16

ВИСТУПИЛИ:

Петров А.Ю. - повідомив про початок роботи по формуванню пакету корпоративних організаційних документів.
питання:

Ковальов В.В. - в які нормативні документи вже внесені зміни?

Зміни були внесені до Положення про кадрову службу.

приклад 17

ВИСТУПИЛИ:

Петров А.Ю. - повідомив про початок роботи по формуванню пакету корпоративних організаційних документів.
Питання: в які нормативні документи вже внесені зміни?

Зміни були внесені до Положення про кадрову службу.

приклад 18

ВИСТУПИЛИ:

Петров А.Ю. - повідомив про початок роботи по формуванню пакету корпоративних організаційних документів.
Ковальов В.В. - в які нормативні документи вже внесені зміни?

Зміни були внесені до Положення про кадрову службу.

Однак виступів, крім основної доповіді, може і не бути. У цьому випадку частина «ВИСТУПИЛИ» з тексту випускається, і розділ складатиметься тільки з двох частин: «СЛУХАЛИ» і «УХВАЛИЛИ» ( «ВИРІШИЛИ»).

Завершує кожен розділ прийняте рішення з даного питання. Воно записується після слова «УХВАЛИЛИ:» або «ВИРІШИЛИ:». Обидва слова є початковими елементами резолютивній частині протоколу і мають рівноцінне значення.

Записуються рішення повинні бути короткими, точними, не допускають їх двоякого тлумачення. Якщо рішень з одного питання кілька, вони формулюються як кілька пунктів, кожен з яких нумерується арабськими цифрами:

приклад 19

ВИРІШИЛИ:

1.1. Затвердити Кодекс корпоративної поведінки суспільства.

1.2. Прийняти запропонований проект Положення про інформаційну політику суспільства за основу. Начальнику юридичного відділу Рімашевський Ю.І. доопрацювати проект Положення з урахуванням висловлених зауважень. Термін - 15.12.2006.

Важливо звернути увагу на те, що рішення носять розпорядчий характер. Тому вони повинні формулюватися з використанням моделі, характерної для розпорядчих документів. Модель складається з вказівки на подальші дії, що відповідає на питання «що зробити?», Виконавця (відповідального за виконання) і терміну виконання.

Однак не всегда перераховані СКЛАДОВІ могут або повінні використовуват в Протоколі. Так, ПОВІДОМЛЕННЯ, зроблене на нараді, может буті просто Прийнято до відома прісутнімі або пріймається решение про затвердження будь-которого документа. У цих випадках формулювання рішення буде відповідати моделі «Що зробити» (див. Приклад 20).

приклад 20

ВИРІШИЛИ:

Затвердити Положення про раду директорів у запропонованій редакції.

Якщо ж в рішенні міститься вказівка ​​на проведення подальших дій, повинен бути зазначений їх виконавець (виконавці) або відповідальний за виконання і термін виконання (див. Приклад 21).

приклад 21

УХВАЛИЛИ:

Керуючому справами до 01.02.2007 підготувати план розробки керівних документів щодо впровадження стандартів в рамках корпоративної Системи управління якістю.

Є ще одна важлива особливість прийняття рішень на зборах або засіданнях, яка обов'язково повинна враховуватися при оформленні протоколу: деякі рішення приймаються шляхом голосування. Так, наприклад, обов'язково голосують за прийняті рішення на засіданнях ради директорів, обов'язковим є і голосування при визначенні кандидатури для заняття виборної посади. У цих випадках в протоколі після відповідного рішення вказуються результати голосування (див. Приклад 22). Якщо ж всі присутні проголосували за прийняте рішення, результати голосування можна позначити інакше - см. Приклад 23.

приклад 22

Результати голосування: «ЗА» - 10 голосів; «ПРОТИ» - 4 голоси; «УТРИМАЛИСЯ» - немає. Рішення прийнято більшістю голосів.

приклад 23

Рішення прийнято одноголосно.

оформляє частину

Протокол підписується після того, як його текст остаточно відредагований, вивірено і оформлені всі розділи, відповідні порядку денному зборів. Документ підписують голова і секретар зборів. Підписи мають у своєму розпорядженні від кордону лівого поля, відокремивши їх від тексту двома-трьома міжстроковими інтервалами.

приклад 24

приклад 24

Юридичну силу протокол набуває тільки при наявності цих двох підписів. Це загальновизнана практика, яка закріплена в ряді законодавчих і нормативних актів. Зокрема, за нормами ФЗ «Про акціонерні товариства» протокол загальних зборів акціонерів складається в 2-х примірниках і обидва вони повинні бути підписані головою та секретарем зборів.

Разом з тим цей же закон встановлює інший порядок підписання протоколу засідання ради директорів акціонерного товариства: протокол підписується тільки головуючим на засіданні, і він один несе відповідальність за правильність складання документа. Така норма видається спірною, так як записи, що відображають хід засідання, веде секретар, саме він повинен грамотно відредагувати їх і оформити проект протоколу. З чого випливає, що не тільки голова, а й секретар відповідає за складання протоколу. Про це і повинна свідчити його підпис під документом.

Протокол є внутрішнім розпорядчим документом, тому його посвідчення печаткою звичайно не потрібно.

Деякі різновиди протоколів підлягають затвердженню керівником організації (наприклад, протокол засідання технічної ради, експертної комісії і т.д.). Затвердження оформляється грифом в верхньому правому куті: після слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади (без згадки назви підприємства, тому що воно присутнє в головній частині документа) проставляється особистий підпис, його розшифрування та дата затвердження.

приклад 25

приклад 25

А тепер пропонуємо вашій увазі зразок протоколу, складеного відповідно до розглянутими правилами:

приклад 26

У наступному номері журналу читайте продовження статті. Ми розповімо про особливості оформлення протоколу загальних зборів акціонерів і про склад інформації, яка в обов'язковому порядку повинна знайти своє відображення в цьому документі. При викладі матеріалу будуть враховані вимоги таких основоположних документів, як ФЗ «Про акціонерні товариства», постанови ФКЦБ від 31.05.2002 р № 17 / пс та ін. Ви побачите, наскільки типовий протокол відрізняється від протоколу загальних зборів акціонерів!

В статті «Організаційний аспект проведення нарад на підприємстві» автор ділиться своїми секретами. Він пропонує покрокову методику підготовки ефективного наради (ви дізнаєтеся, як формується порядок денний, як організувати взаємодію з учасниками наради і запрошеними, як підготувати інформаційні матеріали та приміщення для зустрічі). Пропонується оптимальний регламент обговорення, який базується на рекомендаціях психологів. Розглянуто питання ходу протоколювання, термінів оформлення протоколу, правил складання його копії і виписки для інформування виконавців тих рішень, які були прийняті на нараді.

1 Див. Статтю Є.Г. Юсіповой «Організаційний аспект проведення нарад на підприємстві» на стор. 52 журналу № 1 `2007

2 Загальноприйняті скорочення найменувань адміністративно-територіальних одиниць і перелік суб'єктів РФ опубліковані на стор. 91-93 журналу
№ 1` 2007


В цьому випадку заголовок відповідає на питання «про що йдеться в документі?
Тому заголовок до тексту будь-якого протоколу відповідає на питання «чого?
Кожне питання порядку денного починається з приводу «О» ( «Про») і відповідає на питання «Про що?
В які нормативні документи вже внесені зміни?
В які нормативні документи вже внесені зміни?
Модель складається з вказівки на подальші дії, що відповідає на питання «що зробити?
Главная Партнеры Контакты    
Cистема управления сайта от студии «АртДизайн»