Відрядження: нові добові, документи, авансовий звіт

1. Оформлення документів на відрядження: з чого почати:

2. Дозволені витрати у відрядженні і підтверджуючі документи:

3. Аванс на відрядження:

4. Авансовий звіт і розрахункові документи:

5. Надміру витрачені кошти та оподаткування:

6. Нестандартні ситуації та актуальні роз'яснення:

(відповіді на питання з семінару, проведеного 13.03.2018)

Витрати у відрядженнях по Україні

Грошові кошти на придбання квитків на літак під звіт не видавалися, а їх вартість була оплачена з поточного рахунку. Чи буде додатковим благом для працівника вартість квитків, якщо він втратив посадочні талони?

Перелік документів, які необхідно надати для відшкодування витрат на проїзд повітряним транспортом, прописаний в пп. «А» пп. 170.9.1 ПКУ і уточнено в листі УКРІНФОРМ від 31.03.2017 р № 6758/6 / 99-99-13-02-03-15 . Серед таких документів:

• транспортний квиток або електронний квиток на перевезення повітряним транспортом;
• посадковий талон (якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення), отриманий при реєстрації;
• розрахунковий документ про придбання.

Під час реєстрації пасажиру літака видається посадковий талон, в якому зазначаються: його прізвище і ім'я, код IATA або код ICAO перевізника, номер рейсу, дата і час відправлення, час закінчення посадки в повітряне судно, номер виходу на посадку і номер посадкового місця (при наявності) на борту (п. 7 р. Х Правил повітряних перевезень пасажирів і багажу, затверджених наказом Мінінфраструктури від 30.11.2012 р № 735 ).

Незважаючи на те що кошти сплачені з поточного рахунку, дані витрати пов'язані з відрядженням. Тому посадковий талон обов'язково потрібен, адже він підтверджує факт використання транспортного квитка саме конкретним працівником за призначенням. При відсутності посадкового талона податківці можуть розцінити цей факт так, що витрати на придбання квитка не пов'язані з госпдіяльністю підприємства. Оскільки транспортний квиток (посадковий талон) був іменний і був виданий працівникові, то податківці вимагатимуть обкласти його вартість як додаткове благо.

Однак починаючи з 15.09.2017 п. 12 р. ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р № 59 (Далі - Інструкція № 59 ), Доповнили новим абзацом, в якому прописали: в разі втрати, знищення або пошкодження посадкового талона пасажира працівникові з дозволу керівника можуть бути відшкодовані витрати на придбання електронного авіаквитка - за умови надання оригіналу довідки авіаперевізника, якої засвідчені стан замовлення і статус електронного квитка, придбаного для окремого пасажира, факт використання електронного квитка повністю за певним маршрутом.

Таким чином, якщо працівник надасть дану довідку, то УКРІНФОРМ, найімовірніше, не буде вимагати обкладати вартість квитків, адже у всіх роз'ясненнях щодо витрат у відрядженні вона посилається на норми Інструкції № 59 . При цьому в положенні про відрядження варто передбачити можливість для працівника замість посадкового талона надавати довідку авіаперевізника з необхідними даними.

Працівник приніс електронні квитки на проїзд автобусом. Які документи він повинен надати разом з авансовим звітом для відшкодування витрат на їх придбання?

На думку УКРІНФОРМ, форми електронних квитків на перевезення пасажирів і багажу та вантажів автомобільним, авіаційним, морським і річковим транспортом законодавчо не встановлені, тому вони не можуть вважатися розрахунковими документами згідно Закону № 265 (Категорія 109.10 системи «ЗІР» ).

У зв'язку з цим для підтвердження витрат на придбання електронних квитків на автомобільний вид транспорту необхідно мати наступний пакет документів:

• оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій або безготівковій формі: платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункову квитанцію, виписку з карткового рахунку, квитанцію до прибуткового касового ордеру;
• роздруківку на папері частини електронного квитка з вказаним маршрутом (маршрут / квитанція);
• посадочний документ, перевізний документ, роздрукований на паперовому носії (транспортні квитки) (категорія 109.10 системи «ЗІР» ).

Таким чином, для підтвердження витрат на електронну автобусному квитку до нього потрібно обов'язково долучити оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції.

Працівник відбув у відрядження на своєму автомобілі, підприємство відшкодувало йому кошти, витрачені на придбання пального для заправки авто. Чи будуть вважатися додатковим благом кошти, витрачені на заправку пальним авто? Чи потрібно при оподаткуванні застосовувати негрошовий коефіцієнт?

По-перше, використання особистого авто у відрядженні можливо в разі належного його оформлення, тобто шляхом укладення договору оренди автомобіля, позики або використання автомобіля з компенсацією.

По-друге, податківці вважають, що вартість пального, яке купується підприємством для експлуатації автомобіля з метою виконання працівником службових обов'язків, підлягає обкладенню ПДФО і військовим збором (лист ГУ УКРІНФОРМ в м.Києві від 23.01.2017 р № 1244/10 / 26-15-13-01-12 , Категорія 103.02 системи «ЗІР» ).

Якщо працівникові витрати на заправку авто компенсували згідно з наказом керівника як додаткове благо у грошовій формі, то немає підстав застосовувати негрошовий коефіцієнт.

Але якщо кошти на придбання пального були видані під звіт, і працівник надав авансовий звіт з долученими розрахунковими документами, що підтверджують придбання пального (Не повертаючи підзвітні кошти), то, з огляду на позицію УКРІНФОРМ, дані витрати можна розглядати як надміру витрачені кошти і, відповідно, при обкладення ПДФО потрібно застосовувати негрошовий коефіцієнт з п. 164.5 ПКУ .

Витрати у відрядженні за кордоном

Працівник відправився у відрядження за кордон на службовому авто і залишився там на кілька днів (є наказ на відпустку). Чи можуть виникнути проблеми з відшкодуванням витрат, пов'язаних з придбанням пального і експлуатацією автомобіля?

Якщо відряджений працівник затримався у відрядженні на декілька днів, оскільки оформив відпустку, то суму відшкодованих витрат на проїзд з місця відпочинку включають в його загального оподатковуваного доходу і обкладають ПДФО і військовим збором на загальних підставах (див. Лист УКРІНФОРМ від 22.01.2018 р № 242 / Ш / 99-99-13-02-03-14 / ІПК ). Адже одним з обов'язкових умов для звільнення витрат у відрядженні від оподаткування є зв'язок відрядження з господарською діяльністю підприємства.

Якщо ж працівник використовує службове авто під час відпустки, то витрати на пальне для його заправки абсолютно не пов'язані ні з відрядженням, ні з господарською діяльністю підприємства, оскільки вони понесені не в період відрядження.

Таким чином, немає підстав відшкодовувати витрати на придбання пального, понесені після закінчення терміну відрядження.

Працівник поїхав у відрядження за кордон на своєму автомобілі, підприємство надало йому корпоративну карту в інвалюті для придбання пального на заправку авто. Чи будуть вважатися кошти, витрачені на заправку авто, додатковим благом? Чи потрібно при оподаткуванні застосовувати негрошовий коефіцієнт?

Кошти з поточного рахунку в іноземній валюті юрособи можуть бути використані за допомогою електронного платіжного засобу виключно для:

• отримання готівки за межами України для оплати витрат;
• здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, пов'язаних з витратами на відрядження та витратами представницького характеру, а також на оплату експлуатаційних витрат, пов'язаних з утриманням та перебуванням автотранспортних засобів за межами України (п. 8.3 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р № 492 ).

Юрособи-резиденти, які мають власні транспортні засоби (орендують, фрахтують), має право використовувати готівкову іноземну валюту з поточних рахунків для забезпечення експлуатаційних витрат, пов'язаних з обслуговуванням транспортних засобів за кордоном (п. 3.1 Правил використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджених постановою правління НБУ від 30.05.2007 р № 200 ). Але дана норма не поширюється на випадки використання особистого авто працівника (якщо належним чином не оформлено договір оренди авто).

Таким чином, відряджений працівник не має права використовувати іноземну валюту шляхом розрахунків корпоративною карткою за пальне для заправки власного авто. Тому в даному випадку використана іноземна валюта із застосуванням корпоративної картки та не повернута при поданні авансового звіту буде вважатися надміру витраченими коштами. А значить, сума понесених витрат на придбання пального буде об'єктом оподаткування, а базу оподаткування ПДФО необхідно визначати із застосуванням негрошового коефіцієнта.

У 2002 році Мінсоцполітики роз'яснював, що відрядження за кордон тривалістю понад 60 к.дн. є роботою за кордоном, а не відрядженням. Чи діє зараз це обмеження?

Дійсно, Мінпраці видало лист від 19.09.2002 р № 18-636 (Далі - Лист № 636 ), В якому роз'яснило: відрядження за кордон більш ніж на 60 днів є роботою за кордоном. Однак в той час діяла постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.1999 р № 663 (Далі - Постанова № 663 ). Його норми поширювалися на працівників підприємств, установ, організацій усіх форм власності, і п. 5 постанови передбачалося, що тривалість закордонного відрядження не може перевищувати 60 к.дн.

Мінфін також роз'яснював, що максимальний термін відрядження за кордон - 60 к.дн., а якщо вона перевищує даний період, то це вже вважається роботою за кордоном (див. Лист Мінфіну від 22.12.2003 р № 31-06230-13-16 / 7777 ).

В свою чергу, Постанова № 663 втратило силу 01.04.2011, і замість нього запрацювало постанову КМУ від 02.02.2011 р № 98 (Далі - Постанова № 98 ). Останнє так само, як і Інструкція № 59 , Поширюється тільки на підприємства, установи і організації, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів.

Що стосується тривалості відрядження за кордон, то на сьогоднішній день для госпрозрахункових підприємств законодавчо не визначена максимальна тривалість закордонного відрядження. Однак УКРІНФОРМ в листі від 08.12.2016 р № 26653/6 / 99-99-13-02-03-15 , Враховуючи п. 6 Постанови № 98 , Підкреслює: термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати, зокрема, за кордон - 60 к.дн., крім випадків, зазначених в абзацах 2-14 даного пункту.

Зокрема, термін відрядження працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-вишукувальних, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів, не повинен перевищувати рік. І шкода, що вказане Постанова не поширюється на госпрозрахункові підприємства.

На перспективу. Проект Трудового кодексу дійсно передбачає, що загальний термін відряджень працівника протягом року не може перевищувати 60 днів, якщо інше не прописано трудовим договором.

Чи застосовуються сьогодні нормативно-правові акти СРСР, які регулюють оплату праці в разі відрядження за кордон?

Мінфін і Мінпраці з питань роботи за кордоном відсилали до «радянським» нормативним актам. З радянських документів на даний момент є чинними:

• Правила про умови праці радянських працівників за кордоном, затверджені постановою Держкомпраці від 25.12.1974 р № 365 , Що розповсюджувалися на: радянських працівників, направлених з СРСР або прийнятих за кордоном з числа членів сімей цих працівників на штатні посади в установи СРСР за кордоном; інших радянських працівників, прирівняних за умовами матеріального забезпечення до працівників установ СРСР за кордоном; радянських фахівців, спрямованих за кордон для надання технічної допомоги та інших послуг; радянських фахівців, спрямованих за кордон для обслуговування експортується з СРСР техніки, прийому імпортної продукції і виконання інших доручень центральних органів виконавчої влади; персонал радянських виставок за рубежем; радянських працівників, що виїжджають в короткострокові відрядження за кордон;
• постанову Держкомпраці «Про вдосконалення організації та оплати праці радянських спеціалістів, відряджених за кордон по лінії економічного і технічного співробітництва» від 08.06.1990 р № 225 ;

Однак перераховані документи не можуть застосовувати госпрозрахункові підприємства в Україні, оскільки вони не відповідають чинному законодавству.

Постанова КМУ «Про впорядкування умов оплати праці працівників закордонних дипломатичних установ України» від 13.07.1999 р № 1246 призначене тільки для дипломатичних установ.

Мінпраці в Листі № 636 також вказує, що:

• оплата праці працівників, направлених на роботу за кордон, здійснюється згідно з контрактом, укладеним з підприємством (організацією) відповідно до чинного законодавства;
• умови оплати праці (вибір системи оплати праці, встановлення конкретних показників умов і розмірів преміювання, умов виплати і розмірів доплат і надбавок) і матеріального забезпечення працівників, з якими укладається контракт, визначаються угодою сторін;
• розміри виплат не можуть бути меншими, ніж це передбачено чинним законодавством, колективним договором, і залежать від виконання умов контракту.

Згідно з умовами колективного або трудового договору, працівникам, робота яких постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний характер за межами України, граничні розміри надбавок працівникам за день не можуть перевищувати 80% граничних норм добових витрат, встановлених для відряджень за кордон (абз. 1 п. 2 постанови КМУ «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких вип олняется вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер »від 31.03.1999 р № 490 ). Розмір і порядок встановлення зазначених надбавок прописують в колективному договорі.

Отже, відрядження не може автоматично трансформуватися в роботу з роз'їзним характером. Термін відрядження і роз'їзного характеру роботи роботодавець повинен визначити в локальних нормативних актах підприємства, в них варто прописати і умови оплати в разі відрядження і роз'їзного характеру роботи.

Інші питання

Чи потрібно обкладати добові як заробітну плату, якщо відрядження триває більше 60 к.дн.?

У певних випадках термін відрядження може перевищувати 60 к.дн. Так, ГФС звертає увагу, що такі випадки перераховані в п. 6 Постанови № 98 .

Якщо це відрядження, то добові не обкладаються за наявності підтвердних документів, що є доказом перебування у відрядженні, і є зв'язок відрядження з господарською діяльністю підприємства. Тобто добові не можуть автоматично стати зарплатою в залежності від терміну перебування у відрядженні.

Надбавки, які встановлюються в зв'язку з роз'їзним характером роботи, розглядають при оподаткуванні як зарплату, але ЄСВ не нараховується. Перелік посад, робіт, професій працівників, робота яких здійснюється в дорозі або має роз'їзний характер, роботодавець повинен визначити в колективному договорі. Визначаючи, відрядження це або роз'їзний характер роботи, варто врахувати:

• якщо працівник відповідно до посадової інструкції досить часто виконує обов'язки в інших населених пунктах поза місцем постійної роботи і не повертається щодня до місця проживання, при цьому кожен раз видається наказ керівника про його направлення для виконання службових обов'язків, то таку роботу не можна вважати роз'їзний;
• коли ж робота пов'язана з поїздками на значні відстані і поверненням до місця роботи в неробочий час (коли дорога займає не менше 2-3 годин), яка носить постійний характер, роботодавець має право визнати даний режим роботи роз'їзним.

Отже, якщо роботодавець не визначить роботи як ті, які носять роз'їзний характер, їх можна вважати відрядженнями (див. Лист Мінпраці від 17.11.2006 р № 307/13 / 133-06 ).

Більш докладно про відмінності між відрядженням і роз'їзним характером роботи - в матеріалі «Роз'їзний характер роботи або відрядження: шукаємо відмінності» газети № 55/2018 .

Працівник відправлений у відрядження на службовому автомобілі з метою доставки товару клієнту ─ фізособі-підприємцю, але у нього немає печатки. Чи достатньо проставити на службове посвідчення тільки підпис підприємця (без друку)?

Підприємства використовують посвідчення про направлення у відрядження, тільки якщо це передбачено положенням про відрядження. Однак віднедавна друк вже не є обов'язковим реквізитом навіть для підприємств, а підприємці і раніше могли здійснювати діяльність без застосування сили.

Таким чином, за відсутності печатки досить буде підпису підприємця. Оскільки у відрядженні використовується службове авто, доцільно оформляти також дорожній лист, який слід використовувати для списання фактичних витрат пального.

Працівник подав авансовий звіт на відшкодування витрат на відрядження (добових витрат) в січні 2018 року. Чи не буде порушенням, якщо йому відшкодувати ці витрати в березні 2018 роки?

Терміни для відшкодування відрядженим працівникам перевитрат у відрядженні встановлені тільки для установ і підприємств, повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата таких коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження (абз. 6 п. 11 р. ІІ, абз. 1 п. 19 р . ІІІ Інструкції № 59 ).

Госпрозрахункові підприємства повинні встановити терміни виплати перевитрати за авансовим звітом в положенні про відрядження. Якщо ж ці терміни не встановлені, то, власне, і порушувати нічого. Однак УКРІНФОРМ в своїх роз'ясненнях часто згадує саме про триденний термін для відшкодування перевитрат (хоча дане питання не в її компетенції). Тому при перевірці у Держпраці можуть виникнути питання, адже роботодавець згідно ч. 2 ст. 121 КЗпП зобов'язаний виплатити добові витрати працівнику, якого направляють у відрядження. Дану норму контролери нерідко трактують як обов'язок роботодавця надати аванс на відрядження.

Чи зобов'язаний таксист (підприємець) видавати розрахунковий документ споживачеві при користуванні послугами таксі?

Виконавець залежно від характеру і специфіки виконаної роботи (наданої послуги) зобов'язаний видати споживачеві розрахунковий документ, що засвідчує факт виконання роботи (надання послуги) (ч. 8 ст. 10 Закону України «Про захист прав споживача» від 12.05.1991 р № 1023-XII ).

Забезпечити видачу касових чеків в разі поїздок на таксі повинен електронний таксометр, яким є РРО, який додатково забезпечує попереднє програмування тарифів за проїзд та облік вартості наданих послуг з перевезень пасажирів (абз. 10 ст. 2 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі , громадського харчування та послуг »від 06.07.1995 р № 265/95-ВР , Далі - Закон про РРО ).

Якщо послуги таксі надав підприємець-загальносистемник, то він повинен надати в якості розрахункового документа касовий чек, а підприємці-єдинники (обсяг доходу яких не перевищує 1 млн грн) можуть видавати товарні чеки, також є розрахунковими документами згідно Закону про РРО .

Світлана ЛИСТРОВА,

бухгалтер-експерт