- Горизонтальна перевірка проти вертикальної
- Механізм внутрішнього аудиту
- результати
- Мал. 2. Звіт, який використовував перевіряючий
Внутрішній аудит - це перевірка діяльності підприємства зсередини, тобто регламентована внутрішніми документами і проводиться своїми працівниками. Визначення всім відомо і зрозуміло. Проте на практиці з цим явищем стикалися небагато. Адже організація внутрішнього аудиту процес трудомісткий і недешевий: потрібно прийняти на роботу нових фахівців або перевести на цю роботу вже наявних, спланувати і організувати сам процес аудиту і багато-багато іншого. Марія Колесникова, головний бухгалтер Групи Компаній «СофтБаланс», поділилася своїм особистим досвідом побудови системи внутрішнього аудиту.
зміст
Навіщо проводити аудит бухгалтерського обліку? Він дозволяє виявити часом фатальні помилки у веденні обліку - до того, як їх виявлять податкові органи. Саме тому регулярної ревізії даних варто приділяти особливо пильну увагу: неупереджена перевірка, проведена вчасно, може врятувати життя вашому бізнесу. Тож не дивно, що аудит виник приблизно в той же час, що і грошові відносини.
Послуги зовнішнього аудиту тягнуть за собою додаткові витрати і не завжди гарантують стовідсотковий результат. Судіть самі: по-перше, через великі витрат не всі компанії в стані регулярно залучати аудиторів для проведення перевірки. А, по-друге, запрошені незалежні ревізори не зможуть помітити всі нюанси вашої бухгалтерії, оскільки не знають ні її проблемних місць, ні специфіки роботи підприємства.
Що робити в цій ситуації? Ми вирішили це завдання нестандартно: аудит в нашій компанії проводять штатні співробітники бухгалтерії. Ефективність цього методу вже підтверджена на практиці, тому зараз ми готові поділитися ним з вами.
Горизонтальна перевірка проти вертикальної
Наш метод заснований на горизонтальної ротації кадрів, описаної в теорії управління персоналом. Ми не стали застосовувати цей механізм до всієї роботи бухгалтерії, але використовували його точково - тільки в частині проведення внутрішнього аудиту.
Суть методу гранично проста: внутрішній аудит перехресно проводять лінійні співробітники, відповідальні за окремі ділянки обліку (див. Рис. 1). Раніше перевіркою всієї документації займався головний бухгалтер. Тепер це роблять або лінійні співробітники, або бухгалтери, провідні юридичні особи, що входять до групи компаній: раз на рік перевіряють роботу свого колеги, а потім надають висновок головному бухгалтеру або керівництву.
Мал. 1. Схема організації внутрішнього аудиту
Іншими словами, бухгалтера обмінюються результатами своєї роботи і перевіряють, наскільки коректно колега веде облік, і не містять його документи методологічні помилки. Перша перевірка за новим методом зайняла в «СофтБаланс» два тижні. І це при тому, що були охоплені абсолютно всі ділянки обліку.
Щоб повніше уявити собі всі переваги горизонтального методу, розглянемо, що відбувається, якщо ви використовуєте стандартну ієрархічну структуру бухгалтерії. В цьому випадку головний бухгалтер або його заступник повинен розосередити свою увагу на всі ділянки обліку. Тим часом, ніхто не звільняє його від основного стандартного обсягу роботи. Що призводить до класичної проблеми: хронічній нестачі часу для якісної перевірки своїх підлеглих.
Не дуже комфортно в професійному відношенні почуваються і інші бухгалтери, яким день у день доводиться вирішувати рутинні одноманітні завдання. Що позбавляє їх можливості професійно зростати. З цього випливає наступна проблема: бухгалтери не можуть один одного замінити в разі необхідності, оскільки вони компетентні лише в межах своєї ділянки роботи.
Механізм внутрішнього аудиту
Немає ніякого жорсткого регламенту проведення внутрішнього аудиту: обсяг і зміст робіт кожна компанія обирає самостійно, ґрунтуючись або на пріоритетних напрямках, або на власній інтуїції. В рамках інтуїтивного підходу ви пильніше перевіряєте ті ділянки, де, як підказує вам досвід, можливі помилки.
Таким чином, схем проведення внутрішнього аудиту може бути кілька. Пропонуємо вам три варіанти:
- перевірити кожен рахунок вибірково (деякі операції або не весь період) - схема, аналогічна тій, яку використовують аудитори;
- перевірити якийсь один, що викликає найбільші сумніви, ділянку;
- сконцентрувати свою увагу на витратах з податку на прибуток. Як правило, саме їх в першу чергу перевіряє податкова інспекція.
результати
Внутрішня горизонтальна перевірка дозволила нам відповісти на питання, які раніше нам здавалися нерозв'язними. Наприклад, ми довго не могли зрозуміти, звідки береться збиток в звітності організації, яка входить до складу групи компаній «СофтБаланс». В результаті перевірки з'ясувалося, що бухгалтер формує резерв по сумнівних боргах в бухгалтерському обліку за правилами податкового. Внаслідок чого в резерв потрапляє астрономічна сума, яку за правилами бухобліку поки не можна визнати сумнівним боргом. Саме ця сума давала збиток.
Інший плюс перехресної перевірки - перевіряючі, як правило, використовують інші, незвичні для перевіряються форми звітів. І ці форми дають більше можливостей для контролю. Наприклад, Аналіз рахунків 62-76 дав можливість більш точно перевірити ПДВ з авансів (див. Рис. 2). Згодом цю форму стала використовувати в роботі і перевіряється бухгалтер.
Мал. 2. Звіт, який використовував перевіряючий
Переваги перехресної перевірки
З точки зору внутрішнього контролю:
- великий обсяг перевірених даних;
- відсутність додаткових витрат, оскільки не потрібно наймати сторонніх фахівців;
- точний і глибокий підхід до аудиту, оскільки штатні співробітники досконально знають специфіку бухгалтерії підприємства і розуміють, що конкретно перевіряти в документах колег в першу чергу.
Можливо, в перший раз це завдання може здатися занадто трудомісткою, проте якщо проводити міні-аудити, наприклад, щоквартально, то перевіряти колег буде все простіше, а часу буде йти все менше. До того ж для перевіряються буде додатковий стимул привести всі справи в порядок до певного терміну.
З точки зору професійного зростання плюси горизонтальної перевірки не менш очевидні: перевіряючи свого колегу, бухгалтер повністю занурюється в його роботу і таким чином освоює нову ділянку обліку. Так, ваші співробітники «прокачують» свої професійні навички і стають взаємозамінні.
Особливо відзначимо, що наш метод не просто ефективний сам по собі - він дозволяє подивитися на звичну процедуру аудиту свіжим поглядом, щоб відкрити нові можливості автоматизації кожної ділянки бухгалтерського обліку.
Група компаній «СофтБаланс»
195112, Росія, Санкт-Петербург, Заневський пр., Д.30 к.2, БЦ "Ростра"
+7 (812) 325-44-00
[email protected], http://sb-vnedr.ru/
Що робити в цій ситуації?