- Що таке акт недостачі
- Ким складається і підписується акт
- Поняття, особливості та причини недостачі
- Реквізити і структура акту про недостачу
- Правила складання
- Які можуть бути помилки
- Дії після складання документа
- висновок
Під час прийому товару необхідна пильність приймаючої сторони, так як нерідко товар в процесі транспортування може мати пошкодження, шлюб, неповну комплектацію і сама продукція може виявитися не в загальній кількості.
Для правильного оформлення такої неякісної поставки існує відповідна документація, яку слід використовувати.
Що таке акт недостачі
Це документ, який фіксує повний обсяг інформації про не поставленого або поставленому в неналежному вигляді товар.
Його призначення:
- Відображення статистики - за цим звітом є визначити рівень організованості роботи менеджерів, адміністративного складу, так як при якісному виконанні ними обов'язків втрати мінімальні;
- Відображення збитків - понесених компанією в результаті отримання неякісного товару, які підлягають до відшкодування винуватцем.
В результаті папір має величезне значення при підведенні результатів бухгалтерського балансу і в формуванні звітних документів за минулий період.
Його особливість це універсальність призначення, так як застосування документа є не тільки при отриманні товару, але і в процесі інвентаризації, після події непередбачених або надзвичайних ситуацій.
Як оформляються недостача і надлишки товару в бухгалтерії - дивіться тут:
Ким складається і підписується акт
Акт складається в ході здійснення заходу з прийому товару або його ревізії. При цьому він повинен містити підписи усіх осіб, що беруть участь в даному процесі і бути завірений керівником організації.
Якщо приймання здійснює ІП для цього достатньо підпису лише одну людину, на підприємстві приймання повинна виконуватися за всіма правилами, що має на увазі участь в даному процесі не менше 3-х осіб.
Поняття, особливості та причини недостачі
На підприємстві нерідко відбуваються недостачі і втрати матеріальних цінностей, під якими маються на увазі основні засоби, товари, матеріали.
Нестачі можуть відбуватися в результаті цілого ряду помилок і помилок:
- Розтрати матеріалів;
- Неналежне використання;
- Зловживання своїми повноваженнями матеріально відповідальних осіб;
- розкрадання;
- Допущення помилок в процесі розвантаження;
- Природний спад;
- Пересортиця, яка веде до надлишку одних матеріалів і недостачі інших.
Виявлення такого недоліку може статися в результаті:
- інвентаризації;
- Переміщення, зберігання або заготовки товару;
- В ході продажу.
- Важливо: однією з найважливіших завдань бухгалтера у веденні облікової політики - є контроль ефективного застосування матеріалу і якісного його використання.
Реквізити і структура акту про недостачу
Незважаючи на допустимі варіанти формування документа в ході його складання необхідно дотримуватися такої структури:
- Місце і дата формування;
- Найменування організації, що приймає товар і відвантажили, якщо в угоді брала участь третя компанія - перевізник, необхідно вказати і її реквізити;
- Склад комісії, що здійснює приймання товару;
- Після слова «Акт» необхідно описати варіант переміщення товару - стан контейнера, наявність пломб та інших деталей;
- Якщо товар перед прийманням зберігався на складі або при виконанні ревізії, слід описати умови зберігання продукції;
- Виконати докладний опис товару, якого бракує і вказати на його конкретну кількість;
- Вказати на вартість недостачі з визначенням ПДВ;
- У підведенні підсумків визначити винну особу.
Зразок заповнення акту.
Правила складання
Якщо недостача була виявлена в ході супутніх заходів, наприклад, при сортуванні товару, про це необхідно сповістити керівництво підприємства службової або доповідною запискою.
Після чого керівник видає указ про проведення прийому товару або інвентаризації.
Після визначення складу комісії необхідно сповістити постачальника, якщо недостача є фактом поставки продукції.
В ході процесу інвентаризації потрібно виконати огляд, перерахунок та прийом товару. Всі отримані дані є формувати на окремому аркуші паперу.
Після чого перенести основні відомості в акт:
- Очікуваний обсяг продукції, якщо це інвентаризація необхідно вказати кількість продукції по кожній позиції, що знаходиться на складі. тут ви дізнаєтеся, що таке акт проведення інвентаризації і за якими правилами його оформляють;
- Кількість недостачі або з ознаками шкоди і шлюбу. як скласти акт про шлюб товару при прийманні - читайте в статті за посиланням;
- Вартість кожної одиниці товару і загальна вартість партії;
- Вартість завданих шкоди;
- Якщо акт складено в результаті прийому продукції його необхідно формувати в кількості що відповідає кількості учасників процесу, щоб по одному примірнику дісталося перевізнику, постачальнику і приймаючій стороні.
Важливо: при отриманні одночасно декількох партій і виявлення в них недостач або від декількох постачальників, слід складати акт за кожною партією або випадку окремо.
Підписати після докладного вивчення зобов'язані всі члени комісії. Не зайвим буде підкріплення до документа доказами.
Які можуть бути помилки
Документ може бути визнаний нікчемним, наприклад, в ході судових розглядів:
- Якщо на ньому немає підпису всіх сторін угоди;
- Немає згоди відповідального за недостачу особи з результатами ревізії;
- Якщо в ньому допустимі виправлення і невідповідності цифр;
- Папір має завірятися керівником виробництва.
Бланк акта про недостачу товару.
Дії після складання документа
Після складання документа необхідно, екземпляри призначені для контрагентів, передати їм при цьому супроводжувати акт слід претензійною листом для винуватця недостачі, в даному випадку необхідно дотримати терміни, відведені для таких дій інакше постачальник має право на відмову у виконанні претензії.
Примірник залишився на підприємстві передається в бухгалтерію або особі, відповідальній за ведення бухгалтерії для внесення в облік підприємства відповідних даних та фіксування убившего або списаного товару. тут ви дізнаєтеся, як оформити наказ про списання основних засобів.
Після чого даний документ передається на затвердження керівнику. Якщо недостача була виявлена в ході ревізії необхідно визначити ступінь винності відповідальної особи і визначити на підставі акта міру покарання.
Після використання даних з документа, слід підшити його в папку і зберігати на підприємстві протягом 3 років.
висновок
Акт про недостачу в будь-якому випадку є важливим документом для складання претензій, винесення покарання і ведення бухгалтерського обліку. Що таке претензія за договором поставки і як її скласти правильно - читайте в публікації за посиланням.
В результаті використання даного документа багатьма особами, до процесу його складання і загального формування необхідно підійти з усією відповідальністю, так як внесення даних зіграє основну роль в подальших діях по відшкодуванню збитків.
Як оформляється надходження товарів в програмі 1С Управління торгівлею - дивіться в цьому відео: