- призначення документа
- Нормативні акти
- Як правильно скласти
- Як визначається сальдо кінцеве
- Що заповнюється в графах дебет і кредит
- Супровідна документація
- Протокол розбіжностей
- приклад заповнення
- нюанси підписання
Актом звірки взаєморозрахунків називають бухгалтерський документ, який складається контрагентами за певний період і відображає стан розрахунків. Незважаючи на те, що обов'язок складання цього документа не закріплена на законодавчому рівні, співпрацюючи між собою, організації рідко обходяться без нього. Акт звірки здатний виявити помилки бухобліку і є вагомим доказом у судових суперечках.
Судові тяжби, пов'язані із заборгованостями за зобов'язаннями, зустрічаються при співробітництві організацій повсюдно. Якщо дані по заборгованості не збігаються, може складатися протокол розбіжностей. Цей акт дозволяє акцентувати увагу на предмет суперечки. Протокол розбіжностей, як і акт звірки, не обов'язковий, проте істотно спрощує вирішення спірних ситуацій.
Зміст статті
призначення документа
Невід'ємною частиною будь-якого протоколу розбіжностей є акт звірки. Протокол заповнюється на основі акту звірки та містить інформацію, відображену там. Акт звірки же необхідний для дотримання обліку при довгостроковому співробітництві контрагентів .
Складання цього документа може проводитися як в кінці року, так і за менші проміжки часу.
Складання акту звірки в кінці року дозволяє спростити щорічну інвентаризацію і допомагає почати новий рік без заборгованостей. Щомісячне складання акта корисно в наступних випадках:
- якщо вартість реалізованих товарів є високою;
- якщо має місце широкий асортимент продукції;
- коли обсяги реалізованих товарів дуже високі;
- при складанні звітів для керівника або статистики.
Для зручності контролю взаємних розрахунків, акти звірки можуть складатися як з усіх взаєминам контрагентів, так і за окремими договорами. І в тому, і в іншому випадку краще всього починати ведення цієї документації відразу, що дозволяє значно спростити механізм розрахунків.
Нормативні акти
Форма акту звірки взаєморозрахунків і протоколу розбіжностей до нього є неуніфікованих і розробляється підприємством виходячи з власних вимог. Ця можливість підкріплена Листом Міністерства фінансів № 07-05-04 / 02, яке дає свої роз'яснення щодо застосування цих документів в діловому обороті.
Документи для скачування (безкоштовно)
Незважаючи на те, що в цих документах відбиваються характерні реквізити організацій, вони не є первинними і не відображені в спеціальному списку Федерального закону №402-ФЗ . Однак, акт звірки та протокол розбіжностей повинні оформлятися таким чином, щоб при виникненні судових розглядів вони могли служити доказом порушення зобов'язань однієї зі сторін.
Як правильно скласти
При складанні акту звірки необхідно врахувати виконання зобов'язань за договором, а також вірність фігурують в бухгалтерському обліку сум. Для підготовки звірки необхідні первинні бухгалтерські документи, такі як договори, рахунки-фактури, товарні накладні.
Правильний акт звірки повинен містити наступну інформацію:
- період часу, протягом якого проводиться звірка;
- реквізити контрагентів;
- реквізити договору, за яким здійснюється співробітництво;
- ПІБ відповідальних співробітників і їх підписи;
- розрахункові відомості по обидва боки для тих чи інших операцій.
Основою документа є таблиця з розрахунковими відомостями. Ліва частина відображає дані організації упорядника, права частина - дані контрагента. Кожна зі сторін заповнює номер операції, її найменування, а також дебет і кредит по ній. Останньою рядком позначаються обороти за період і кінцеве сальдо на дату складання.
Якщо розбіжностей щодо складання акту звірки не виникає, і суми сальдо кінцевого в обох частинах таблиці відповідають один одному, акт підписується і передається стороні, яка ініціювала підписання. При виникненні суперечок складається протокол розбіжностей, із зазначенням спірних моментів.
Як визначається сальдо кінцеве
Сальдо - це не що інше, як різниця між дебетом і кредитом. Сальдо розраховується за певний проміжок часу. Розрізняють вхідне сальдо, сальдо за період і кінцеве сальдо. Кінцеве сальдо містить інформацію про різниці дебету і кредиту на закінчення періоду.
Кінцеве сальдо визначається як сума залишку по рахунку на початок періоду і оборотів за певний період. Універсальна формула для розрахунку:
Кінцеве сальдо = Дебет - Кредит +/- Сальдо початкове
Те, який знак буде стояти перед початковим сальдо, залежить від його знаходження в таблиці. Якщо початкове сальдо в дебеті, у нього має бути позитивне значення, якщо в кредиті - негативне.
Що заповнюється в графах дебет і кредит
В поле кредит таблиці акту звірки взаєморозрахунків заповнюються відомості про оплату товарів або послуг. Ситуації, коли організація-складач акту звірки має дебетове сальдо з позитивною сумою, означають, що частина робіт або товарів залишилися неоплаченими. У тих випадках, коли існує сальдо кредитове, навпаки, проявляється заборгованість перед покупцем, тобто послуг надано менше, ніж було за них заплачено.
Графа дебет таблиці акту звірки відображає надання послуг або товару, а графа кредит містить відомості про їх оплату. Ситуації, коли має місце дебетове сальдо, називаються дебіторською заборгованістю.
Супровідна документація
При відправці акту звірки взаєморозрахунків одного контрагента іншому, нерідко прикладається супровідний лист. У листі вказується прохання підписати акт звірки і повернути його поштою на зазначену адресу. Крім цього вказується спосіб врегулювання розбіжностей.
Як правило, супровідний лист має схоже зміст: «ТОВ« Компанія »спрямовує ТОВ« Партнер »акт звірки взаєморозрахунків станом на 20.12.2016. Просимо Вас підписати та відправити електронною поштою сканований документ не пізніше 25.12.2016. При наявності розбіжностей просимо скласти протокол розбіжностей ».
Протокол розбіжностей
Будь-який акт звірки під таблицею розрахунків має схожу запис: «За даними ТОВ« Компанія », на 20.12.2016 заборгованість на користь ТОВ« Партнер »становить 100,000-00 руб.».
У тому випадку якщо контрагент ТОВ «Компанія» згоден з цією заборгованістю, він ставить свій підпис і повертає документ відправнику. Якщо після заповнення таблиці акту звірки у ТОВ «Партнер» є відмінні записи, він також повинен відобразити їх під таблицею: «За даними ТОВ« Партнер », на 20.12.2016 заборгованість на користь ТОВ« Компанія »становить 90,000-00 руб.».
Для того щоб акцентувати увагу на відмінностях відомостей для тієї чи іншої операції, незгодна сторона може скласти протокол розбіжностей, вказавши в ньому пункт акту звірки, який ставиться під сумнів.
приклад заповнення
Протокол розбіжностей до акту звірки не має уніфікованої форми і заповнюється за бажанням організації. Зазвичай протокол розбіжностей, підписаний керівником і головним бухгалтером, виглядає наступним чином: «20.12.2016 ТОВ« Партнер »отримано акт звірки взаєморозрахунків з ТОВ« Компанія »станом на 20.12.2016. Розглянувши вказаний документ, висловлюємо незгоду з наступними пунктами. ».
Пункт акту звірки Предмет розбіжностей Примітка 4. Продаж (15.12.2016, №2) Сума оплати 35000 руб. Оплата проведена в розмірі 33000 руб.
Як доказ не виробляється компанією в повному розмірі оплати служать підтверджуючі документи, наприклад, виписка з розрахункового рахунку.
нюанси підписання
У зв'язку з тим, що акт звірки не є первинним бухгалтерським документом , Обов'язок щодо його підписання законодавчо не закріплена. Отже, контрагент може проігнорувати прохання про проведення звірки.
Однак, якщо в договорі про співпрацю такий обов'язок прописується, підписання акту звірки повинно здійснюватися у відповідності з вимогами. Крім самого факту звірки взаємних розрахунків, в договорах можуть відображатися терміни і відповідальність за несвоєчасне виконання зобов'язань.
У будь-якому випадку, якщо один з партнерів не підписує акт звірки, і є заборгованість, слід звертатися з позовною заявою до суду. Головне, щоб дебіторська заборгованість була обгрунтована первинними документами.
Фрагмент семінару щодо акту розбіжностей представлений нижче.