- Що собою являє документ-підставу для списання ПММ
- Ким, коли складається і підписується документ
- Що таке ПММ і який порядок його списання
- Порядок проведення списання пального
- Форма і реквізити акта списання ПММ
- Покрокова інструкція складання документа
- Як уникнути помилок
Будь-яке підприємство, що володіє транспортними засобами, веде облік надходження та витрачання горючих матеріалів, і якщо дане господарювання проводиться з дотриманням встановлених державою норм, використання палива не обкладається ПДВ. Але коли відбувається перевитрата в результаті неналежної діяльності доводиться пояснюватися з податковими органами.
Що собою являє документ-підставу для списання ПММ
Акт списання ПММ - це первинний документ бухгалтерського балансу, що містить інформацію з основних документів приходу і витрати пально-мастильних матеріалів.
Призначення документа в рішенні цілого переліку поставлених завдань:
- Наведення порядку в бухгалтерській документації. тут ви дізнаєтеся, як проводиться списання кредиторської заборгованості зі строком позовної давності;
- Відповідне відображення інформації у фінансовій документації;
- Зниження можливості виникнення помилкових даних в бухгалтерській звітності;
- Обгрунтування витрат на придбання основних засобів, активів та іншого.
Важливо: цей папір має відношення до документації суворої звітності, так як є підставою для перевірки різних списань ПММ.
Такого роду документація знаходиться під невсипущим контролем ФНС, так як вона нерідко застосовується для різного роду махінацій, так що вказівка в ній будь-яких помилкових даних викликає підозру і додаткові перевірки.
Пряме призначення акту - це контроль витрати палива всередині підприємства.
Як здійснюється облік ПММ та їх списання на підприємстві - дивіться в цьому відео:
Ким, коли складається і підписується документ
Ідеальний варіант формування такого документа - щомісяця. У його формуванні бере участь:
Важливо: документ є юридично значимим, якщо він містить підписи всіх осіб, що беруть участь в складанні.
Що таке ПММ і який порядок його списання
До паливно-мастильних матеріалів мають відношення:
- Дизельне паливо;
- бензин;
- Природний газ;
- Інші види палива;
- Моторне масло;
- Різного роду мастильні матеріали.
ПММ списується в основному при використанні 2-х основних нормативів проведення даного процесу:
- На підставі фактичного витрачання матеріалу з урахуванням офіційних джерел підтвердження кількості бензину в баках;
- Відповідно до розроблених нормативів на підприємстві плюс зіставлення їх із законодавчо встановленими нормами з урахуванням всіх особливостей - марки машини, її зносу, кількості пробігу.
Важливо: щоб списати певну статтю витрачання пального необхідно економічне обгрунтування такого списання для податкової.
Також для списання ПММ за основу береться така документація:
Реквізити акта на списання ПММ.
Порядок проведення списання пального
Щоб виконати списання зайвого палива необхідно:
- Створити комісію - підставою для цього може бути проведення огляду транспортного засобу;
- Проводиться звірка з дорожнім листом - який є підставою для обчислення;
- Формується акт списання - у відповідному форматі. тут ви дізнаєтеся, як правильно оформити акт списання основних засобів за формою ОЗ-3;
- Складається наказ на списання, також з дотриманням норм законодавства.
При цьому:
- Для складання наказу необхідний підпис головного бухгалтера і виконавчого органу організації;
- Склад комісії повинен бути не менше, ніж з 2-х осіб, один з яких є головою;
Важливо: наказ і акт складаються з дотриманням норм законодавства, інакше це буде приводом для питань з боку ФНС.
- Базові норми витрат і перелік транспорту
Для складання правильних нормативів витрачання пального слід скласти перелік транспорту на підприємстві, це може бути:
- Вантажні, легкові автомобілі, автобуси;
- Крани на автомобільних і гусеничних шасі;
- Навантажувачі ДВС;
- Трактори, грейдери;
- Автономні генератори - газові, дизельні, бензинові;
- Обігрівальні прилади робота яких виконується на основі заправки пальним різного роду;
- Газонокосарки, бензопили та інші технічні пристрої.
При цьому є використовувати базові норми, встановлені фахівцями на підприємстві з урахуванням особливостей і виду транспорту:
- Для легкових і вантажних авто базова норма формується на підставі пробігу;
- Для техніки, яка виконує важкі роботи базова норма береться з розрахунку виконаної роботи;
- Для автономних електрогенераторів від кількості виробленої електроенергії;
- Для обігрівальних приладів - від кількості виробленої теплової енергії.
Форма і реквізити акта списання ПММ
Документ складається відповідно до вимог і повинен містити такі реквізити:
- Дату складання;
- ПІБ, осіб, що входять в комісію;
- ПІБ керівника підприємства;
- Назва механізму із зазначенням державних номерів, на який складається акт;
- Інвентарний номер;
- Вид діяльності;
- Базовий норматив витрати у відповідних одиницях;
- Витрачання за місяць за фактом;
- Уточнюючі коефіцієнти умов роботи механізму;
- Середньозважена ціна ресурсу;
- Ціна використаних матеріалів;
- Висновок комісії;
- Підписи осіб, що склали документ з розшифровкою.
Весь акт є оформити у вигляді таблиці.
Зразок акту на списання ПММ.
Покрокова інструкція складання документа
Акт необхідно складати відповідно до вимог діловодства:
- Якщо передбачений уніфікований бланк необхідно його використовувати;
- Для складання документа потрібно брати бланк з логотипом підприємства;
- Складається акт на списання ПММ, як і інший інший тільки при наявності наказу керівника і відповідною комісією;
- Датою документа вважається дата його складання;
- Підписується документ усіма членами комісії;
- Документ повинен мати назвою з підставою «Акт списання ПММ»;
- Текст документа також слід починати з вказівки на підставу - наказ керівника.
Важливо: з документом необхідно ознайомити водія, який також повинен поставити свій підпис.
Як уникнути помилок
- Документ повинен містити тільки точні дані - виміри кількості залишку бензину за фактом в баку, зазначення кількості закупленого матеріалу згідно з накладними та платіжними документами, пробіг авто за місяць за дорожніми листами;
- Акт не повинен мати помилок, друкарських помилок, виправлень - все це підстави для недовіри з боку ФНС;
- Він обов'язково повинен мати підписи комісії і керівника, так як в противному випадку є недійсним.
висновок
Акт на списання ПММ є не тільки важливим документом для обґрунтування перевитрати матеріалу для податкової, а й основним документом для формування бухгалтерського балансу, так що в його формуванні обов'язково повинен брати участь бухгалтер, як відповідальна особа за витрачання фінансів і облік матеріальних засобів.
Інструкція по надходженню бензину на склад і списання ПММ за допомогою документа вимога-накладна - в цьому відео: