Якщо організація набуває або випускає частина механізму, елемент обладнання, автомобіля, а потім його куди-небудь встановлює, то для документального підтвердження цього факту може знадобитися акт установки матеріальних цінностей.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк акту установки матеріальних цінностей .doc Завантажити зразок акта установки матеріальних цінностей .doc
Цей документ буде надійною основою для списання встановлених матеріальних цінностей (після завершення процесу установки). Крім того, він буде підтвердженням того факту, що установник виконав свої обов'язки в повному обсязі.
Якщо перед установкою матеріальних цінностей вони у організації відсутні, то їх купують і беруть до обліку. Крім обладнання, такий документ може оформлятися на установку елементів фасаду, декору та інших функціональних предметів приміщення організації. Це стосується козирків, дверей, шлагбаумів і т.д.
Обов'язкова вимога: в акті повинно фігурувати кілька людей в якості голови та членів комісії. Їх підписи в нижній частині надають даними більше достовірності.
Не існує затвердженої форми цього документа. Кожна з організацій має право сама визначитися, яку з форм використовувати. Головне - закріпити використання окремим наказом керівника і забезпечити її присутність в обліковій політиці організації. Доданий бланк і зразок - форми, на які варто орієнтуватися, так як вони відповідають всім вимогам. Останні викладені у Федеральному законі про бухгалтерський облік №402-ФЗ від 6 грудня 2011 року, а конкретніше - в його 9 статті.
елементи акту
Для фіксації факту необхідно описувати події і дії детально, докладно, дотримуючись офіційного стилю викладу.
Деякі використовують в якості основи уніфіковану форму ОС-16. У первинному своєму вигляді вона заповнюється тільки в тих випадках, коли призначена для монтажу матеріальна цінність містить дефект або для її установки потрібні додаткові елементи. Тому і вносять в неї необхідні зміни.
Але слід враховувати, що форми навіть з найменшими модифікаціями вважаються вже самостійно розробленими організацією і потребують внесення в облікову політику і виданні наказу, який приймає форму документа.
Акт установки матеріальних цінностей, бланк якого додається, містить три основні частини: вступну, основну і заключну. Згідно вимогам, що пред'являються в документі обов'язково повинні бути:
- Віза керівника. Посада, підпис, ініціали та прізвище керівника, при необхідності - друк.
- Назва організації, її реквізити.
- Найменування акта.
- Дата і місто.
- ПІБ та посади голови комісії та її членів.
- Про що складено акт. В даному випадку встановлено матеріальні цінності. Потрібно вказати, які і куди.
- Таблиця. Перший стовпець - номер один по одному, другий - одиниці виміру, третій - кількість. Заключний стовпець - примітка.
Природно, таблична частина може бути ні до чого, якщо матеріальна цінність одна. Але в більшості випадків спеціально оформлений перелік пригождается при перерахуванні монтованих деталей або використовуваних для установки матеріалів.
Завершують документ підписи кожного з членів комісії, а також керівника.
оформлення
Акт може бути оформлений в друкованому вигляді або написаний від руки. У хід йдуть спеціалізовані бланки організації і звичайний папір А4 формату. Головне, щоб інформація, яка міститься в акті установки, відповідала висунутим до офіційних документів вимогам і містила необхідні дані в повному обсязі.
Виправлення в офіційних документах не заохочуються. Це велика рідкість. Якщо помилка була виявлена до підписання, то акт передруковують або переписують. Якщо ж помилку виявили після затвердження керівника та акт занесений у відповідні регістри, то доведеться вносити виправлення із загальних вимог.
Необхідно закреслювати невірну інформацію однією рисою (таким чином, щоб вона залишалася доступною для прочитання), а над нею (або поруч) записувати вірну. При цьому наголошується виправлення написом «Виправлено», датою і підписом всіх осіб, які підписували початкову версію.
додатки
Так як загальноприйнятої форми немає, то для більшої ефективності та зручності керівники організацій (можливо, з подачі діловодів, бухгалтерів, кадровиків або інших співробітників) змінюють стандартну форму документа, доповнюючи її наступними пунктами основної частини:
- Посилання на акти, за якими матеріальні цінності прийняті на монтаж.
- Якщо юридична особа або ІП користувалися послугами інших організацій, то можуть позначатися виробник, постачальник, вантажовідправник, перевізник, а також безпосередньо монтажна організація, що здійснює роботи з приєднання елементів конструкції.
- Крім назви деталі (елемента конструкції або інших матеріальних цінностей для установки), вписуються номер паспорта або маркування, марка, дата надходження або виготовлення.
Кількість екземплярів
Установчий акт є «подушкою безпеки» для організацій, які займаються установкою і монтажем різного роду обладнання, конструкцій і т.д. Тому акт оформляється зазвичай мінімум в двох примірниках. Один потрібен для замовника, іншого - для виконавця монтажних робіт.
Якщо з боку замовника надійде звернення до суду, то виконавець актом завжди може довести, що роботи як мінімум проводилися.
Навіть якщо організація встановила матеріальні цінності своїми силами, в бухгалтерської звітності повинен фігурувати цей документ для нарахування винагороди працівникові, який здійснив монтаж. Також він потрібен для списання придбаних матеріальних вимог, з наступним приєднанням їх цінності до загальної цінності обладнання або іншого майна організації.
Термін зберігання
Якщо завершені ревізії і за фактом установки не ведеться ніяких суперечок, судових або слідчих справ, то акт установки матеріальних цінностей зберігається протягом 5 років.