Акт звірки - що це таке, бланк excel, розрахунків, проведення з постачальниками і покупцями

1. Що це таке
2. Для чого він потрібен
3. Правове регулювання
4. Що таке сальдо кінцеве
5. Дебет і кредит
6. Зразок супровідного листа
7. Складання протоколу розбіжностей
8. приклад заповнення

До формування акту звірки взаємних розрахунків немає єдиних вимог. Але існують певні нюанси оформлення. Які особливості слід враховувати при заповненні акту звірки?

Актом звірки партнери відзначають статус взаєморозрахунків на конкретну дату. Щоб уникнути непорозумінь і помилок складати документ слід з урахуванням певних нюансів. Які особливості заповнення форми акта звірки взаємних розрахунків?

В акті звірки за взаємними розрахунками відображається стан розрахунків між контрагентами в певному періоді. Законодавчо не встановлено обов'язку складання даного документа.

Але в діловій практиці акт звірки є невід'ємною частиною співпраці організацій. Своєчасність звірки здатна запобігти багато помилок бухгалтерського і податкового обліку.

Крім того саме акт звірки розрахунків виступає визнанням заборгованості з боку контрагента. При цьому на день підписання даного документа переривається строк позовної давності, і відлік його розпочинається заново.

Вимоги до заповнення акту звірки носять виключно рекомендаційний характер. Кожна організація самостійно розробляє і затверджує форму акта. Але для того щоб даний документ мав юридичну силу необхідно дотримуватися деякі аспекти.

Перш за все, акт повинен містити відомості, що дозволяють точно ідентифікувати сторони угоди, звершення операції, період звірки та показники господарювання.

Для цього доцільно наявність в акті таких реквізитів як:

• назва документу;
• найменування сторін і їх реквізити;
• період звірки;
• перевіряються операції;
• показники розрахунків;
• посилання на первинну документацію;
• відповідальні обличчя .

Важливою особливістю є дотримання вимог щодо первинної документації. Це стосується наявності в документі обов'язкових реквізитів, згаданих в ФЗ №402 .

Особливість акту звірки ще й в тому, що підписується він головбухом і керівником. Якщо акт підписують лише бухгалтера, то документ грає чисто технічну роль і юридичної значимості не має.

Що це таке

Актом звірки взаєморозрахунків іменується документ, що відображає розрахунки двох організацій в певному періоді. Висловлюючись простіше, акт це перерахування всіх госпоперацій між партнерами за обумовлений час із зазначенням розрахункових даних кожного боку.

Резюмує акт запис про наявність чи відсутність розбіжностей в розрахунках. В ідеалі дані двох організацій повинні збігатися. Але якщо виявляються розбіжності, то здійснюється перевірка первинної документації.

Так виявляються невраховані документи або технічні помилки. Як організація встановлює свою заборгованість на користь? Акт звірки, що означає відображена в ньому інформація?

Складає акт звірки будь-яка з партнерства організацій, що побажала перевірити точність розрахунків. При цьому виявляється заборгованість на користь постачальника або покупця або відсутність оної.

Документ складається в довільній формі у двох примірниках. Далі обидва акти направляються контрагенту. В одній формі організація-партнер вказує дані свого обліку.

Потім ставляться підписи і печатку організації. У разі розбіжностей вказується помилка з посиланням на підтверджуючі документи. Заповнений акт передається ініціатору звірки.

Для чого він потрібен

Необхідність використання акту звірки взаєморозрахунків між партнерами обумовлена, насамперед, дотриманням достовірності обліку при тривалій співпраці.

Періодична звіряння допомагає вчасно виявити навіть незначні помилки, які повільно, але все ж спотворюють облік. Крім того існують підстави і крім довгого партнерства, наприклад:

• можливість отримання відстрочки платежу в майбутньому;
• широкий асортимент продукції;
• висока вартість товарів;
• проведення щорічної інвентаризації;
• перевірка розрахунків для надання звіту вищестоящому керівництву.

Періодичність проведення звірки організація також стверджує самостійно. Єдина умова це включення в акт всіх операцій, здійснених в обраному періоді.

Іноді акт звірки складається на момент проведення щорічної інвентаризації , Що дозволяє заощадити час. Але багато компаній вважають за краще складати акт звірки щомісяця, оскільки невідомо, що трапиться за рік.

Дотримати актуальність актів звірки не складно. Досить почати складання таких актів з самого початку співпраці, а потім складати його за кожен період від дати підписання останнього акту.

Акт звірки можна складати як за окремим договором, так і з комерційних операцій в певному періоді. Якщо між партнерами укладено кілька договорів, можна скласти по кожному окремий акт звірки і навіть з різною періодичністю.

Правове регулювання

Згадка про акт звірки взаєморозрахунків присутній в Листі Мінфіну №07-05-04 / 2 від 18.02.2005 .

Зокрема тут сказано, що форма акту звірки взаємних розрахунків між господарюючими суб'єктами законодавчо не передбачено.

Організації вправі самостійно розробляти форму документа і затверджувати його у своїй облікову політику .

Деякі бухгалтера вважають акт звірки первинним документом. Мотивується це тим, що за звичаєм документ містить обов'язкові реквізити, характерні для первинної документації.

Перелік таких міститься в ФЗ №402 (раніше ФЗ №129 ). Але, на думку ФНС , Акт звірки не є первинним документом, оскільки не впливає на фінансовий стан партнерів, а всього лише констатує вже звершення факти.

У той же час у разі витребування заборгованості контрагента через суд акт звірки може бути одним з основних доказів. Для цього на юридично значущому документі повинні стояти підписи керівників організацій.

У процесі технічної звірки допускається підписання документа тільки бухгалтерами. Виступати від імені юрособи може виключно керівник.

Проводячи звірку розрахунків з постачальниками і покупцями, доцільно керуватися Методичними вказівками по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань. Тут передбачені особливості інвентаризації, і зокрема перевірки розрахунків.

При звірці розрахунків з контрагентами, постачальниками і покупцями, слід перевірити обгрунтованість сум, які значаться на рахунках бухобліку.

Так перевірці підлягає рахунок «Розрахунки з постачальниками та підрядниками». Перевіряють його по документам відповідно до кореспондуючими рахунками.

Тобто при звірці розрахунків перевірити потрібно:

Виконання зобов'язань по товарах сплаченим Але знаходяться в дорозі Виконання зобов'язань по поставкам неотфактурованная Обгрунтованість і вірність сум По дебіторської та кредиторської заборгованості, в тому числі і заборгованості, за якою минув строк позовної давності

Здійснюють звірку на підставі договорів, рахунків , накладних , рахунків-фактур та іншої первинної документації. Дані документів порівнюються з даними, відображеними на бухгалтерських рахунках.

При наявності декількох контрагентів акт звірки складається окремо по кожному в двох примірниках. У документі вказуються такі дані:

• період звірки;
• назви сторін;
• реквізити договору;
• відповідальні за підписання особи;
• дані обліку від кожної сторони - початкове сальдо, суми по дебету і кредиту з посиланням на документи, кінцеве сальдо;
• сума за даними обліку на дату здійснення звірки;
• підписи сторін.

Основна частина акту звірки це таблиця, в якій зазначаються відомості про всі госпопераціях між контрагентами. Як правило, ліва частина таблиці відображає факти господарювання упорядника.

При цьому передбачається чотири стовпці - для порядкового номера запису, короткого змісту операції, суми по дебету і кредиту. Права частина заповнюється приймаючої акт стороною в процесі проведення звірки.

Кожна з організацій після внесення власних облікових даних вираховує обороти дебету і кредиту, визначаючи кінцеве сальдо на дату звірки.

При відсутності розбіжностей підсумкові суми лівої і правої частини таблиці повинні бути ідентичними. При наявності розбіжностей контрагент в цьому ж акті фіксує пояснення. Після цього акт повертається ініціатору звірки.

Що таке сальдо кінцеве

Що таке сальдо? Це різниця між надходженням і витратою в певному періоді часу. У бухобліку сальдо є залишок по рахунку, тобто різницю між сумою, вказаною по дебету і сумою, відображеної по кредиту.

Різниться сальдо дебетове і кредитове. При цьому окремі рахунки можуть одночасно володіти двома цими видами. Але на практиці аналізу піддається не весь бухоблік, а тільки частина його, за певний часовий проміжок.

При цьому використовуються такі показники як:

Вхідне сальдо (початкова) Це залишок по рахунку на початок обраного періоду, який розраховано виходячи з попередніх операцій Дебетовий і кредитовий обороти в певному періоді Обчислюються на підставі операцій у відповідному періоді Сальдо за період Являє собою сумарний підсумок операцій в обраному періоді Вихідні сальдо (кінцеве) Висловлює залишок по рахунку на закінчення періоду. Являє суму початкового сальдо і оборотів за період

Для визначення кінцевого сальдо при звірці розрахунків необхідно додати до початкового залишку обороту одного боку рахунки і з отриманого результату відняти результат обороту протилежної сторони.

Універсальна формула знаходження кінцевого сальдо виглядає так:

Якщо початкове сальдо знаходиться дебетової частині рахунку, то знак його позитивний і негативний при знаходженні показника в кредитової частини.

Дебет і кредит

Що відображати в акті звірки по дебету і кредиту? В першу чергу, слід визначити рахунки, за якими в обліку відображаються факти співпраці з контрагентом.

При складанні акта використовуються дані цього рахунку і кореспондуючих з ним рахунків. Якщо організація складає акт звірки з покупцем, то в документі відображається рух по рахунку 62, тобто реалізація - Дт62 Кт90.

За кредитом відображається оплата реалізованого товару - Дт50,51 Кт62. Коли у організації-постачальника виходить сальдо дебетове, значить продукції поставлено більше, ніж оплачено.

При кредитовом сальдо навпаки - покупець заплатив більше, ніж отримав продукції. У разі звірки з постачальником в акті звірки здійснюється рух по рахунку 60. По дебету відображається оплата товару, а по кредиту його надходження - Дт41, 19 Кт60.

Тобто для більш простого розуміння суть зводиться до того, що за дебетом відображається надходження продукції, надання послуг і т.д., а по кредиту показується надходження плати.

У разі виявлення дебіторської заборгованості організація відправляє контрагенту нагадування про сплату із зазначенням суми боргу, порядку і терміну виплати.

При невизнання партнером свого боргу можна звернутися з позовною заявою в суд . Доказом стають первинні документи і дані обліку.

У разі списання дебіторської заборгованості її включають до витрат фірми, враховуючи на дебеті позабалансового рахунку 007. Зберігається списана сума в обліку протягом п'яти років на випадок погашення її боржником.

Відео: акт звірки з постачальником

Виявлена ​​кредиторська заборгованість супроводжується внесенням виправлень піт дебету рахунків. Кредиторка зі строком давності включається в інші доходи організації.

Зразок супровідного листа

При відправці акту звірки контрагенту до нього додається супровідний лист.

У ньому слід вказати такі дані:

• період звірки;
• термін підписання акту;
• варіант відправки;
• спосіб підтвердження розбіжностей.

Зразок супровідного листа до акту звірки може виглядати наступним чином:

«Організація ___ направляє Вам, організації ___, акт звірки на ДД.ММ.РРРР. Просимо Вас підписати один примірник акта в ___ денний термін і повернути його нам за допомогою поштового відправлення (на електронну адресу, кур'єром і т.д.). При наявності розбіжностей просимо докласти підтверджуючі документи (накладні, рахунки-фактури, акти та інше). При неотриманні у Здавалося термін підписаного акта або розбіжностей по ньому визнаємо сальдо розрахунків підтвердженим »

Але в будь-якому випадку, треба мати на увазі, що непідписаний контрагентом акт звірки не матиме ніякої сили в разі судових розглядів.

Складання протоколу розбіжностей

При виявленні розбіжностей в процесі звірки розрахунків потрібно їх узгодження з контрагентом. протокол розбіжності може бути частиною самого акту.

При заповненні акту ініціатор звірки в нижній частині акта робить запис «За даними ___ заборгованість ___ становить ___ рублів на ДД.ММ.РРРР.».

Якщо контрагент згоден, то він просто ставить свій підпис. У разі розбіжностей контрагент після внесення даних свого обліку робить запис за станом свого результату.

Далі можна вписати заголовок «Розбіжності» і вказати, які саме дані не відображені партнером із зазначенням на відповідні документи.

Інший варіант це складання контрагентом свого акту звірки та додаток до нього супровідного листа із зазначенням розбіжностей і додатком копій документів звіряються періоду.

Як заповнити зразок платіжки в ПФР для роботодавців в 2016 році дізнайтеся зі статті: платіжки в ПФР .

Як виглядає зразок платіжного доручення на штраф в податкову в 2016 році, читайте тут .

Як виглядає бланк платіжного доручення, дивіться тут .

Також допускає скласти окремий протокол розбіжностей і відправити його організації-партнера. При цьому виконується запит акту нового зразка з урахуванням наданих даних.

приклад заповнення

Протокол розбіжностей по акту звірки складається у довільній формі.

У ньому вказуються такі дані:

• період звірки;
• виявлені розбіжності;
• дані з урахуванням виправлень;
• посилання на підтверджуючі документи (копії додаються);
• підсумковий результат обліку.

Слід зауважити, що обов'язок підписати акт звірки контрагентом законодавчо не закріплена. Партнер може відмовитися від звірки розрахунків.

Тому факт застосування акту звірки в процесі співпраці слід обговорити на початковому етапі, закріпивши умова в договорі.

Також слід домовитися про терміни підписання акту. У цьому випадку відмова і несвоєчасне підписання акту стають порушенням умов договору.