- приводи складання
- Учасники процесу
- періодичність
- оформлення
- Правила заповнення
- Проведення процедури звірки
- Вирішення спірних питань
- Автоматизація заповнення
Акт звірки взаєморозрахунків - це документ, який потрібно скласти для узагальнення показників 2 установ за відрізок часу. Він дозволяє порівняти інформацію організацій і своєчасно виявити розбіжності. Чинне законодавство не встановило чітку форму паперу. З цієї причини власник бізнесу наділений правом скласти документ самостійно. Однак перед виконанням процесу слід заздалегідь знати ряд нюансів, які потрібно врахувати.
приводи складання
Складанням документації займається бухгалтерія. Зразок заповнення форми акта звірки взаєморозрахунків можна знайти в інтернеті. Використання готової документації полегшить і прискорить виконання операції.
Процес повинен бути виконаний в наступних випадках:
- Потрібно підтвердити наявність заборгованості перед державними органами контролю або керівництвом підприємства.
- Проводиться інвентаризація стану взаємних розрахунків з партнерами.
- Організація взаємодіє з великим переліком товару.
- Компанія взаємодіє з товарами, що мають високу цінність.
- Необхідно отримати відстрочку оплати за товар.
Він може знадобитися, якщо постачальник надає розстрочку покупцеві на оплату отриманого товару. Партнер має право відмовитися від пропозиції скласти папір. Зазвичай співробітникам організації не хочеться піднімати документацію за певний період.
Ініціатор процесу повинен самостійно проводити звірку даних протягом усього періоду.
Учасники процесу
Акт звірки з розбіжностями, зразок заповнення якого можна знайти в інтернеті, - документ, який вимагає періодичного складання. Сторонами, взаємодіючими по папері, можуть виступати:
- постачальник і покупець;
- фізична особа і державна організація;
- бізнес партнери;
- структурні підрозділи однієї компанії.
Форму акта підприємства розробляють самостійно. Якщо дію з яких-небудь причин не може бути виконано, законодавство дозволяє використовувати як зразок і підписати акт звірки з розбіжностями.
періодичність
Законодавство не пред'являє вимоги до періодичності складання акта.
На практиці процес виконується за:
- 1 місяць;
- 1 квартал;
- 1 рік;
- Весь період роботи.
Дані необхідно розділяти за договорами. Якщо організація виступає для партнера покупцем по одним видам товару, а по іншим постачальником, потрібно скласти 2 акти звірки.
оформлення
Незважаючи на те, що законодавство не встановлює чітких вимог до форми складання документа, в діловодстві склалися базові принципи виконання операції. Їх потрібно враховувати. Акт звірки є первинним документом.
З цієї причини в ньому мають бути присутні:
- Назва.
- Дата складання.
- Повне найменування організації, яка займалася складанням паперу.
- Повна назва партнерської фірми.
- ПІБ посадових осіб, які наділені правом залишити підпис на документі.
- Підписи.
Акт складається в формі реєстру. Фахівець, який займається виконанням цього завдання, повинен керуватися вимогами законодавства, що пред'являються до первинної документації.
У нього потрібно включати всі операції, які були виконані за звітний період. Зазвичай звірку потрібно проводити 1 раз за місяць.
Папери, що входять до його складу, повинні бути впорядковані. Зазвичай дію виконується за датою. Додаткові паперу входять до складу акту не завжди. Іноді замість них присутня вказівка суті операції.
Виконувати процедуру складання одноразово не слід. Акт має бути наповнений з моменту початку співпраці з партнером або після закриття попереднього документа.
Щоб документ мав силу нормативно-правового акта, підписи упорядника мало. На папері повинні бути присутніми друку організацій, які беруть участь в процесі. Крім того, на документі має перебувати підпис вищої посадової особи компанії.
Правила заповнення
Папір становить у вільній формі бухгалтерією підприємства. Щоб документація вступила в силу, її повинні підписати головний бухгалтер і директор підприємства. Після виконання дії документ засвідчується печаткою. Обидва примірники паперу передаються партнеру, з яким складається акт.
Фахівець компанії повинен уважно вивчити переданий документ. Якщо він згоден з його змістом, папір повинна бути завірена печаткою 2 сторони і підписана. 1 екземпляр повертається стороні, яка займалася складанням, а 2 залишається у партнера.
На папері повинен бути присутнім порядковий номер. Періодичність складання визначається організацією-ініціатором процесу. Інформація, яка присутня в папері, повинна бути звірена з відомостями рахунки-фактури.
Дані, які надає установа для внесення в документацію, повинні збігатися з інформацією її партнера. Якщо присутні розбіжності, момент необхідно зафіксувати в кінці документа.
Підписання паперу виконується тільки в тому випадку, якщо між взаємодіючими підприємствами немає розбіжностей. Наявність конфліктів може стати приводом звернення до суду. Однак не підписаний керівником документ не може бути врахований як доказ.
Проведення процедури звірки
Дія по звірці проводиться тільки по одній позиції. Щоб інформація, присутня в акті, була об'єктивною, документацію слід складати після отримання товару або з моменту закриття минулого акту. Процес звірки можна поєднати з виконанням щорічної інвентаризації. Це захистить фахівців компанії від виконання подвійної роботи. Операція дозволить виявити наявність заборгованості.
Якщо в процесі інвентаризації виявлено розбіжності, слід негайно скласти акт звірки і відправити його контрагенту.
Документацію можна передати поштою. Однак якщо фахівець боїться втрати паперу в процесі доставки, її краще відвезти особисто. Це прискорить процес і захистить від необхідності повторного заповнення бланка. Контрагент, який отримав документацію, повинен перевірити інформацію. Якщо розбіжності не були виявлені, бланк повинен бути підписаний і скріплений печаткою. Одна копія документа залишається у організації-партнера, а інша повинна бути повернута відправнику.
Якщо була виявлена заборгованість з боку партнера, разом з документом потрібно відправити повідомлення з проханням погасити її.
На практиці нерідкі випадки, коли за минулий проміжок часу організація-покупець встигла збанкрутувати. Тоді виявлену заборгованості стягнути не вдасться. Суму виявленої кредиторської заборгованості доведеться списати на поточні потреби підприємства.
Вирішення спірних питань
Якщо фірма, яка виступає в ролі партнера, не хоче вирішувати питання: «Як зробити вручну акт звірки взаємних розрахунків заповнити?» І займатися складанням паперу, це може свідчити про небажання фірми визнавати наявну заборгованість. Ініціатор проведення перевірки не може змусити контрагента виконати процедуру. Щоб не зіткнутися зі спірною ситуацією, в договорі потрібно закріпити:
- ситуації, під час яких потрібно скласти акт звірки;
- порядок проведення звірки;
- терміни і періодичність виконання перевірки;
- порядок накладення і величину штрафних санкцій за невиконання пунктів договору.
Під час підписання договору партнер автоматично погоджується з усіма пунктами. У разі виникнення спірної ситуації підприємство не зможе відмовитися від проведення звірки взаємних розрахунків.
Автоматизація заповнення
Сучасні технології дозволяють полегшити заповнення акту. Дані в паперів можна внести на комп'ютері, а потім роздрукувати готовий документ. Для виконання операції можуть використовуватися програми:
- Microsoft Excel;
- 1с Бухгалтерія;
- КЛАСС365.
На практиці акт складається і заповнюється в спеціалізованій програмі 1С Бухгалтерія. Однак непідготовленій людині складно розібратися з нюансами взаємодії. З цієї причини фахівці компаній вважають за краще складати його в Microsoft Excel. Документ необов'язково оформляти з нуля. Людина, що займається заповненням паперу, може скачати бланк акт звірки взаєморозрахунків excel тут і в подальшому підставляти дані в готовий документ. Швидкість складання документа помітно збільшиться.