автори:
Ігор Петров - заступник начальника відділу 021 АТ «ВНІІРТ»;
Вадим Богач - заступник начальника відділу науково-технічної документації АТ «ВНІІРТ»;
Ільдар Салімгареев - провідний інженер відділу 021 АТ «ВНІІРТ»
Головною продукцією науково-дослідного підприємства є науково-технічна документація. Якість майбутнього виробу починається з якісної і актуальної документації. Вирішити таку задачу під силу тільки сучасним методикам і інструментам - впровадити на підприємстві PDM-систему.
Вчора на ринку існує великий вибір таких систем. Жоден вендор систем подібного рівня не може надати споживачеві «коробковий» варіант, який би задовольняв всім вимогам кінцевого споживача. На наш погляд, методологій впровадження безліч, але найбільш часто вживаними є:
- адаптація PDM-системи під вимоги і реалії об'єкта впровадження;
- адаптація об'єкта впровадження під можливості і функціонал PDM-системи.
Це як раз той випадок, коли від зміни місць доданків результат може відрізнятися сильно. Маючи на підприємстві досвідчену команду впровадження систем подібного рівня, а також гнучкість і багатофункціональність PLM-системи T-FLEX DOCs, можна домогтися кращих результатів за менший час і менші матеріальні витрати.
впровадження
Головні завдання, які необхідно вирішити в рамках даного проекту:
- забезпечити потоковий і безперервний введення вже наявних документів на підприємстві з паперового носія;
- проведення змін в документації;
- автоматизувати процес заповнення великого набору реквизитной частини електронних документів;
- автоматизувати процес підключення файлів до карток документів;
- надати доступ до електронного архіву великому числу користувачів, в тому числі віддаленим майданчиках;
- автоматизоване формування комплектів документації для відправки на заводи-виробники;
- створення єдиного інформаційного простору підприємства.
Команда впровадження спільно з групою підготовки виробництва і головним замовником -ОНТД (відділ науково-технічної документації) проаналізували чинну на той момент схему роботи архіву і, розробивши технічне завдання з перекладу документації в електронний вигляд, приступили до реалізації необхідного функціоналу майбутньої системи. Для повноти розуміння всього процесу роботи ОНТД фахівець команди впровадження ненадовго «увійшов» в ОНТД і детально вивчив досвід роботи фахівців ОНТД зсередини. Це дозволило краще адаптувати систему до реальностей, а також максимально швидко і з великою зручністю налаштувати систему під майбутніх користувачів. Результат не змусив себе чекати.
Одна з проблем, з якою довелося зіткнутися при впровадженні, - це різний рівень комп'ютерної підготовки фахівців ОНТД, що змусило команду впровадження серйозно задуматися. В результаті було прийнято рішення написати велику кількість спеціалізованих команд, укладених у відповідних кнопках і інтуїтивно зрозумілих інтерфейсів. Це дозволило максимально адаптувати користувача до системи. Крім того, для забезпечення безперервного і поточного введення інформації в систему, для виключення людських помилок і полегшення роботи користувача в системі було вирішено якомога більше дій і подій покласти на саму систему. Від фахівця потрібно лише правильно, за спеціальною методикою, іменувати файл з відсканованим документом. Для цього в ім'я файлу крім самого децимальних позначення поміщали інформацію про номер зміни документа і його типі. Після цього користувач просто переносив папку з непов'язаними документами у вікно системи, а система автоматично виробляла чітко прописані дії, такі, наприклад, як створення, підключення файлів до електронної структурі вироби і часткове заповнення необхідних реквізитів.
Для зручності роботи користувачів при роботі з великим об'ємом інформації в системі T-FLEX DOCs були створені для різних фахівців особливі інформаційні оточення (робочі сторінки), що дозволили виділити на перший план тільки потрібну інформацію для користувача щодо виконання своїх функціональних обов'язків. Для працівників ОНТД була створена єдина робоча сторінка з поділом їх функціональних обов'язків в рамках розробити конструкцію танного функціоналу системи (рис. 1).
рис.1
Принцип роботи в ОНТД -естафетний (послідовний), тому за послідовність ходу роботи фахівців ОНТД відповідав налаштований бізнес-процес. На першому етапі фахівець підбирав необхідні документи в паперовому архіві, какделал це і раніше, і передавав їх для сканування. На другому етапі інший фахівець уже сканував підібрані документи на локальний комп'ютер і переміщував їх у вікно системи. Далі відбувалося заповнення всіх відсутніх реквізитів з автоматичною перевіркою правильності заповнення за формальними ознаками. Це дозволило внести прозорість в роботу фахівців архіву, а керівнику - надати можливість диспетчеризації ходу всього процесу. Необхідно сказати, що на кожному етапі бізнес-процедури в тексті завдання, яке отримує виконавець, зазначено, що і як повинен зробити працівник архіву на даному етапі процесу. Всі автоматичні дії з пошуку, створення і заповнення всіх необхідних зв'язків електронних документів і файлів також відбуваються як окремі етапи робіт бізнес-процедури.
Для зручності роботи всі інтерфейси були оформлені максимально наближеними до того, що було раніше на папері. Все заповнення реквізитів відбуваються в одному вікні (рис. 2).
рис.2
Реєстрація та заповнення відповідних полів відбуваються з автоматичною перевіркою на повноту внесення даних, візуально підказуючи користувачеві про його помилки (рис. 3). На рис. 3 видно, що всі потрібні поля, виділені зеленим кольором, заповнені вірно.
рис.3
Необхідність передачі документації заводам-виробникам в електронному вигляді вимагала від команди впровадження технічного рішення. Був розроблений функціонал, що дозволяє підбирати актуальну документацію з системи T-FLEX DOCs і передавати її в виробництво чи відправляти зовнішнім абонентам, що знаходяться на підписці.
Для вирішення цього завдання був застосований, як зазвичай, індивідуальний підхід. А саме - був розроблений спеціальний функціонал «Електронна посилка», який включав спеціальні діалоги введення і пошуку необхідної документації, а також дозволяв автоматично формувати електронні накладні та багато іншого. Від фахівця ОНТД потрібно при підборі і реєстрації документації, що надається як зовнішнім, так і внутрішнім абонентам, створити електронну посилку, а в діалозі введення ввести відповідні критерії пошуку підбору документації і натиснути одну-єдину кнопку (рис. 4). В результаті система автоматично знаходить і підключає необхідні файли з документами до створеної електронної посилці (рис. 5). Далі фахівець архіву при необхідності вивантажує підготовлені файли з системи для передачі зовнішнім абонентам. Все це він робить також натисканням однієї кнопки або відправляє через внутрішню поштову службу системи T-FLEX DOCs необхідним абонентам.
рис.4
рис.5
висновки
Головним плюсом для підприємства, звичайно ж, є фінансова і тимчасова сторона результату впровадження. В АТ «ВНІІРТ» з'явився сучасний інструмент з управління документами, що якісно відрізняється від традиційного паперового підходу і дає такі переваги:
- вся документація в одному місці, а зміни реєструються в системі і доступні будь-якому користувачеві на робочому місці;
- підвищилася оперативність отримання актуальної інформації;
- повністю виключено таке поняття, як «втрата документа»;
- економія часу при пошуку документації;
- істотно знижено час за рахунок автоматичного формування комплекту документів для розсилки (зараз це займає не більше трьох хвилин, на відміну від паперового методу, при якому часові витрати становили до п'яти робочих днів);
- знизився рівень «ножного праці» - як самих працівників архіву, так і всіх співробітників підприємства;
- доступність актуальних документів 24 години 7 днів на тиждень;
- єдиний інформаційний простір стає дійсно єдиним.
До всього сказаного можна додати, що фахівці ОНТД освоїли функціонал системи, витративши на навчання мінімум часу. Ну а для нашої команди впровадження цей проект став ще одним успіхом в загальній скарбничці.
Завантажити статтю в форматі PDF