Рахунок-фактура є документом, призначеним для податкового обліку. На підставі отриманого рахунку-фактури здійснюється облік і прийняття до відрахування вхідного ПДВ.
Акт виконаних робіт або надання послуг (а в разі реалізації товару - накладна) - це первинний документ бухгалтерського обліку. На його підставі роботи відображаються в обліку, а витрати на них визнаються витратами при розрахунку податку на прибуток.
Іншими словами, Рахунок-фактура і акт виконаних робіт - два різних і невзаємозамінних документа, кожен з яких служить для власних цілей. До того ж Мінфін Росії прямо вказував, що рахунок-фактура не є первинним документом для віднесення витрат до витрат (листи від 20.02.2006 N 03-03-04 / 4/35, від 25.06.2007 N 03-03-06 / 1 / 392).
Таким чином, в загальному випадку для правильного оформлення зазначеної операції від постачальника слід отримати рахунок-фактуру, а також підписати з ним акт виконаних робіт.
Відзначимо, що замість двох згаданих вище документів можна застосовувати один - уніфікований передавальний документ (УПД).
Його форма запропонована до застосування ФНС листом від 21.10.2013 № ММВ-20-3-96. УПД розроблений на базі рахунки-факти і містить дані, якій відображаються в актах і накладних. Якщо виконання робіт оформляється УПД, то додатково складати акт необхідності немає.