Документообіг в організації

1. організація документообігу
2. Принципи раціонального документообігу організації
3. Організаційні форми документообігу
4. Схема документообігу організації
5. Види документальних потоків
6. Етапи документообігу в організації
7. Внутрішній документообіг організації

Фахівці визначають поняття документообігу в організації як рух документів протягом усього життєвого циклу: від створення до здачі на зберігання в архів. На ділі це поняття набагато ширше. Система документообігу - важливий елемент діловодства, обов'язковий компонент управлінської діяльності. У сучасному світі, де інформація вважається одним з головних ресурсів, бізнес не може існувати без раціонального підходу до роботи з документами.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• Чому організація документообігу вважається галуззю управління?
• Як вибудувати ефективну схему документообігу організації?
• Які відмінні риси внутрішнього документообігу?

організація документообігу

Документообіг організації відноситься до складних технологічних процесів. В першу чергу, він пов'язаний з процесом документування діяльності компанії: створенням, прийманням, передачею, узгодженням і зберіганням службової документації. З цієї точки зору його основними характеристиками вважаються: маршрут руху документа і час, необхідний для його проходження.

У сучасному діловодстві документообіг прийнято виділяти в окрему сферу діяльності. Він встановлює інстанції проходження документа і швидкість його руху. Прийнятий в організації порядок проходження документації визначає ефективність багатьох бізнес-процесів. Від нього залежать зберігання інформації, її оперативний пошук і передача споживачам у визначені терміни з мінімальними витратами.

Актуальність і достовірність інформації безпосередньо впливають на продуктивність прийнятих адміністративних рішень. Саме тому організація документообігу відноситься до процесів управління. Вона включає формування технології роботи виконавців, розробку інформаційно-пошукових систем, контроль виконання розпоряджень керівництва.

Принципи раціонального документообігу організації

Основним правилом організації документообігу в установі вважається створення оптимальних умов для швидкого руху документів по максимально коротким маршрутам з мінімальними затратами. Багаторічна практика діловодства дозволила визначити принципи, дотримання яких необхідно для оперативного проходження документації:

1. Операції з прийому, реєстрації, первинної обробки кореспонденції, її відправки повинні бути централізовані в спеціалізовану службу (в маленьких компаніях її роль грає окремий співробітник);
2. Число інстанцій, через які проходить документ, необхідно звести до мінімуму;
3. Зворотні руху можуть бути викликані тільки ділової необхідністю;
4. Доцільна розробка власної схеми просування для кожної групи документів, об'єднаних певними видовими ознаками;
5. У процесах проходження і обробки базових категорій документації повинно бути досягнуто максимальне однаковість;
6. Реєстрація повинна бути одноразовою, а ідентифікаційні ознаки - унікальними;
7. Офіційна кореспонденція потребує попереднього розгляду перед розподілом і передачею на виконання;
8. Резолюції керівництва повинні максимально точно визначати виконавця, суть розпорядження і терміни його виконання;

Дотримання цих принципів координування документообігу в організації дозволить йому відповідати основними показниками ефективності: прямоточности в русі, безперервності діловодних процесів, ритмічності руху потоків і пропорційності завантаження каналів.

Організаційні форми документообігу

При формуванні правил документообігу в організації необхідно врахувати ряд значущих чинників: структуру установи, способи прийняття адміністративних рішень, принципи розподілу обов'язків. Все це впливає на вибір найбільш доцільною організаційної форми:

• централізована

Має на увазі об'єднання всіх процедур роботи з документацією в одному спеціалізованому підрозділі. Оптимальна для підприємств лінійно-функціональної структури управління (що працюють за принципом єдиноначальності, тобто підрозділи і функції розподілені лінійно).

• децентралізована

Передбачає формування власної служби документаційного забезпечення управління (ДОП) в кожному організаційному підрозділі. Використовується при дивізіональної структури підприємства (підрозділу чітко розділені, їм надана оперативно-виробнича самостійність).

Частина роботи виконується центральною службою ДОУ, а деякі процедури здійснюються всередині підрозділів.

Скачайте документи по темі:

Схема документообігу організації

В основі системи документообігу в організації лежить маршрутна схема проходження документів. У ній все документальні потоки групуються за загальними ознаками і для них чітко визначаються інстанції і обов'язкові процедури. У подібній схемі вказують:

• які виконавці (організаційні підрозділи) беруть участь в роботі з даними документальним потоком);
• який точний маршрут руху (послідовність виконавців);
• здійснює даний потік поворотні рухи (чи потрапляє в один і той же підрозділ кілька разів);
• які операції проводяться виконавцями;

Види документальних потоків

Документальний потік - це організоване в межах системи документообігу рух даних в заданому напрямку. При цьому дані мають загальним джерелом і приймачем.

Документальні потоки організації класифікуються:

• По відношенню до об'єкту управління:
  ○ Горизонтальні (пов'язують компанії або підрозділу одного адміністративного рівня);
  ○ Вертикальні (висхідні і низхідні потоки, що циркулюють між різними рівнями управління):
  ○ Висхідні (вхідні документація отримується компанією від підлеглих підрозділів або організацій);
  ○ спадні (документи від вищих компаній, органів влади, головних підрозділів);

• У напрямку:
• ○ Вхідний (документація, яка надходить в організацію);
• ○ Вихідний (документи, для відправки в інші установи);
• ○ Внутрішній (акти, створені всередині компанії, але не призначені для виходу за її межі);

Етапи документообігу в організації

Схема документообігу організації має на увазі угруповання всіх процедур в кілька базових етапів роботи:

• експедиційна обробка

Отримання, перевірка кореспонденції, розподіл по адресатам всередині компанії, передача на розгляд керівництва.

• попередній розгляд

Виконується службою ДОУ з урахуванням виду документа, важливості змісту, складності обговорюваних питань, статусу учасника та відправника, терміновості виконання. Після розгляду документи направляють керівництву для винесення резолюцій і прийняття адміністративних рішень.

• раціональне рух

Оптимізація документальних потоків і їх скорочення, створення технологічних інструкцій, визначення оптимальної послідовності процедур, оформлення маршрутних схем.

Виконані і відправляються документи готують з відповідною якістю виконання в повному обсязі. Процедури можуть бути централізовані в спеціальному структурному підрозділі, експедиції компанії.

Читайте також:

Внутрішній документообіг організації

внутрішній документообіг - самий великий ділянку діловодства. Документи цієї групи об'єднують ознаки вхідних і вихідних, проте, вони не призначені для відправки за межі компанії. До даної категорії відносяться: накази з основної діяльності та особового складу, службові записки, звіти, акти ревізій, протоколи заходів.

Внутрішній документальний потік проходить наступні процедури:

• підготовка проекту;
• оформлення;
• узгодження;
• візування;
• підписання;
• виконання;

Внутрішня документація реєструється окремо з присвоєнням індексу в межах категорії. Ідентифікаційний номер присвоюється в порядку простої нумерації. При реєстрації в реквізитах відсутні дані про дату надходження і входить індексі.

Маршрут внутрішнього документа визначається його видом. Так, наприклад, для наказів і розпоряджень обов'язкової інстанцією є юридичний відділ. Деякі види не вимагають попереднього складання проекту. Частина документів передається адресату безпосередньо, а частина вимагає попереднього розгляду. Всі ці правила регламентуються локальним нормативним актом організації - Інструкцією з діловодства.