Тепер поговоримо про створення документів, т.е.документірованіі діяльності Керуючої ради.
Як вже було зазначено, всі документи повинні бути правильно оформлені, прийняті (підписані) уповноваженими особами та враховані. На першому етапі створення документа визначається вид документа, і, відповідно до цього, встановлюються реквізити, що забезпечують його юридичне значення.
Юридичне значення - це властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення. Відсутність необхідних реквізитів або неправильне їх оформлення може привести до того, що документ не матиме юридичного значення (наприклад, якщо немає підпису або дати).
Обов'язковими реквізитами, що забезпечують юридичне значення документів, є:
- найменування організації - автора документа;
- назва структурного підрозділу;
- дата документа;
- реєстраційний номер;
- гриф обмеження доступу до документа;
- текст;
- підпис;
- печатка.
Крім цього, єдині правила оформлення документів необхідні для якісного і оперативного складання і виконання документів, а також для їх зручного та швидкого пошуку.
Реквізити в документі розташовуються в певній послідовності, встановленої ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
Існує наступний максимальний склад реквізитів документів:
01, 02 - Державний герб РФ, герб суб'єкта РФ (поміщають на бланках документів відповідно до законодавства РФ і суб'єктів РФ);
03 - емблема організації-автора документа або товарний знак (знак обслуговування) (поміщають на бланках організацій відповідно до статуту (положення про організацію);
04 - код організації (проставляють за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ);
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи (проставляють у відповідності з документами, що видаються податковими органами);
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП) (проставляють у відповідності з документами, що видаються податковими органами);
07 - код форми документа (проставляють за ЄДРПОУ управлінської документації (ОКУД);
08 - найменування організації-автора документа (повинно відповідати найменуванню, закріпленому в установчих документах, під найменуванням організації або за ним вказують скорочену назву, в дужках (якщо воно офіційно зафіксовано в установчих документах), а при його відсутності - повне найменування вищестоящої організації (при її наявності);
09 - довідкові дані про організацію (включають в себе поштову адресу, номери телефонів та інші відомості за рішенням організації (номери факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти, сайту та ін.);
10 - назва структурного підрозділу (пишеться великими літерами, виділяється напівжирним шрифтом і проставляється на всіх документах, крім листів, наприклад: ПРОТОКОЛ, АКТ та ін.);
11 - дата документа (датою документа є дата його підписання, затвердження або видання (складання), для протоколу - це дата проведення засідання або прийняття рішення, для акту - дата події; дата документа оформляється арабськими цифрами в один рядок у послідовності: день, місяць , рік; допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати (без лапок), а також оформлення дати в послідовності: рік, місяць, день;
12 - реєстраційний номер документа (складається з порядкового номера, який може бути доповнений індексом за номенклатурою справ, індексом застосовуваного класифікатора (кореспондентів, питань діяльності і ін.);
13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа (включає реєстраційний номер і дату документа, на який дається відповідь, заповнюється при складанні листа-відповіді);
14 - місце складання або видання документа (вказується в тому випадку, якщо утруднено його визначення за реквізитами «Найменування організації» і «Довідкові дані про організацію»);
15 - адресат (вказується в листах в правій верхній частині аркуша документа, як адресата можуть бути вказані організації, їх структурні підрозділи, посадові особи та громадяни особі. Найменування організації та її структурного підрозділу вказується в називному відмінку; при направленні документа посадовій особі, вказується назва організації в називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному (ініціали вказуються перед прізвищем); при документ надсилають керівникові організації найменування про ганизации має входити до складу найменування посади адресата; до складу реквізиту адресат може входити поштова адреса, який пишеться слідом за адресатом (вулиця, будинок, квартира, індекс, місто, країна); документ не повинен містити більше чотирьох адрес. Слово Копія перед другим, третім, четвертим адресатом не вказують. Якщо документ надсилається більш, ніж в чотири адреси, складається список на розсилку, і на кожному примірнику вказується тільки одна адреса);
16 - гриф обмеження доступу до документа (проставляється в правому верхньому куті документа; документ може затверджуватися посадовою особою або спеціально видаваним документом; при затвердженні документа посадовою особою - гриф затвердження складається з слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок); найменування посади особи, що затверджує документ; особистого підпису, її розшифровки; дати затвердження; при затвердженні документа рішенням, протоколом і т.п. - гриф затвердження складається з слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок); найменування стверджує документа в орудному па діжі; дати і номера стверджує документа);
17 - резолюція (пишеться керівником на документі і включає прізвище (і) та ініціали виконавця (ів) (кому доручається виконання), зміст доручення (конкретні дії), термін виконання (до якого числа), підпис керівника і дату підписання);
18 - заголовок до тексту (розкриває короткий зміст документа і відповідає на питання «про що?» ( «Про кого?»), Складається до будь-якого документу, оформленого на аркуші формату А4; без заголовка допустимі документи з невеликими текстами і формату А5);
19 - відмітка про контроль (ставиться на полі документа поряд із заголовком літерою «К», словом або штампом «КОНТРОЛЬ»);
20 - текст документа (є основним елементом документа, може бути оформлений у вигляді анкети, таблиці, тексту, з'єднанні цих структур і складатися, як правило, з двох основних частин: в першій частині - викладаються причини і підстави складання документа, інформація з питання, посилання на основоположні документи; у другій частині - висновки, прохання, пропозиції, розпорядження, рекомендації. Текст повинен викладатися чітко, послідовно, коротко. Текст документа може містити лише одну заключну частину, якщо зміст документа е потребує пояснення і обгрунтування. Текст можна поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами);
21 - відмітка про наявність додатку (ставиться після тексту; якщо в тексті документа згадується найменування додатки, то в реквізиті «Додаток» воно не вказується (Додаток: на 2 л. В 1 прим.); Якщо документ має додаток, не визначена у тексті або якщо їх декілька, то вказують їх найменування; якщо додатки зброшуровані, кількість аркушів не вказується);
22 - підпис (включає найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису і її розшифровки; якщо документ складений на бланку організації, то посаду вказується скорочено; реквізит «Підпис» проставляється після додатки);
23 - гриф узгодження документа (складається з слова ПОГОДЖЕНО (без лапок); посади особи, яка погоджує документ (включаючи найменування організації); підписи, розшифровки підпису (ініціалів, прізвища); дати узгодження; гриф погодження є реквізитом офіційного документа, що виражає згоду організації або її органу, який не є автором документа, з його змістом);
24 - візи узгодження документа (включає в себе посаду візує, підпис візує, її розшифровку (ініціали, прізвище), дату візування; віза необхідна для підтвердження спеціалістами доцільності складання документа, ставиться при узгодженні документа всередині організації до підписання документа керівником; якщо у візує є зауваження і доповнення до проекту документа, він оформляє їх у вигляді додатку (зауваження додаються, підпис, І.О. Прізвище, дата); візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша першотвору розпорядчого документа (наказу, розпорядження), на лицьовій стороні останнього листа (нижче реквізиту «Підпис») копії документа (листа);
25 - відбиток печатки (засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, передбачених відповідними нормативними актами, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжньої підписи);
26 - відмітка про засвідчення копії (необхідна для запевнення відповідності копії документа оригіналу, розташовується нижче реквізиту «Підпис»; відмітка включає в себе заверительную напис «Вірно», посада особи, яка засвідчує копію, підпис, розшифрування підпису (ініціали, прізвище), дату засвідчення , печатка);
27 - позначка про виконавця (включає ініціали та прізвище виконавця документа та номер його службового телефону (без рисок); позначку у своєму розпорядженні на лицьовому боці або (при відсутності місця) на зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому куті);
28 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи (включає посилання на документ, який свідчить про виконання, його дату і номер; короткі відомості про виконання, слова «У справу», номер справи, в якій буде зберігатися документ; дату напрямки в справу );
29 - відмітка про надходження документа в організацію (включає в себе черговий порядковий номер і дату надходження документа);
30 - ідентифікатор електронної копії документа (проставляється на нижньому полі аркуша (нижній колонтитул) і містить найменування файлу, дату або інші пошукові дані (ініціали виконавця і т.п .; відмітка необхідна для виключення повторного введення документа в комп'ютер, швидкого пошуку документа по імені файлу, встановлення особи, яка здійснює введення документа в комп'ютер).
Тут був перерахований максимальний набір всіх можливих реквізитів документа, але при підготовці певних видів документів використовується тільки необхідний для даного виду набір реквізитів.
При оформленні документів необхідно пам'ятати про те, що їх виготовляють на бланках. Існують два стандартних формату бланків документів: А4 (210х297 мм) і А5 (148х210 мм). Cлід враховувати наведені розміри полів: ліве - не менше 20 мм, праве - не менше 10 мм, верхнє - не менше 20 мм, нижнє - не менше 20 мм і не допущені в зал «забігання» букв на поля або навіть за поля. Поля необхідні для резолюцій, зручності читання та архівування.
Бланки документів виготовляються на білому папері або папері світлих тонів, в залежності від розташування реквізитів встановлюють два варіанти бланків: кутовий і поздовжній. Для організацій, їх структурних підрозділів та посадових осіб існують такі види бланків: загальний бланк, бланк листа, бланк конкретного виду документа. Загальний бланк використовують для виготовлення будь-яких видів документів, крім листа.
Загальний бланк (в залежності від установчих документів організації) включає в себе реквізити 01 (02 або 03), 08, 11, 14.
Бланк листа (в залежності від установчих документів організації) включає в себе реквізити 01 (02 або 03), 04, 05, 06, 08, 09 і, при необхідності, обмежувальні позначки для верхніх меж зон розташування реквізитів 11, 12, 13, 14 , 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного виду документа, крім листа (в залежності від установчих документів організації) включає в себе реквізити 01 (02 або 03), 08, 10, 14 і, при необхідності, обмежувальні позначки для верхніх меж зон розташування реквізитів 11, 12, 13, 18, 19.
При виготовленні документів на двох і більше сторінках друга та наступна сторінки нумеруються. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля аркуша.
Схема розташування реквізитів на кутовому бланку організації
Схема розташування реквізитів на поздовжньому бланку організації
«Про кого?