Зберігання документів з кадрового обліку
Протягом діяльності будь-якого підприємства утворюється велика кількість документів. Кадрова служба в даному випадку не тільки не є винятком, а й є структурним підрозділом організації, в якому виникає найбільша кількість різних документів, змагатися з яким може хіба що бухгалтерія. Як правило, на будь-якому підприємстві рано чи пізно постає питання про подальшу долю документів, що утворилися в діяльності підприємства. І в цьому випадку зазвичай існує дві крайності - або з кожним роком виділяється все більше і більше місця під постійно зростаючий обсяг паперів, але при цьому дотримуються принципу «жодного документа в сміттєву корзину» або після закінчення року максимальну кількість документів просто знищується, оскільки керівник і / або головний бухгалтер визнали їх просто застарілими. Жоден з вищеназваних підходів не відображає правильного і, головне, правомірного зберігання кадрової документації організації. До жалі. Якогось окремого нормативного акту, що регулює правила зберігання тільки кадрової документації поки не видано, в зв'язку з чим необхідно керуватися загальними правилами та термінами зберігання документів, що утворюються в процесі діяльності організації.
Забезпечення правильного зберігання документа необхідно в цілях раціональної організації документаційного забезпечення діяльності організації, а також суворого дотримання діючих нормативних документів в сфері документації і інформації.
Відповідальність за збереження документів проведення інвентаризації несе керівник. Документи повинні зберігатися в закритих шафах, що оберігають їх від пилу, впливу сонячного світла. Вилучення і видача документів із справ постійного строку зберігання забороняється.
Необхідно звернути увагу, що організація має право укласти договір з архівом і згодом передавати на зберігання до архіву документи, що утворилися в процесі діяльності організації, термін зберігання яких закінчився. У разі, якщо такий договір не укладено, то організація буде здавати в архів тільки накази по особовому складу працівників і відомості нарахування заробітної плати.
Основним документом в області встановлення термінів зберігання документів є Перелік типових управлінських документів, що утворюються діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Росархивом 6 жовтня 2000 р зі змінами від 27 жовтня 2003 г.) - далі за текстом «Перелік». Зазначений перелік призначений для використання в якості основного нормативного документа при визначенні термінів зберігання і відбір на зберігання і знищення управлінських типових документів, т. Е. Загальні для всіх або більшості організацій (в тому числі недержавних). Перелік служить цілям збереження, організації та якісного поповнення складу Архівного фонду Російської Федерації. Перелік використовується під час формування справ, при підготовці номенклатур справ, при розробці схем класифікації документів, при розробці відомчих переліків документів, зразкових номенклатур справ, а також в практиці роботи експертно-перевірочних комісій (ЕПК) архівних органів та експертних комісій (ЕК) організацій.
У зазначеному Переліку кадрової документації присвячено два розділи:
розділ 7 включає документацію з працевлаштування, організації праці, нормування праці, тарифікації, оплаті праці, охорони праці;
розділ 8 містить документи про роботу з кадрами: прийом, переміщення, звільнення працівників, підвищення їх кваліфікації, проведення атестації, а також нагородження;
Терміни зберігання документів, зазначені в Переліку поширюються на всі організації, незалежно від того, надходять їх документи на зберігання в державні, муніципальні архіви або ж не надходять.
Організації застосовують зазначені в Переліку терміни зберігання документів по-різному. Тимчасові терміни зберігання застосовуються всіма організаціями. Постійний термін зберігання застосовується тими державними, муніципальними організаціями, документи яких надходять на зберігання до відповідних архіви в установленому порядку, і недержавними організаціями, з якими укладені відповідні угоди (договори), т. Е. Джерелами комплектування архівів.
Організації, документи яких не надходять на зберігання в державні, муніципальні архіви, т. Е. Не є джерелами комплектування архівів, можуть застосовувати постійний термін зберігання. Організації, які не є джерелами комплектування державних, муніципальних архівів, зберігають документи постійного терміну за Переліком наступним чином. Державні, муніципальні організації - 10 років. Недержавні організації - не менше 10 років, подальший термін зберігання документів визначає організація відповідно до чинного законодавства та / або необхідністю практичного використання документів.
Певні документи постійного терміну зберігання по справжньому Переліку, необхідно зберігати в організаціях усіх форм власності, документи яких не надходять в державні, муніципальні архіви, до ліквідації даних організацій, що обумовлено чинним законодавством і / або тривалим практичним значенням зазначених документів. У числі кадрових документів можна назвати наступні документи, що підлягають постійному зберіганню:
особисті справи (заяви, автобіографії, копії наказів і виписки з них, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів, анкети, атестаційні листи та ін.) керівника організації; членів керівних, виконавчих, контрольних органів організації; працівників, що мають державні та інші звання, премії, нагороди, вчені ступені і звання;
список (штатно-списковий склад) працівників списки членів керівних і виконавчих органів організації; ветеранів та учасників Великої Вітчизняної війни та інших військових дій; нагороджених державними та іншими нагородами, удостоєних державних та інших звань, премій
Обчислення терміну зберігання документів проводиться з 1 січня року, наступного за роком закінчення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, закінчених діловодством у 2005 році, починається з 1 січня 2006 року.
Відмітка «до відпадання потреби» означає, що документація має тільки практичне значення. Термін її зберігання визначається самою організацією, але не може бути менше 1-го року.
Зниження термінів зберігання, встановлених Переліком, забороняється. Підвищення термінів зберігання документів, передбачених цим Переліком, може мати місце в тих випадках, коли це викликано специфічними особливостями роботи організацій.
Для організації та проведення роботи з визначення строків зберігання і відбору документів на зберігання і знищення в організаціях створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК), до складу яких входять найбільш кваліфіковані фахівці основних структурних підрозділів під головуванням одного з керівних працівників організації, а також можуть бути запрошені представники відповідної архівної установи, якщо у організації є з ним договірні відносини.
У своїй роботі експертні комісії керуються правовими актами, нормативними документами, вказівками Росархіву, органів управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації, Переліком, нормативними та розпорядчими документами керівника організації.
Експертні комісії визначають спільно з архівом і діловодної службою порядок відбору документів на зберігання і знищення в організації, організовують експертизу цінності документів і здійснюють контроль за її проведенням.
Документи, терміни зберігання яких визначено Переліком "постійно", підлягають державному, муніципальному зберігання і передаються в архіви або за рішенням недержавної організації, котра є джерелом комплектування державного, муніципального архіву, зберігаються нею самостійно.
Контроль за правильністю застосування Переліку здійснюють Росархів, органи управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації і місцевого самоврядування, архівні установи.
Необхідно також відзначити, що зберігання підлягають оригінали документів організації. У разі втрати або пошкодження оригіналу документа організації зберігання підлягає завірена в установленому порядку копія такого документа. Про кожний випадок втрати або пошкодження оригіналу документа організації повинен бути складений відповідний акт із зазначенням причини втрати або пошкодження, долучається до переданої на зберігання копії документа організації і підлягає зберіганню разом з нею. Зазначений акт повинен бути підписаний керівником структурного підрозділу і затверджений одноосібним виконавчим органом організації, а в разі втрати або пошкодження документів бухгалтерського обліку, бухгалтерської звітності - також головним бухгалтером товариства.
Як правило, підлягають зберіганню документи до передачі їх в архів суспільства зберігаються в робочих кімнатах за місцем знаходження організації.
Документи суспільства, передані на зберігання в архів суспільства, повинні перебувати в спеціально відведених для цієї мети приміщеннях. Документи суспільства, що знаходяться на зберіганні в архіві товариства, повинні розташовуватися в замикаються шафах, що забезпечують їх повне збереження.
Видача документів співробітникам організації (особам, які перебувають у трудових або цивільно-правових відносинах з організацією) здійснюється під розписку з дозволу керівника організації або уповноваженої ним особи. Документи видаються у тимчасове користування співробітникам організації на термін не більше одного місяця. Після закінчення зазначеного терміну документ повинен бути повернений на місце його зберігання.
На кожен виданий документ заводиться карта-заступник, в якій зазначаються вид (найменування) документа, дата його видачі, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій документ виданий, дата його повернення, а також передбачаються графи для розписок в отриманні і прийомі документа.
У таблиці 1 наводяться терміни зберігання основних документів з кадрового обліку в організації.
Таблиця 1
Відбір документів на постійне, тимчасове зберігання і до знищення повинен проводитися відповідно до діючих правил роботи державних, муніципальних архівів, правилами роботи архівів організацій (відомчих архівів), а також вказівками Росархіву та архівних органів суб'єктів Російської Федерації.
Документи повинні прийматися на зберігання переважно у вигляді оригіналів, лише за їх відсутності приймаються завірені копії.
Підготовка документів до передачі в архів включає експертизу наукової і практичної цінності документів, оформлення справ, складання опису.
Експертиза цінності документів - визначення цінності документів з метою відбору їх на зберігання і встановлення строків зберігання. Експертизу цінності документів в організації здійснює постійно діюча експертна комісія.
Експертна комісія (далі - ЕК) призначається наказом керівника організації. До складу ЕК включають не менше трьох співробітників. Секретарем ЕК призначають, як правило, секретаря організації.
Після того, як відібрані необхідні документи для їх подальшої передачі в архів, такі документи повинні бути належним чином оформлені. Оформлення документів для архіву організація може здійснити самостійно або звернутися за допомогою в спеціальні організації. Але якщо документів, які передаються в архів не дуже багато, то тоді сенсу в посередниках немає.
Зазвичай передбачається наступний порядок. Справи постійного зберігання підшиваються в тверду обкладинку суворими нитками. Листи нумеруються у правому верхньому кутку простим олівцем. Кількість листів в кожній справі не повинно перевищувати 50. У кінці справи на окремому аркуші складається засвідчувальний напис.
Обкладинки справ оформляються відповідно до ГОСТ 17914-72. На обкладинці справ постійного зберігання повинні бути проставлені такі реквізити: повна назва організації, номер (індекс) справи за номенклатурою, заголовок справи, кількість аркушів, термін зберігання або позначка «зберігати постійно», номер фонду, опису, справи.
Після закінчення діловодного року в оформлення обкладинки справ постійного зберігання вносяться необхідні уточнення:
в заголовки справ, що містять розпорядчі документи (накази, протоколи), вносяться номери; якщо справа з листуванням складається з декількох томів, в кожному томі вказується кореспондент, автор, територія та ін., і в кожному томі вказується дата (число, місяць, рік) початку і закінчення кожного тому. Точні дати проставляються на обкладинках для швидкого пошуку документів в подальшому;
з засвідчувального напису на обкладинку справи виноситься кількість аркушів у справі.
Написи на обкладинках справ постійного і довготривалого зберігання треба провести чітко, світлостійкими чорнилом.
Для обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації на окремому аркуші складається засвідчувальний напис.
У засвідчувального напису вказується кількість аркушів (цифрами і прописом) в справі. Підписується укладачем із зазначенням його посади і дати складання.
Внутрішній опис складається до справ постійного і тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання, сформованих по різновидах документів, заголовки яких не розкривають конкретний зміст документів (особливо цінні, особисті справи і ін.).
Справи тимчасового зберігання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші в них не нумеруються, уточнення на обкладинках не проводиться, опису на справи не складаються, облік ведеться за номенклатурою справ.
На справи тимчасового терміну зберігання складається акт про знищення.
Архівні органи, установи перевіряють правильність відбору документів на постійне зберігання і при необхідності мають право вимагати включення до опису постійного зберігання документів, відібраних до знищення або на тимчасове зберігання.
У разі ліквідації товариства, якщо воно мало договір з установою системи Федеральної архівної служби Росії та частина його документів віднесена до складу архівного фонду Російської Федерації, документи постійного терміну зберігання та з особового складу передаються до відповідного державного архіву. Якщо договірних відносин з архівом там ні, то в цьому випадку державний архів зобов'язаний прийняти на зберігання тільки документи з особового складу працівників організації Місце зберігання інших документів визначаться головою ліквідаційної комісії або конкурсним керуючим.
У разі реорганізації організації, що веде його припинення, що знаходяться на зберіганні і підлягають зберіганню оригінали документів організації можуть бути передані тільки одному з новостворених в результаті реорганізації товариств.
Якщо інше не встановлюється договором про злиття або приєднання (рішенням про перетворення) і (або) передавальним актом або рішенням про поділ або виділення і (або) розділовим балансом, що знаходяться на зберіганні і підлягають зберіганню оригінали документів організації підлягають передачі новостворюваного в результаті реорганізації суспільству з найбільшою вартістю чистих активів.
Для організації та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діяльності організації, їх відбору для здійснення подальшого зберігання або знищення в організації створюється експертна комісія (ЕК). Головою експертної комісії, як правило, призначається один з керівників організації.
Рішення ЕК і проекти розглянутих нею документів набирають чинності тільки після їх затвердження керівником товариства. ЕК розглядає описи справ постійного, тимчасового термінів зберігання і по особовому складу, проекти номенклатури справ та інструкції з діловодства, акти про виділення документів і справ з термінами зберігання до знищення.
При проведенні експертизи цінності документів в структурних підрозділах проводиться відбір справ постійного і довготривалого зберігання для передачі в архів, а також для виділення справ з термінами зберігання, що до знищення відповідно до номенклатури справ організації за відповідний рік, затвердженої керівником організації.
З метою гарантованого збереження документаційною інформації акти про виділення документів до знищення складаються тільки після складання описів справ постійного і тимчасового термінів зберігання. Описи справ і акти повинні розглядатися ЕК в єдиному комплексі і затверджуватися керівником організації.
Документація, що має термін зберігання «постійно», але не зазначена в Переліку, в залежності від результатів її конкретного вивчення приймається на державне, муніципальне зберігання або знищується після відпадання в ній практичної потреби. Рішення про прийом або знищення документів з позначкою «ЕПК» (ЕК) приймають ЕПК архівних органів, установ.
Після затвердження описів організації дозволяється знищення документів з тимчасовими термінами зберігання за період часу, відповідний затвердженим описам.
Знищення документів, що мають за Переліком термін зберігання з відміткою «ЕПК», а також не передбачених Переліком, має узгоджуватися з архівними органом, установою, якщо останнім при затвердженні описів документів постійного зберігання не було винесено рішення про можливість знищення інших документів за відповідний період.
Знищення документів оформляється актом, який затверджується керівником організації.
Організації, документи яких прийому в державні, муніципальні архіви не підлягають, знищують справи із закінченими за Переліком термінами зберігання без узгодження з архівними органами, установами за умови упорядкування документів з особового складу за відповідний період часу.
Відібрані до знищення та включені до актів документи передаються на знищення в установленому порядку. Використання цих документів для господарських потреб заборонено.
Знищення документів без попереднього затвердження архівних органом, установою описів документів постійного зберігання (для організацій, що передають документи в державні, муніципальні архіви), а також порушення встановлених цим та відомчими переліками термінів зберігання документів, є незаконним і тягне за собою згідно з Положенням про архівний фонд Російської Федерації відповідальність у встановленому законом порядку.
Справи, включені в затверджений акт справ до знищення документів, відокремлюються від інших справ і зберігаються в спеціально відведеному місці.
Акт про виділення документів до знищення разом з описами справ зберігається в архіві суспільства в формованому справі.
купити недорого Офісні архівні шафи .