Накази з адміністративно-господарської діяльності

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Детальніше про накази з адміністративно-господарської діяльності читайте в статтях:
3. Як оформляти види наказів по основній діяльності в організаціях
4. Як розподілити види наказів в організації і терміни їх зберігання
5. В системі діловодства прийнято виділяти три великі групи розпорядчих документів:
6. Накази, що стосуються адміністративно-господарських питань, безпосередньо пов'язані з вирішенням таких...
7. Як оформляти накази з адміністративно-господарської діяльності (приклади)
8. Нумерація наказів по основній та адміністративно-господарської діяльності (приклади)
9. Яка відповідальність за недотримання термінів зберігання наказів по основній та адміністративно-господарської...
10. Відповідальність за порушення правил зберігання наказів

Документи, які циркулюють на підприємстві, є важливими інформаційними ресурсами, а робота з ними вимагає правильної організації, адже накази і розпорядження керівництва задають дію всіх бізнес-процесів підприємства.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Які документи відносяться до наказів з адміністративно-господарської діяльності

Всі документи, які циркулюють в організації, відносяться до важливих інформаційних ресурсів, тому і при роботі з ними необхідно забезпечити правильну організацію. Накази і розпорядження , Складені керівництвом, задають основу дій всіх бізнес-процесів, що протікають в компанії.

Детальніше про накази з адміністративно-господарської діяльності читайте в статтях:

Щоб визначити, які накази відносяться до адміністративно-господарської діяльності, слід звернутися до Переліку типових документів. У десятому розділі зазначеного переліку містяться відповіді на питання, присвячені адміністративно-господарськими документами. На основі змісту цього розділу доцільно визначити критерії, за якими розподілені накази з адміністративно-господарської діяльності.

Скачайте документи по темі:

У розділі містяться відповідні підрозділи, що дозволяють виділити основні напрямки по веденню адміністративно-господарської діяльності підприємств, це:

• дотримання основних правил внутрішнього розпорядку діяльності;
• експлуатація будівель (споруд), приміщень;
• транспортне обслуговування, забезпечення внутрішнього зв'язку;
• загальне забезпечення з питань безпеки організації.

Необхідно відзначити, що вже перший пункт списку не можна однозначно віднести тільки до адміністративно-господарської діяльності підприємств, так як він безпосередньо пов'язаний з трудовими відносинами з персоналом. Наприклад, відповідні документи про порушення трудової дисципліни або про порушення діючих правил внутрішнього розпорядку мають пряме відношення до відповідної категорії справ з особового складу .

Відповідно до цього нерідко виникають ситуації, коли досить складно зробити однозначний висновок про належність деяких документів до тих чи інших видів документації. Значить, в таких випадках доцільне орієнтуватися саме на ті категорії, яким відведено більш тривалий період зберігання, всі спірні документи відносити до певного виду документації до встановленого тривалим терміном зберігання .

Як оформляти види наказів по основній діяльності в організаціях

При оформленні наказів з адміністративно-господарської та основної діяльності необхідно дотримуватися такі ж правила, що і при заповненні іншої розпорядчої документації.

Структура може бути такою:

• дата випуску (видання);
• реєстраційний номер наказу;
• місце (або населений пункт) зі складання або видання;
• назва (найменування) документа (наприклад, «Наказ про тимчасове покладення обов'язків по веденню бухгалтерського (іншого виду) обліку ...»);
• основна частина (зміст) наказу;
• список відповідних додатків (при їх наявності);
• підпис керівника або заступника;
• візи.

Накази з адміністративно-господарської та основної діяльності становлять на фірмових бланках організації. Якщо такі бланки відсутні, з тексту самого документа повинно бути чітко і однозначно зрозуміло, щодо якої компанії видається наказ. При заповненні бланка, щоб визначити перелік необхідних реквізитів або схему їх розміщення на бланку, можна скористатися постановою Держстандарту РФ від 03 березня 2003 року за № 65-ст.

Необхідно враховувати, що всі вимоги постанови відносяться до рекомендованих. При необхідності застосувати уніфіковані форми раціонально скористатися Класифікація управлінської документації, який затверджений постановою Держстандарту РФ від 30 грудня 1993 року за № 299.

Як розподілити види наказів в організації і терміни їх зберігання

Довідка

В системі діловодства прийнято виділяти три великі групи розпорядчих документів:

1. це накази (або розпорядження) з основної діяльності компанії;
2. по особовому складу;
3. це накази з адміністративно-господарської діяльності.

Накази видаються керівником і служать для забезпечення основної або оперативної діяльності компанії. Такі документи випускають з метою реалізації всіх прийнятих управлінських рішень, вони ведуться окремо від наказів всіх інших груп.

Раціонально і позначити основні критерії віднесення відповідного розпорядчого документа безпосередньо до досліджуваних групах наказів: зміст відображає основну (виробничу) діяльність підприємства відповідно до положень установчої документації (Або статуту і так далі).

Накази, випущені по особовому складу, дозволяють відобразити всі сторони трудових відносин між співробітниками і роботодавцем (наприклад, питання, що стосуються працевлаштування або звільнення, службових відряджень, перекладів на інші посади, дисциплінарних стягнень тощо).

Довідка

Накази, що стосуються адміністративно-господарських питань, безпосередньо пов'язані з вирішенням таких завдань, як:

1. дотримання внутрішньо організаційних регламентів діяльності;
2. експлуатації будівель (споруд) і приміщень;
3. транспортного обслуговування;
4. створення і забезпечення функціонування внутрішнього зв'язку;
5. питань безпеки і так далі.

Відповідно, знаючи основну тематику всієї розпорядчої документації, яка відноситься до наказів з адміністративно-господарської діяльності (приклади) або по особовому складу, можна без особливих зусиль виділити в масиві видаються наказів в організації відповідну групу, яка відноситься до основної діяльності організації.

Необхідно враховувати, що в даний час до основного нормативного документу, який встановлює принципи документальної систематизації на підприємствах, відноситься Перелік типових управлінських архівних документів, вони утворюються в процесі здійснення діяльності державних органів, а так само органів місцевого самоврядування та організацій.

У Переліку типових документів додана третя група - накази з адміністративно-господарської діяльності на додаток до двох основних групах основних розпорядчих документів. Для кожного окремого виду розпоряджень встановлені свої терміни зберігання. Зокрема, накази по основній діяльності рекомендується зберігати постійно, накази по особовому складу - 75 (50) років, а накази з адміністративно-господарської діяльності зберігають зазвичай всього протягом 5 років.

Як оформляти накази з адміністративно-господарської діяльності (приклади)

При оформленні наказів з адміністративно-господарської діяльності (АХД) немає окремих правил. Такі документи оформляють точно так же, як і іншу распорядительную документацію компанії. Різниця полягає лише в загальноприйняті правила нумерації. До номерами наказів по особовому складу додають букву «Л» (це означає - особовий склад) або «К» (якщо розпорядчий документ прийнятий з кадрів), а до номерів наказів з адміністративно-господарської діяльності прийнято додавати відповідні буквені позначення, наприклад, «А »,« АХ »або« ХОЗ ».

Такі правила рекомендаційного характеру оформлення приведені в ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. уніфікована система організаційно -распорядітельной документації. Вимоги до оформлення документів ». Крім цього, рекомендації містяться й у методичних рекомендаціях до зазначеного ГОСТу.

На основі відповідних нормативних документів в кожній організації необхідно скласти і закріпити власні правила щодо оформлення наказів, вказати порядок в локальному нормативному документі, наприклад, в Інструкції з діловодства. А при складанні відповідних наказів, в тому числі і по аналізу господарської діяльності, варто дотримуватися максимально простих правил.

Щоб оформлене розпорядження було дієвим, кожен пункт документа повинен містити три основні елементи:

• що зробити;
• за який час зробити;
• хто відповідає за виконання кожного пункту.

Нумерація наказів по основній та адміністративно-господарської діяльності (приклади)

Всі розпорядження, що випускаються в організаціях, діляться на певні підгрупи по тематиці. Варто враховувати, що це не завжди зручно. Реєстраційні номери наказів, пов'язаних з основною діяльністю компанії, традиційно привласнюють в порядку надходження таких документів протягом кожного календарного року.

Якщо до порядковому номеру такого розпорядження не додають літерні індекси, в подальшому досить складно відрізнити і впорядкувати документи, розподілити їх за термінами зберігання. Практика нумерації, як і позначки літерним індексом, носить рекомендаційний характер. В даний час наказ Мінкультури РФ від 08 листопада 2005 року за № 536 втратив чинність. Правових основ для нумерації не існує. Хоча і під час дії зазначеного наказу правила нумерації носили імперативний характер.

При цьому раніше діяли правила продовжують використовувати багато компаній, вважаючи їх максимально зручними для застосування як при обліку документів, так і при веденні журналів реєстрацій.

Яка відповідальність за недотримання термінів зберігання наказів по основній та адміністративно-господарської діяльності

Розпорядча документація, яка відноситься до наказів по основній діяльності компанії, підлягає постійному зберіганню. Накази з адміністративно-господарської діяльності зберігають не менше п'яти років. У вказівках щодо використання переліку № 558 даються наступні роз'яснення щодо основних питань зберігання таких документів.

документи , На яких проставлено позначку з грифом постійного зберігання (до них відносяться всі розпорядження з основної діяльності) передаються організацією в державні (або муніципальні) архіви для подальшого постійного зберігання. Якщо компанія не виступає джерелом комплектування державного архіву, зберігати документи необхідно до ліквідації організації.

При проведенні реорганізації документи (зокрема розпорядження) з основної діяльності передають правонаступникам. Накази з адміністративно-господарської діяльності, термін зберігання яких становить п'ять років, підлягають знищенню в установленому законом порядку.

Відповідальність за порушення правил зберігання наказів

За порушення регламенту зберігання наказів по основній та адміністративно-господарської діяльності посадові особи, відповідальні за зберігання, можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності на підставі статті 13.20 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення від 30 грудня 2001 року за № 195-ФЗ.

Чіткої відповіді на питання про те, які розпорядження відносяться до документів з основної діяльності, неможливо дати, так як на законодавчому рівні конкретного переліку не встановлено. Диференціацію з урахуванням загального змісту видаваних документів і з урахуванням специфіки діяльності конкретної організації встановлюють відповідальні особи.