- Що таке недостача при інвентаризації
- види
- Що робити при її виявленні
- Акт і пояснювальна
- облік
- відповідальність
- відшкодування
нестачею при інвентаризації прийнято називати таку нестачу товарних або матеріальних ресурсів, яка перевищує допустимі норми витрат.
Що таке недостача при інвентаризації
Поняття і особливості
Для того щоб забезпечити правдивість показників бухгалтерського обліку і всіх даних у звітах, необхідно в обов'язковому порядку проводити повну інвентаризацію товарних і матеріальних ресурсів на підприємстві . Саме під час цієї процедури можна переконатися в тому, що всі наявні цінності дійсно присутні (збіг того чи іншого ресурсу з його наявністю в бухгалтерському регістрі).
Інвентаризація може бути обов'язковою (встановлено в загальному порядку відповідно до законодавства), а може бути довільною (коли керівництво підприємства саме призначає дати перевірок).
Всі невідповідності, які можуть бути виявлені під час інвентаризації, повинні фіксуватися в бухгалтерській звітності.
види
Нестачі бувають різних типів, які залежать, перш за все, від ступеня самого невідповідності і від типу матеріальної цінності ресурсу. Розглянемо види нестач:
- Недостача нормальних меж. Нормою (для товарів) вважаються такі показники:
- 0,1%: товари непродовольчого типу;
- 0,25%: товари продовольчого типу;
- 0,3%: товари, поширювані в великих торгових майданчиках, площею 350 квадратних метрів і більше.
- Недостача-пересортиця. Згідно з інструкцією, надлишки і недостачі, в зв'язку з пересортицею, можливі тільки в рамках товару з одними і тими ж назвами, в однаковий період перевірки і у одного перевіряючого.
- Недостача необоротних активів. У тих випадках, коли спостерігається невідповідність між фактичним і реєстрових значенням необоротних активів, недостачу прийнято списувати, зменшуючи при цьому первинну ціну активів. Виконується це за допомогою проводок за дебетом рахунка 13 « амортизація «.
- Недостача цінних паперів . Нестачі подібного типу виявляються, як правило, тоді коли їх емітують в документальну форму. У випадках, коли недостачі акцій призводять до втрати прав на них з боку інвесторів, паперу відправляються в колонку витрат.
Природно, можливі випадки, коли (у зв'язку зі специфікою підприємства) норми можуть бути збільшені.
Що таке недостача при інвентаризації, розповість відео нижче:
Що робити при її виявленні
Перші кроки
Як тільки невідповідність фактичних ресурсів виявляється, перше, що необхідно зробити, це визначити причину витоку. Найчастіше, виявляється, що недостачі насправді немає, а провиною всьому - помилка бухгалтера . Таке відбувається найчастіше, коли після відвантаження товару операція не проводиться документально. Внаслідок цього на складі не виявляють товар, який за паперами все ще повинен там бути.
У разі якщо бухгалтерські звіти вірні, в недостача все ж має місце, необхідно зрозуміти причину недостачі, провести розслідування, змусити працівника скласти акт недостачі і стягнути втрачені кошти.
Акт і пояснювальна
Відповідно до закону, у разі недостачі, керівництво не просто «може», а й зобов'язана зажадати від працівника пояснювальну записку. У цьому випадку, згідно з трудовим законодавством, підлеглий не має права відмовитися від написання пояснювальної; він зобов'язаний викласти проблему протягом двох робочих днів.
Акт недостачі необхідно писати на ім'я свого безпосереднього керівника (Виконавчий, фінансовий або генеральний директор ).
Акт може бути складений на комп'ютері або написаний від руки. Однак слід пам'ятати, що документ повинен бути написаний на офіційних бланках підприємства.
В акті повинно бути присутнім:
- Описи всіх моментів і ситуацій, які призвели до недостачі. Приклад: «14 березня на складі« Izona »відбулася перевірка інвентаризації. В результаті перевірки виявилася нестача в складі ... ».
- Опис причини недостачі. Тут не повинно бути довгих і детальних пояснень; тільки факти.
- Реквізити акту. Тут необхідно вписати всі формальні дані - Назва компанії , Ім'я та прізвище керівника, посада працівника, назва акта (Пояснювальна записка), дата, ініціали та підпис працівника.
Бланк акту можна скачати тут .
Зразок акта про недостачу товару при інвентаризації
Списання недостачі в 1С Бухгалтерія - тема даного відео:
облік
Всі тонкощі несумісності фактичного майна з плановим, необхідно відображати таким чином:
- Чисельну суму недостачі потрібно списати з рахунку . Для цього використовується не ціна товару, а його собівартість. Нерідко можна помітити, як недостача списується із зовнішньої ціною, це є грубим порушенням.
- Розрахунок частин недостачі повинен бути встановлений керівництвом.
- Всі недостачі необхідно відобразити в рахунку 94 «Недостача і псування ресурсів».
- Відзначити недостачу за дебетом рахунка 94 «Недостача і псування ресурсів».
- Відзначити в звітності відхилення від нормативних природних збитків.
відповідальність
Відповідно до частини 2 статті 247 Трудового Кодексу Російської Федерації, якщо працівник підприємства є матеріально відповідальною особою і при цьому у нього виявили недостачу, то він повинен написати пояснювальну. В іншому випадку, його дії фіксуються в акті. Залучення до відповідальності проходить згідно наступних етапів:
- Працівник повідомляється про те, що керівництво вимагає пояснити недостачу.
- Якщо працівник цього не зробив, то він повинен отримати повідомлення і підписатися на ньому.
- Якщо працівник не підписався або не бажає це робити, то в присутності свідків, дане повідомлення прочитується працівникові вголос.
- Якщо працівник, незважаючи на це, не пояснює ситуацію, то складається акт, який підтверджує відмову і ухилення особи від пояснень.
відшкодування
Для того щоб фінансово стягнути компенсацію, керівництво повинно зібрати таку документацію:
- Папери, які підтверджують процедуру інвентаризації. Йдеться про описах, слічітельних відомостях і актах, що підтверджують невідповідність.
- Пояснювальна записка працівника.
- Акт відмови від пояснень (у разі відсутності пояснювальної записки).
- Акт, який є результатом розслідування, що підтверджує безпосередню провину даної особи, незаконність і злочинність його дій, а також безпосередній зв'язок між його діями і недостачею на підприємстві.
З усіма цими документами працівник, який несе відповідальність, має повне право ознайомитися.
Приклад наказу можна завантажити тут .
Наказ на утримання недостачі за результатами інвентаризації (зразок)
Після того як розслідування можна вважати завершеним, а акт розслідування складено, тільки керівництво може прийняти рішення про стягнення, суми компенсацій або відсутності відповідальності. Згідно з Трудовим Кодексом керівник має повне право знизити рівень відповідальності аж до повної відсутності компенсації. Дане рішення оформляється як наказ, який повинен бути складений протягом місяця після того як остаточно затверджена сума компенсації.
Суми, які будуть утримуватися за працівника, не можуть перевищувати його заробітну плату. Це стосується не тільки тих працівників, які несуть часткову, а й тих, хто несе повну відповідальність. Незважаючи на те, що це не завжди вигідно керівництву підприємства, в якому виявилася нестача, такий закон і такі споконвічні умови матеріальної відповідальності персоналу.
Що робити, якщо співробітник не хоче відшкодовувати нестачу? Про це розповість відео нижче:
Що робити, якщо співробітник не хоче відшкодовувати нестачу?