- Зміст статті:
- 1. Поняття документа
- 2. Види первинних бухгалтерських документів
- 3. Форми первинних облікових документів
- 4. Затвердження первинних облікових документів
- 5. Обов'язкові реквізити облікових документів
- 6. Оформлення документів в бухгалтерському обліку
- 7. Довіреність на підпис первинних документів
- 8. Графік документообігу бухгалтерських документів
- 9. Журнал обліку первинних документів
- 10. Виправлення бухгалтерських документів
- 11. Як зберігати і знищити бухгалтерські документи
- 12. Відповідальність за зберігання первинних документів
Без папірця ти - ніхто! А з папірцем - сумлінно і професійно веде свої справи бізнесмен. Або грамотний бухгалтер, який йому допомагає. Правильне оформлення документів в бухгалтерському обліку важливо і для формування даних бухгалтерського обліку, і для визначення податкових зобов'язань організації. І якщо ви хочете убезпечити найдорожче - не належите до документів поблажливо, і ретельно вивчіть, яким вимогам вони повинні відповідати. Хоча б почитайте цю статтю, для початку!
Фахівцям бухгалтерських служб, представникам малого бізнесу, які ведуть облік самостійно, необхідно знати основні вимоги до порядку створення, оформлення, руху і зберігання документів.
Зміст статті:
1. Поняття документа
2. Види первинних бухгалтерських документів
3. Форми первинних облікових документів
4. Затвердження первинних облікових документів
5. Обов'язкові реквізити облікових документів
6. Оформлення документів в бухгалтерському обліку
7. Довіреність на підпис первинних документів
8. Графік документообігу бухгалтерських документів
9. Журнал обліку первинних документів
10. Виправлення бухгалтерських документів
11. Зберігання бухгалтерських документів
12. Відповідальність за зберігання первинних документів
Отже, йдемо по порядку.
1. Поняття документа
Поняття «документ» в нормативних актах з бухгалтерського обліку не розкривається. Скористаємося визначенням, встановленим ГОСТом ISO 15489-1-2007:
Документ: зафіксована на матеріальному носії ідентифікується інформація, створена, отримана і зберігається організацією або фізичною особою як доказ при підтвердженні правових зобов'язань або ділової діяльності (п. 3.3 ГОСТ).
Які документи є первинними? Первинні документи - це документи, що містять вихідні відомості про операції, процесах. Це документи, на підставі яких робляться бухгалтерські проводки.
Первинні облікові документи - це документи, якими оформляються факти господарського життя (п. 1 статті 9 закону № 402-ФЗ від 06.12.2011 «Про бухгалтерський облік»).
Основна вимога при їх складанні - первинні документи повинні бути складені під час здійснення фактів господарського життя, або відразу після їх закінчення (при наявності такої можливості).
Приклади первинних документів:
- прибуткові та видаткові касові ордери,
- товарна накладна (за формою ТОРГ-12),
- авансовий звіт,
- бухгалтерська довідка.
2. Види первинних бухгалтерських документів
Стрункою класифікації, угруповання бухгалтерських документів немає в жодному нормативному акті.
Можна виділити наступні види первинних бухгалтерських документів в залежності від:
- місця складання:
- внутрішні,
- зовнішні,
- використовуваних форм документів:
- уніфіковані (створені за формами, що містяться в альбомах уніфікованих форм),
- неуніфікованих (створені за формами, розробленим організацією самостійно),
- виду носія інформації:
- паперові,
- електронні,
- обсягу відомостей:
- первинні,
- зведені,
- виду активів і зобов'язань, ділянок бухгалтерського обліку:
- з обліку основних засобів,
- з обліку МПЗ,
- з обліку нарахувань і виплати заробітної плати,
- з обліку касових операцій,
- інші аналогічні.
3. Форми первинних облікових документів
Оформлення документів в бухгалтерському обліку має на увазі використання як самостійно розроблених, так і уніфікованих форм. З 2013 року застосування більшості уніфікованих форм не є обов'язковим.
Всі форми первинних документів стверджує керівник організації. В даний час є обов'язковими до застосування наступні види уніфікованих форм:
- з обліку касових операцій (Постанова Держкомстату від 18.08.1998 № 88, Вказівка Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У),
- з обліку праці та її оплати (Постанова Держкомстату від 05.01.2004 № 1),
- з обліку послуг з перевезення вантажів (Постанова Уряду від 15.04.2011 № 272, Статути різних видів транспорту).
Також стандартну форму має платіжне доручення, все його поля ми детально розбирали тут .
При оформленні уніфікованих форм заповнюються всі передбачені рядки (графи). У разі відсутності будь-яких показників в них ставиться прочерк.
Приклад 1.
Постачальник поставив матеріали, надав ТОРГ-12 і рахунок-фактуру, останні рядки яких заповнені як «послуги з доставки», інших документів немає.
Можливі наслідки - неприйняття відрахувань по ПДВ і витрат з податку на прибуток, визнання угоди фіктивною (уявної), так як реальність угоди (факт доставки матеріалів, а можливо і саме придбання матеріалів) не підтверджені. Необхідно оформлення транспортної накладної.
Уніфіковані форми, які не обов'язкові до застосування, як і раніше використовуються в організаціях. Виходячи з внутрішніх потреб компанії, такі форми можна доопрацювати, зробити їх більш зручними, придатними для відображення конкретних господарських фактів.
Наприклад, можна прибрати реквізит «місце друку», відмовити від використання позначки «лицьова / зворотна сторона».
4. Затвердження первинних облікових документів
Організація зобов'язана затвердити використовувані форми первинних облікових документів, у своїй обліковій політиці (пункт 4 ПБО 1/2008 «Облікова політика організації»). При цьому необхідно пам'ятати, що просто посилання на один з альбомів уніфікованих форм документів мало.
В обліковій політиці (в додатку до облікової політики) повинні бути перераховані конкретні документи з альбомів уніфікованих форм, які компанія буде застосовувати, а також перелік осіб, яким надано право підписувати документи (інформація Мінфіну РФ № ПЗ-10/2012).
Приклад оформлення додатку до облікової політики можна подивитися в нашій статті « Створення облікової політики в організації: бухгалтерський аспект ». Зразки самостійно розроблених форм додаються до облікової політики з поясненнями щодо їх заповнення.
Затвердити форми можна й іншим локальним нормативним актом. Наприклад, Наказом про затвердження первинних документів. Посилання на такий наказ має міститися в обліковій політиці.
5. Обов'язкові реквізити облікових документів
Вимоги до обов'язкових реквізитів первинних облікових документів встановлено Федеральним законом «Про бухгалтерський облік». Таких реквізитів всього 7:
- Назва документу,
- дата складання документа,
- назву організації, що склав документ,
- зміст факту господарського життя,
- величина натурального і (або) грошового виміру із зазначенням одиниць виміру,
- найменування посад відповідальних за угоду осіб,
- підписи відповідальних осіб з розшифровкою підпису.
Деякі документи, які є первинними обліковими документами, можуть використовуватися в якості таких.
При відображенні у витратах орендної плати, такими документами є договори та акти про оренду. Відповідно до статей 611 і 622 ГК РФ в такому випадку обов'язкове оформлення двосторонніх актів прийому-передачі об'єктів обліку.
Приклад 4.
Компанія орендує офісне приміщення. Документами, на підставі яких буде нараховується щомісячна орендна плата, служать договір оренди і акт прийому-передачі орендованого майна.
Відповідно до статті 753 ЦК України в якості первинних документів можуть використовуватися односторонні акти.
6. Оформлення документів в бухгалтерському обліку
Розглянемо окремі випадки, що часто зустрічаються при оформленні документів.
Відмова від печаток
Призначення друку - посвідчення підпису відповідальної особи.
З 07.04.2015 організації не зобов'язані мати печатку. Відомості про друк повинні бути вказані в Статуті компанії (Федеральний закон № 82-ФЗ від 06.04.2015).
Друк потрібна тільки у встановлених федеральним законодавством випадках.
Її повинні містити, наприклад, такі документи:
- Довіреність на представлення інтересів юридичної особи в суді (стаття 53 ЦПК РФ, стаття 61 АПК РФ),
- документи, що подаються до митних органів (311-ФЗ від 27.11.2010),
- акт про нещасний випадок на виробництві (стаття 230 ТК РФ),
- подвійне складське свідоцтво (стаття 913 ЦК України).
Друк не є обов'язковим реквізитом, але її наявність може бути передбачено формою первинного документа, затвердженої керівником організації (Лист Мінфіну РФ від 06.08.2015 № 03-01-10 / 45390).
Документи на іноземних мовах
До обліку приймаються тільки документи російською мовою (п.9 Наказу Мінфіну РФ № 34н).
Повинен бути переклад на російську мову, причому переклад порядковий. Завіряти переклад не потрібен (Лист Мінфіну РФ від 20.04.2012 № 03-03-06 / 1/202). Випадки, коли потрібно нотаріальний переклад, обумовлені Гаазької конвенції 1961 року.
Нерублевие вимірювачі в первинних документах
Вартісні дані в бухгалтерських документах допустимо відображати в рублях, валюті, умовних одиницях.
Для порівняння - в податковому обліку вимога заповнювати рахунки-фактури при розрахунках в рублях тільки в рублях встановлено Постановою Уряду від 26.12.2011 № 1137 (п.1 Порядку заповнення рахунків-фактур).
Електронні первинні документи
Федеральний закон «Про бухгалтерський облік» дозволяє оформляти первинні документи як в паперовому, так і в електронному вигляді.
Електронний документ повинен містити всі обов'язкові реквізити облікових документів і електронний підпис (ЕП).
Електронний підпис буває трьох видів - проста, посилена некваліфікована, посилена кваліфікована. Мінфін РФ вважає можливим використання будь-електронного підпису (Лист Мінфіну РФ від 12.09.2016 № 03-03-06 / 2/53176).
7. Довіреність на підпис первинних документів
Співробітник організації має право підпису, коли оформлений один з документів:
- наказ про право підпису,
- довіреність на підпис первинних документів (статті 185 - 189 ЦК України).
На відміну від наказу про право підпису, довіреність на підпис первинних документів може бути видана і громадянину, який не є співробітником організації.
Для підпису за угодою сторін може використовуватися факсиміле (стаття 160 ЦК України, визначення ВАС РФ від 17.12.2009 № ВАС-16259/09).
8. Графік документообігу бухгалтерських документів
Графік документообігу - це опис у вигляді схеми або таблиці процедури створення, руху, обробки та зберігання документів. Графік може затверджуватися як додаток до облікової політики, так і у вигляді локального нормативного акта. В останньому випадку в обліковій політиці повинна бути посилання на такий акт.
У графіку документообігу обов'язково повинні бути вказані:
- терміни оформлення, передачі, обробки та зберігання документів,
- посади осіб, які відповідальні за операції, зазначені в графіку документообігу (п. п. 5.4, 5.6 Наказу Мінфіну від 29.07.1983 № 105).
(Приклад оформлення графіка документообігу також можна подивитися в нашій статті про облікову політику .
9. Журнал обліку первинних документів
Ведення журналу обліку первинних документів - це скоріше правило раціонального документообігу, а не бухгалтерського обліку.
Для реєстрації вхідних / вихідних документів такий журнал обліку первинних документів необхідний. Радимо вести такий журнал і в тому випадку, коли бухгалтерський облік ведеться без використання бухгалтерської програми.
При використанні, наприклад, програми 1С, журнал обліку документів можна сформувати і роздрукувати в будь-який момент. Так журнал обліку документів постачальників буде сформований як «Реєстр документів« Надходження (акт, накладна) », журнал обліку касових документів як« Реєстр касових документів ».
У бухгалтерському обліку, на відміну від податкового, можливо відображення факту господарського життя при відсутності первинних документів, за умови, що вони надійдуть пізніше.
В такому випадку факт господарського життя відбивається в обліку в оціночному значенні. При надходженні документа раніше зроблена проведення не сторнується, а лише коригується на дату надходження документа.
Такий підхід підтверджений в наступних документах:
- ПБО 21/2008
- Наказ Мінфіну від 28.12.2001 № 119н «Методичні вказівки з обліку МПЗ» (підрозділ 5 розділу 1)
- Рішення ВС РФ від 08.07.2016 № АКПІ16-443.
Виняток з такого порядку - документи за посередницькими угодами. Посередник повинен передати всі документи по угоді. Якщо звіт по угоді оформлений з помилками, або неточностями, заперечення довіритель може пред'явити лише протягом 30 днів з дня отримання звіту (статті 999, 1008 ЦК РФ).
10. Виправлення бухгалтерських документів
Оформлення документів в бухгалтерському обліку супроводжується іноді помилками і неточностями. В такому випадку будуть потрібні виправлення.
Виправлення заборонені тільки в касових і банківських документах (наприклад, паперових платіжних дорученнях). У всі інші документи можна вносити зміни.
Виправлення бухгалтерських документів проводиться наступним чином:
- закреслюється невірний запис однієї рисою так, щоб можна було прочитати перекреслене,
- поруч вказується вірне значення,
- проставляється запис «Виправлено»,
- ставиться дата виправлення і підпис особи, яка склала документ з розшифровкою його підпису.
Такі правила встановлені Федеральним законом «Про бухгалтерський облік» № 402-ФЗ (п.7 статті 9) та Наказом Мінфіну від 29.07.1983 № 105.
Друк ставити не потрібно. Виняток - виправлення на листку непрацездатності, які завіряються печаткою.
Вносити виправлення повинен співробітник, що склав документ. Якщо це не можливо, наприклад, людина звільнилася, тоді виправлення виробляє новоприйнятий на посаду співробітник, або його безпосередній керівник.
11. Як зберігати і знищити бухгалтерські документи
Порядок зберігання документа визначено Наказом Мінкультури від 25.08.2010 № 558. Загальний термін зберігання документів відповідно за статтею 29 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» - 5 років. Відповідальним за організацію зберігання документів є керівник.
Для багатьох документів встановлено підвищені терміни зберігання:
№ п / п Документи Термін зберігання 1 За придбання рухомого майна Протягом не менше 10 років після вибуття майна 2 По операціях з нерухомістю Безстроково 3 відрядження посвідчення при відрядженнях на Крайню Північ, відомості виплати дивідендів 75 років
Бухгалтерські документи можна знищити, якщо минув їхній термін зберігання (п. П. 2.3, 4.11 Наказу Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526). Рішення про знищення приймає експертна комісія, яка може створювати щорічно, а може діяти на постійній основі.
На підставі експертизи документів спочатку складаються пропозиції про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню, а потім безпосередньо акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню. В акт включаються документи, термін зберігання яких закінчився до 1 січня року, в якому складається акт.
Акт повинен бути затверджений керівником.
Знищити документи можна:
- самостійно. При цьому необхідно скласти акт про знищення документів. У такому акті повинно бути вказано, які саме документи, в якій кількості і яким способом були знищені,
- п утем передачі на знищення в спеціалізовану організацію. При цьому складається накладна, в якій вказується кількість переданих документів і їх вага (п. 2.4.7 Правил Росархіву, схвалених рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002). У цьому випадку акт про знищення документів оформляє спеціалізована організація.
12. Відповідальність за зберігання первинних документів
Штрафні санкції по роботі з первинними документами встановлені статтею 15.11 КоАП РФ.
Санкції передбачені за грубе порушення вимог до бухгалтерського обліку, в тому числі до бухгалтерської (фінансової) звітності.
Одним з грубих порушень ведення бухгалтерського обліку є:
«Відсутність у економічного суб'єкта первинних облікових документів, і (або) регістрів бухгалтерського обліку, і (або) бухгалтерської (фінансової) звітності, і (або) аудиторського висновку про бухгалтерської (фінансової) звітності (у разі, якщо проведення аудиту бухгалтерської (фінансової) звітності є обов'язковим) протягом встановлених строків зберігання таких документів ».
Суми штрафів:
- на посадових осіб в розмірі від п'яти тисяч до десяти тисяч рублів,
- за повторне вчинення - на посадових осіб в розмірі від десяти тисяч до двадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або дискваліфікацію на строк від одного року до двох років.
При цьому необхідно врахувати той факт, що при перевірці під відсутністю первинних документів буде розумітися і той випадок, коли документи є, їх достатня кількість, але вони оформлені за формами, які не затверджені.
Податкова відповідальність за незабезпечення збереження первинних документів встановлені і НК РФ (стаття 120):
- Протягом одного звітного періоду - до 10 тис.руб.,
- Протягом більше одного податкового періоду - до 30 тис.руб.,
- При заниженні податкової бази - 200% від величини несплаченого податку (внеску), але не менше 40 тис. Руб.
Якщо у вас ще залишилися питання щодо оформлення первинних документів у бухгалтерському обліку, задайте їх в коментарях нижче.
Які документи є первинними?