- Для внутрішнього користування юридичними особами
- При передачі документів до архіву
- Для влаштування до державних органів
- Для передачі іншій організації
Опис документів - це впорядкована і систематизоване перерахування всіх наявних ділових паперів.
Будь-яка організація, що веде протягом тривалого часу свою діяльність, має великий документообіг і зберігає у себе всі необхідні матеріали.
Для внутрішнього користування юридичними особами
Якщо класифікувати документи підприємства, то вони можуть поділятися на такі види:
- статутні та пов'язані з діяльністю юр. особи ( протоколи зборів , Засідань ради директорів, звіти про випуск цінних паперів);
- бухгалтерські документи ( баланси , Первинні облікові документи, журнали-ордери, касові книги );
- кадрові документи ( особисті справи працівників , Трудові книжки, книги наказів );
- договори (з контрагентами, з обслуговуючими компаніями, купівлі-продажу майна організації, оренди і т.п.)
- вхідна та вихідна кореспонденція та журнали її обліку ;
- виробнича документація, пов'язана з випуском продукції, наданням послуг;
- сертифікати і ліцензії;
- юридичні документи, пов'язані з участю в судових суперечках.
Це не повний перелік, у кожної юридичної особи є маса власних додаткових ділових паперів. Кожному виду відведено певний термін зберігання, встановлений законодавчо:
- Так, більшість бухгалтерських документів зберігається протягом 5 років.
- Деякі - у вигляді річних звітів, пов'язані з активами і майном підприємства, з валютних операцій, розрахунки страхових внесків повинні зберігатися постійно. Також до моменту ліквідації зберігаються статутні документи.
- Кадрові паперу: особові картки , рахунки працівників , Особисті справи зберігаються протягом 75 років.
Термін зберігання інших визначається самою організацією самостійно. Для того щоб забезпечити порядок у всіх справах і паперах, потрібно їх класифікувати і систематизувати, для цього складається опис (по кожному розділу складається окремий). У ній вказується структурний підрозділ підприємства, дата створення документа, порядковий номер, найменування, кількість аркушів і виконавець (тобто той, хто її виготовив).
Завдяки правильно складеної опису знайти шуканий документ не складе труднощів. Втім, вона потрібна не тільки в сфері внутрішнього діловодства, а й у взаєминах з іншими організаціями.
Заповнення подібної документації в програмі 1С ви можете подивитися на наступному відео:
При передачі документів до архіву
при ліквідації юридичної особи воно зобов'язане передати в державний чи муніципальний архів в першу чергу персональні відомості по працівникам: особисті справи і картки. Зробити це необхідно з метою уникнення порушень прав осіб, які працювали на підприємстві в момент звернення до відділення Пенсійного фонду за нарахуванням і отриманням пенсії.
Часто записи, внесені до трудової книжки для підтвердження трудового стажу , Який в свою чергу впливає на розмір пенсії, бувають некоректними. Співробітники Пенсійного фонду повинні зробити запит на підприємство, де працював працівник, а в разі його ліквідації в архів, щоб отримати підтвердження представлених відомостей.
Документи передаються відповідно до опису, до її складання працівники архіву роз'яснюють, які документи підлягають передачі і як правильно оформляти перелік, за яким особисті справи будуть прийматися.
У тих випадках, коли підприємство визнане неспроможним (банкрутом), призначений конкурсний керуючий зобов'язаний передати за описом документи в архів, інакше суд відмовить в завершенні процедури.
Для влаштування до державних органів
Якщо підприємство відправляє документи поштою, наприклад для податкової інспекції (ИФНС), Фонду соціального страхування (ФСС) і інших офіційних відомств, то для того, щоб в подальшому не виникло будь-якого спору або не був поставлений під сумнів сам факт відправки, краще скласти опис і запевнити її за допомогою поштового працівника.
На Пошті Росії є стандартні бланки опису вкладень в цінні листи або бандеролі, в яких потрібно вказати відправника, одержувача, перелік кореспонденції і кількість аркушів.
Опис потрібна також при поданні документів до суду в якості додатку до позовної заяви або в ході судового розгляду. Оскільки процесуальне законодавство вимагає, щоб необхідні документи були направлені не тільки суду, але і всім особам, які беруть участь у справі, то вони повинні супроводжуватися описом. Яких-небудь особливих вимог до переліку не потрібно, потрібно просто перерахувати і вказати кількість сторінок.
Опис можуть скласти офіційні органи, які надають державні послуги, самостійно за затвердженим зразком. Наприклад, установи Росреестра, отримуючи від громадян і юридичних осіб документи на реєстрацію нерухомого майна або угоди, становлять розписку із зазначенням переліку документів: договорів, установчих документів, правовстановлюючих, кадастрових паспортів і інших.
Так само поступають також міграційна служба, ДАІ, МНС і т. Д.
При подачі заяви в поліцію або інші правоохоронні органи з метою повідомлення про злочин або захисту порушеного права необхідно обґрунтувати і довести факти, викладені в зверненні. Перераховуючи прикладені докази, також знадобиться скласти опис.
У взаємодіях з тими ж правоохоронними органами, службою судових приставів, податкової організацією може виникнути проблема, коли у громадянина або юридичної особи виробляють вилучення або виїмку документів, найчастіше в оригіналах. Від того, як буде складений опис, залежить дуже багато чого, в подальшому при поверненні вилученої документації вона буде передаватися за складеним раніше переліку.
Порядок передачі документів за списком вимагає особливої уваги, обидві сторони зобов'язані ретельно перевіряти зафіксовані в переліку матеріали на предмет найменування, кількості аркушів, відповідності вказаним і наявного фактично. У разі виникнення розбіжностей необхідно скласти відповідний акт, в якому потрібно вказати невідповідність і терміни усунення.
Для передачі іншій організації
В ході здійснення діяльності при укладенні договорів контрагенти вимагають представити повний пакет документів, які теж необхідно описати. В подальшому може знадобитися відправити поштою або передати через призначеного акти виконаних робіт і наданих послуг, про відправку товару, перевізні документи, цінні папери та інше. Щоб уникнути виникнення непорозумінь і претензій краще скласти опис. Підписати її може посадова особа або будь-який уповноважений співробітник із зазначенням прізвища та імені.
Якщо поставитися до усією відповідальністю до складання подібного переліку, який багато хто ігнорує і вважають необов'язковим і зайвим, то можна уникнути звинувачень в неповному наданні документів, ненаправлення необхідних паперів і інших проблем.