- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Що таке електронний архів і які його переваги?
- Серед основних переваг перекладу офіційних паперів в цифрову форму можна виділити:
- Етап № 1.
- Етап № 2.
- Етап № 3.
- Етап № 4.
- Етап № 5.
- Етап № 6.
- Організація роботи з електронними документами в архіві
- Комплектування архіву організації електронними документами
- Система доступу до електронного архіву
- Зберігання електронних документів в архіві організації
- Збереження документів в електронному архіві організації
- Для забезпечення схоронності інформації ще на етапі розробки системи необхідно:
- Облік електронних документів
Традиційних методик роботи з офіційною документацією в світі високих технологій стає недостатньо. Перехід до цифрового документообігу практично неминучий, і організацію архіву електронних документів в кожній сучасній компанії можна вважати лише питанням часу.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Як створити електронний архів документів організації?
Електронний документообіг все ширше практикується в сучасному бізнесі. У число незаперечних переваг обміну файлами замість паперів входять прискорення і раціоналізація інформаційних процесів компанії, зростання її загальної 
продуктивності, розширення можливостей колективної роботи з офіційною документацією, скорочення фінансових витрат.
Документообіг включає процеси створення, передачі і зберігання офіційних паперів. Його електронна форма не є винятком. Як наслідок, одним з найбільш значущих питань в даній сфері можна вважати створення умов зберігання і організацію роботи з електронними документами в архіві .
Що таке електронний архів і які його переваги?
Електронний архів документів організації - це спеціалізована система зберігання документації в цифровій формі. Використання подібних систем дозволяє раціоналізувати та оптимізувати багато бізнес-процеси.
Архівом часто називають звичайні сховища цифрової інформації. Однак, це не просто сервер або склад носіїв. Перш за все, це технології і виробничі процеси, необхідні для забезпечення повного циклу зберігання документації: облік, опис, забезпечення схоронності, розвиток довідкового апарату. При цьому цикл охоплює всі етапи зберігання: від експертизи цінності до подальшого використання.
До числа завдань, які можна вирішити за рахунок організації електронного архіву документів, можна віднести забезпечення достовірності, цілісності, автентичності, довготривалого збереження документації. За допомогою подібної системи здійснюється інформаційна підтримка діяльності компанії.
Довідка
Серед основних переваг перекладу офіційних паперів в цифрову форму можна виділити:
- єдиний інформаційний простір (база даних або файлове сховище);
- швидкий пошук за реквізитами або контекстний пошук по вмісту;
- використання сучасного програмного забезпечення для створення і редагування файлів;
- сортування і систематизація за ступенем актуальності;
- підтримка роботи в різних режимах, віддаленого доступу, експорту та імпорту;
- розрахований на багато користувачів режим;
- захист від несанкціонованого доступу (шифрування, контроль прав доступу, протоколювання, використання електронно-цифрового підпису);
Етапи створення електронного архіву
Системний підхід до організації архіву дозволяє виявити основні потреби компанії в даній області діяльності і вибрати оптимальні способи їх задоволення. Створення електронного архіву, як правило, проходить в кілька етапів:
Етап № 1.
Планування функцій системи
В першу чергу необхідно визначити мету створення цифрового сховища: які функції буде виконувати система, які завдання вирішувати.
Етап № 2.
Аналіз діяльності компанії
- Визначення специфіки діяльності компанії, виявлення використовуваних засобів комунікації і задіяних суб'єктів;
- Поділ об'єктів документообігу на основні та другорядні;
- Аналіз використовуваних інформаційних систем, визначення основних форматів і способів зберігання даних;
- Виявлення базових атрибутів для розробки системи пошуку і каталогізації масиву;
Етап № 3.
Розстановка пріоритетів у питанні створення підсистем
Визначення послідовності реалізації завдань, яка багато в чому залежить від загального масштабу робіт і їх складності. Важливість окремих компонентів дозволяє встановити оптимальний порядок їх впровадження.
Етап № 4.
Обстеження і систематизація існуючого паперового архіву
Необхідно виявити паперу, переклад яких в цифрову форму доцільний, і відокремити ті, які вже втратили актуальність. Це дозволить скоротити часові і матеріальні витрати.
Етап № 5.
Оцифровка
Найбільш поширеною технологією на даний момент є сканування. У деяких випадках проводиться подальше розпізнавання тексту.
Етап № 6.
Введення даних в систему
На заключному етапі кожен об'єкт реєструють і описують, встановлюють його зв'язок з іншими об'єктами.
Читайте також:
Організація роботи з електронними документами в архіві
Зберігання електронних документів в архіві організації і робота з ними регламентуються на законодавчому рівні. До нормативно-методичної бази в даній сфері відносяться:
«Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях», затверджені Наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 N 526.
«Рекомендації щодо комплектування, обліку та організації зберігання електронних архівних документів в архівах організацій», випущені інститутом документознавства та архівної справи (ВНИИДАД).
Комплектування архіву організації електронними документами
Для того щоб налагодити в компанії процес передачі документації на архівне зберігання , Важливо визначити порядок комплектування та його джерела. необхідно:
Визначити підрозділи, для яких передача справ в архів є обов'язковою;
Встановити склад справ;
Організувати процедуру передачі на архівне зберігання;
Експертиза цінності проводиться аналогічно з документацією на паперових носіях з урахуванням таких ознак як справжність, наявність цифрового підпису, можливість відтворення і обробки без застосування спеціалізованого програмного забезпечення, можливість забезпечення тимчасового зберігання (понад 10 років);
На початковому етапі комплектування архіву організації електронними документами проводиться їх конвертація в необхідний формат (для державних і муніципальних сховищ законодавчо встановлений формат PDF / A), включення її в контейнер разом з додатковими файлами (додатками, підписами, сертифікатами, метаданими) і створення опису із зазначенням індексу справи відповідно до номенклатури справ, заголовка, крайніх дат, кількості аркушів.
Довідка
Система доступу до електронного архіву
Однією з відмінних рис цифрових сховищ є можливість на багато користувачів, а також віддаленого доступу до інформації. Так доступ може бути реалізований через мережу Інтернет з обов'язковою ідентифікацією користувачів з метою захисту інформації. До найпоширеніших схем доступу на даний момент можна віднести:
- обслуговування в читальному залі;
- виконання інформаційних запитів співробітників;
- видача копій на відокремлених носіях за запитом;
- надання архівних примірників у тимчасове користування в структурні підрозділи;
- доступ по локальній мережі компанії з розмежуванням прав;
Зберігання електронних документів в архіві організації
Серед основних проблем високотехнологічного архівного зберігання виділяють фізичний знос носіїв, а також їх старіння, нарівні з старінням програмного забезпечення і форматів даних. Одним з найбільш актуальних питань вважається захист інформації від несанкціонованого доступу: копіювання, використання, поширення без згоди власника авторських прав.
Збереження документів в електронному архіві організації
«Правила організації зберігання архівних документів», розроблені Міністерством Культури припускають зберігання двох ідентичних екземплярів. В якості носія використовується оптичний диск одноразового запису. Основний і робочий екземпляри зберігаються окремо.
Довідка
Для забезпечення схоронності інформації ще на етапі розробки системи необхідно:
- забезпечити оптимальні умови зберігання носіїв;
- розробити раціональну схему їх розміщення в сховищі;
- створити регламент регулярної перевірки наявності об'єктів і стану їх зберігання;
- забезпечити контроль станів носіїв;
- встановити періодичність створення резервних копій;
- визначити умови конвертації в нові формати і перезапису на більш сучасні носії;
Крім того важливо регулярно проводити перевірку сховища на присутність шкідливих програм, які не просто пошкоджують інформацію а й часто є свідченням несанкціонованого доступу.
Облік електронних документів
При зберіганні електронних документів в архіві організації облікової одиницею вважається справу. Кожній одиниці присвоюється обліковий номер, який входить до складу архівного шифру. Деякі облікові дані наносяться на вкладиш футляра цифрового носія.
Облікові дані архівного електронного документа
Архівний шифр
Вкладиш цифрового носія
Номер архівного фонду
Скорочена назва компанії
Номер опису справ
Найменування структурного підрозділу
Номер одиниці зберігання відповідно до опису
Тип примірника (основний або робочий)
номер опису
Дата запису на носій
Відмітки про обмеження доступу
До облікової документації, необхідної для ефективної організації і роботи архіву, відносять:
Облікова книга надходження носіїв;
Книга обліку одиниць зберігання (справ);
Список фондів;
Реєстр описів;
Читайте також:
Що таке електронний архів і які його переваги?