Організація кава-брейку: як правильно розрахувати час на проведення кава-брейку
Якщо основне заходи планують провести протягом не більше 2-4 годин, то виїзний кейтерінг зазвичай планують, виходячи з трьох варіантів:
- ДО основного заходу: "вітальна кава-брейк" або при реєстрації
- В СЕРЕДИНІ основного заходу: "перерва на каву-брейк"
- ПІСЛЯ заходи: "закриває кави-брейк"
Якщо Ви плануєте, що презентація, семінар або конференція будуть досить інтенсивними і тривалими, то для учасників бажано провести 2-3 кава-брейку.
- При вітальному варіанті гості приходять поступово, вибирають не поспішаючи, багато хто обмежується лише гарячими напоями. Відповідно, можна планувати мінімальну кількість персоналу для обслуговування та мінімальний набір випічки.
Класичне кейтеринг меню в цьому випадку - кава, чай, круасани. Можна також замовити та виставити на столи воду в невеликих пляшках. Відповідно, такий варіант меню - найдешевший.
- При варіанті "кава брейк в перерві" треба бути готовим до одночасного підходу до сервірованим столів всіх гостей. Може виникнути ситуація, при якій гості будуть заважати один одному, набираючи закуски і наливаючи чай або кофе.Для скорочення часу на кейтеринг обслуговування ми пропонуємо використовувати комбінацію кілька варіантів:
- "Вузьким місцем" в цьому випадку будуть розлив гарячих напоїв, точніше необхідність наливати напій кожному гостю під його замовлення, так як розлити все порції гарячого заздалегідь не має особливого сенсу - частина напоїв просто охолоне.
Для скорочення часу на кейтеринг обслуговування ми пропонуємо використовувати комбінацію кілька варіантів:
- замовлення більшої кількості персоналу
- використання великих термосів і великих кип'ятильників
- використання термосів невеликої ємності для самообслуговування - надавши клієнту можливість з комфортом налити собі чай або каву самостійно.
Проведення кави брейку - обладнання, меблі та персонал
Одним з важливих моментів, коли проводиться кави брейк в офісі - швидкість обслуговування гостей в приміщенні, де проходить виїзний кейтерінг. Москва - величезне місто з великими відстанями, і дуже важливо не випасти з графіка заходи.
Необхідно, щоб учасники заходу встигли за короткий час перерви випити кави, з'їсти маффин або круасан, поспілкуватися з іншими учасниками, і можливо, вирішити термінові робочі питання.
- Розстановка меблів: в першу чергу треба правильно розрахувати довжину столів, щоб була можливість без штовханини підійти до столу і вибрати те, що сподобалося. Адже кава брейк - це пауза в роботі, відпочинок. І кейтеринг сервіс не повинен втомлювати гостя.
В ідеалі бажано організувати доступ до столу з двох сторін. Така розстановка дозволить зменшити кількість необхідних меблів.
Відповідно, страви з обраного кави-брейк меню повинні бути викладені так, щоб гість зміг вибрати бажані закуски, не оминаючи всі столи.
- Для зручності учасників заходу і краси сервіровки можна використовувати спеціальні етажерки для викладки.
- Наприклад, поставити дві такі етажерки на довгий стіл і на кожну викласти однакові види закусок. Перед гостем як на вітрині видно весь асортимент меню і він спокійно вибирає випічку і сендвічі за раз, не витрачаючи час на подальші пошуки навколо столу, втрачаючи дорогоцінний час.
Для розливу гарячих напоїв бажано організувати кілька точок, на яких розмістити всі складові продукти: цукор, вершки, посуд. Це дозволить розосередити можливу черга з бажаючих.
Чим більше таких точок в приміщенні, де проходить кава-брейк, тим менша черга до кожної з них. Для таких точок зазвичай використовують невеликі термоси або Термопоти до 2-х літрів