Закон встановлює, що при звільненні керівництва фірми слід передавати всі документи новому начальнику, але єдиний реально діючий на даний момент «механізм», за допомогою якого новий директор може отримати необхідні для роботи папери - це суд.
Та й то - якщо арбітри вважатимуть переконливими доводи новоспеченого керівника.
Напевно, кожному з нас хотілося б, щоб нова справа починалося позитивно. На жаль, щастить не всім. Наприклад, досить часто новообраному керівнику компанії, замість приємного хвилювання і складання «свіжих» планів розвитку, доводиться намагатися отримати від колишнього керівника документи, необхідні для роботи компанії. Дана процедура неминуче супроводжується напрямками безлічі листів з вимогою про передачу паперів, добра половина з яких так і залишається без уваги.
Відповідь колишніх директорів, як правило, один і той же - документами не володію, мені їх ніхто не передавав, а що стосується зберігання деяких, прямо не названих законами або статутом (тобто не названих в ст. 50 Федерального закону від 08.02. 1998 № 40-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю»), то такого обов'язку у мене немає. А деякі екс-керівники наполягають на тому, що у них взагалі відсутня необхідність зберігати папери. Для того, щоб розібратися, чи мають перераховані вище виправдувальні аргументи право на існування, розглянемо, що говорить про цю обов'язки закон.
Згідно з пунктом 1 статті 50 Закону про ТОВ, фірма повинна зберігати такі документи: договір про заснування товариства, рішення про його заснування, статут з усіма змінами, протоколи зборів засновників (засідань ради директорів, колегіального виконавчого органу товариства та ревізійної комісії), свідоцтво про держреєстрацію компанії, документи, що підтверджують права на майно, що перебуває на балансі підприємства, внутрішні документи товариства, положення про його філії та представництва; списки афілійованих осіб компанії, різні висновки аудиторів, ревізійної комісії, а також державних органів фінансового контролю.
Компанія, яка застосовує ССО, також як і фірма, що знаходиться на ОСН, зобов'язана зберігати установчі документи, бухгалтерську звітність та іншу документацію, що стосується діяльності компанії. Виняток становлять лише бухгалтерські баланси.
Крім того, компанія зобов'язана зберігати документи, пов'язані з емісією облігацій та інших цінних паперів товариства, а також інші документи, передбачені законодавством, статутом, внутрішніми розпорядженнями суспільства, або рішеннями його учасників або ради директорів. Всі перераховані вище паперу повинні зберігатися за місцем знаходження одноосібного виконавчого органу або в іншому місці, відомому і доступному учасникам товариства (п. 2 ст. 50 Закону про ТОВ). Далі, за загальним правилом, пунктів 1 і 3 статті 40 Закону про ТОВ, дії і обов'язки суспільства прирівнюються до дій і обов'язки його «одноосібного виконавчого органу», тобто директора.
Слід зазначити, що в наведеній вище статті йдеться про тих паперах, які регулюють швидше бізнес-процедури та внутрішню «життя» підприємства. Але мало не половину документів компанії, які теж потрібно зберегти, складають бухгалтерські папери: «первинка», регістри, баланси, звіти. Відповідно до закону, їх зобов'язаний зберігати сам «економічний суб'єкт» (п. 3 ст. 29 Федерального закону від 06.12.2011 р № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік», далі - Закон про бухоблік). А при зміні керівника документи бухобліку обов'язково повинні бути передані за встановленими на фірмі правилам (п. 4 ст. 29 Закону про бухоблік). Крім того, існує вимога, згідно з яким первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх в архів повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером (п. 6.2. Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженого Мінфіном СРСР 29.07.1983 р № 105).
Виходячи з законодавчих формулювань, дбати про безпеку «фірмових» документів (в т.ч. і призначати співробітників, відповідальних за зберігання) повинні головбух і директор компанії. І, за логікою, вони ж повинні стежити і за тим, щоб при «зміни влади» всі папери були передані новообраному начальнику, так як організація правильної передачі документів - також невід'ємна частина забезпечення їх охорони. Але, що гріха таїти, незважаючи на те, що закон встановлює вимоги щодо забезпечення збереження документів, способів їх повернення, які б реально і ефективно діяли на практиці, на даний момент не існує. Можна назвати лише один. Йдеться про звернення до суду з вимогою отримати назад необхідні для нормальної діяльності компанії паперу.
У списку не значаться
Для прикладу наведу такий спір. В одній фірмі відбулася зміна керівництва, і екс-керівнику треба передати новому начальнику установчі документи, кореспонденцію і журнали її обліку, а також перелік майна та правовстановлюючі документи, списки кредиторів і дебіторів, відомості про наявність акцій, цінних паперів, а також часток у інших суспільствах . Крім того, новообраний керівник повинен був отримати накази та розпорядження генерального директора та інші документи. Але, коли передача відбулася, то виявилося, що колишній керівник має далеко не всіма паперами. І у неї на це є виправдання: по-перше, на думку останньої, ніде в законодавстві не вказано, що за зберігання паперів повинна була відповідати саме вона. А по-друге, немає ніяких доказів, що їй взагалі передавали якісь папери на зберігання.
Як би там не було, але вимоги про передачу чинному керівникові документації виконані були, і фірма вирішила витребувати все необхідне через суд.
Зі свого досвіду можу порадити оформити передачу паперів Актом, де будуть перераховані всі передані і отримані папери, а також уточнено - передавалися чи оригінали або копії ...
Арбітрам відповідачка пояснила, що, на її думку, обов'язок директора вести облік і передавати інформацію наступного характеру: перелік кредиторів і дебіторів; відомості про великі угоди з зацікавленістю, укладених зі схвалення загальних зборів учасників, відомості про угоди фірми, матеріали по судових справах, стороною в яких є компанія, в тому числі судові акти і виконавчі листи; список осіб, на яких оформлялися довіреності на представлення інтересів в державних та інших органах, юридичних особах і ін., із зазначенням терміну дії довіреностей, не передбачена ні законодавством, ані статутом організації.
Однак арбітри першої, а слідом за ними і апеляційної інстанцій не розділені такої точки зору. На їхню думку, обов'язок керівника зберігати всі документи, що мають відношення до діяльності його компанії, випливає зі змісту статті 50 Закону про ТОВ. І якщо у відповідачки немає доказів, що свідчать про те, що вона вже передала всі ці папери новообраному директору, то вимога про їх передачу - цілком правомірно і підлягає задоволенню (рішення Арбітражного суду міста Санкт-Петербурга і Ленінградської області від 23.07.2014 р у справі № А56-29561 / 2014 року, постанову Тринадцятого арбітражного апеляційного суду від 19.11.2014 у справі № А56-29561 / 2014 року).
Аргументи і документи
Отже, тільки що розглянуте рішення судді «вибудували» на двох основних позиціях. По-перше, вони мали тверду переконаність в тому, що обов'язок директора зберігати документи фірми безпосередньо випливає зі змісту пунктів 1 і 2 статті 50 Закону про ТОВ1. А по-друге, вони грунтувалися на необхідності доказів передачі паперів «старим» директором «новому» (соответствен але, відсутність таких свідоцтв говорить про те, що документи не передавалися). Тут хотілося б відзначити, що в розглянутому суперечці судді не звернули увагу на аргумент відповідачки, що позивач не підтвердив факту про передачу потрібних йому документів. Однак, як показує практика, судді сходяться на думці, що дане питання - вельми принциповим. Адже якщо їм не вдається з'ясувати, чи дійсно новий керівник отримував шукані папери, то останній буде звільнений від вимоги їх передачі (постанови ФАС Московського округу від 06.11.2013 у справі № А40- +131993 / 12-104-883, Дев'ятнадцятого арбітражного апеляційного суду від 14.10.2009 у справі № А36-499 / 2009, ФАС Московського округу від 11.07.2011 р № КГ-А40 / 6623-11, ФАС Східно-Сибірського округу від 03.09.2014 у справі № А33- 3318/2013).
«На організацію процесу передачі документів при зміні керівника компанії слід звертати серйозну увагу, - зазначає Ніка Алпатова, керівник кадрової служби підмосковного виробничого підприємства. - Зі свого досвіду можу порадити оформити передачу паперів Актом, де будуть перераховані всі передані і отримані папери, а також уточнено - передавалися чи оригінали або копії. Тут же можна уточнити, скільки листів було в кожному документі ».
Анна Мішина, для журналу «Розрахунок»
Допомагайте вашому бізнесу розвиватися
Безцінний досвід вирішення актуальних завдань, відповіді на складні питання, спеціально відібрана свіжа інформація в пресі для бухгалтерів і керівників. Виберіть з нашого каталогу >>
Якщо у Вас є питання - задайте його тут >>
Читайте також по темі:
Як звільнити директора
Практична енциклопедія бухгалтера
Всі зміни 2019 роки вже внесені в бератор експертами. У відповіді на будь-яке питання у вас є все необхідне: точний алгоритм дій, актуальні приклади з реального бухгалтерської практики, проводки і зразки заповнення документів.
дізнатись детальніше