Принципи комп'ютерної бухгалтерії на прикладі програми "1С: Бухгалтерія"

Принципи комп'ютерної бухгалтерії
на прикладі програми "1С: Бухгалтерія"Світлана Аполлонова, експерт з економічних програм фірми "Астро Софт"
Продовження (початок "КІ" 1 996 / 2,4)Автоматизація обробки первинних документів

Основні принципи роботи з первинними документами
Ми вже говорили про те, що всі бухгалтерські операції, що виникають в процесі господарської діяльності, бухгалтер зобов'язаний відобразити в журналі операцій. Але є ще один нюанс: це можна робити тільки на підставі правильно оформленого первинного документа. Це цілком зрозуміло, оскільки в іншому випадку відкриваються великі можливості по фальсифікації господарської діяльності.

Кожен первинний документ підшивається в спеціальну книгу обліку первинних документів. У разі перевірки податковими органами правильності ведення бухгалтерського обліку бухгалтер повинен в обов'язковому порядку пред'явити не тільки стандартну бухгалтерську звітність, а й всі первинні документи. Якщо потрібний документ відсутній я підприємству загрожує серйозний штраф.

Облік первинних документів в програмі "1С: Бухгалтерія"
1С: Бухгалтерія поряд з прямим введенням проводок дозволяє працювати "від документа", тобто автоматично формувати потрібні проводки при реєстрації первинного документа. При цьому документ також зберігається в журналі. Для такої роботи в програмі використовується режим "Документи і розрахунки". Вже з назви цього режиму видно, що його можливості не обмежуються тільки реєстрацією первинних документів і простим введенням проводок. Його можна застосовувати і для досить складних бухгалтерських розрахунків з використанням поточних сальдо і оборотів по рахунках, в тому числі і в розрізі об'єктів аналітики. Типовим прикладом такого розрахунку є щомісячне нарахування зносу на всі основні засоби.

У стандартну поставку вже входить досить великий перелік готових документів або розрахунків, які можуть використовуватися в багатьох організаціях. Власне настройка програми і полягає в створенні специфічних для даної організації первинних документів і формуванні схем проводок по ним.

Що таке структура документа?

Структура являє собою перелік тих реквізитів, які необхідно заповнювати в бланку первинного документа, а також перелік довідкової інформації, корисної при введенні документа. Для зберігання структур документів використовується файл 1SBDOC.DBF.

МАЛЮНОК 1 Структура документа "Накладна на відпуск товару"

Якщо реквізит відноситься до заголовку документа (наприклад, номер і дата документа), в цьому випадку він має вигляд "Шапка", якщо до табличній частині (наприклад, кількість кожного товару в накладній) я вид "Таблиця". Крім того, можна використовувати вид "Інфо" я інформаційні поля, куди можна виводити довідкову інформацію (наприклад, поточний залишок даного товару на складі).

Можливості налаштування структури документа

"1С: Бухгалтерія" надає широкі можливості по налаштуванню структури:
Використання готових списків аналітичного обліку
У процесі формування документа можна використовувати вже створені списки аналітичного обліку з використанням параметрів кожного об'єкта аналітики. Наприклад, для формування платіжного доручення досить тільки вибрати потрібну організацію зі списку, а її банківські реквізити будуть автоматично занесені в бланк документа.

Завдання формул розрахунку для реквізитів
На підставі вже зазначених реквізитів програма може автоматично розрахувати наступні. Наприклад, при вказівці ціни і кількості товару його загальна вартість може бути розрахована за формулою ЦІНА * КІЛЬКІСТЬ. Для цього в структурі треба вказати формулу для розрахунку. При цьому можна посилатися не тільки на реквізити, а й на сальдо і обороти по рахунках, константи або параметри об'єктів аналітики.

Створення універсальних документів
Для зручності роботи при налаштуванні можна згрупувати схожі документи і створити універсальний документ, що дозволяє формувати потрібні проводки в залежності від конкретних умов. Наприклад, документ "Виписка банку" дозволяє перерахувати всі надійшли на розрахунковий рахунок кошти і вказати кореспондуючий рахунок для кожного. Проведення будуть сформовані автоматично, причому в разі аналітичного рахунку буде видаватися запит про конкретний об'єкт аналітики.

Завдання пріоритету документів
Пріоритет документа визначає послідовність запису документів протягом дня. Правильна розстановка пріоритетів дозволить, наприклад, документи по прибуткування товару завжди ставити в початок дня, а документи на відвантаження товару в кінець дня. В цьому випадку у Вас в процесі роботи не виникне ситуація, коли на складі з'явиться негативний залишок товарів на складі.

Додаткові зручності при введенні документа
У програмі є багато додаткових можливостей, що полегшують роботу по введенню документів. За допомогою інформаційних вікон можна виводити на екран поточний стан рахунків, в тому числі в розрізі об'єктів аналітики, список параметрів і багато іншого. Наприклад, дуже зручно при відвантаженні товару бачити поточний залишок цього товару на складі, його повне найменування та закупівельну ціну.

Для тих реквізитів, які необов'язково повинні заповнюватися, можна включити опцію "Пропускати при введенні". В цьому випадку реквізит буде пропускатися при першому проході, але його значення можна встановити, клацнувши на ньому мишкою. При великому обсязі вхідної інформації це економить не тільки час, а й нерви.

Налаштування вікна діалогу

"1С: Бухгалтерія" дозволяє налаштувати зручний зовнішній вигляд вікна діалогу, яке використовується при формуванні нового первинного документа. Принципи налаштування діалогу дуже прості і аналогічні роботі з об'єктами в графічному редакторі програми.

Рисунок2 Вікно редагування діалогу

При введенні нових реквізитів в структуру, в вікні діалогу вони з'являються автоматично. Залишається тільки розташувати їх в потрібному місці вікна.

Налаштування друкованої форми первинного документа

Для редагування форми документа використовується графічний редактор "1С: Бухгалтерія", той же, що і в режимі довільних звітів. Тому детально зупинятися на ньому не будемо.

Форма документа викликається зі структури документа. Вона являє собою бланк документа з посиланнями на значення реквізитів структури. Якщо в процесі заповнення форми необхідно зробити додаткові розрахунки, то алгоритми розрахунків поміщаються в спеціальні роздільники. Це дозволяє побачити розміщення документа на сторінці, незалежно від розміру алгоритму.

Налаштування списку проводок по документу

Для зберігання алгоритму формування проводок передбачено окреме вікно, яке також викликається зі структури документа. В алгоритмі можуть використовуватися будь-які команди макромови і стандартні макроімена, а також спеціальні макроімена для посилань на реквізити документів.

Форма і алгоритм проводок зберігаються в окремому текстовому файлі, ім'я якого вказується в структурі кожного документа.

Запис документа в журнал операцій

Сформований документ реєструється в журналі операцій окремим рядком. Він не впливає на бухгалтерську звітність, але дозволяє в будь-який момент повернутися в сформований документ і відредагувати його. При цьому всі проводки по документу автоматично перераховуються з урахуванням внесених змін. Програма пам'ятає номер останнього створеного документа і за замовчуванням пропонує наступний. Дата також встановлюється поточна з системного годинника. Безумовно, і те, і інше можна відредагувати.

РІСУНОК3 Запис документа в журналі операцій

Будь-який документ може бути легко знайдений в журналі з використанням механізмів сортування і пошуку. Для зручності роботи документ і проводки можна розмістити в різних поджурналах, організувавши таким чином в певному поджурнале реєстр створених первинних документів.

Особливості роботи з режимом "Документи і розрахунки"

В процесі роботи може виникнути необхідність сформувати новий документ на підставі даних вже створеного документа. Наприклад, автоматично сформувати накладну на підставі виписаного і сплаченого клієнтом рахунку. Для цього передбачена спеціальна функція "Копіювання документа" в журналі операцій. При цьому, за замовчуванням, копіюються тільки реквізити заголовка (за винятком номера та дати документа). Для копіювання табличній частині видається окремий запит.

Якщо Ви плануєте копіювати табличні частини документів, необхідно заздалегідь вказати програмі, в які реквізити структури-одержувача необхідно копіювати реквізити структури-джерела.

Автоматичний перерахунок проводок по документам

Якщо в алгоритмі формування проводок по документу використовуються посилання на сальдо і обороти по рахунках, то необхідно пам'ятати про те, що в разі редагування даних за такими рахунками сформовані проводки вже не будуть показувати правильну суму. Документ треба буде перераховувати. Якщо таких документів десятки, то можуть виникнути серйозні проблеми. Тому в програмі передбачений спеціальний режим перерахунку підсумків з автоматичним перерахунком проводок по документам.

Зазвичай настройщики програми використовують цей режим і для інших цілей, наприклад, якщо необхідно змінити схему проводок по вже сформованим документам.

Продовження я в наступному номері.