- Загальні відомості Корисно! Якщо ви недавно почали працювати з Есф, або тільки збираєтеся перейти...
- Етапи роботи з XML файлом при виписці і отриманні Есф
- виписка Есф
- Створення документа Есф
- Вивантаження Есф в XML файл
- Імпорт Есф в ІС Есф
- Відправка Есф в ІС Есф
- Вивантаження Есф з ІС Есф
- Завантаження Есф з XML файлу в конфігурації
- Особливості виписки виправленого Есф
- Особливості виписки додаткового Есф
- отримання Есф
Загальні відомості
Корисно!
Якщо ви недавно почали працювати з Есф, або тільки збираєтеся перейти на виписку Есф, Вам стануть у пригоді такі матеріали:
Налаштування обміну з ІС Есф через вивантаження / завантаження XML файлів
Конфігурація «1С: Бухгалтерія 8 для Казахстану» дозволяє виписувати і отримувати електронні рахунки-фактури за допомогою експорту і імпорту XML файлів.
Для початку роботи з електронними рахунками-фактурами в конфігурації потрібно налаштувати обміну Есф, яка розташована в розділі Адміністрування - Загальні настройки - Електронні рахунки-фактури.
В налаштуваннях обміну електронними рахунками-фактурами встановлюється прапор Обмін з ІС Есф через вивантаження / завантаження XML файлів. На цьому настройка обміну Есф завершена.
Крім обміну даними через XML-файли існує можливість прямого обміну даними з ІС Есф. Це альтернативний метод, який підтримується в типових рішеннях 1С для роботи з електронними рахунками-фактурами, який дозволяє відправляти і отримувати Есф безпосередньо з облікової системи.
Детальніше в статті PRO пряму виписку Есф в «1С: Бухгалтерія 8 для Казахстану» .
Етапи роботи з XML файлом при виписці і отриманні Есф
Виписка Есф за допомогою експорту і імпорту XML файлів в конфігурації виконується наступним чином:
- На підставі документа Рахунок-фактура (виданий) створюється документ Есф;
- Документ Есф вивантажується в XML файл;
- Вивантажений XML файл імпортується в ІС Есф;
- Есф, імпортований в ІС Есф з XML файлу відправляється одержувачу через ІС Есф;
- Відправлений Есф вивантажується з ІС Есф в XML файл;
- XML файл завантажується в конфігурацію. Для Есф, наявного в інформаційній базі, фіксуються результати його обробки (присвоюється реєстраційний номер, статус відправки та інші дані).
Отримання вхідного електронного рахунку-фактури за допомогою експорту і імпорту XML файлів здійснюється наступним чином:
- Вхідний Есф вивантажується з ІС Есф в XML файл;
- XML файл завантажується в конфігурацію, в результаті чого створюється документ Есф;
- На основі створеного документа Есф в конфігурації створюється документ Рахунок-фактура (отриманий).
Схематично процес обміну Есф між конфігурацією і ІС Есф виглядає наступним чином.
виписка Есф
Розглянемо процес виписки Есф в конфігурації «1С: Бухгалтерія 8 для Казахстану». Процес виписки викладено в послідовності, яка наведена вище.
Створення документа Есф
Відповідно до 12 постачальник має право виписувати рахунки-фактури як в електронному вигляді, так і на паперовому носії.
При цьому частина документів може виписуватися в електронному вигляді, а частина на паперовому носії. Тому спосіб виписки конкретного документа в конфігурації вказується в формі рахунку-фактури.
При виписці рахунку-фактури в електронному вигляді, встановлюється ознака В електронному вигляді і створюється документ Електронний рахунок-фактура (гіперпосилання Створити Есф).
Електронний рахунок-фактура заповнюється автоматично даними з документа Рахунок-фактура. При цьому користувач може скорегувати або дозаповнити дані Есф (кнопка Ще - Редагувати документ).
Документ Есф має форму, аналогічну електронному документу ІС Есф і містить всі необхідні розділи, затверджені Правилами виписки рахунку-фактури в електронній формі .
При створенні Есф знаходиться в стані Документ готовий до відправки одержувачу через ІС Есф.
Вивантаження Есф в XML файл
ВигрузкаЕСФ в XML файл виробляється по кнопці вивантажити в файл, яка розташована в документі Електронний рахунок-фактура. При вивантаженні в обраній папці зберігається файл у форматі XML. 
Система дозволяє також виконувати вивантаження пакету Есф. Вивантажити відразу кілька вихідних Есф в один XML файл можна в формі списку Електронні рахунки-фактури (видані). Форма списку доступна в розділі Купівля та продаж - Продаж - Електронні рахунки-фактури (видані).
Для цього необхідно виділити Есф (комбінація клавіш Ctrl + A - для виділення всіх Есф в списку, або Ctrl і натискаючи на потрібні Есф лівою кнопкою миші), призначені для відправки і натиснути на кнопку Завантажити.
Імпорт Есф в ІС Есф
Після вивантаження, XML файл імпортується в ІС Есф для відправки Есф одержувачу.
Для цього необхідно зайти в інформаційну систему з приймання та обробки Есф -.
Імпорт Есф проводиться по кнопці Імпортувати, яка розташована в розділі Журнал Рахунків-фактур. При натисканні на цю кнопку відкривається вікно для імпорту. За кнопці Вибрати файл відкривається вікно для вибору раніше розвантаженого з конфігурації XML файлу. Після вибору файлу необхідно натиснути на кнопку Завантажити.
При відсутності помилок в заповненні, завантажений Есф відображається в лівій частині вікна, в розділі В роботі - Імпортовані.
Зверніть увагу!
Імпорт файлу не означає, що Есф зареєстрований в ІС Есф і відправлений покупцеві. Для цього Есф необхідно виконати процедуру відправки документа.
Відправка Есф в ІС Есф
Відправка Есф одержувачу здійснюється по кнопці Відправити, яка доступна як в журналі імпортованих рахунків - фактур, також і в самому Есф.
Датою виписки Есф є дата відправки документа в ІС Есф. При цьому дата виписки і дата здійснення обороту можуть відрізнятися - PRO терміни виписки рахунків-фактур .
Після відправки Есф присвоюється реєстраційний номер і він переміщається з розділу В роботі в розділ Відправлені.
Такий електронний рахунок-фактура є зареєстрованим в ІС Есф і може бути вивантажений в конфігурацію «1С: Бухгалтерія 8 для Казахстану» для поновлення Есф, що міститься в конфігурації, а також для реєстрації результатів обробки Есф.
Вивантаження Есф з ІС Есф
Вивантаження Есф з ІС Есф виконується по кнопці Експортувати, розташованої в журналі Рахунків-фактур.
Для експорту Есф в журналі рахунків-фактур відзначаються Есф, які необхідно імпортувати в конфігурацію. Після вибору Есф, натискаємо на кнопку Експортувати. Системою створюється документ у форматі XML, який можна імпортувати в конфігурацію «1С: Бухгалтерія 8 для Казахстану».
Завантаження Есф з XML файлу в конфігурації
Завантаження Есф з XML файлу в конфігурацію «1С: Бухгалтерія 8 для Казахстану» виконується в розділі Купівля та продаж - Сервіс - Завантажити електронні рахунки-фактури з XML файлів.
У формі здійснюється завантаження як вихідних, так і вхідних Есф. Для цього у верхній частині форми розташована кнопка Завантажити з файлів. При натисканні на цю кнопку відкривається вікно для вибору файлу, вивантаженого з ІС Есф.
При завантаженні виконується пошук раніше виписаного електронного рахунку-фактури, який відповідає завантажуваного з ІС Есф.
Якщо Есф з відповідними даними знайдений в конфігурації - він відобразиться в табличній частині форми, в графі Електронний рахунок-фактура. Для його поновлення даними з завантажується Есф необхідно скористатися кнопкою Створити / оновити електронні рахунки-фактури. При натискання на неї дані Есф, який міститься в конфігурації оновляться на дані з завантажується Есф.
Стан Есф зміниться на Документ успішно прийнятий сервером ІС Есф, в документі відобразиться реєстраційний номер, присвоєний ІС Есф.
Якщо Есф з відповідними даними в конфігурації не знайдений, по кнопці Створити / оновити електронні рахунки-фактури можна створити новий Есф. Підставою для його заповнення послужать дані Есф, імпортованого з ІС Есф.
Особливості виписки виправленого Есф
Виписка виправленого Есф в конфігурації аналогічна виписці основного Есф за винятком деяких моментів.
При виписці виправленого Есф, в документі Рахунок-фактура (виданий) в графі Вид рахунку-фактури вказується вид виправлений. В поле Основний рахунок-фактур а вказується раніше виписаний основний рахунок-фактура, до якого виписується виправлений.
Далі і справляння Есф вивантажується в XML файл і імпортується в ІС Есф. В ІС Есф проводиться його відправка одержувачу.
Основний Есф (після відправки виписаного до нього виправленого) змінює статус на Анульовано і переміщається в розділ журналу рахунків-фактур Анульовані.
Після цього виправлений і основний Есф експортуються з ІС Есф в XML файл для подальшого завантаження в конфігурацію.
Завантаження в конфігурацію виправленого і основного Есф здійснюється в розділі Купівля та продаж - Сервіс - Завантажити електронні рахунки-фактури з XML файлів.
При завантаженні виправленого Есф, дані Есф, створеного в конфігурації оновлюються, стан змінюється на Документ успішно прийнятий сервером.
В основному Есф (анульованому) встановлюється статус Документ анульований через: Створення виправленого електронного рахунку-фактури.
Документ Рахунок-фактура (виданий), якому відповідає Есф, також анулюється.
Особливості виписки додаткового Есф
Виписка додаткового Есф в конфігурації схожа з випискою основного Есф. При заповненні документа Рахунок-фактура (виданий) в рядку Вид рахунку-фактури вказується вид додатковий. В поле Основний рахунок-фактура вказується раніше виписаний рахунок-фактура, до якого виписується додатковий Есф.
Далі дії для додаткового Есф ідентичні діям зі звичайним Есф.
отримання Есф
Розглянемо процес отримання Есф і його завантаження в конфігурацію «1С: Бухгалтерія 8 для Казахстану».
В ІС Есф отриманий Есф відображається в розділі Отримані журналу рахунків-фактур. Для того щоб вивантажити Есф в XML файл, його необхідно позначити і натиснути на кнопку Експортувати. Есф збережеться в XML файлі, який можна імпортувати в конфігурацію.
Імпорт файлу в конфігурацію здійснюється в розділі Купівля та продаж - Сервіс - Завантажити електронні рахунки-фактури з XML файлів (також як і вихідних Есф).
За кнопці Створити / оновити електронні рахунки-фактури в конфігурації створюється входить Есф.
Створений в конфігурації Есф необхідно відобразити в обліку за допомогою документа Рахунок-фактура (отриманий). Зробити це можна в самій формі Есф за посиланням Документ не відображений в обліку, або по кнопці Відображення в обліку.
Відображення даних в обліку виконується наступним чином:
- Або створюється новий документ Рахунок-фактура (отриманий) на підставі Есф.
- Або вибирається існуючий (раніше створений) документ Рахунок-фактура (отриманий).
При цьому дані існуючого рахунку-фактури оновлюються відповідно до даних Есф.
Після виконання всіх описаних дій в конфігурації створюються документи Електронний рахунок-фактура (отриманий) і документ Рахунок-фактура (отриманий).