Коли на склад фірми надходить нове обладнання, необхідно фіксувати цей факт в спеціальній документації. Фіксація відбувається за допомогою складання документа, який називається «акт прийому-передачі обладнання», він існує в різних варіаціях, в залежності від типу матеріального майна, і має юридичну силу.
Всі існуючі типи актів перерахувати складно, при цьому вони мають уніфіковану структуру для кожного випадку, регламентовану спеціальними нормами і правилами. Чи обов'язково організації оформляти подібні документи, і в яких конкретних випадках вони потрібні?
Форми і бланки
Як вже було зазначено, в різних ситуаціях застосовуються різні форми документів. Для цього використовуються уніфіковані зразки, яким присвоєно спеціальні назви - ОС-1, ОС-14 і так далі. На основі цих форм організація має право розробляти свої бланки, при обліку обов'язкових загальних вимог.
В яких випадках складаються акти прийому-передачі, і в яких формах:
- У ситуаціях, коли майно приймається у тимчасове користування, сторони підписують договір оренди обладнання з актом прийому-передачі. Дані документи відображають факт передачі майна, що належить одному користувачеві, у тимчасове володіння іншої. Законодавством не передбачено спеціальної форми для подібного випадку. Однак реквізити сторін, посилання на договір оренди і характеристики майна вказуються. Також необхідні юридичні назви фірм і ПІБ обох керівників, які уклали акт прийому передачі обладнання в тимчасове користування. Зразок можна скачати тут .
- Коли будь-яку техніку, або інше матеріальне майно, що належить організації, передають контрагенту для проведення ремонтних робіт, складається супровідний документ. До змісту його бланка, як і в попередньому випадку, не пред'являється строгих вимог. Зразок акту прийому-передачі обладнання в ремонт можна завантажити тут .
- Якщо контрагент організації передає їй якісь пристрої або апаратуру, при їх надходженні використовується форма номер 14. Завантажити акт прийому-передачі обладнання ОС-14 можна тут . Заповнений бланк є підставою для постановки нового майна на облік співробітником бухгалтерії.
- Якщо виявлені недоліки, застосовується додатковий бланк за формою ОС-16 .
При надходженні обладнання створюється комісія, члени якої обов'язково перераховуються в акті. Комісія в повному складі проводить огляд майна на предмет вад і дефектів.
Особливості форми ОС-15
Якщо техніка та апаратура, передані постачальником або виробником, вимагають складання, або монтажу, застосовується інша єдина форма - акт про приймання-передачі обладнання в монтаж. Зразок форми ОС-15 можна завантажити тут . Раніше заповнена форма прийому основних засобів ОС-14 є підставою для заповнення ОС-15.
У разі, коли монтаж проводиться за допомогою сторонньої організації, дані про неї необхідно вказати у верхній частині бланка, спільно з відомостями про постачальника, виробника. Також в даній ситуації потрібно додатково вказати номер і дату складання договору підряду, на підставі якого буде відбуватися збірка або монтаж.
При наявності будь-яких дефектів складається додаток у вигляді форми ОС-16. Заключною частиною є вказівка факту придатності майна до монтажу.
Після того як монтаж буде проведений, складається простий акт прийому-передачі обладнання. Зразок в форматі word можна завантажити тут . Тепер майно можна вводити в експлуатацію.
Основною частиною бланка є опис обладнання, його комплектації і ступеня готовності до складання.
Загальні вимоги
Всі форми бланків, які фіксують факт прийому-передачі, зобов'язані враховувати загальні законодавчі вимоги:
- Для складання та підписання акта скликається комісія з 2 і більше осіб, один з яких призначається головою. У тексті бланка члени комісії перераховуються в алфавітному порядку, із зазначенням посад.
- На початку тексту описується підставу для складання документа. Як правило, це розпорядження або наказ про скликання комісії. Наприклад, «Підстава: Розпорядження керівника №044 / 1234« Про проведення ... ».
- Використовується уніфікований бланк, якщо для даного випадку він передбачений, або вільна форма на стандартному бланку організації.
- Допускається виклад даних у вигляді таблиці.
- Вказується кількість примірників акта (яке відповідає кількості сторін).
- Якщо до бланка передбачені спеціальні програми, вони нумеруються і вказуються в тексті до позначки про кількість примірників.
- У документах мають бути вказані юридичні реквізити сторін, характеристики обладнання, відбивається суть того, що відбувається в ході перевірки майна.
Якщо техніка та апаратура, передані постачальником або виробником, вимагають складання, або монтажу, застосовується інша єдина форма акту прийому-передачі.
Чи потрібно виконувати формальності
Існує кілька причин, які пояснюють необхідність складання вищеперелічених актів:
- Вимога закону. Згідно Російському Законодавству, процес передачі або прийому майна у тимчасове користування, при купівлі-продажу або за умови необхідності ремонту або збірки, вимагає відображення у відповідній документації.
- Юридична сила. При виникненні розбіжностей або спорів між сторонами, що підписалися під актом, суд зможе спиратися на описані в ньому дані.
- Бухгалтерський баланс. Дані документи є підставою для постановки на облік обладнання співробітниками бухгалтерії.
Приклад заповнення акта прийому-передачі обладнання ви зможете вивчити, подивившись відеоролик
Чи обов'язково організації оформляти подібні документи, і в яких конкретних випадках вони потрібні?