розпорядчі документи

1. Склад розпорядчої документації
2. Як же йдуть справи з розпорядчими документами на практиці?
3. Коли видається наказ?
4. Коли видається розпорядження?
5. Коли потрібно підготувати вказівку?
6. Коли використовується рішення?
7. Особливості підготовки та оформлення розпорядчих документів

Серед безлічі документів, що циркулюють в кожній організації, особливе місце займають організаційно-розпорядчі, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів державної влади Російської Федерації, суб'єктів Російської Федерації, органів місцевого самоврядування, організацій, юридичних і фізичних осіб незалежно від форм власності.

Організаційно-розпорядча документація включає організаційну, розпорядчу, інформаційно-довідкову документацію, документацію колегіальних органів, документи з особового складу. З усього цього переліку нас буде цікавити тільки одна група організаційно-расспорядітельной документації - розпорядчі документи. У даній статті ми спробуємо розібратися, які документи входять до складу розпорядчої документації, чим вони відрізняються один від одного, в яких ситуаціях треба підготувати наказ або розпорядження, а в яких, наприклад, вказівка.

Юридичними підставами для створення розпорядчих документів в діяльності організації є:

• нормативно-правові акти, в тому числі постанови Уряду РФ, рішення органів влади;
• конкретні доручення вищестоящих органів;
• здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання організацією покладених на неї завдань відповідно до її компетенції;
• потреба правового регулювання роботи апарату управління.

Склад розпорядчої документації

До розпорядчої документації відносяться:

• постанови;
• рішення;
• накази;
• розпорядження;
• вказівки.

Постанова - правовий акт, прийнятий вищим і деякими центральними органами колегіального управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм, правил поведінки [1] .

Рішення - правовий акт колегіального або дорадчого органу міністерств, відомств, комітетів, громадських організацій, учених рад НДІ, вузів, а також Рада директорів підприємств з метою розв'язання найбільш важливих питань їх діяльності.

Наказ - правовий акт, що видається керівником органу державного управління (його структурного підрозділу), що діє на основі єдиноначальності, з метою розв'язання основних і оперативних завдань, що стоять перед цим органом. В окремих випадках може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб, незалежно від підпорядкованості.

Розпорядження - правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином, колегіального органу державного управління з метою розв'язання оперативних питань. Як правило, має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян.

Вказівка - правовий акт, що видається органом державного управління переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів даного органу та вищих органів управління.

Проаналізувавши функціональні особливості кожного документа, що входить в комплекс розпорядчої документації, можна помітити, що головні їх відмінності стосуються:

1) порядку вирішення розглянутих в них питань;

2) переліку розглянутих в них питань.

Розглянемо ці відмінності більш докладно.

■ Відмінності розпорядчих документів, що стосуються порядку вирішення розглянутих в них питань (на основі колегіальності або єдиноначальності). Пояснимо, що представляє інтереси організації і діє від її імені у відносинах з іншими підприємствами, а також державними установами виконавчий орган. Він втілює волю засновників (учасників), керує поточною діяльністю юридичної особи. При цьому він може бути:

• одноосібним, при якому на чолі органу управління (підприємства, установи або організації) стоїть одна особа, правомочна приймати юридично обов'язкові рішення (наприклад, генеральний директор);
• колегіальним, при якому керівництво здійснюється групою осіб, що володіють рівними обов'язками і правами у вирішенні питань, віднесених до компетенції даного органу (наприклад, правління (дирекція)).

В установчих документах організації фіксується, якими правами наділений генеральний директор (директор) або правління (дирекція), там же вказується порядок затвердження (підписи) документів, які відносяться до компетенції відповідного виконавчого органу. Тому щоб розібратися з правом підпису наказів на підприємстві, необхідно уважно ознайомитися з установчими документами. Для прикладу наведемо наступне формулювання з Статуту:

8.5. Генеральний директор Товариства:

видає накази і дає вказівки, обов'язкові для виконання всіма працівниками Товариства ...

Крім того, право підпису організаційно-розпорядчих документів, виданих одноосібним виконавчим органом, знаходить відображення і в законах про відповідні організаційно-правових формах юридичних осіб.

витяг

з Федерального закону від 26.12.2005 № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства»

(в ред. від 28.12.2010)

Стаття 69. Керівник акціонерного товариства

2. [...] Одноосібний виконавчий орган товариства (директор, генеральний директор) без доручення діє від імені суспільства, зокрема представляє його інтереси, укладає угоди від імені суспільства, стверджує штати, видає накази і дає вказівки, обов'язкові для виконання всіма працівниками товариства .

[...]

витяг

з Федерального закону від 14.11.2002 № 161-ФЗ

«Про державних і муніципальних унітарних підприємствах»

(В ред. Від 02.07.2010)

Стаття 21. Керівник унітарного підприємства

1. Керівник унітарного підприємства (директор, генеральний директор) є одноосібним виконавчим органом унітарного підприємства. [...]

Керівник унітарного підприємства діє від імені унітарного підприємства без довіреності, у тому числі представляє його інтереси, укладає в установленому порядку угоди від імені унітарного підприємства, стверджує структуру і штати унітарного підприємства, здійснює прийом на роботу працівників такого підприємства, укладає з ними, змінює і припиняє трудові договори, видає накази, видає доручення в порядку, встановленому законодавством. [...]

Загальна схема класифікації розпорядчих документів в залежності від порядку вирішення розглянутих в них питань.

■ Відмінності розпорядчих документів, що стосуються переліку розглянутих в них питань.

Рішення, постанови та накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти нормативний або індивідуальний акт по основних питаннях компетенції організації (п. 2.1.4 ГСДОУ [2] ). До основних питань компетенції організації належать питання, пов'язані з основним напрямком діяльності, будь то виробництво або продажу, інвестування або будівництво, страхування або надання інших послуг, питання, пов'язані з фінансуванням, підготовкою звітності підприємства, реалізацією функції планування, управління персоналом, розвитком науково- технічної бази.

Розпорядження, вказівки видаються з оперативних питань і для організації виконання постанов, рішень і наказів (п. 2.1.4 ГСДОУ). До оперативних питань належать питання управління поточними подіями, а саме: оперативне планування, оперативний облік, оперативний контроль, координація.

Як же йдуть справи з розпорядчими документами на практиці?

У діяльності комерційних організацій застосовуються розпорядчі документи, прийняті одноосібним виконавчим органом: накази, розпорядження, вказівки (як правило, вказівки видаються органами державного управління, але керівники підприємств також мають право на видання такого роду документа). Іноді, хоча й дуже рідко, видається такого розпорядчого документа, як рішення, прийняте колегіальним виконавчим органом. Постанова як акт управління, що видається вищими виконавчими і розпорядчими органами державної влади, інтересу для комерційних організацій не представляє. Незважаючи на це слід враховувати, що постанови можуть прийматися не тільки на державному рівні, а й керівниками колегіальних органів громадських організацій з основних питань їх діяльності.

Коли видається наказ?

Якщо президент компанії, генеральний директор, директор підприємства чи іншої одноосібний виконавчий орган організації вирішить видати правовий акт по основному напрямку діяльності, то в цьому випадку необхідно буде підготувати наказ. У наказі відображаються найбільш важливі питання, пов'язані з основною діяльністю організації. Мета видання наказу - рішення конкретної задачі, що стоїть перед організацією.

Наказом затверджуються локальні нормативні акти, номенклатури, переліки (наприклад, перелік осіб, які мають право користуватися мобільним зв'язком, із зазначенням лімітів для кожної посади), плани розвитку виробництва, плани введення в дію різних об'єктів, прайс-листи, звіти, організаційні структури і штатні розкладу, облікова політика підприємства, типові форми документів.

Слід пам'ятати, що документ може затверджуватися не тільки наказом, а й посадовою особою (тобто одноосібним виконавчим органом), правлінням, дирекцією (колегіальним виконавчим органом). Іноді спосіб обмеження доступу до документа (колегіальним виконавчим органом або одноосібним виконавчим органом) може визначатися законодавством. Наприклад, Федеральним законом «Про акціонерні товариства» передбачено затвердження загальними зборами акціонерів внутрішніх документів, що регулюють діяльність органів товариства, річних звітів, річної бухгалтерської звітності, в тому числі звітів про прибутки і про збитки (рахунків прибутків і збитків) товариства, а також розподіл прибутку (включаючи виплату (оголошення) дивідендів, за винятком прибутку, розподіленої в якості дивідендів за результатами першого кварталу, півріччя, дев'яти місяців фінансового року) і збитків товариства про результатами фінансового року.

У практичній діяльності мають місце два види затвердження (наказом і виконавчими органами), але частіше використовується твердження наказом, так як він дозволяє не тільки затвердити будь-який документ, а й вказати, коли цей документ вводиться в дію [3] .

Наказом затверджується склад різних комісій (для проведення інвентаризації, знищення печатки, списання основних засобів та ін.), Робочі групи (наприклад, з розробки основних напрямків стратегічного розвитку підприємства).

Наказом надається право підпису будь-яких документів, скасовуються (відгукуються) довіреності, припиняється (призупиняється) виробництво будь-яких видів продукції, обладнання, вводяться нові види продукції, визначаються проведення заходів, пов'язаних з цивільною обороною (наприклад, проведення штабного тренування з цивільної оборони ), проведення різних перевірок (включаючи філії), виготовлення печаток, проведення річного аудиту підприємства, перехід на централізовані закупівлі і поставки окремих видів сировини і матеріалів, заходи протипожежної безпеки та посилення охорони в святкові дні, підготовка планів та ін. (Приклади 1, 2).

Коли видається розпорядження?

Якщо керівник підприємства вирішить видати правовий акт за оперативними і поточних питань діяльності організації, то необхідно буде підготувати розпорядження. Розпорядження, на відміну від наказу, видається з метою вирішення окремих (вузьких, конкретних) питань, які необхідні для втілення в життя певних завдань підприємства. Так, якщо наказом було затверджено план ремонту виробничих цехів підприємства (тобто визначені основні етапи, терміни процесу модернізації виробничих потужностей підприємства) (див. Приклад 2), то в розпорядженні вирішується питання про підготовку цеху № 2 до проведення ремонту (Приклад 3 ), тобто це окреме питання в рамках спільної справи модернізації виробничих потужностей підприємства.

Розпорядження, як правило, стосується вузького кола працівників і не є документом тривалої дії.

Розпорядження може видаватися з таких питань, як надання копій документів (наприклад, договорів, рахунків-фактур, товарних накладних та ін.), Надання та узгодження графіка відпусток, звітних матеріалів і т.д.

Розпорядження може бути підготовлено також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів даного органу та вищих органів управління.

Коли потрібно підготувати вказівку?

Вказівки зазвичай видаються органами державного управління, але керівник комерційної організації також може видати такий розпорядчий документ. Вказівки можуть бути видані з питань оперативного, інформаційно-методичного, адміністративного характеру або з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій, доручень. Якщо організація прийме рішення використовувати вказівку, то в інструкції з діловодства слід чітко розмежувати призначення наказів, розпоряджень і вказівок.

Особливістю оформлення такого розпорядчого документа, як вказівка, є те, що замість слова «НАКАЗУЮ» використовуються слова «ЗОБОВ'ЯЗУЮ» або «ПРОПОНУЮ» (Приклад 4).

Коли використовується рішення?

При необхідності видання рішення колегіального органу (правління, дирекції, ради директорів) використовується такий документ, як рішення (Приклад 5). Рішення стосується основного питання діяльності підприємства, в нашому прикладі - випуску обладнання.

Необхідно враховувати таку особливість оформлення рішення: текст рішення, також як і інших розпорядчих документів, складається з констатуючої та розпорядчої частин. В розпорядчої частини вказується назва колегіального органу, що приймає рішення, потім слово «И Р І Ш» прописними буквами на окремому рядку.

Зверніть увагу

На практиці в організаціях зазвичай використовуються два види розпорядчих документів: наказ і розпорядження. Причому нормативних актів, що регулюють використання того чи іншого виду розпорядчої документації в комерційних організаціях, немає. Тому використання будь-якого розпорядчого документа має бути передбачено в інструкції з діловодства організації, але при цьому слід врахувати вимоги, закріплені в установчих документах вашої організації.

Наприклад, мер Москви не може видавати накази, а тільки укази і розпорядження.

витяг

з Регламенту Уряду Москви

3.1.2. Укази і розпорядження Мера Москви

Мер Москви з питань, віднесених до його компетенції, видає укази і розпорядження, які є обов'язковими для виконання на всій території міста Москви. [...]

У свою чергу, накази можуть видавати керівник Апарату Мера та Уряду Москви, міністри Уряду Москви (п. 3.1.1 Регламенту Уряду Москви).

Особливості підготовки та оформлення розпорядчих документів

■ Право підпису розпорядчих документів має одноосібний виконавчий орган - генеральний директор (директор, президент) відповідно до установчих документів. У деяких випадках в установчих документах можуть бути вказані посади керівників, які можуть підписувати накази поряд з одноосібним виконавчим органом. Однак на практиці таке буває рідко. Найчастіше право підпису наказів по основній діяльності делегується на підставі наказу про надання права підпису конкретній посадовій особі або фіксується в наказі про розподіл обов'язків, в якому вказуються не тільки повноваження окремих керівників, а й ті документи, які вони можуть підписувати в межах своїх повноважень ( приклад 6).

Зверніть увагу: підготовка довіреності пов'язана тільки з тими документами, які будуть направлятися в сторонні організації, на підписання внутрішніх документи довіреність не видається. Так, в нашому прикладі довіреність буде підготовлена ​​на заступника генерального директора з загальних питань Петрова С.К. з правом підпису договорів, пов'язаних з господарським забезпеченням суспільства. Розпорядчий документ колегіального органу влади - рішення - підписує голова і секретар колегіального органу.

■ Розпорядчі документи можуть бути спільними, тобто підготовленими організаціями, що видають однакові за формою документи для вирішення будь-яких питань спільної діяльності.

■ Розпорядчий документ складається з констатуючої та розпорядчої частин, останню можна ділити на пункти, в якій вказують, хто робить, що робить і в який термін, наприклад:

3. Комерційному директору Абрамову П.Є. підготувати план продажів на 2012 рік та подати на розгляд Ради директорів до 01 жовтня 2011 року.

4. Заступник комерційного директора Єпіфанову А.К. підготувати звіт про реалізацію продукції за укладеними державними контрактами в III кварталі 2011 року і представити генеральному директору до 15 жовтня 2011 року.

5. Заступнику генерального директора з економіки та фінансів Прошкін В.В. надати звіт про дебіторську заборгованість за договорами поставки продукції підприємства, укладеними в період з 11.01.2011 по 30.06.2011, в термін до 1 жовтня 2011 року.

■ Розпорядчий документ вступає в дію з дати підписання або дати, зазначеної безпосередньо в самому документі. Наприклад, наказ про затвердження регламенту щодо списання дебіторської заборгованості може містити наступне формулювання:

2.1. Затвердити Регламент зі списання дебіторської заборгованості в ВАТ «Синтез» і ввести його в дію з 1 липня 2011 року.

Сам наказ буде датований 20 червня 2011 року, він вступить в дію з цієї дати, а ось регламент, який затверджується цим наказом, вступить в дію тільки 1 липня 2011 року.

■ Розпорядчий документ може бути тривалої дії або носити характер разового доручення, тобто стосуватися виконання окремих питань.

■ Розпорядчий документ повинен містити пункт про доведення даного документа до виконавців, тобто хто і в який термін і до кого повинен довести розпорядчий документ.Напрімер, що стосується розпорядчих документів тривалої дії, то основна проблема доведення їх до виконавців полягає в тому, що розпорядчий документ може діяти протягом декількох років (наприклад, наказ про створення комісії з списання основних засобів), а порядок доведення наказу до новоприйнятих працівників не прописаний належним чином. Ось і виходить іноді так, що співробітник є членом комісії, підписує документи, а з наказом не ознайомлений, тому що був прийнятий на роботу через рік після підписання наказу.

Тому можна рекомендувати включати до розпорядчих документів тривалої дії таке формулювання:

6. Начальнику служби діловодства Авдєєвої А.К. довести цей наказ до всіх членів комісії протягом трьох робочих днів з дати його підписання і доводити даний наказ до відома новоприйнятих співробітників, які є членами комісії зі списання основних засобів, протягом трьох робочих днів з дати прийняття їх на роботу.

Зазвичай в організації формується окрема папка з розпорядчими документами тривалої дії, з якими повинні бути ознайомлені знову прийняті співробітники. Крім того, в наказах тривалої дії можна рекомендувати вказувати тільки посади співробітників без зазначення прізвища, імені, по батькові. Якщо розпорядчий документ доводиться до обмеженого кола співробітників, то їх можна наводити безпосередньо в самому наказі; якщо ж перелік включає багато співробітників, то можна рекомендувати складати реєстр розсилки, причому на підприємстві вони можуть бути стандартними (наприклад, реєстр розсилки для керівників структурних підрозділів, директорів філій і т.д.) або індивідуальними (складатися окремо для кожного розпорядчого документа).

■ Термін виконання розпорядчого документа (окремих його пунктів) може бути вказаний періодом часу в звичайних календарних днях, в робочих днях або такий документ може мати конкретну дату виконання. Це правило не поширюється на документи тривалої дії. Можливі такі формулювання:

3. Начальнику юридичної служби підготувати довіреність на заступника генерального директора Іванова А.В. в термін до 1 серпня 2011 року.

Таке формулювання не викликає питань щодо терміну виконання.

4. Начальнику відділу діловодства Пєнкін А.Д. довести цей наказ до відома всіх працівників Товариства протягом трьох робочих днів з дати підписання наказу.

Якщо наказ підписано 17 червня 2011 року, то довести його до виконавців необхідно по 21 червня 2011 року, тобто протягом трьох робочих днів, виключивши з терміну вихідні дні - 18 і 19 червня.

5. Начальнику відділу діловодства Пєнкін А.Д. довести цей наказ до відома всіх працівників Товариства протягом трьох днів з дати підписання наказу.

Якщо наказ підписано 17 червня 2011 року, довести його до виконавців необхідно з 17 червня по 19 червня 2011 року, тобто протягом трьох календарних днів, але з огляду на, що 18 і 19 червня - вихідні дні, наказ повинен бути доведений до виконавців протягом одного дня - 17 червня 2011 року.

■ Розпорядчий документ може бути скасований (змінений) іншим розпорядчим документом організації. Наприклад, внесення змін до наказу здійснюється шляхом підготовки відповідного наказу про внесення змін до раніше виданий наказ. Якщо скасовується дія будь-якого наказу, то у відповідному наказі про скасування раніше діючого наказу необхідно вказати, з якої дати дію наказу скасовується, а також вказати його номер, дату, найменування, наприклад:

1. Скасувати наказ ВАТ «Синтез» «Про створення комісії по списанню основних засобів» від 20 червня 2010 № 365 з 1 липня 2011 року.

Слід враховувати, що дія розпорядчого документа може бути призупинено відповідними компетентними органами.

■ Для обліку і чіткої організації роботи з розпорядчими документами їх необхідно реєструвати. Реєстраційним номером є порядковий номер, присвоєний в межах календарного року, який іноді може бути доповнений літерними або цифровими позначеннями. Так, накази поділяються на дві групи: з основної діяльності та з особового складу. Для кожної групи можуть використовуватися свої буквені позначення: номер наказу по особовому складу - № 267 л / с, з основної діяльності - № 534 о / д.

[1] Тут і далі за основу взято визначення з «Короткого словника видів і різновидів документів» (Головне архівне управління при Раді міністрів СРСР, Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи, Центральний державний архів давніх актів. М., 1974).

[2] Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення (схвалена Колегією Головархіву СРСР 27.04.1988; наказ Головархіву СРСР від 25.05.1988 № 33).

[3] Документ, що затверджується одноосібним виконавчим органом, вводиться в дію з дати його затвердження. Але якщо організація досить велика, з мережею філій, то буде потрібно час, щоб довести даний документ до виконавців. Крім того, виконавцям потрібен час для ознайомлення з даним документом, а якщо цей документ стосується будь-якого напрямку діяльності, то ще буде потрібно час і для перебудови роботи. Час на ознайомлення з документом з'явиться, якщо його затвердити наказом, так як саме в наказі можна вказати дату введення документа в дію, яка буде відрізнятися від дати наказу. Крім того, наказ про затвердження документа дозволить призначити відповідального за доведення наказу до виконавців, вказати, в який термін це необхідно зробити.

Є.Г. Юсіпова,
член Гільдії Керуючих Документації