- зразкова СЕД Розвиток бізнесу характеризується постійним зростанням обсягу інформації та документообігу,...
- Вибір і впровадження системи електронного документообігу
- Ефект від впровадження СЕД, який можна підрахувати
- Тенденції ринку СЕД
зразкова СЕД
Розвиток бізнесу характеризується постійним зростанням обсягу інформації та документообігу, організацією нових філій і виникненням територіально розподілених організаційних структур. Управління всім цим вимагає належного рівня розвитку в компанії інформаційних технологій, що оптимізують бізнес-процеси, що автоматизують документообіг .
? Електронний документообіг як ключ до підвищення ефективності бізнесу
Впровадження СЕД, сьогодні стає все більш актуальним, покликані створювати єдиний інформаційний простір організації і забезпечувати централізований доступ до корпоративної інформації. Система електронного документообігу являє собою програмний продукт для автоматизації всього життєвого циклу документа, починаючи від його створення або отримання до виконання або відправки в архів. Власне, впровадження СЕД обгрунтовано як в комерційних, так і в державних організаціях.
У державних структурах відмітними рисами документообігу, як правило, є значний потік паперових документів в організації, неможливість отримати інформацію про знаходження того чи іншого документа і, як наслідок, неможливість контролювати виконання доручень в термін і значні втрати в часі через несвоєчасне виконання даних доручень . У комерційних організаціях, крім уже згаданих проблем, пов'язаних з наростаючим потоком паперових документів і неможливістю його ефективного контролю, поширені часті зміни до вимог бізнесу - змінюються типи документів, з якими проводиться робота, змінюються схеми обробки цих документів і т.п. Таким чином, система електронного документообігу, яка впроваджується на підприємстві, повинна не тільки вирішувати свої прямі завдання, але і легко і швидко адаптуватися до нових вимог бізнесу.
Дослідження аналітичного порталу InvestmentNews.com (США) серед тисячі фінансових консультантів і незалежних брокерів про пріоритетність витрат на ті чи інші засоби автоматизації показало, що 23,8% респондентів планують в 2010 році витратити кошти на вирішення в області управління документацією та технології «безпаперового офісу ». В цілому, в 2010 році фінансисти витратять більше грошей на IT, ніж в 2009 (про це заявили 63,1% респондентів). Українські експерти сходяться на думці, що ці тренди можна перенести і на вітчизняний ринок.
впровадження СЕД
Експерти «ІНТАЛЄВ» застосовують процесний підхід і технологію workflow щоб описати, оптимізувати і потім автоматизувати процеси і документообіг. Вони поділяться досвідом і створять для замовника ефективну систему управління процесами і документами.
⇒ Дізнайтеся докладніше про електронний документообіг
Кому потрібна СЕД
Оптимістичні для СЕД прогнози експертів показують невідворотність в майбутньому загального переходу від паперового документообігу до електронного. І в недалекому майбутньому системи автоматизації документообігу будуть на підприємствах таким же звичним явищем, як і системи автоматизації бухгалтерського обліку, які вже досить давно є необхідними для будь-якої організації.
Однак, за часів економічної нестабільності таке майбутнє можуть істотно відсунути міркування керівництва на кшталт «поки нічого не купуватимемо, перечекаємо». Питання окупності та обгрунтованості застосування сьогодні виходять на перший план при ухваленні рішення про покупку СЕД. Зрозуміло, що в залежності від багатьох факторів, які характеризують масштаби бізнесу і особливості його процесів, ефект від впровадження СЕД в різних компаніях буде різним. Яким же компаніям в першу чергу варто подумати про впровадження систем електронного документообігу?
Експерти вважають, що автоматизація документообігу цікава, в принципі, всім підприємствам, так як документ в тому чи іншому вигляді - це поняття, яке нерозривно пов'язане з будь-яким функціонуючим підприємством або організацією.
Владислав Масло, директор відділення «Проектні рішення» компанії «АМІ», констатує, що найбільший інтерес до систем електронного документообігу виявляють підприємства з досить великим паперовим документообігом і компанії, в яких швидкість обробки інформації і її збереження необхідні для нормального функціонування. З ним солідарний і Вадим Матвєєв, керівник департаменту консалтингу українського офісу ГК «ІНТАЛЄВ». Він зазначає, що, по-перше, системи документообігу вкрай важливі для компаній, яким необхідно швидко приймати рішення на підставі великої кількості різноманітної інформації. По-друге, такі системи важливі для компаній, де критичною є безпека даних - як з точки зору їх збереження і цілісності, так і з точки зору несанкціонованого доступу. Крім цього, при паперовому документообігу по статистиці втрачається за різними оцінками від 2-3 до 20% первинних документів. Прямі збитки великих компаній від таких втрат можуть перевищувати загальні витрати на володіння системою електронного документообігу в багато разів.
Вадим Матвєєв,
керівник департаменту консалтингу українського офісу ГК «ІНТАЛЄВ»
Під час кризи особливо необхідний якісний стрибок ефективності роботи кожного співробітника
Що є криза? Ми спостерігаємо стиснення в тій чи іншій мірі практично всіх ринків. Кількість гравців на цих ринках дещо зменшилася, але не настільки, наскільки впав ринок - добровільно йти ніхто не хоче. Тому всі компанії намагаються працювати більш інтенсивно, щоб подолати негативні ринкові тенденції. Однак, на наш погляд, цього недостатньо, так як це роблять всі одночасно. Більш інтенсивна робота з колишньою ефективністю дозволяє в кращому випадку зберегти позиції. Але для того щоб збільшити свою ринкову частку і зміцнити позиції, компаніям необхідний якісний стрибок ефективності роботи кожного співробітника і компанії в цілому. І саме IT-технології та системи автоматизованого документообігу, зокрема, на наш погляд дають шанс домогтися виконання цього завдання, - підкреслює пан Матвєєв.
«СЕД потрібні всім, хто хоче систематизувати інформацію в своїй компанії і вести мобільний спосіб життя», - резюмує Роман Ваврик, директор департаменту систем документообігу «Софтлайн». Якщо офісне приміщення являє собою одну невелику кімнату, в якій сидять всі співробітники, то в такій компанії впровадження СЕД не так виправдано, як, наприклад, в компаніях з сотнями співробітників і розподіленої організаційною структурою.
Проте, і тим компаніям, у яких є як мінімум два співробітника, цілком має сенс переходити на електронний документооберт . Питання в тому, який обсяг функціональності системи буде впроваджуватися, і наскільки вона буде покривати існуючі бізнес процеси . Будь-яка компанія не може існувати ізольовано, ведеться листування з клієнтами, партнерами, в будь-якому випадку існують документи, які необхідно враховувати і отримувати до них зручний доступ. Крім того, СЕД забезпечує максимальну незалежність від людського фактора - все в єдиній базі, в єдиній системі, і що б не відбувалося, кожен документ в будь-якій стадії може бути знайдений в будь-який момент.
Вибір і впровадження системи електронного документообігу
Впровадження СЕД - непростий процес, до якого необхідно підходити серйозно, тільки при всебічному і обдуманому виборі системи, можна розраховувати на максимальну віддачу від проекту. Перш за все, впровадження включає в себе передпроектну обстеження організаційної структури підприємства і бізнес-процесів, які необхідно автоматизувати, виявлення критичних потоків інформації і схем руху документів. Тільки після такого обстеження можна раціонально підібрати платформу і адаптувати її для отримання максимального економічного ефекту.
Вадим Матвєєв робить акцент на тому, що при виборі СЕД, як і при виборі будь-якої IT-системи, в першу чергу необхідно розуміти сукупну вартість володіння. Тобто вартість придбання всього необхідного програмного забезпечення, апаратного забезпечення та подальшого супроводу системи. Далі за важливістю йдуть функціональні можливості - в першу чергу, гнучкість, наочність і простота настройок. Тут, звичайно ж, вибір суб'єктивний - щоб зрозуміти, наскільки система підходить компанії, необхідно уважно ознайомитися з різними системами. Пан Матвєєв радить звертати увагу не на красиві слайди презентацій і завчені тексти продавців, а на живій показ системи, відгуки вже працюють клієнтів, можливість самостійно її помацати, зімітувати якісь ваші схеми документообігу. «Якщо компанія велика, то найважливішими факторами є продуктивність і масштабованість системи. Якщо у вас великий документообіг, то не пошкодуйте часу і грошей і вимагайте від постачальника провести масштабні тести, що імітують реальне навантаження (в тому числі, пікову) - таку ж, яка очікується в реальній системі. В цьому випадку ви вб'єте двох зайців відразу - і апаратну частину протестіруете, і програмне забезпечення. Тобто купувати будете вже не кота в мішку, а цілком конкретні параметри продуктивності », - підсумовує він.
«Треба розуміти принципова відмінність електронного документообігу від автоматизації паперового. Папери в компанії «ходять» за визначеними маршрутами, які можуть бути прописані (що малоймовірно), і в більшості організацій співробітники просто запам'ятовують всі необхідні інстанції для документів. Тут завізувати, в цьому кабінеті підписати, тут - друк, потім відправити. Система для автоматизації паперового документообігу контролює цей процес: вона ставить «галочки» - що ось цей паперовий документ перемістився, поставити така-то віза, в цьому документі сказано то-то. Ці дані просто фіксуються в базі даних. Такий підхід вже має переваги в плані контролю виконавської дисципліни та швидкого пошуку документів. Але з точки зору прискорення процесу система автоматизації паперового документообігу не діє. А тепер уявіть собі, що папір просто зникає. Система ЕД повинна мати зовсім іншими функціями. Вона повинна зрозуміти, як «замінити» функції людини, який носив документ для підписів і печаток, повинна проаналізувати електронний маршрут. Системі слід зрозуміти, як відобразити на екрані документ, щоб людині було зручно його розглядати. Наступний момент: документ в електронному вигляді не можна підписати звичайним підписом. Відповідно, один з критеріїв вибору СЕД -легітімность, використання відповідної електронно-цифрового підпису (ЕЦП), сумісність з усіма основними центрами сертифікації ключів.
Ще одна проблема при переході на повністю електронний документообіг - перенести всі, часто неформалізовані, процеси в систему. Процес «походу за підписами» в документ повинен бути зручно формалізований. Електронні процеси ні в якому разі не повинні стати збитковими по відношенню до тих, які були в паперовому вигляді. Організація повинна бути готова до того, що не просто впроваджує у себе СЕД - вона змінює свої процеси документообігу », - пояснює пан Ваврик.
Ефект від впровадження СЕД, який можна підрахувати
Очевидно, що впровадження системи електронного документообігу як мінімум скорочує витрати компанії на папір. Цей ефект впровадження СЕД лежить на поверхні. Формалізація, оптимізація процесів документообігу, мобільність бізнесу, економія робочого часу співробітників - ось тільки деякі вигоди від впровадження СЕД, які можна підрахувати.
«Щоб правильно розрахувати економічну ефективність від впровадження систем електронного документообігу, потрібно врахувати дуже багато факторів», - повідомляє Владислав Масло.
«При правильно обраній платформі і успішне впровадження за рахунок автоматизації рутинних операцій пов'язаних з обробкою документів співробітники можуть більш ефективно використовувати свій робочий час, що, в свою чергу, дозволить оптимізувати діяльність як окремих відділів, так і підприємства в цілому. Разом з тим, є ще ряд факторів і вигод, які не завжди виявляються в явному вигляді, але впливають на економічну ефективність », - розповідає він.
Вадим Матвєєв підкреслює, що тільки прямі ефекти впровадження СЕД включають ліквідацію (або істотне зниження) втрат первинних документів, економію на оплаті праці персоналу (менше співробітників роблять більше роботи і ефективніше), підвищення точності прийнятих управлінських рішень, за рахунок більш оперативної та точної картини стану компанії. «До непрямих ефектів слід віднести загальне зниження витрат мінімум на 3-5% при впровадженні комплексної системи управління компанією (ERP), включаючи і систему документообігу. На практиці, якщо говорити про терміни окупності, для великих компаній мова йде про місяці, для середніх - від півроку до року », - додає пан Матвєєв.
Світлана Романюк, менеджер з продажу відділу систем електронного документообігу «Банкомзв'язок», описує нескладний і досить зрозумілий розрахунок ефективності, що дозволяє переконатися в швидкому поверненні інвестицій в систему, заснований на суттєвому зменшенні часу обробки документів: «Середній відсоток робочого часу, яке співробітники офісу витрачають на різні операції такий: пошук документів - 20%; погодження та затвердження документів - 20%; передача (пересилання) документів між підрозділами і філіями - 10%; підготовка стандартних аналітичних і статистичних звітів - 10%. Таким чином, сумарний час, який співробітники офісу витрачають на рутинну обробку документів, - понад 60%. При цьому деяка частина співробітників практично весь свій робочий час витрачає на ці операції.
При використанні СЕД ефективність досягається за рахунок того, що на пошук документів витрачаються не годинник, а секунди або хвилини; очікування документів не потрібно - вони одночасно доступні всім співробітникам, які мають право доступу. Крім того, процес узгодження і затвердження документів стає прозорим і відбувається в онлайновому режимі, а час на передачу документів між підрозділами не витрачається взагалі - картки і файли документів в режимі реального часу доступні всім, у кого є право доступу. Підготовка звітів про рух документів робиться одним натисканням кнопки, і відсутність керівників в офісі в зв'язку з відрядженнями не зупиняє роботу з документами - СЕД забезпечує можливість віддаленої роботи з документами ».
До вищевикладеним критеріям ефективності при впровадженні системи електронного документообігу Світлана Романюк додає підвищення прозорості руху документів: співробітники отримують можливість бачити всі документи, завдання і доручення, з якими вони повинні працювати в даний момент, а керівники можуть стежити в режимі реального часу хід виконання бізнес-процесів , поточний стан виконання договорів, взаємодія між різними підрозділами компанії. Рух документів і робота співробітників з ними стають контрольованими в режимі реального часу.
Також впровадження СЕД забезпечує організацію єдиного корпоративного інформаційного простору. Віддалені офіси, філії та представництва зв'язуються як з центральним офісом, так і між собою, і ступінь їх взаємодії істотно підвищується.
Слід відзначити такий ефект від впровадження системи електронного документообігу, як об'єднання і забезпечення схоронності корпоративної інформації. Вона зберігається в системі управління документами, а не в головах співробітників. Навіть якщо вони звільняються або переходять на роботу в інші підрозділи підприємства, їх знання, пов'язані з обробкою документів, зберігаються в системі електронного документообігу підприємства і можуть бути використані іншими співробітниками, які надходили на їх місце.
Функціонування СЕД призводить до прискорення інформаційних потоків і зменшення числа помилок при прийнятті управлінських рішень за рахунок використання актуальних і своєчасних даних, що веде до підвищення керованості компанії в цілому.
Тенденції ринку СЕД
Експерти впевнені, що в самому найближчому майбутньому будуть затребувані системи електронного документообігу, які можна буде не купувати, а брати в оренду (модель SaaS).
Gartner відзначає, що моделі реалізації прикладних систем на базі SaaS і Open Source поки не становлять серйозної конкуренції традиційним рішенням. Але вже сьогодні багато вендори намагаються забезпечити можливість застосування своїх програмних пакетів в режимі SaaS.
«Будуть затребувані системи класу ECM (Enterprise Content Management). У них забезпечується управління і доступ до всього інформаційного контенту, який є в організації, а не тільки до документів. Електронно-цифровий підпис з'явилася досить давно, але організацій, реально відмовилися від паперу, одиниці. У минулому році ми побудували безпаперовий документообіг в Головному управлінні державної служби України. Зараз цим кейсом дуже активно цікавляться інші держструктури. Взагалі, можна сказати, що на даний момент дуже маленький відсоток організацій України використовує електронний документообіг. Потенціал у цього ринку величезний », - стверджує Роман Ваврик.
Важливою тенденцією розвитку ринку ECM в цілому є зростаюча частка замовників з числа організацій середніх розмірів, а також підвищення значущості вертикальних сегментів (державне управління, охорона здоров'я, фінансові послуги, вища школа та ін.).
В кінці 2009 року аналітична компанія Forrester Research провела опитування серед замовників ECM-рішень. Згідно з його результатами, цей ринок зберігає високий рівень попиту - 72% компаній планують купувати ECM-системи в 2010. Головні мотиви інвестування в ECM -спільне використання контенту, забезпечення відповідності нормативним вимогам і поліпшення технологій пошуку. У звіті Forrester Research також виділені кілька ключових сфер ECM, які будуть давати компаніям найбільший приріст продуктивності - управління веб-контентом (WCM), записами (RM) і цифровими активами (DAM). Аналітики Forrester констатують, що сьогодні в компаніях використовується більше, ніж одне ECM-рішення або його компонент - 51% встановили три і більше таких продуктів. У свою чергу, 59% компаній планують впровадити комплексний пакет подібних додатків, хоча 27% опитаних залишилися незадоволеними від застосування таких рішень. Крім цього, у звіті йдеться про те, що все більше організацій використовують в ролі ECM-системи Sha re Point і проявляють інтерес до SaaS і Open Source-розробкам.
Джерело: МЕРЕЖІ І ТЕЛЕКОМУНІКАЦІЇ № 3'2010