Склад документів кадрової служби по руху персоналу

1. Склад кадрової документації

Журнал "Довідник кадровика"

Серед завдань, що вирішуються кадровою службою, найбільш традиційною представляється документування трудових правовідносин. В процесі їх виникнення і встановлення виникає значний обсяг різноманітних документів. Найбільша частина документів кадрової служби пов'язана з рухом кадрів. Документування руху кадрів - невід'ємна обов'язок будь-якої організації (підприємства, установи) незалежно від масштабів його діяльності і організаційно-правової форми. Під рухом кадрів фахівці розуміють:

• прийом на роботу;
• переклад на іншу роботу;
• звільнення;
• надання відпусток;
• відрядження.

При оформленні будь-який з названих процедур працівник пише заяву (або начальник структурного підрозділу складає доповідну записку), які є підставою для видання розпорядчого документа. Керівник організації видає наказ. Крім того, прийом на роботу може супроводжуватися укладанням трудового договору (контракту), заповненням працівником анкети (особистого листа з обліку кадрів), складанням працівником кадрової служби особистої картки (форма Т-2). При переведенні працівника на іншу роботу використовується такий документ, як уявлення. Оформлення чергових відпусток пов'язане зі складанням кадровою службою графіка відпусток. При здійсненні працівником вчинків, пов'язаних з невиконанням або неналежним виконанням своїх обов'язків, порушенням трудової дисципліни, він пише пояснювальну записку або відділ кадрів фіксує порушення складанням акту. Навіть таке не найповніше перерахування видів документів, що створюються кадровою службою, свідчить про їх різноманітті.

Склад документів кадрової служби в реальності значно ширше, так як спілкування з будь-якою сторонньою організацією неодмінно оформляється листами, а, наприклад, проведення атестації персоналу супроводжується запаленням цілого ряду документів - протоколу засідання атестаційної комісії, атестаційного листа, висновків керівників структурних підрозділів. Крім того, складаються такі організаційні документи, як положення про відділ кадрів, посадові інструкції її співробітникам.

Кваліфіковане ведення документації по особовому складу належить до необхідних професійних навичок працівника кадрової служби, при цьому документування будь-яких процедур повинно проводиться з дотриманням встановлених загальнодержавних правил оформлення документів. Необхідність документування за певними правилами встановлена ​​законодавчо. Так, ст. 5 Федерального закону від 20.02.95 № 24-ФЗ "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" (СЗ РФ, 1995, № 8, ст. 609) говорить: "Документування інформації є обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси. Документування інформації здійснюється в порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів, безпеку Російської Федерації ".

Якими ж законодавчими і нормативними актами регламентуються в нашій країні кадрова діяльність і правила створення і оформлення документів?

Кодекс законів про працю Російської Федерації встановлює необхідність документування трудових правовідносин:

• трудовий договір (контракт) повинен бути укладений у письмовій формі (ст. 18);
• прийом на роботу оформляється наказом (розпорядженням) адміністрації підприємства і оголошується працівникові під розписку (ст. 18);
• на всіх працівників ведуться трудові книжки (ст. 39);
• адміністрація зобов'язана видавати працівникам на їх прохання довідку про роботу на даному підприємстві (ст. 40).

КЗоТом РФ передбачено створення правил внутрішнього трудового розпорядку (ст. 130), обов'язкове видання наказу (розпорядження) про застосування дисциплінарного стягнення. Однак КЗпП РФ не містить ніяких вимог до оформлення документів, за винятком вимоги про обов'язкове підписання наказів по особовому складу керівником організації і позначці про ознайомлення працівника зі змістом наказу. Таким чином, КЗпП РФ тільки називає нам ситуації, що вимагають створення документів, і види цих документів.

Найбільш ефективним способом створення раціональних норм документування є уніфікація і стандартизація документів.

Уніфікація в документоведении розглядається як скорочення вихідної кількості форм документів і приведення їх до однаковим правилам оформлення.

Стандартизація - це процес встановлення і застосування стандартів, під якими розуміється "зразок, еталон, модель, прийняті за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктів. Стандарт, як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом "(ГОСТ 6.10.1-88). У Росії діяльність по стандартизації координується Комітетом Російської Федерації по стандартизації, метрології та сертифікації (в даний час комітет включено до складу Міністерства промисловості і торгівлі РФ). Застосування стандартів сприяє поліпшенню якості створюваного вироби (документа).

Стандартизація - складний процес, до складу якого входять такі елементи, як типізація і уніфікація. З одного боку, це методи стандартизації, які можуть здійснюватися і як самостійні види роботи. У документознавства типізація використовується для створення типових форм документів і типових текстів, т. Е. Зразків або еталонів, на основі яких створюються конкретні документи. Типовий текст - це текст-зразок, на основі якого створюються в подальшому тексти аналогічного змісту. Типова форма - затверджена певним компетентним органом державної влади форма документа, що використовується для збору та подання будь-яких даних в самих різних сферах управлінської діяльності.

У документознавства уніфікація і стандартизація розглядаються як процес встановлення однаковості в процесах створення і оформлення документів. Однак між цими двома поняттями не можна поставити знак рівності. Стандартизація документів - це найвищий ступінь їх уніфікації, доведення її результатів до рівня обов'язкової правової норми. Вимоги стандарту мають обов'язковий характер в межах сфери його поширення. Тому уніфікація зазвичай проводиться як попередній етап стандартизації, але може бути і самостійним видом діяльності. Результатом роботи з уніфікації і стандартизації документів можуть бути стандарти як на окремі документи (наприклад, на звіт про науково-дослідній роботі, на обкладинку справ постійного зберігання), на окремі види продукції (наприклад, формати паперу), так і на уніфіковані системи документації. Стандартизація - закріплення результатів уніфікації в нормативно-технічних документах - стандартах. Стандартизація може проводиться на державному рівні, на галузевому рівні і на рівні підприємства.

Система документації - сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення (ГОСТ Р 51141-98). Система документації складається в процесі реалізації в органах влади і управління, в установах, організаціях і підприємствах тієї чи іншої управлінської функції; склад документів, які в неї входять, призначений для документування певних видів діяльності, наприклад планування, фінансування, обліку. Системи документації класифікують по галузях діяльності та крім типових систем документації виділяють також системи документації по охороні здоров'я, освіті (загальному і спеціальному), нотаріальні, судові та ін.

Уніфікована система документації (УСД) створюється за єдиними правилами і вимогам і повинна містити інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Зазвичай вона складається з одного-двох державних стандартів, сукупності взаємопов'язаних загальноросійських уніфікованих форм, що забезпечують документоване уявлення даних в певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних і методичних документів з розробки, ведення і застосування. Безпосередніми розробниками конкретних форм документів і систем документації є міністерства (відомства), здійснюють координацію тієї чи іншої галузі діяльності.

Особливість документів по особовому складу - їх одночасна уніфікація у складі двох уніфікованих систем документації: організаційно-розпорядчої та первинної облікової. Наказ по особовому складу можна розглядати як документ розпорядчого дії, що підтверджує наявність юридичного факту виникнення (зміни, припинення та ін.) Трудового договору. Однак цей же наказ реєструє факт виникнення (розірвання) трудових правовідносин, і в цьому випадку він є первинним обліковим документом, який дає підставу для створення інших облікових документів. Так як єдиного відомства, яке координувало б кадрову діяльність, ніколи не існувало, то відомство, яке здійснює уніфікацію організаційно-розпорядчої документації (Головархів), підготувало систему документації по особовому складу, а органи статистики - форми документів з обліку особового складу. Перша система використовувалася в органах влади і управління, друга - в організаціях будівництва і промисловості. На сьогоднішній день ця історично склалися особливість зберігається: частина установ і організацій веде облік особового складу в текстових формах документів, а інша - в табличних. Тому працівник кадрової служби повинен знати діючі вимоги до оформлення кадрових документів і вміти використовувати їх в практичній діяльності.

Порядок оформлення документів, що входять в систему організаційно-розпорядчої документації, вимоги до бланків і текстів визначений ГОСТом Р 6.30-97. За вимогами, закладеним в цьому стандарті, розробляються текстові бланки документів, складаються накази про прийом, переведення, звільнення та ін., А також протоколи, листи, доповідні і пояснювальні записки. Крім державного стандарту, до складу уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації входить альбом уніфікованих форм документів, створений в розвиток вимог стандарту і містить конкретні форми документів (структура і штатна чисельність, штатний розклад, графік відпусток і ін.). Альбом містить приклади оформлення всіх кадрових документів, а для складних і об'ємних документів (положення, посадова інструкція) - не тільки склад і розташування обов'язкових реквізитів, а й обов'язкову структуру тексту.

НИПИстатинформ Держкомстату Росії розроблений альбом уніфікованих форм первинної облікової документації, що включає 6 форм з обліку особового складу та 7 форм з обліку використання робочого часу та розрахунків з персоналом по оплаті праці, в тому числі форми наказів (розпоряджень) про прийом, переведення, звільнення.

Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях (затв. Постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.74 № 162, із змінами. І доп.) Встановлює значення трудової книжки як основного документа про трудову діяльність працівника, закріплює порядок її оформлення, видачі, обліку і ведення, правила видачі вкладиша і дубліката трудової книжки. Інструкція відноситься до тих нормативних актів, які в повній мірі регламентують порядок отримання і ведення трудової книжки, і є незамінним довідковим посібником в діяльності фахівця кадрової служби.

У практичній роботі зі створення та оформлення документів все більшого значення набуває кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів дозволяє кодувати анкетному-біографічні дані про працівників, відомості про освіту, посаду та ін. Класифікатор призначений для вирішення завдань, пов'язаних: з оцінкою чисельності робітників і службовців; урахуванням складу і розподілом кадрів за категоріями персоналу, рівню кваліфікації, ступеня механізації і умовами праці; забезпеченням зайнятості; організацією заробітної плати робітників і службовців, нарахуванням пенсій; визначенням додаткової потреби в кадрах і ін. Класифікатор використовується при заповненні ряду облікових форм (наприклад, Т-2), що використовуються в діяльності кадрової служби.

Тим же цілям служить Загальноросійський класифікатор спеціальностей за освітою (оксо).

Класифікація управлінської документації (ОКУД) є основою для кодування документів в інформаційно-пошукових системах. ОКУД призначений для вирішення завдань по реєстрації уніфікованих форм документів, їх обліку, скорочення застосовуваних форм документів, а також для контролю за складом документів і виключення дублювання уніфікованих форм. Об'єктами класифікації в ОКУД є уніфіковані форми дев'яти діючих в даний час уніфікованих систем документації, в тому числі організаційно-розпорядчої, первинно-облікової документації та документації з праці, використовуваних для документування кадрової діяльності. На останніх відносяться документи з прийому, перекладу, звільнення працівників, оформлення відпусток, заохочень та стягнень. Код по ОКУД повинен проставлятися на кожній уніфікованою формою. Знову розробляються форми підлягають реєстрації шляхом включення в ОКУД.

У складі уніфікованих систем документації є елементи дублювання. Наприклад, наказ про прийом на роботу віднесений до організаційно-розпорядчої документації та в ОКУД має код 0281151, а форма Т-1 "Наказ (розпорядження) про прийом на роботу" ставиться до системи первинної облікової документації (код 0301006).

До числа нормативних документів відносяться і Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи по комплектуванню та обліку кадрів. Трудовитрати працівників кадрових служб, пов'язані з підготовкою і обробкою кадрової документації, впливають на штатну чисельність кадрових служб. За допомогою нормативів можна обгрунтувати необхідну чисельність працівників кадрових служб, так як сумарна трудомісткість виконуваних робіт - одна із складових частин формули розрахунку штатної чисельності, включеної в Укрупнені нормативи. Але основне значення цього документа - регламентація складу кадрових документів, а також послідовності виконуваних операцій:

• при оформленні документів при прийомі на роботу і звільнення робітників і службовців;
• оформленні та обліку трудових книжок;
• оформлення документів з обліку руху кадрів;
• складанні статистичної звітності з обліку особового складу;
• складанні довідок, розробці планів і виконанні інших робіт;
• роботі з табельної обліку;
• роботі бюро пропусків;
• роботі військово-облікового столу.

Міжгалузеві нормативи часу містять і перерахування всіх необхідних операцій по документуванню і є, крім того, нормативним документом в частині організації діловодства кадрової служби, оскільки містять прищепила реєстрації та необхідні реєстраційні форми, встановлюють порядок зберігання документів відділу кадрів.

Склад кадрової документації

До складу кадрової документації входять наступні документи:

• трудовий договір (контракт);
• наказ (розпорядження) про прийом на роботу (форма № Т-1);
• особова картка (форма № Т-2);
• облікова картка наукового працівника (форма № Т-4);
• наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма № Т-5);
• наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма № Т-6);
• наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (форма № Т-8);
• табель обліку використання робочого часу (форма № Т-13);
• табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форма № Т-12);
• особисті заяви працівників підприємства;
• графіки відпусток;
• доповідні записки;
• акти.

Трудовий договір (контракт) укладається в письмовій формі між працівником і адміністрацією підприємства в особі керівника підприємства і повинен містити такі основні реквізити: назва виду документа, дату і місце складання, текст, підписи, друк. Контракт складається у двох примірниках, один з яких залишається на підприємстві, а інший зберігається у працівника.

Наказ (Розпорядження) про Прийняття на роботу (форма № Т-1) є однією з уніфікованіх форм первинної облікової документації,! Застосування якіх з 1 січня одна тисяча дев'ятсот дев'яносто-дев'ять є обов'язковим для підприємств усіх організаційно-правових форм и форм власності за. Форма застосовується для обліку новопрійнятіх на роботу. Заповнюється в одному примірнику працівником відділу кадрів на всіх прийнятих, за винятком призначаються вищестоящим органом. Начальник структурного підрозділу дає висновок про можливість прийому: на зворотному боці проекту наказу вказується, ким може бути прийнятий на роботу наймають, по якому розряду або з яким окладом і тривалістю випробувального терміну.

На зворотному боці проставляються також згода працівника з умовами роботи, результати переговорів, медичного огляду, відмітка про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежного мінімуму та інші відмітки.

Проект наказу (розпорядження) про прийом на роботу працівника, якому встановлюють тарифну ставку, оклад, візується у відповідній службі організації для підтвердження вакантної посади і встановлюваного окладу, тарифної ставки. Підписаний керівником організації наказ (розпорядження) оголошується працівникові під розписку.

Працівник відділу кадрів на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу заповнює особисту картку, робить відмітку про зарахування на роботу в трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особовий рахунок або відповідний йому документ.

Особова картка (форма № Т-2) заповнюється на працівників всіх категорій в одному екземплярі на підставі відповідних документів, паспорта, військового квитка, трудової книжки (для сумісників - копії трудової книжки, завіреної нотаріусом), диплома (свідоцтва), на підставі опитування працівника .

Коди професії та спеціальності вказуються по загальноросійським класифікаторів професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (ОКПДТР) (освіта, зміна місця проживання та ін.) І відображаються в особовій картці.

Вільні рядки можуть при необхідності заповнюватися даними по розсуду організації. Після заповнення розділу "Загальні відомості" особа, що оформляється на роботу, підписує особисту картку і проставляє дату заполненія.Свободние рядки в п. 6 (6.3, 6.4) розділу 1 призначені для назви і дати закінчення другого освітнього закладу вищого чи середнього професійної освіти. При заповненні п. 12 розділу 1 організації необхідно іменувати так само, як вони називалися у свій час, військову службу записувати із зазначенням должності.В розділі III з кожним записом, що вноситься на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу і переведення на іншу постійну роботу, адміністрація зобов'язана ознайомити працівника під розписку в графі 11.

У розділах IX "Додаткові відомості" для повноти обліку осіб, які навчаються в очно-заочних (вечірніх), заочних, екстернатної відділеннях установ вищої та середньої професійної освіти, слід проставляти дати надходження в освітню установу і його закінчення. Особисті картки таких працівників рекомендується зберігати окремо до закінчення ними освітніх учрежденій.В тому ж розділі слід записувати та інші дані про працівника. Наприклад, дані про працюючих інвалідів: на підставі довідки МСЕК записуються група інвалідності і дата її встановлення (зміни), причина інвалідності, висновок МСЕК про умови та характер праці, а також інші дані, необхідні для обліку.

Облікова картка наукового працівника (форма № Т-4) призначена для обліку науковців науковими, науково-дослідними, конструкторськими, освітніми та іншими установами і організаціями, що здійснюють діяльність в сфері освіти, науки і технології. Заповнюється в одному примірнику працівником відділу кадрів на науковців на підставі відповідних документів, а також на підставі опитування працівників. На кожного науковця ведеться також особиста картка за формою № Т-2.

Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма № Т-5) застосовується при оформленні переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший. Заповнюється працівником відділу кадрів в одному примірнику. Наказ (розпорядження) візує начальник структурного підрозділу колишнього і нового місця роботи і підписує керівник організації. На підставі наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу відділ кадрів робить відмітки в особовій картці, трудовій книжці та інших документах. На зворотному боці форми робляться відмітки про нездані майново-матеріальних і інших цінностях, що значаться за працівником на попередньому місці роботи.

Наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма № Т-6) застосовується для оформлення щорічного і інших видів відпусток, що надаються працівникам відповідно до КЗпП, чинними законодавчими актами та положеннями, колективними договорами та графіками відпусток. Заповнюється в двох примірниках: один залишається у відділі кадрів, інший передається в бухгалтерію. Підписується начальником структурного підрозділу та керівником організації. На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особовій картці працівника, а бухгалтерія проводить розрахунок заробітної плати, належної за відпустку. При наданні відпустки без оплати поруч із зазначенням про кількість днів відпустки зазначається "без оплати". У розділі "Нараховано" в графі I в порожніх рядках вказуються місяці, за якими нараховано заробітну плату.

Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (форма № Т-8) застосовується при оформленні звільнення працівників. Заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, крім скорочуваних вищим органом: один екземпляр залишається у відділі кадрів, інший передається в бухгалтерію.

Підписується начальником структурного підрозділу та керівником організації. У розділі "Довідка про нездані майново-матеріальних і інших цінностях" робляться відмітки про нездані цінності, що значаться за працівником. На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) бухгалтерія проводить розрахунок з працівником.

Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форма № Т-12) і табель обліку використання робочого часу (форма № Т-13) застосовуються для обліку використання робочого часу всіх категорій службовців, контролю за дотриманням робітниками і службовцями встановленого режиму робочого часу, складання статистичної звітності з праці. Складаються в одному примірнику уповноваженим на це особою, після відповідного оформлення передаються в бухгалтерію. Відмітки в табелі про причини неявок на роботу, роботі в режимі неповного робочого дня, в надурочний час і інших відступах від нормальних умов роботи повинні бути зроблені тільки на підставі документів, оформлених належним чином (листок непрацездатності, довідка про виконання державних або громадських обов'язків і т . п.).

Для відображення використання робочого часу за кожний день у табелі (форма № Т-12, графи 3, 5; форма № Т-13, графа 3) відведено два рядки: один - для відміток умовних позначень видів витрат робочого часу, інша - для запису кількості годин по них. Облік використання робочого часу здійснюється в табелі методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу або реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень і т. Д.).

Форма № Т-13 "Табель обліку використання робочого часу" застосовується в умовах автоматизованої обробки даних. Бланки табеля за формою № Т-13 з частково заповненими реквізитами можуть бути створені за допомогою засобів обчислювальної техніки. До таких реквізитів відносяться структурний підрозділ, цех (відділ), бригада, прізвище, ім'я, по батькові, професія (посада), табельний номер і т. Д., Т. Е. Дані, що містяться в довідниках умовно-постійної інформації. У цьому випадку форма табеля змінюється відповідно до прийнятої технологією обробки даних. Така форма повинна забезпечувати можливість відображати в ній облік використання робочого времені.Условние позначення відпрацьованого і невідпрацьованого часу, представлені на титульному аркуші форми № Т-12, застосовуються і при заповненні форми № Т-13.

Особисті заяви працівників підприємства про прийом, переведення або звільнення пишуться від руки, в довільній формі або на трафаретному бланку, розробленому на підприємстві. У заяві слід вказувати: адресата, найменування структурного підрозділу, найменування виду документа, текст, дату, підпис, розшифрування підпису. На заяві ставиться резолюція і робиться відмітка про виконання. Надалі заяву направляється в справу.

Графіки відпусток є внутрішній документ, в якому визначається черговість надання відпусток співробітникам підрозділів і підприємства в цілому. Форма графіка відпусток містить такі реквізити: найменування підприємства, назва виду документа, гриф затвердження, місце складання, дату, текст, візи узгоджень.

Доповідні записки - це документ, в якому міститься виклад якого-небудь виробничого питання. Пишеться доповідна записка від руки на стандартному аркуші паперу. До складу обов'язкових реквізитів входять: адресат, найменування документа, текст, дата, підпис, ініціали та прізвище. Після отримання адресатом доповідної записки він накладає резолюцію. Після виконання приписи на доповідну записку ставиться відмітка про виконання і вона підшивається в відповідну справу.

Акт - вид документа, що підтверджує ті чи інші факти, який складається кількома особами. Обов'язковими реквізитами акта є: найменування документа, найменування підприємства, гриф затвердження, дата, текст, відмітка про наявність додатків, підпис їх розшифровка.

Нормативна база:
Кодекс законів про працю Російської Федерації, ст. ст. 18, 39, 40, 130
Федеральний закон від 20.02.95 № 24-ФЗ "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації", ст. 5
ГОСТ 6.10.1-88. Уніфіковані системи документації. Основні положення; ГОСТ 1.0-92. Державна система стандартизації РФ. Основні положення; ГОСТ Р 6.30-97. Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів; ГОСТ Р 51141-98. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення
Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затв. постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.74 № 162, із змінами. и доп.
Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів, затв. постановою Держстандарту РФ від 26.12.94 № 367
Класифікація управлінської документації ОК 011-93, затв. постановою Держстандарту РФ від 30.01.93 № 299
Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи по комплектуванню та обліку кадрів, затв. постановою Мінпраці СРСР від 14.11.91 № 78