Школа бухгалтера № 5 (13.3.2006)
Практика
Увага! архівна публікація
Ця сторінка містить давню архівну публікацію бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит", яка в даний час, цілком можливо, втратила актуальність і може не відповідати чинним нормам бухгалтерського і податкового обліку.
Для роботи з актуальними матеріалами журналу перейдіть до ONLINE.dtkt.ua
або виберіть потрібний вам розділ ДК-порталу у верхньому рядку навігації.
Від втрати первинних документів не застрахований ніхто. Про те, чим загрожує підприємству втрата первинної документації та що необхідно зробити для її відновлення, йтиметься в цій публікації.
Роль первинних документів в обліку і порядок їх зберігання
Відповідно до п. 8.1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р № 996-XIV (далі - Закон № 996) бухгалтерський облік на підприємстві ведеться безперервно з дня реєстрації та до ліквідації, а підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій (п. 9.1 Закону № 996). Підприємство саме забезпечує належне зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на протязі встановленого терміну (п. 9.7 Закону № 996).
Відповідальність за забезпечення схоронності оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років (термін зберігання первинних документів розглянуто нами в «ШБ» № 3/2006 стор. 35-37), несе власник або уповноважений орган (посадова особа ), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів (п. 8.3 Закону № 996).
Порядок зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами незалежно від форм власності (крім банків) визначено «Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженому наказом Мінфіну України від 24.05.95 р № 88 (далі - Положення № 88) .
Підприємство зобов'язане забезпечити збереження первинної документації. Відповідно до п. 6.2 Положення № 88 первинні документи і облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх в архів підприємства повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах, під відповідальністю осіб, що призначаються головним бухгалтером. Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, які забезпечують їх збереження (п. 6.3 Положення № 88).
Відповідно до п. 6.7 Порядку № 88 зберігання первинних документів і облікових регістрів, що пройшли обробку, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства.
Порядок документального оформлення пропажі документів
Відповідно до п. 6.10 Положення № 88
У разі втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення.
Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.
Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акту відправляється органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також державній податковій інспекції - підприємствами та місцевому фінансовому органу - установами, в 10-денний термін.
Повідомляти або не повідомляти про зникнення документів в правоохоронні органи, вирішує керівник. Це залежить від причин, обсягів і значимості, а також можливості відновлення втрачених документів. Якщо, наприклад, сталася крадіжка зі зломом і знищені установчі документи, то повідомити в міліцію необхідно, а якщо пропала папка з поточною інформацією, яку можна відновити без особливих зусиль, то простіше обійтися «своїми силами», тим більше, якщо це не навмисна втрата .
Органи міліції, прийнявши заяву, проводитимуть своє розслідування, і робити належні висновки. У своєму листі від 11.03.02 р № 10-197 Держкомархів України пропонує в разі ненавмисного знищення або втрати документів на підприємстві вжити заходів, передбачених пп. 4.5.4 «Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій», затверджених наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 р № 16 (далі - Правила № 16). Відповідно до пп. 4.5.4 Правил № 16 в разі виявлення нестачі документів і справ відповідними структурними підрозділами підприємства здійснюється їх розшук.
При негативному результаті розшуку керівник підприємства затверджує акт про нестачу документів (додаток 6), призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Правда, пп. 4.5.4 Правил № 16 передбачає, що на підприємстві є архів, але створення архіву є правом, а не обов'язком підприємства (ст. 32 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.93 р № 3814-XII) . А от у випадку ненавмисного знищення або втрати документів фізичною особою - суб'єктом підприємницької діяльності, які не мають найманих працівників, письмово повідомити відповідні контролюючі органи необхідно (лист № 10-197 Держкомархіву), так як підтвердити при необхідності факт втрати документів у самого себе йому буде проблематично .
Склад комісії також визначається в залежності від розмірів і причини події. До складу комісії зазвичай входять працівники бухгалтерії (крім осіб, безпосередньо причетних до зникнення документів), а також фахівців, які можуть визначити причини і наслідки події (юрист, інженер з техніки безпеки, служба охорони та ін.).
До участі в роботі комісії залучаються в залежності від причин пропажі:
- в разі стихійного лиха - територіальне управління МНС;
- в разі пожежі - пожежна служба;
- в разі затоплення - комунальна служба;
- в разі крадіжки - органи МВС.
При значних обсягах зниклих документів до участі в комісії можуть також залучатися незалежні експерти (аудитори, оцінювачі і т.п.).
У будь-якому випадку склад комісії повинен бути не менше трьох осіб. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником. В акті наводиться перелік документів, що зникли. Додаються акти відповідних служб, якщо вони викликалися на місце пригоди. Крім того, додаються пояснювальні записки осіб, відповідальних за зберігання загублених документів (головний бухгалтер, діловод і ін.). Копія акту в десятиденний строк направляється до вищестоящого органу (якщо він є), а також до державної податкової інспекції за місцем реєстрації.
Розглянемо приклад.
ПРИКЛАД 1
На підприємстві ТОВ «Вогник» в ході ревізії закінчених справ за 2005 рік головним бухгалтером 22.02.06 р було виявлено, що пропала папка з банківськими документами за березень 2005 року і папка з накладними від постачальника ТОВ «Сигнал» за червень 2005 року. Головний бухгалтер повідомив про подію керівнику, виклавши в службовій записці від 22.02.06 р обставини справи - обидві папки перебували в роботі і вчасно не були повернуті бухгалтером матеріального відділу Дудко А.І., в момент ревізії виявлено пропажа обох папок.
Керівник прийняв рішення не повідомляти про пропажу в міліцію, а розібратися силами підприємства. 22.02.06 р своїм наказом керівник призначає комісію з розслідування пропажі бухгалтерських документів, виявлених в ході ревізії, в складі головного бухгалтера, начальника служби безпеки і голови профспілкової організації, доручає їм розслідування і визначає термін розслідування - з 22.02.06 р по 24.02 .06 р
Комісія встановила перелік зниклих документів і провела розслідування у встановлені терміни. В ході розслідування документи не знайдені. Комісія прийшла до висновку, що втрата документів сталася ненавмисно в процесі передачі в лютому 2006 р відповідно до акта № 1 від 02.02.06 р документів за 2000-2002 роки, підлягають знищенню, підприємству по заготівлі вторинної сировини. Результати розслідування з пояснювальними всіх працівників підприємства, причетних до зникнення (працівники бухгалтерії та діловод), у формі акта результатів розслідування 24.02.06 р надані керівнику.
Керівник 27.02.06 р стверджує акт, своїм наказом від 27.02.06 р зобов'язує головного бухгалтера в двотижневий термін відновити втрачені документи, і направляє 28.02.06 р копію акта з копією наказу про відновлення документів до податкової інспекції за місцем реєстрації.
Далі буде
Марина Тарасова
Коротко про головне 
Чи знаєте ви, що...
Ось і весна. І хто б там що не говорив, все-таки це прекрасна пора. Перш за все тим, що відроджує до життя, дає силу і свіжість, зігріває сонячним теплом. Вселяє надію на зміни. Правда, не такі, як нам прогнозують можновладці, -...
Не у відпустку - у відрядження - на конференцію за кордон
№ 22 (2.6.2008) :: Практика
З роками популярність фірмових виїздів за кордон для проведення нарад, семінарів, корпоративних заходів зростає. Розглянемо, яким чином оформити зв'язок витрат на подібні заходи, забезпечивши їх «валововитратність».
Службова ...
Доставка товару покупцям
№ 22 (2.6.2008) :: Практика
Товар, придбаний покупцем, може бути вивезений ним самостійно або доставлений постачальником. Доставка товару покупцеві може здійснюватися як власним транспортом постачальника, так і за допомогою сторонніх транспортних організацій. При цьому...