Softline Group - Розумний бізнес

1. «Електронний архів документів дня для банків» Directum
2. DIRECTUM. Архів клієнтських досьє
3. Впроваджуйте з Softline
4. Контакти

електронні архіви - невід'ємна частина системи електронного документообігу. У найзагальнішому сенсі архів як явище виникає вже в той момент, коли в папці - неважливо, на столі або персональному комп'ютері - з'являється більше одного документа. Робота з інформацією найчастіше логічно передбачає подальше її зберігання, сортування і систематизація, багаторазове повторне використання, пошук - особливо в організаціях фінансового сектора. Детально про електронні архівах розповідає Поліна Дуйкова, керівник напрямку впроваджень СЕД / ECM Департаменту бізнес-рішень Softline.

- Поліна, ніж диктується актуальність впровадження електронних архівів в банках?

- Перш за все тим, що в банках, як і взагалі в будь-яких фінансових організаціях, документообіг пов'язаний з рухом грошових коштів, які є самою суттю бізнесу. Галузь пред'являє високі вимоги до якості роботи з документами. Вибудовуючи електронний архів в системі електронного документообігу, бізнес бачить своєю основною метою підвищення ефективності, продуктивності. Як завжди, саме ІТ-засоби забезпечують в кінцевому підсумку і те, і інше.

Банки оперують колосальними обсягами організаційно-розпорядчої документації різних типів. Частина відноситься до внутрішніх, господарським процесам, тут галузевої специфіки завдань немає, такого типу архіви давно і широко застосовуються в компаніях. Інша частина задіюється для зовнішнього міжкорпоративного документообігу. І є ще один вид документації, пов'язаний безпосередньо з роботою з клієнтами. При цьому, деякі дані банки зобов'язані зберігати на паперових носіях, деякі - передавати на державне зберігання і так далі. Нюансів багато: чим більше автоматизуються бізнес-процеси, так чи інакше пов'язані з роботою з документами, кількість яких зростає з року в рік, тим чіткіше повинен бути організований електронний архів. Особливо очевидною ця задача стає, коли потрібно терміново підготувати документи на вимогу регулятора або до аудиту.

- Який з корпоративних архівів найбільш значимий?

- Найважливіша частина архіву фінансової організації - оперативна. Тут зберігається кредитна інформація, документи дня, виписки і багато іншого. Грамотно побудований електронний архів повинен інтегруватися в АБС-систему, а управління даними - здійснюватися через систему ЄСМ (яка є далеко не у всіх компаній).

Сфера фінансових організацій досить мінлива: структури активно розвиваються, філіальна мережа зростає, відбуваються угоди по злиттю і поглинанню. Регіональним представництвам критично важливо мати тісний контакт з головними офісами з питань пошуку та обробки потрібних документів. Цим і пояснюється значний інтерес до рішень ECM і електронних архівів, зокрема.

- Побудувати роботу електронних архівів на базі системи класу ECM можна гарантовано успішно?

- Так, хоча, як не дивно, в цьому впевнені не всі. Бізнес-замовники в компанії далеко не завжди солідарні один з одним, оскільки часто багато років департаменти розвивалися по-різному і отримували різну ІТ-підтримку. У банку може бути кілька систем одного рівня, закуплених різними підрозділами. Більшість фінансових компаній живе не просто в умовах змішаного документообігу, а й просто не може налагодити інтеграцію між різними джерелами даних. У цих умовах рішення про організацію єдиної платформи зберігання і глобальному проекті впровадження системи управління бізнес-процесами та архівом має виходити від вищого керівництва, наприклад, від самого Правління.

- Банк може реалізувати такий проект самотужки?

- Може. Потрібно створити проектну команду, що складається не тільки з технічних фахівців-реалізаторів, а й бізнес-адміністратора, який стане на постійній основі акумулювати інформацію про бізнес-потребах від Правління банку. Одна потреба тягне за собою наступну, це безперервний ланцюжок. Реалізуйте її - і система зможе розвиватися по спіралі. Один з її значних плюсів полягає в тому, що на певному етапі вона починає автоматично себе окупати. Так, дуже вигідно економічно мати міжкорпоративний сервіс обміну неформалізованими документами (договорами тощо).

- міжкорпоративних СЕД і сама коштує недешево.

- Вона дає величезну віддачу в довгостроковій перспективі. Вигоди від її використання відчувають все. Чим більше обсяги документації - тим оперативніше повинні діяти люди. Чи це можливо? У середньостатистичної російської компанії співробітники щомісяця обробляють накладні, рахунки-фактури, акти, рахунки на оплату і т.д. - всього до 1000 первинних фінансових документів. Фактично, це гроші, і чим швидше вони проходять всі етапи обробки, «приходять і йдуть», тим краще. Дуже важливо допомогти людям, надавши рішення для зручного зберігання файлів, швидкого аналізу, адже всього лише через те, що в організації не налагоджений зручний пошук в архіві, час на узгодження, підпис і звірку облікових документів може витрачатися зовсім нераціонально. А операційна діяльність в банках повинна бути налагоджена особливо чітко. Документи клієнтів обробляються, як наказано, в строго відведений часовий відрізок.

Припустимо, банку не потрібна система ЄСМ - потрібен тільки архів. Первинне завдання інтегратора в цьому випадку - зрозуміти, де компанія планує архітектурно зберігати дані величезного обсягу, який швидко досягне терабайтних значень. Отже, повинна бути підготовлена ​​апаратна частина, а також приміщення для фізичного розташування документів, перекладених в електронний вигляд. Не забуваємо про бекапе: знадобиться вторинний сервер для резервних копій.

Окрема глобальне завдання - переклад даних з паперових носіїв в електронний вигляд. На корпоративному рівні це можливо за допомогою рішень АBBYY - ПО для вилучення реквізитів. Завдяки технології ABBYY Recognition Server електронні документи будуть структуровані і розсортовані таким чином, щоб їх було легко знайти. Наступний крок робить система ЄСМ, що дозволяє дані з паперового носія перевести в будь-який формат і зберігати його. Перетворений з паперу в електронний вигляд документ може бути запущений в бізнес-процес.

- Які рішення ЄСМ і по організації електронних архівів популярні серед російських організацій?

- Тенденція явно вказує на затребуваність систем вітчизняної розробки. Це Directum, «Теза»; за статистикою, вони переважають. Чому? Думаю, позначається вплив регуляторів і програми імпортозаміщення.

Підкреслю, що система ЄСМ потрібна для управління бізнес-процесами, і впроваджувати її тільки заради створення електронного архіву - нераціонально, оскільки вартість володіння в цьому випадку буде невиправдано високою.

«Електронний архів документів дня для банків» Directum

Завдання, які вирішуються:

• реєстрація та ведення електронного архіву документів дня;
• перегляд образів первинних документів з системи DIRECTUM і документів, записаних на диск;
• автоматична підготовка описів по роздрукованим документам і за виданими дискам;
• підготовка до аудиторських перевірок і перевірок Центрального Банку;
• зберігання документів в електронному архіві з єдиною точкою доступу до них;
• оперативний пошук образів документів за реквізитами в оперативному і архівному сховищах;
• перевірка незмінності записаних файлів на знімних носіях.

Основні бізнес-замовники: Управління кредитування і інвестицій, Управління роздрібного бізнесу, Управління казначейських операцій, Управління валютних операцій і міжнародних розрахунків; вище керівництво; архіваріус.

DIRECTUM. Архів клієнтських досьє

Рішення: «Акелон: Архів клієнтських досьє»

Дозволяє: організувати роботу з великим масивом документів, які утворюють клієнтські (в тому числі кредитні) досьє і різні банківські документи (документи дня, ордера та ін.). Орієнтоване на роботу як з паперовими, так і з електронними версіями документів.

Довідники: ролі архівних реєстрів документів в рішенні виконують довідники «Досьє клієнтів» і «Банківські документи». Довідник «Досьє клієнтів» використовується для обліку всіх документів, отриманих від клієнтів організації в розрізі укладених договорів. При внесенні записів система DIRECTUM, керуючись даними з Автоматизованої Банківської Системи (АБС) або будь-який інший зовнішньої системи, предзаполняет поля картки. Довідник «Банківські документи» використовується для обліку документів, що формуються під фронт-офісах і підлягають зберіганню відповідно до вимог нормативно-правових актів. При внесенні записів заповнення карток проводиться вручну.

Вигоди: централізація доступу до документів, в тому числі із зовнішніх систем; зниження трудовитрат з підготовки комплекту документів на зовнішнє зберігання; зниження кількості помилок, втрат паперових оригіналів.

Розвиток: інтеграція з рішеннями «Електронний архів документів дня для банків» і ABBYY FlexiCapture.

Впроваджуйте з Softline

Ми пропонуємо перевірену бізнес-логіку з електронного документообігу та організації електронних архівів і спираємося на багатий досвід впровадження СЕД в різних галузях: від енергетики і промисловості до рітейлу, банків, державних установ.

Контакти

Залишилися питання? Ми з радістю відповімо!

Пишіть: [email protected]

Телефонуйте: +7 (351) 222-40-10, доб. 3656