Не секрет, що практично кожне підприємство в процесі здійснення своєї господарської діяльності стикається з необхідністю використання автомобільного транспорту. Проведення операцій поставки, купівлі-продажу, як правило, неможливо без здійснення транспортування товарно-матеріальних цінностей від підприємства-постачальника підприємству-покупцеві. Бухгалтерський і податковий облік автотранспортних перевезень, як і проведення будь-якої іншої господарської операції, вимагає повного і своєчасного оформлення первинної документації.
Законодавством встановлено, що основними документами на перевезення вантажу є товарно-транспортні накладні та дорожні листи. Залежно від специфіки вантажу можуть оформлятися і додаткові документи. Обов'язковою же є оформлення товарно-транспортної накладної форми № 1-ТН (далі - ТТН) незалежно від умов оплати за роботу автомобіля, умов перевезення підприємством вантажів - як на комерційній основі, так і для власних потреб, а також видів перевезень. Для деяких видів вантажів (алкоголь, хлібобулочні вироби, молочна сировина) існують спеціалізовані товарно-транспортні накладні. У міжнародних перевезеннях так само використовується товарно-транспортна накладна спеціальної форми.
Товарно-транспортна накладна типової форми № 1-ТН - це єдиний первинний документ, який є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправника і оприбуткування їх у вантажоодержувача при перевезенні вантажів в межах України, а також для їх складського, оперативного та бухгалтерського обліку. Товарно-транспортна накладна додається до подорожнього листа.
Товарно-транспортна накладна виписується вантажовідправником на кожну поїздку автомобіля і для кожного вантажоодержувача окремо.
ТТН виписують у чотирьох примірниках:
- перший примірник залишається у вантажовідправника і є підставою для списання ТМЦ. Другий, третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажовідправника, передають водію;
- другий примірник, який водій здає вантажоодержувачу, є підставою для оприбуткування ТМЦ;
- третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажоодержувача, водій передає перевізнику. Третій примірник, що є підставою для розрахунків за виконання транспортних послуг, перевізник надсилає замовнику автотранспорту для оплати за перевезення;
- четвертий примірник додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водієві.
Для вантажів нетоварного характеру, за якими ведеться не складський облік, а облік шляхом заміру, зважування, геодезичного заміру і т. П. ТТН виписують у трьох примірниках. Перший примірник служить для обліку виконаних перевезень у Вантажовідправника, другий - для здійснення розрахунків за використаний в перевезеннях автотранспорт, третій - для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водієві.
У вітчизняному бізнесі часто зустрічаються схеми торгівлі, коли у посередника (назвемо його підприємство ТОВ «Бузок») немає відповідних умов для зберігання придбаного товару на своєму складі або йому не потрібно перевозити товар на свій склад, тому він залишає товар на відповідальному зберіганні у продавця або виготовлювача (підприємство ЗАТ «Акація»). Потім реалізує його, укладаючи договір купівлі-продажу з оптовиком подрібніше або роздрібним магазином (назвемо його ПП «Тюльпан»), причому відвантаження товару здійснюється зі складу ЗАТ «Акація». Назвемо таку торгівлю - торгівля транзитом. Далі розглянемо порядок документального оформлення торгівлі транзитом на кожному етапі її здійснення (малюнок 1).
Малюнок 1 -торгівлю транзитом
Перш за все, посереднику ТОВ «Бузок» необхідно придбати товар у виробника або великого постачальника - підприємства ЗАТ «Акація». Для участі в прийманні товару ТОВ «Бузок» спрямовує на склад ЗАТ «Акація» свого представника, попередньо виписавши йому довіреність на одержання цінностей за формою № М-2 або № М-2б по якій він прийме товар. ЗАТ «Акація» виписує супровідні документи (рахунок, накладну, податкову накладну, сертифікат, акт приймання-передачі тощо), на підставі яких бухгалтерія ТОВ «Бузок» приходует дані ТМЦ.
Після здійснення приймання товарів ТОВ «Бузок» проводиться їх передача на відповідальне зберігання підприємству - виробнику ЗАТ «Акація» на підставі договору про відповідальне зберігання.
Якщо ТОВ «Бузок» вивозить ТМЦ власним транспортом, то воно зобов'язане виписувати ТТН на загальних правилах з заповненням всіх передбачених граф. В даному випадку ТТН заповнюється як при перевезенні вантажу покупцеві.
Може статися, що товар забирає самостійно дрібний оптовик - ПП «Тюльпан». Відвантаження зі складу ТМЦ, що знаходяться на відповідальному зберіганні, безпосередньо покупцям цих товарів проводиться відповідно до письмового розпорядження власника - ТОВ «Бузок». При цьому відвантаження ТМЦ повинна обов'язково проводитися за участю представника ТОВ «Бузок», оскільки на правах власника товарів воно повинно отримати довіреність від ПП «Тюльпан», який прибув за ТМЦ, і виписати необхідні витратні документи. На підставі цих документів бухгалтерія ТОВ «Бузок» списує продані ТМЦ.
Однак бувають випадки, коли продавець - ТОВ «Бузок» може відмовитися або не має практичної можливості виписувати ТТН. У такій ситуації ТТН може виписати і покупець. Адже право власності у одержувача ТМЦ за договором виникає з моменту його передачі, якщо інше не передбачено законом або договором. Таким чином, отримавши накладну підприємства посередника і ставши власником товару, ПП «Тюльпан» має право розпоряджатися ним, а отже, транспортувати вантаж самостійно і має право оформити ТТН відповідно до отриманої накладної.
До вказаного слід додати, що незалежно від того, хто здійснює перевезення, ТТН може бути виписана тільки при наявності дорожнього листа встановленої форми. Адже в обов'язки вантажовідправника при заповненні ТТН входить вказівка поряд з іншими реквізитами номера подорожнього листа, найменування перевізника, державних номерів автомобіля і причепів та інших даних подорожнього листа.
Правильне заповнення всіх граф ТТН вкрай важливо, адже даними з них можуть цікавитися співробітники ДАІ, інші графи важливі в роботі бухгалтера, треті для водія і т.п. ТТН заповнюється в кілька етапів. Етапи заповнення і відомості заносяться до відповідних граф ТТН для зручності наведемо в таблиці 1.
Таблиця 1 - Етапи заповнення і відомості заносяться до граф ТТН
Графи ТТН, які заповнюються вантажовідправником до прибуття автомобіля для завантаження
«Замовник (платник)»
назва підприємства - Замовника автотранспорту; «Вантажовідправник» назва підприємства, що виконує відвантаження; «Вантажоодержувач» назва підприємства - одержувача перевезеного вантажу; «Пункт завантаження» адреса, де слід забрати вантаж; «Пункт розвантаження» адресу, за якою необхідно відвезти вантаж, пункт призначення; «Відомості про вантаж» Графа 1 - порядковий номер або код вантажу;
Графа 2 - номер вантажу за прейскурантом;
Графа 3 - назва перевезеного товару; якщо перевезення здійснюються в контейнерах, вказується номер контейнера;
Графа 4 - одиниця виміру товару;
Графа 5 - кількість вантажу, що перевозиться;
Графа 6 - ціна одиниці товару;
Графа 7 - загальна вартість даного виду товару по цьому рядку;
«Всього відпущено на суму"
загальна вартість відвантаженого товару; «Відпуск дозволив» особа, відповідальна за відвантаження і правильність заповнення бланка ТТН ставить свою посаду і підпис;
Заповнення граф ТТН сел ле з агрузкі авто мобіля
«Автомобіль»марка автомобіля, його гос.номер, номер подорожнього листа, до якого виписується ТТН; «Автопідприємство» назва підприємства, що виробляє перевезення вантажу; «Водій» ПІБ водія; «Причіп» державні та гаражні номери використовуваних причепів; «Відомості про вантаж» Графа 8 - реквізити документів, які водій отримує і передає Вантажоодержувачеві разом з вантажем (товарні, залізничні накладні, сертифікати, посвідчення, свідоцтва і т. П.);
Графа 9 - вказується вид тари, в якій перевозиться товар (ящик, мішок, контейнер). Якщо товар не упакований, вказується «н / у»;
Графа 10 - кількість зайнятих місць по кожному з наведених найменувань вантажу і кожному виду упаковки. При перевезенні вантажу пакетами на піддонах вказується кількість пакетів, при перевезенні вантажу навалом, насипом або наливом вноситься відповідний запис і кількість місць не вказується;
Графа 11 - спосіб визначення маси вантажу (ваги і т.п.);
«Зазначений вантаж»відбиток пломби, якою провадиться пломбування вантажу; «Кількість місць» загальна кількість зайнятих вантажем місць; «Маса брутто, т» вказується кількість вантажу в тоннах з точністю до 0,01пропісью, нижче - посада, ПІБ, підпис і штамп особи, відповідальної за відвантаження товару; « Прийняв водій-експедитор »ПІБ, а також підпис водія, якій він підтверджує зразок відбитка пломби, кількість місць, масу вантажу, номери контейнерів. «Навантаження» Графа 15 - назва організації, яка виконує навантаження;
Графа 16 - спосіб навантаження;
Графа 17 - код даних робіт;
Графа 18 - час прибуття автомобіля для завантаження;
Графа 19 - час відбуття навантаженого автомобіля;
Графа 20 - час простою автомобіля під навантаженням;
«Транспортні послуги»транспортні послуги (упаковка, покриття брезентом, обв'язка), виконані водієм;
Заповнення ТТН вантажоодержувачем
«Зазначений вантаж»відбиток пломби, якою пломбируется вантаж; «Кількість місць» загальна кількість зайнятих вантажем місць; «Маса брутто, т» кількість вантажу в тоннах, прописом, в нижче - посада, ПІБ, підпис і штамп особи, відповідальної за розвантаження товару; «Здав водій-експедитор» ПІБ, а також підпис водія, якій він підтверджує відбиток пломби, кількість місць, номери і масу вантажу, здачу вантажу; «Прийняв» відповідальна особа записує свою посаду, ПІБ, ставить штамп і підпис, яким засвідчує отримання вантажу;
Заповнення ТТН перевізником
«Код»код замовника; «Маршрут №» номер маршруту; «Гар. № »гаражний номер причепа; «Вид перевезень» по відрядним тарифом, по покілометровий тарифу, централізовані перевезення і т. П. «Відомості про вантаж» Графа 12 - код вантажу;
Графа 13 - клас вантажу;
Графа 14 - маса вантажу по кожному рядку і загальний тоннаж;
«Кількість їздець, заїздів»
Загальна кількість їздець, якщо вантаж перевозиться кількома поїздки; «Інші відомості»: Графа 24 - 28 - відстані, подоланні автомобілем під час перевезень. Дані беремо з таблиці відстаней;
Графа 29 - код експедирування вантажу;
Графа 30 - вартість транспортних послуг, яку необхідно сплатити Замовнику
Графа 31 - сума заробітної плати водія;
Графа 32 - поправочний коефіцієнт по заробітній платі водія;
Графа 33 - поправочний коефіцієнт;
«Розрахунки вартості»Відповідальна особа розраховує вартість транспортних робіт і послуг; «Таксіруется ка» Розрахунок зар. плати водієві за підписом відповідальної;
У ТТН можуть вноситися коректувальні записи і на шляху доставки вантажу в разі зміні адреси призначення або при зміні автомобіля.
У разі зміни адреси призначення відповідні записи вносять в рядок «Переадресування». Графи «Вантажоодержувач» і «Пункт розвантаження» виправляються так, щоб можна було прочитати раніше написане. Якщо потрібно перевантажити товар з однієї машини на іншу, то складається акт, на підставі якого ставляться реквізити і короткий зміст акта в графі «Відмітки про складені акти». Для цього виправляються графи «Автопідприємство», «Водій» і «Автомобіль» і підтверджуються підписами відповідального за зміни особи.
Бувають ситуації, коли в розділі «Відомості про вантаж» товарно-транспортної накладної неможливо перелічити всі характеристики перевезених ТМЦ, тоді до неї як невід'ємна частина додається товарна накладна (сертифікат і інша форма первинного обліку). При цьому в товарному розділі ТТН робиться відповідна відмітка, ТТТ без доданої такої товарної накладної вважається недійсною і не може використовуватись для розрахунків з вантажовідправниками і вантажоодержувачами, а також для обліку виконаних обсягів перевезень і нарахування заробітної плати водієві.
Якщо перевозяться однорідні вантажі від вантажовідправника на адресу вантажоодержувача на одну і ту ж відстань за умови цілісності вантажу допускається оформлення однієї ТТН на весь обсяг вантажу за зміну. При цьому оформлення проміжних їздець проводиться з видачею вантажовідправником водію автомобіля талона на кожну окрему поїздку. Порядок оформлення талона обмовляється вантажовідправником і вантажоодержувачем. Реквізити талона включають відомості, що визначають кількість перевезеного вантажу, час роботи автомобіля, простою за кожну поїздку, а також інші показники, необхідні для їх подальшого занесення в ТТН.
Інструкцією № 228/253 було передбачено, що ТТН є бланком суворої звітності з усіма наслідками, що випливають з цього обставинами видачі, обліку і зберігання. Однак, рішенням Держкомпідприємництва дію даної інструкції було призупинено. Після цього деякі оптимісти вирішили, що бланки товарно-транспортних накладних взагалі скасовані і можна їздити без них. Насправді ж скасування стосується лише статусу ТТН як бланків суворої звітності (Тобто бланк ТТН не є обов'язково бланком суворої звітності і може бути надрукований безпосередньо на підприємстві (у підприємця). Форми ж цих документів були затверджені раніше Наказом № 488/346, де йдеться про те, що товарно-транспортна накладна є обов'язковим документом, необхідним для здійснення перевезень вантажним автомобільним транспортом та їх використання ніхто не відміняв.
ТТН не виписують: що робити?
У практиці можуть трапитися ситуації, коли ТТН не виписується. А вантаж доставити необхідно. Як правильно вчинити в цій ситуації, яка відповідальність передбачена за відсутність ТТН, як її уникнути і що не втратить товару. Все це і розглянемо далі.
Для бухгалтера важливість правильного оформлення ТТН викликана тим, що вона є первинним документом для складського, оперативного та бухгалтерського обліку. Тому в деяких випадках працівники податкової інспекції намагаються не визнати валові витрати покупця, якщо відсутня ТТН, але є звичайна накладна. Вони мотивують це тим, що оскільки немає документів про доставку товару, значить, товар не отримано (конфлікти виникають в тих випадках, коли мова йде про ТМЦ, які доставляються явно автотранспортом), а отже, немає і валових витрат.
Ці вимоги є необгрунтованими. ТТН замінює для покупця звичайну товарну накладну лише при доставці ТМЦ вантажним автотранспортом і свідчить не тільки про факт придбання, але і про понесені витрати з транспортування. Та й Закон про прибуток не передбачає наявність спеціальних податкових документів для перевезення вантажів. Тобто застосування товарно-транспортних накладних в податковому обліку і застосування фінансових санкцій у разі відмови у виписці ТТН вантажовідправником чинним законодавством не передбачено. Але, в той же час без наявності ТТН покупцеві буде складно обґрунтувати включення до валових витрат вартості транспортних послуг, якщо вони обумовлені в договорі або відображені в накладній окремим рядком, а також транспортних послуг, отриманих від перевізника.
Говорячи про штрафи за відсутність ТТН, слід зазначити, що відповідно до п. 11.11 Закону про ДПС, в разі відсутності ТТН органи податкової служби мають право накладати штраф за ведення бухгалтерського обліку з порушенням встановленого порядку в розмірі від 5 до 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Якщо у вас немає ТТН для того, щоб не платити штраф можна заявити (скласти акт), про те, що в даному випадку було невідомо, яким способом буде вивозитися товар, покупці не пред'являли ніяких документів, які б підтверджували спосіб вивезення товару зі складу. Адже ТТН може бути виписана тільки в разі, якщо точно відомо, що перевезення вантажів здійснюється вантажним автомобільним транспортом при наявності дорожнього листа автомобіля. В інших же випадках виписка ТТН є неправомірною.
Нерідко грузоперевозчик становится жертвою недбайлівіх співробітніків міліції або ДПС, Які намагають Вилучити Вантаж посилаючися на Відсутність ТТН на него. Так, согласно зі ст. 16 Закону Про дорожній рух, в разі, якщо автомобіль та вантаж, що перевозиться належать підприємству, водій зобов'язаний мати при собі всі необхідні документи на вантаж і пред'явити їх на вимогу працівника міліції. У разі відсутності ТТН на вантаж співробітник міліції зобов'язаний на місці виписати протокол і відпустити Вас. Вилучення майна чинним законодавством в цьому випадку не передбачено.
Так само бувають випадки, коли співробітники контролюючих органів (ДПС, ДАІ) вимагають наявності ТТН при перевезенні вантажів легковим автотранспортом. Ця вимога незаконно. Для аргументованого відмови у виконанні цієї вимоги скористайтеся пунктом 1 Наказу № 488/346, відповідно до якого товарно-транспортна накладна (ф. №1-ТН) є обов'язковою для застосування при первинному обліку роботи саме вантажного автомобіля, т. Е. Транспортного засобу , в техталон якого вказана його приналежність до вантажних. Що ж стосується легкових автомобілів, то для оформлення перевезених ними ТМЦ досить використовувати звичайну накладну на відпуск ТМЦ (форма № М-20).
ТТН і підприємці
Однозначної думки про необхідність наявності ТТН для підприємців-єдинників в сфері торгівлі, що перевозять товари на власному вантажному автомобілі досі немає (щодо легкового - див.вище). Підприємці найчастіше перевозять вантаж без будь-яких підтверджуючих документів (наприклад, для його подальшої реалізації), і одні положення законодавства вимагають наявності ТТН, а іншими нормами наявність ТТН не передбачено, адже підприємці-єдинники в сфері торгівлі не зобов'язані вести бухгалтерський облік, документально «оприбуткувати» товар (адже ТТН - це документ для списання та оприбуткування ТМЦ). І, як показує практика, безліч підприємців транспортують вантаж без ТТН.
Нерідко трапляється, що перевіряючі спеціально чекають підприємців, які купили на ринку товар, з метою його вилучення. Якщо вас затримали, не сперечайтеся зі співробітником міліції. Пред'явіть йому своє свідоцтво про держреєстрацію та інші наявні документи, дайте записати Ваші реквізити. Повідомте йому, що він може передати ваші дані для перевірки органам ДПС, МВС, але вимагати від Вас наявності ТТН не має право.
Ви так само можете заявити, що товар придбаний для особистих цілей, адже ніякої нормативно - правовий акт не обмежує Вас в кількості зроблених покупок. Потрібно наполягати на цьому і не давати ніяких письмових пояснень, крім зауважень при підписанні прочитаного вами протоколу. Ну і звичайно найбезпечніший вихід - виписувати ТТН самому на себе за правилами зазначеним вище, але це автоматично вимагає від Вас заповнення та наявності дорожнього листа автомобіля.
Незайвим буде так само возити з собою шпаргалку з витягами з законодавства, щоб в разі чого грамотно апелювати вимогам перевіряючих.
Бухгалтерський і податковий облік «суворих» ТТН
Як вже говорилося вище, використання «суворих» ТТН носить рекомендаційний характер. Але, якщо ви використовуєте «суворі» ТТН, то до їх обліку справедливі вимоги відносяться до бланків суворої звітності. Необхідно призначити відповідальну особу, реєструвати бланки в спеціальній книзі обліку, зберігати «суворі» ТТН в спеціальних місцях, періодично проводити їх інвентаризацію, списувати за спеціальним актом.
Бланки «суворих» ТТН відповідно до Плану рахунків відображаються в бухгалтерському обліку за дебетом рахунка 209 «Інші матеріали». Одночасно вартість бланків документів суворої звітності підлягає зарахуванню на позабалансовий рахунок 08 «Бланки суворого обліку», по встановленому законодавством вартості. Облікова вартість «суворих» бланків ТТН становить 0,1 мінімального розміру зар.плата за 1 бланк. Аналітичний облік бланків ТТН ведеться в розрізі місць зберігання, із зазначенням нумерації і вартість таких бланків.
Оскільки витрати на бланки ТТН безпосередньо пов'язані з господарською діяльністю, то згідно з п.п. 5.2.1 ст. 5 Закону про прибуток витрати на придбання бланків включаються до складу валових витрат звітного періоду за першою подією (придбання або оплаті).
А.В. Друшляк, опубліковано в 2006 році
см.так ж статтю «ТТН і дорожній лист»
Про автора: Друшляк Олександр Вікторович - відомий незалежний консультант в галузі українського податкового, трудового та господарського права. Публікувався в багатьох іменитих фахових виданнях, таких як - «Бухгалтерія», «Юридична практика», «Все про бухгалтерський облік», «Баланс», «Приватний підприємець», «Власна справа», «Податки та бухгалтерський облік», «Бухгалтерський тиждень ».
Список використаних нормативно-правових актів:
1) Закон про ДПС - Закон України «Про державну податкову службу в Україні» від 04.12.90г. № 509-XII;
2) Закон про дорожній рух - Закон України «Про дорожній рух» від 30.06.93г. № 3353-XII;
3) Закон про прибуток - Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 22.05.97 р. № 283/97-ВР;
4) План рахунків - План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій та Інструкція по його застосуванню, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р №291;
5) Інструкція № 228/253 - Інструкція про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи, затверджена наказом Міністерства транспорту України, Міністерства статистики України від 07.08.96 р №228 / 253;
6) Наказ № 488/346 - Наказ Міністерства транспорту України, Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку роботи вантажного автомобіля» від 29.12.95 р №488 / 346.
ТТН не виписують: що робити?ТТН не виписують: що робити?