Трудові книжки за правилами

1. Як купити трудову книжку
2. Ведення трудових книжок
3. Які дані вносять до трудової книжки
4. Внесення змін і виправлень
5. підшиваємо вкладиш
6. Кому покладено дублікат
7. Облік і зберігання трудових книжок
8. Прибутково-видаткова книга
9. Книга обліку руху трудових книжок
10. Зберігання трудових книжок
11. Прийом на роботу
12. Формулювання записів при звільненні
13. Затримка у видачі книжки
14. переклад
15. Запис про сумісництво
16. відповідальність

Т рудова книжка є основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника (ст. 66 ТК РФ). Форма, правила ведення і зберігання трудових книжок затверджені постановою Уряду від 16.04.2003 р № 225 «Про трудові книжки» (далі - Правила). Інструкцію щодо заповнення трудових книжок можна подивитися в постанові Мінпраці від 10.10.2003 р № 69 «Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок» (далі - Інструкція). Відзначимо, що не так давно постанова Уряду від 01.03.2008 р № 132 «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 16.04.2003 р № 225» привело у відповідність положення Правил з Трудовим кодексом. В результаті було внесено ряд уточнень щодо порядку ведення трудових книжок; дії Правил поширили і на індивідуальних підприємців.

Як купити трудову книжку

Порядок забезпечення роботодавців бланками трудової книжки і вкладиша до трудової книжки затверджено наказом Мінфіну від 22.12.2003 р № 117н. Виходячи з цього порядку, виготовлення бланків трудової книжки і вкладиша до неї може здійснювати тільки Об'єднання державних підприємств і організацій по виробництву державних знаків - Об'єднання «ГОЗНАК» Міністерства фінансів. Всі бланки мають відповідну ступінь захисту. Подальше поширення бланків здійснюють особи, які відповідають вимогам, встановленим виробником. Подальше забезпечення роботодавців бланками трудової книжки і вкладиша до неї здійснюють на підставі договору, укладеного з виробником або розповсюджувачем. Тому буде в корені неправильним просто прийти в магазин і без відповідного договору купити бланк.

приклад 1

Згорнути Показати

ТОВ «Монтаж» придбало 10 бланків трудових книжок на загальну суму 1 180 руб. (В т.ч. ПДВ - 180 руб.). Оплата за бланки була проведена через розрахунковий рахунок організації.

У бухгалтерському обліку ТОВ «Монтаж» треба зробити такі проводки:

• Дебет 60 Кредит 51 - 1 180 руб. - оплачені бланки трудових книжок;
• Дебет 10 Кредит 60 - 1 000 руб. - оприбутковано бланки трудових книжок;
• Дебет 19 Кредит 60 - 180 руб. - врахований ПДВ по трудових книжок;
• Дебет 68 «Розрахунки по ПДВ» Кредит 19 - 180 руб. - проведений відрахування по ПДВ;
• Дебет 006 - 1 000 руб. - враховані бланки трудових книжок на позабалансовому рахунку.

Ведення трудових книжок

Заповнюючи книжку, озбройтеся ручкою чорного, синього або фіолетового кольору. Записи всіх дат виробляють арабськими цифрами (див. Приклад 2): число і місяць - двозначними, рік - чотиризначними (п. 1.1 Інструкції).

приклад 2

Якщо працівник прийнятий роботу 7 червня 2008 р то в трудовій книжці робиться такий запис: «07.06.2008».

Всі записи в межах відповідного розділу мають свій порядковий номер. При цьому не допускаються ніякі скорочення (п. 11 Правил).

Які дані вносять до трудової книжки

Як правило, в трудову книжку вносять такі дані:

• про працівника;
• про виконувану роботу;
• про переведення на іншу постійну роботу;
• про час військової служби;
• про час навчання на курсах і в школах по підвищенню кваліфікації, по перекваліфікації та підготовці кадрів;
• про звільнення;
• про нагородження за успіхи в роботі.

За бажанням працівника також можуть бути записані відомості про роботу за сумісництвом. При цьому рішення про стягнення до трудової книжки не записують. Виняток становить дисциплінарне стягнення у вигляді звільнення (ст. 66 ТК РФ).

Врахуйте, що з кожної внесеної в трудову книжку записом (прийом на роботу, переведення і звільнення) роботодавець зобов'язаний ознайомити її власника під розпис в його особовій картці (№ Т-2), форма якої затверджена наказом Мінстату від 05.01.2004 р № 1 (п. 12 Правил).

Не забудьте, що в трудову книжку вносять запис лише на підставі відповідного наказу роботодавця і не пізніше тижневого терміну, а при звільненні - в день звільнення. При цьому всі формулювання повинні в точності відповідати тексту розпорядження (п. 10 Правил).

Відповідно до пункту 7 Правил роботодавець зобов'язаний за письмовою заявою співробітника не пізніше трьох робочих днів з дня його подачі видати йому копію трудової книжки або завірену виписку.

Внесення змін і виправлень

Всі зміни в прізвищі, імені, по батькові, дату народження і освіту працівника виробляються за останнім місцем роботи (п. 26 Правил). Підставою поправок є паспорт, свідоцтво про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища і т.д.

Зазначені зміни роблять на титульному аркуші трудової книжки. При цьому однією рисою закреслюється колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані. Всі посилання на відповідні документи роблять на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки і завіряють підписом роботодавця або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою організації або печаткою кадрової служби (п. 2.3 Інструкції). Надалі всі зміни і доповнення записів про отримані нових освіті, професії, спеціальності здійснюють шляхом доповнення наявних записів або заповнення відповідних рядків без закреслення раніше внесених записів (п. 2.4 Інструкції). Виправлення неправильного запису виробляють за місцем роботи, де вона була внесена, або за новим місцем роботи на підставі офіційного документа роботодавця, який допустив помилку (п. 27 Правил). У разі ліквідації роботодавця, який зробив помилку, виправлення за новим місцем роботи роблять також на підставі відповідного документа (п. 28 Правил).

Врахуйте, що в розділах, що містять відомості про роботу, закреслення неправильних записів не допускається. Згідно з пунктом 30 Правил абсолютно всі зміни виробляються шляхом визнання записів недійсними і внесення правильних даних (див. Приклад 3).

приклад 3

підшиваємо вкладиш

Може трапитися і так, що всі сторінки одного з розділів трудової книжки виявляться заповнені. В цьому випадку в книжку вшивається спеціальний вкладиш (п. 38 Правил). При видачі кожного такого вкладиша в трудовій книжці ставиться штамп з написом «Виданий вкладиш» і вказуються його серія та номер (п. 39 Правил).

Врахуйте, що вкладиш без трудової книжки недійсний.

Кому покладено дублікат

Особа, що втратила трудову книжку, повідомляє про цей факт за останнім місцем своєї роботи. Далі не пізніше 15 днів з дня подачі заяви зазначений роботодавець видає працівникові дублікат трудової книжки (п. 31 Правил).

В дублікат трудової книжки вносять такі відомості (п. 32 Правил):

• про стаж працівника до надходження до даного роботодавця, підтвердженому відповідними документами (стаж записують сумарно);
• про роботу і нагородження, які вносилися до трудової книжки за останнім місцем роботи.

Майте на увазі, що видача дубліката можлива і при наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, що визнана недійсною. В цьому випадку в нову книжку переносять всі зроблені раніше записи, за винятком рядка, який визнано недійсним (п. 33 Правил).

Облік і зберігання трудових книжок

Для обліку трудових книжок ведуть прибутково-витратну книгу з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї і книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Зразки книг наведені в постанові Мінпраці від 10.10.2003 р № 69 «Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок».

Відзначимо, що книги повинні бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника організації та печаткою.

Прибутково-видаткова книга

Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї ведеться бухгалтерією організації (див. Приклад 4). У неї вносять всі відомості, пов'язані з отриманням і витрачанням бланків трудової книжки і вкладишів до неї (п. 41 Правил).

приклад 4

Форма прибутково-видаткової книги по обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї

приклад 5

Форма книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них

Згорнути Показати

Книга обліку руху трудових книжок

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться підрозділом організації, оформляють прийом і звільнення працівників. У зазначеній книзі реєструють усі трудові книжки, прийняті від осіб, які поступають на роботу, а також видані новим працівникам трудові книжки і вкладиші із зазначенням серії та номера (див. Приклад 5). Не всі знають, що при отриманні трудової книжки у зв'язку зі звільненням працівник повинен розписатися в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (п. 41 Правил).

Зберігання трудових книжок

Всі бланки трудових книжок і вкладиші зберігають як документи суворої звітності і видають особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою. Щомісяця відповідальна особа надає в бухгалтерію підприємства звіт про наявність бланків і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші в них, з додатком прибуткового ордера каси організації. При цьому зіпсовані під час заповнення бланки підлягають знищенню з складанням відповідного акта (п. 42 Правил).

Відзначимо, що законодавство не містить заборони на видачу працівникові на його прохання оригіналу трудової книжки в період дії трудового договору. Проте попереджаємо, що відповідальність за її втрату буде все одно нести спеціально уповноважена посадова особа організації (лист Роструда від 18.03.2008 р № 656-6-0).

Прийом на роботу

Відповідно до статті 66 Трудового кодексу роботодавець (за винятком роботодавців - фізичних осіб, які є індивідуальними підприємцями) веде трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював у нього понад п'ять днів. Зауважимо, що це правило дійсно тільки для тих співробітників, для яких дана робота є основною.

При прийомі на роботу в графі 3 розділу «Відомості про роботу» у вигляді заголовка треба вказати повне та скорочене найменування організації. Під цим заголовком у графі 1 ставлять порядковий номер запису. Далі в графі 2 - дату прийому на роботу. У графі 3 роблять запис про прийняття до відповідного структурного підрозділу, найменування посади (роботи) з зазначенням кваліфікації. У графу 4 заносять дату і номер рішення, згідно з яким працівник прийнятий на роботу (п. 3.1 Інструкції).

Оформлення трудової книжки особі, прийнятому на роботу вперше, має проходити в присутності співробітника і не пізніше тижневого строку з дня прийняття його на роботу (п. 8 Правил).

У трудову книжку вносять такі відомості про працівника (п. 9 Правил):

• прізвище, ім'я, по батькові, дату народження (число, місяць, рік) - на підставі паспорта або іншого документа, що посвідчує особу;
• освіту, професію, спеціальність - на підставі документів про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань.

Відзначимо, що за бажанням працівника в трудову книжку записують дані про незакінчену освіту. Підставою можуть бути такі документи: студентський квиток, залікова книжка, довідка навчального закладу і т.п. (П. 2.1 Інструкції).

До речі, в разі відсутності у нового співробітника трудової книжки у зв'язку з її втратою або пошкодженням роботодавець зобов'язаний за письмовою заявою цієї особи (із зазначенням причини відсутності книжки) оформити нову трудову книжку (ст. 65 ТК РФ).

Врахуйте, що трудова книжка іноземного зразка, представлена ​​громадянином іншої країни, не відповідає формі, що визнається на території Російської Федерації. Тому роботодавець повинен завести на даного працівника нову трудову книжку. Причому ніяких записів про стаж цієї особи відповідно з трудовою книжкою іноземного зразка в трудову книжку російського зразка не проводиться (лист Управління правового забезпечення Роструда від 15.06.2005 р № 908-6-1).

При видачі трудової книжки або вкладиша до неї роботодавець стягує з працівника плату, розмір якої визначається розміром витрат на придбання даного бланка (п. 47 Правил).

В даний час існують дві протилежні позиції з обліку видаються бланків трудових книжок. Питання полягає в тому, чи треба при видачі працівникові бланка нараховувати ПДВ. Незважаючи на всю абсурдність ситуації, податківці вважають, що передача бланків трудових книжок працівникам є реалізацією. В обгрунтування своєї позиції вони наводять пункт 1 статті 146 Податкового кодексу, де йдеться про те, що об'єктом оподаткування ПДВ визнаються операції з реалізації товарів. Разом з тим реалізація - це передача на оплатній основі права власності на ці товари (п. 1 ст. 39 НК РФ). Наприклад, в листі від 26.09.2007 р № 07-05-06 / 242 Мінфін чітко сказав, що видача працівникам трудових книжок і вкладишів до них за плату для цілей ПДВ вважається реалізацією товарів і підлягає оподаткуванню цим податком у загальновстановленому порядку. У цьому ж листі чиновники роз'яснили, що витрати на придбання зазначених бланків можуть бути враховані для цілей оподаткування прибутку. Адже ці витрати є економічно виправданими, і зроблені вони для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу. У свою чергу доходи, що виникають при видачі трудових книжок і вкладишів до них, треба відбивати як позареалізаційні.

До речі, при отриманні готівки за бланк трудової книжки або вкладиш доведеться скористатися касовим апаратом. Так що найбільш оптимальним буде відняти вартість книжки із заробітної плати на підставі заяви співробітника (див. Приклад 6).

приклад 6

приклад 7

Згорнути Показати

Скористаємося даними Прикладу 1.

Надалі 3 бланка трудових книжок були передані фахівця з кадрів для оформлення новоприйнятих працівників. Відповідно до заяв співробітників вартість бланків була утримана з їх заробітної плати.

У бухгалтерському обліку треба зробити наступні проводки:

• Дебет 91-2 Кредит 10 - 300 руб. - відображено списання бланків трудових книжок;
• Дебет 91-2 Кредит 68 - 54 руб. - врахований ПДВ з вартості бланків трудових книжок;
• Дебет 73 Кредит 91-1 - 354 руб. - відображено вартість реалізованих бланків трудових книжок;
• Дебет 70 Кредит 73 - 354 руб. - відображено утримання із заробітної плати співробітників вартості бланків трудових книжок;
• Кредит 006 - 300 руб. - відображено списання бланків трудових книжок.

Врахуйте, що іноді виникають такі ситуації, коли вартість бланків оплачує не співробітник, а роботодавець. Так може вийти в разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також псування книжки не з вини працівника (п. 48 Правил).

До речі, якщо працівник не приступив до роботи в день, встановлений трудовим договором, то роботодавець має право анулювати трудовий договір, який буде вважатися неукладеним. При анулюванні видають відповідний наказ. При цьому ніяка запис в трудову книжку не робиться (лист Роструда від 19.12.2007 р № 5203-6-0).

Формулювання записів при звільненні

Основні труднощі при заповненні трудової книжки виникає в правильності формулювання причини звільнення. Казус полягає в тому, що в даному випадку Інструкція суперечить нормам Трудового кодексу.

Наприклад, при звільненні за власним бажанням Інструкція рекомендує зробити такий запис:

«Звільнений за власним бажанням, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації».

Однак запис в трудову книжку про заснування і про причини припинення трудового договору повинна проводитися в точній відповідності з формулюваннями Трудового кодексу чи іншого федерального закону. При цьому роблять посилання на відповідні статтю, частина статті, пункт статті (ст. 84.1 ТК РФ).

Отже, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу звучить так: «розірвання трудового договору з ініціативи працівника (стаття 80 цього Кодексу)».

Виходить, що більш правильно запис про звільнення повинна виглядати наступним чином:

«Трудовий договір розірвано з ініціативи працівника, пункт 3 частини першої статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації».

Як бачите, у нас змінилася не тільки формулювання причини звільнення, але і на заслання на пункт Трудового кодексу додалася частина статті.

На яку статтю послатися при внесенні запису в трудову книжку про звільнення працівника, можна подивитися в Таблиці 1.

Таблиця 1

У Таблиці 2 наведені найпоширеніші формулювання записів при звільненні працівників, які, на нашу думку, відповідають положенням Трудового кодексу.

Таблиця 2

Згорнути Показати

При звільненні працівника всі записи, внесені в його трудову книжку, завіряються підписом особи, відповідальної за ведення трудових книжок, печаткою роботодавця і підписом самого працівника (п. 35 Правил).

Затримка у видачі книжки

У день припинення трудового договору роботодавець зобов'язаний видати працівникові, що звільняється трудову книжку.

Може случиться й так, что в день звільнення Видати трудову книжку Неможливо в зв'язку з відсутністю працівника або відмовою від ее Отримання. У цьом випадка треба направіті працівнику ПОВІДОМЛЕННЯ про необходимость з'явитися за трудовою книжкою або дати згоду на Відправлення ее поштою. З дня Відправлення ПОВІДОМЛЕННЯ роботодавець звільняється від відповідальності за затримки у відачі книжки. Надалі трудова книжка видається працівникові не пізніше трьох робочих днів з дня його письмового звернення (ст. 84.1 ТК РФ).

Врахуйте, що при затримці видачі трудової книжки з вини роботодавця або внесення неправильної формулювання причини звільнення роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівникові не одержаний ним за весь час затримки заробіток. При цьому днем ​​припинення трудового договору буде день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення працівника треба видати наказ і внести відповідний запис до трудової книжки. При цьому раніше внесений запис визнається недійсною (п. 35 Правил).

У разі смерті працівника трудову книжку видають одному з його родичів під розписку або висилають поштою за письмовою заявою родича (п. 37 Правил).

переклад

При звільненні, в зв'язку з переведенням на постійну роботу в іншу організацію, в графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки вказують, в якому порядку здійснюється переклад: «на прохання працівника» або «з його згоди». У свою чергу при прийомі на нове місце роботи в трудовій книжці в графі 3 розділу робиться запис із зазначенням, що працівник прийнятий (призначений) в порядку переведення (п. 6.1 Інструкції).

Запис про сумісництво

Відомості про сумісництво вносяться в трудову книжку за місцем основної роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом (п. 20 Правил).

приклад 8

В аналогічному порядку виробляють запис про звільнення.

відповідальність

Майте на увазі, що за порушення встановленого законодавством порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок передбачено адміністративну відповідальність статтею 6.27 Кодексу про адміністративні правопорушення (див. Таблицю 3).

Таблиця 3