Управлінський облік і звітність: почніть міняти свій бізнес на краще!

Напевно, багато хто з вас задавалися питаннями: чи ефективно працює мій бізнес? Чи варто вкладати гроші в рекламу? Якщо вкладати, то скільки? Підвищити чи зарплати співробітникам або ж скоротити витрати на виробництво і маркетинг?

Таких питань перед власником компанії варто безліч, але тут незмінно з'являється головна проблема: як оцінювати ефективність? Насправді, все відносно просто. Досить збирати коректну звітність з потрібними розрізами (по відділу, по типу витрати, по процесу і т. Д.) І використовувати зрозумілі коефіцієнти або KPI.

Для цього і існує облік.

Два види обліку

Мало хто знає про те, що облік на підприємстві ділиться на 2 складові:

• Фінансовий;
• Управлінський.

Фінансовий облік - це наша бухгалтерія, в яку, як правило, багато керівників не вникають, вважаючи за краще аутсорсинг або бухгалтера в штаті, і лише зрідка контролюють процес. Орієнтована вона в основному на зовнішніх користувачів: податкова, пенсійний та інші фонди.

Управлінський облік - це звітність для внутрішнього користування, яка відображає реальні операційні цифри. Багато хто розуміє специфіку російського бізнесу, де не всі угоди проводяться офіційно, тому і існує управлінський облік.

Крім іншого, сюди входить не тільки консолідація офіційної і неофіційної частини бізнесу, але і нефінансова звітність. Конверсія, кількість згенерованих лідів, виручка і середній чек, кількість унікальних відвідувачів і т. Д. Такі звіти повинні сприяти прийняттю обґрунтованих рішень і зобов'язані відкривати очі на багато речей, помилково здаються нормальними і цілком об'єктивними.

В чому проблема?

Але мало хто підприємці насправді користуються такими методами, а якщо користуються, то часом некоректно. Це пов'язано з тим, що власники малого бізнесу (SMB сектор економіки) звалюють завдання з обліку на бухгалтерів, або намагаються вести облік самостійно. Але і власники, і бухгалтери, як правило некомпетентні в цьому питанні, тому що не мають релевантного досвіду.

Середній бізнес, наприклад, вже має фінансового директора з планово-економічним відділом, але багато що використовуються там методи швидше за все застаріли, а завдання напевно виконуються некоректно.

Що стосується корпоративного бізнесу, то в ньому виділяються величезні бюджети на автоматизацію та оптимізацію управлінського обліку, про це навіть не варто і говорити в рамках цього поста.

Наше завдання - показати керівникам, як досить просто і легко розібратися в управлінському обліку і почати змінювати свій бізнес на краще.

Перші кроки

Перше, з чого варто почати - введення звітності. Якщо у вас її до сих пір немає, то негайно починайте створювати, прямо «тут і зараз». В ідеалі, звітність повинна була з'явитися вже на етапі формування ідеї бізнесу. Пітер Друкер (Peter Drucker) - гуру менеджменту, говорив так: «Ти не можеш керувати тим, що не можеш виміряти».

Ввести звітність досить просто: скористайтеся безкоштовним сервісом Google Docs Spreadsheet і почніть вибудовувати правильну архітектуру під ваші індивідуальні потреби.

Запам'ятайте головне - вам потрібно взяти всі основні показники, що впливають на бізнес:

Перший показник - час. Виберіть потрібні вам періоди часу. Це може бути рік, квартал, місяць, тиждень, день і навіть годину. Звичайно, чим більше періодів, тим більше можливостей для управління і прийняття рішень. Зараз багато компаній вже переходять на денну звітність. Пройшли ті часи, коли багато хто користувався щомісячними звітами. Зараз час прискорилося, ставши окремим фактором успіху. Хто керує часом, той керує майбутнім. Завжди можна вчасно зорієнтуватися і прийняти правильне рішення.

Другий важливий показник - доходи і витрати. Збирайте їх постатейно, а якщо сумніваєтеся, в яку статтю віднести дохід або витрата, створіть нову. Будьте гнучкими, краще зробити багато статей, з яких можна, за допомогою простих формул, створити витрати по відділах, процесам, співробітникам і т. Д. Це дозволить реально оцінювати структуру витрат, виручки, і правильно управляти цими показниками.

Третя, найважливіша змінна управлінського обліку - нефінансові показники. Це кількість заплатили клієнтів або активної бази, число заявок, показники трафіку і його структура, рівень конверсії і багато тощо. У чому важливість нефінансових показників? Здавалося б, вони за визначенням не мають фінансової оцінки, однак є одне «але». Ці цифри генерують ваш грошовий потік, а ви можете впливати на них.

Ви не можете змінити курс рубля до долара, якщо ви не Центробанк РФ, зате можете збільшити трафік, з якого отримаєте більше лидов, а з них - клієнтів, які оплатили послуги або товар, а це і є збільшення доходу. Логіка проста і зрозуміла.

звітність

Існує достатня кількість форм звітності. Приклад управлінської звітності однієї з компаній:

Але зазвичай у своїй діяльності грамотні фахівці використовують три види:

1. Баланс підприємства (BS - Balance Sheet)
2. Звіт про прибутки і збитки (ОПіУ, P & L - Profit & Losses)
3. Звіт про рух грошових коштів (ОДДС, Кешфлоу, CF - Cashflow)

Цікаво, що ці концепції прийшли з бухгалтерії, і по суті вони є формами №1, 2, 3 фінансової звітності підприємства. Однак, працюють з такою інформацією фахівці, провідні управлінський облік. Вони збирають звітність всіх афілійованих підприємств: як офіційну, так неофіційну, в єдине ціле, після чого оцінюють ефективність і результати всього бізнесу.

За тією ж схемою працюють багато банків, лізингові фірми, інвестиційні компанії, служби безпеки корпоративних компаній. Вони розглядають не тільки офіційну звітність, але і неофіційну, так як розуміють специфіку ведення бізнесу в Росії.

Тут потрібно правильно розуміти всі джерела доходів і витрат.
1. Баланс (Форма №1) - це звітність, що дозволяє побачити структуру активів і пасивів. Активи - це кошти, які генерують грошовий потік компанії. Це можуть бути основні засоби, які ми постійно використовуємо, можуть бути оборотні кошти, які ми використовуємо один раз у своїй діяльності. А також пасиви - це джерела фінансування активів. Це можуть бути як власні кошти, так і позикові.

За цією формою можна оцінити фінансову стійкість компанії; ліквідність, тобто, здатність обертатися в грошові кошти (і з якою швидкістю).

Також можна оцінити структуру та діяльність підприємства.

баланс підприємства

2. Звіт про прибутки і збитки (Форма №2). Або звіт про фінансові результати. Дана форма звітності дозволить зрозуміти, чи працює компанія з прибутком або з збитком, оцінити ділову активність і такі показники, як EBIT, EBITDA, і т. Д.

Звіт про прибутки і збитки

3. Звіт про рух грошових коштів (Форма №3). Кешфлоу дозволяє зрозуміти, чи вистачить грошей у підприємства для того, щоб вчасно платити за рахунками. А також дасть можливість розрахувати дефіцит грошових коштів.

Звіт про рух грошових коштів

Ці форми є основою управлінського обліку. Скласти таку звітність досить проблематично, але можливо. У будь-якому випадку, інформація збирається і обробляється вручну, якщо згадати ту ж бухгалтерію, після чого вона перекладається зі звичайних звітів в спеціалізовані, які наведені вище. А якщо автоматизація процесу можлива, то однозначно слід впровадити такі технології.

Впровадивши такі форми звітності, ви отримаєте:

1. Чітке і ясне розуміння стану компанії;
2. Спрощення прийняття управлінських рішень для необхідних змін.

Як правило, така звітність ведеться в 1С чи іншій програмі для управлінського обліку, яка може вивантажити дані за період. Однак такі програми не займаються фінансовим аналізом, і тоді звітність потрібно буде переносити в зовсім інший софт. У наступній серії постів ми розповімо, як ефективніше працювати зі звітами через програми або вручну.

замість висновку
Пам'ятайте, що звітність має бути присутня у кожного підприємця. Вести бізнес «наосліп», не знаючи загального стану компанії - це катастрофа. Часто, загостривши увагу на чомусь одному, ми не можемо побачити картину в цілому, а адже з цими простим і зрозумілим інструментами ми можемо управляти ефективністю компанії та забезпечувати стійке зростання.

Не відкладайте управлінський облік, візьміть під контроль процес створення звітів, які не доручайте його виключно іншим людям. Ви - управлінець, і тільки ви знаєте всі процеси бізнесу. Залучайте грамотних людей, які знаються на питанні, контролюйте процес впровадження управлінської звітності, не соромтеся питати про кожну деталь, формулою, графіку. Ви відповідаєте за бізнес, і в кінцевому підсумку ви постраждаєте найбільше, якщо будете ґрунтуватися на недостовірних даних.

Після того, як структура буде вибудувана, доручіть ведення управлінського обліку штатному співробітникові, а самі контролюйте, отримуйте достовірні звіти і розвивайте бізнес, спираючись на правильні дані. І найголовніше: ніколи не зупиняйтеся в розвитку управлінського обліку, постійно відшліфовувати моделі і статистику. Під впливом ринку процеси змінюються постійно, і стратегія обліку також повинна бути гнучкою.

Високих вам конверсій!

Віктор Оксенчук,
Фінансовий аналітик LPgenerator

Image source: Davide Filippini

05-06-2015