Кожна установа має в своєму портфелі документів штатний розпис з переліком посад і співробітників. Це документ, який містить загальні відомості про кадровий склад. Зазвичай документ переглядають перевіряючі з різних інстанцій, щоб мати уявлення про кількість працівників і звірити інші папери, які стосуються фінансової сфери.
Кожен співробітник має право взяти виписку з нього, щоб перевірити дані про себе або надати інформацію в різні інстанції. Як оформити виписку з штатного розкладу, хто її видає і які відомості в ній містяться.
У свою чергу Трудовий Кодекс РФ в статтях 62 і 88 регламентує права працівників підприємства отримувати офіційні відомості про умови своєї праці. Ці статті стверджують право співробітників вимагати витяги з внутрішніх паперів, до яких і ставитися даний варіант.
Виписки з штатного розкладу можуть бути затребувані для надання в трудові інспекції, фонд пенсійного або соціального страхування, а також для конкурсів і вступу в СРО.
Інспекції вимагають цей документ в ході регулярних перевірок умов праці, а фонди - для правильного нарахування виплат і страхових внесків, а також встановлення трудового стажу. Крім цього, виписка з штатного розкладу потрібно для участі працівника в судових розглядах, які проводяться у випадках звільнення без причини, незаконного скорочення або виробничого конфлікту між працівником і роботодавцем.
Важливо! Для участі в конкурсі тендерів виписка з штатного розкладу надається обов'язково в пакеті з іншими документами, що стосуються взаємовідносин робітників і підприємства.
Що стосується СРО, то ці організації покликані контролювати діяльність компаній, і якщо фірма хоче вступити в її ряди, то зобов'язана надати всі необхідні папери, в тому числі і цю витримку. Цей папір дає повне уявлення про кількість працівників, а відповідно, і їх ефективності, про витрати підприємства на заробітну плату.
Як оформити виписку з штатного розкладу. Вона може бути складена в довільній формі або у вигляді бланку Т-3 - це залишається на розсуд відділу кадрів, який даний документ і становить.
У штатному розкладі обов'язково повинні бути присутніми:
- перелік підрозділів в структурі підприємства;
- назва посад і спеціальностей, а також прізвища співробітників їх займають;
- кваліфікації працівників;
- інформація про кількість робочих одиниць;
- дані про заробітну плату, включаючи ставки, надбавки і фонд оплати праці (ФОП).
Складає витримку робочого розпорядку фахівець з кадрів, оскільки у нього зберігається вся необхідна інформація, що стосується співробітників і їх заробітної плати. Свої підписи ставлять виконавець, головний бухгалтер та начальник відділу кадрів, який запевняє таким чином отриманий документ. У разі, якщо таких посад немає на підприємстві, бланк підписує сам керівник або особа, яка його замінює. Ставити печатку в штатному розкладі не потрібно, це стосується і довільної форми, і бланка Т-3.
структура
Як зробити виписку з штатного розкладу і дотриматися всіх правил. Для початку слід правильно скласти сам регламент працівників, адже за своєю формою витримка повинна в точності відповідати оригіналу.
Вона складається з трьох частин:
- вступної - з прописаними прізвищами керівників і укладачів паперу, датою складання, номером наказу, повною назвою компанії і її юридичною формою;
- змістовної, де зазначається інформація про співробітників у вигляді таблиці;
- заключній - місце для підписів відповідальних осіб.
Даний документ створюється на базі робочої планування, яка містить всі актуальні зміни в колективі співробітників на даний період часу. Причому в ньому вказуються не тільки наявні посади, а й робота за сумісництвом , Якщо для співробітників дана діяльність є основною. Якщо така распланировка втратила актуальність внаслідок змін на підприємстві, витримка робиться на основі старої, оскільки нова може вступити в силу лише через 2 місяці.
Важливо! Якщо структурний підрозділ на підприємстві було перейменовано, а співробітник по робочому контракту значитися в старому, то перевести його в нове підрозділі можна тільки за його письмовою згодою.
Змістовна частина представлена у вигляді таблиці, в якій вказана вся інформація про співробітників:
- Найменуванні посади.
- Код посади.
- Посада, розряд і клас.
- Кількість робочих одиниць.
- Тарифна ставка.
- Наукова ступінь.
- Режим роботи.
- Відповідальність.
- Загальна заробітна плата.
- Примітка.
Графи з п'ятої по сьому визначають суму можливих надбавок, які підсумовуються з окладом в результаті. Всі суми вказуються в рублях, але в разі бестарифной оплати або змішаної можливо прописувати їх у вигляді відсотків або коефіцієнтів. Слід знати, що згідно із законом керівник не має права ставити різні оклади особам, які заміщають однакові посади, але надбавки у них будуть різні, оскільки досвід, відповідальність і кваліфікація можуть відрізнятися. Кожна надбавка повинна бути документально підтверджена.
Це цікаво! Лист рекомендація з місця роботи: зразок характеристики співробітника
Працівник має право запросити виписку з робочого розкладу, де буде зазначено його умови праці, написавши заяву і подав його в відділ кадрів. Кадровик оформляє співробітнику його виписку протягом 5 робочих днів. Готовий документ буде дійсний протягом усього часу, поки діє складений список працівників, тобто до виходу нового штатного розкладу, як правило, протягом 1 року. Термін зберігання виписки - 5 років у відділі кадрів і 75 років в архіві підприємства, оскільки вона належить до важливих внутрішніх документів.
зразок
Приклад виписки можна знайти в Мережі або на сайті Держкомстату, виглядати по формі Т-3 він буде наступним чином:
А довільна форма може бути представлена так:
За законодавством, підприємство оформляє виписку в будь-який з цих двох форм на власний розсуд.
Це цікаво! як оформити звільнення за власним бажанням: запис в трудовій книжці
Довідка
Крім виписки, існує і довідка про штатний розклад. Це внутрішній розпорядчий документ, який подається від начальника відділу кадрів керівнику компанії. Навіщо вона потрібна? Оскільки в довідці перераховуються всі введені і виведені робочі одиниці, керівник компанії отримує повну картину руху робочої сили, простіше кажучи може зрозуміти масштаби «плинності» в компанії і зробити відповідні заходи.
У довідці вказується:
- звітний період часу;
- введені робочі одиниці (посада та ПІБ нового співробітника);
- виведені одиниці (кількість співробітників і посаду з ПІБ).
Довідка подається разом з складеним списком всіх працівників і посад для аналізу руху робочої сили всередині організації.
зразок довідки
Корисне відео: зразок штатного розкладу
Штатний розклад - це обов'язковий документ, який необхідний кожній організації, складається в довільній формі або на бланку Т-3. Цей папір допомагає не тільки ознайомитися з контингентом співробітників, але і проаналізувати рух кадрів, умови праці працівників та розмір їх заробітної плати. Такий розклад потрібно не тільки перевіряючим, а й керівництву компанії для аналізу, поліпшення робочої атмосфери і підвищення ефективності трудової діяльності.
Це цікаво! До оли можливо відсторонення від роботи працівника роботодавцем
Навіщо вона потрібна?