«Змасти колеса часу»: 5 концепцій управління часом

1. Весь інтернет-маркетинг за 19 тижнів!
2. Дії та концепції
3. 2. Плануй не тільки роботу. Стівен Кові, принцип балансу між результатами, а також ресурсами і засобами...
4. 3. Планування - самостійна завдання. «Дресирування мавпи» та інші «джедайського техніки» Макса Дорофєєва
5. 4. Думаємо руками. Аналогове планування в цифрову епоху, візуалізація, bullet journaling і sketchnoting
6. 5. Планування «в два шари». Люди такі люди ... Розділи те, що робиш з іншими, і те, що можеш зробити сам
7. Секта зберігачів часу
8. Корисні посилання
9. згадані інструменти

Рекомендації, які ви знайдете в статті, - результат кількох послідовних експериментів. Останній з них тривав весь минулий рік.

З дитинства я чув віршовану формулу:

Це рядочки рефреном повторювали будинку. Можливо, саме тому в число моїх улюблених іграшок, поряд з солдатиками, машинками і велосипедами, входили всілякі блокноти і щоденники. Звичка фіксувати події сформувалася до середини школи. Але в цей щасливий період моїм часом управляли люди, які старші й досвідченіші мене: члени сім'ї, вчителі, з восьмого класу - роботодавці.

Я вважав себе здатним ефективно управляти тим часом, який мені відпущено. Хоча, насправді, я просто фіксував плани. Єдиний акт управління, з яким довелося зіткнутися досить рано, - це момент вибору з двох і більше справ, які претендують на одну одиницю часу. Я віддавав перевагу роботі - і це теж увійшло в звичку.

Весь інтернет-маркетинг за 19 тижнів!

Cossa рекомендує: онлайн-курс по інтернет-маркетингу від Ingate - digital-агентства з 17-річним досвідом.

• 17 навчальних блоків з ключових питань інтернет-маркетингу
• підтримка менторів
• диплом
• Стажування в топових агентствах Росії
• Допомога в працевлаштуванні

Реклама

Завдяки цим двом рефлексам (фіксувати плани і вибирати робочі завдання в ситуації, коли часу мало, а справ багато) мене вважали дуже ефективним людиною. Більш того, у мене вистачало нахабства навіть читати на цю тему лекції і писати статті ! Так тривало досить довго. Але на кожному етапі розвитку людині необхідно переосмислити не тільки інструменти управління часом - а вони, як нескладно здогадатися, істотно змінилися з шкільно-університетських часів. Фундаментальні підходи, стратегії тайм-менеджменту теж потребують систематичної ревізії, оновленні.

Я змінив розмірений побут академічного працівника на мельтешение бізнес-буднів. Стілець менеджера середньої ланки здався мені занадто жорстким, я вважав за краще спочатку директорське крісло, а потім, коли запустив власний проект, і зовсім став «цифровим кочівником». Перельоти рвуть часові пояси. Все складніше «зловити хвилю», не дати потоку входять справ, плинності підпорядкувати собі календар.

Попередній етап мого розвитку припав на закінчення співпраці з Югорський університетом і ознаменувався лекцією, яка називалася «Приборкання норовливого часу». Це замітки в першу чергу про методики, блокнотах і календарях. Ну і про те, як розподіляти справи на важливі / термінові, важливі / не термінові, термінові / важливі і не важливі і не термінові. Останні, відразу скажу, підлягають рішучого і безжалісного видалення з порядку денного і з календарів.

Другий крок - робота в міжнародній ІТ-компанії і освоєння премудростей Google Calendar, Doodle, Trello, Jira, Asana і інших інструментів і тактик технологічного корпоративного планування часу. Так-так, agile і таке інше. Єдиний слід цього божевільного і дуже цікавого відрізка життя - коротка запис в блозі, присвячена роботі редакції всередині ІТ-корпорації .

Третій візит на тему почався два роки тому при переїзді в іншу країну і переході на віддалену роботу. Цей досвід перетворився в статтю «Нотатки удалёнщіка». Рік по тому ситуація погіршилася: змінилися не тільки місце проживання, але також соціальний статус і склад сім'ї. Ми з колегою запустили «Агентство технічних комунікацій» (TechComLab.ru), тобто я став, як сказав / а / і б Макс Фрай, «па-а-а-ачтеннейшім начальником», що дуже вплинуло на сприйняття проблем, пов'язаних з управлінням часом. А в родині з'явився ще один чоловік, з яким хочеться проводити час. І це вплинуло на розстановку пріоритетів.

Перший етап був пов'язаний з вивченням і «дегустацією» різних більш-менш класичних підходів до управління часом і відповідних їм інструментів. Другий - з освоєнням сучасних корпоративних практик. Третій - з ревізією концепцій і інструментів з урахуванням обстановки, що змінилася. Запрошую вас стати свідками цієї події.

Дії та концепції

1. Пріорітезіруй це. вікна Ейзенхауера

Отже, як я вже сказав, крім двох придбаних в дитинстві навичок (фіксувати події та надавати перевагу роботу всім іншим варіантам проведення часу), я досить швидко освоїв техніку пріоритетності списку справ, тому що навіть робочі завдання в якийсь момент перестають влазити в календар.

Ця дія нагадує розкладання самого примітивного пасьянсу - «Наполеон на барабані». Беремо простий лінійний список справ і визначаємо кожну справу в одну з комірок матриці.

вікно Ейзенхауера

Про роботу з цим інструментом написано багато, навряд чи я скажу щось нове. Зазначу тільки, що немає кращих ліків від паніки, що виникає через надлишок справ.

У міру того як у мене накопичується досвід планування не тільки списку, але і напору справ, все рідше доводиться вдаватися до цього інструменту. І тим не менше не варто зовсім вже скидати його з рахунків. Досить цікавим чином він став витонченим доповненням до техніки bulletjournaling, про яку йтиметься далі.

2. Плануй не тільки роботу. Стівен Кові, принцип балансу між результатами, а також ресурсами і засобами для їх досягнення

Кові став одним з моїх найважливіших особистих відкриттів на шляху до побудови власної техніки управління часом. Його шаблон щоденника, що включає в себе блоки, типу броньованого під саморозвиток і сімейні справи, структурування вхідних справ відповідно до соціальними ролями, принцип тижневого, а не щоденного планування я використовую щодня. Тим більше що його «тиждень» добре поєднується зі знайомим більшості айтішників поняттям «спринт», тобто обмежений проміжок часу, відведений під створення якогось закінченого продукту, протягом якого не приймаються нові вхідні завдання.

Але фундаментальний, найважливіший постулат Кові: «заточувати пилу» (або: бережіть гуску, що несе золоті яйця). Ця елементарна ідея дуже часто проходить повз свідомість трудоголіків, таких як я.

Так, результат важливий. Але велика ймовірність ніколи не добитися бажаного результату, якщо не витрачати час на розвиток ресурсів і засобів, необхідних для його досягнення. Це відкриття радикально вплинуло на мій щоденник.

3. Планування - самостійна завдання. «Дресирування мавпи» та інші «джедайського техніки» Макса Дорофєєва

Епічна сага "Зоряні війни" багато разів дарувала мені цікаві відкриття. Завдяки цьому захопленню я близько зійшовся з одним з найяскравіших російських технофутурологов Женею Черешневий. Їй же я зобов'язаний тому, що випадково натрапив на запис вебінару-переростка, який передував народженню книги Максима Дорофєєва, присвяченій «джедайського техніці порожнього інбокса». Додаткова інтрига в тому, що обидва ці візіонера довгий час пропрацювали в Лабораторії Касперського. І обидва зважилися йти власними шляхами, вважаючи за краще соцпакету і корпоративному затишку свободу творчості. Вибір, вважаю, був не з легких. І тим більше заслуговують на повагу люди, послідовно відстоюють свій вибір. Їх досвід як мінімум заслуговує найпильнішої уваги.

Макс, сам того не знаючи, навчив мене кількох дуже важливих речей.

1. Розглядати планування як самостійну задачу найвищого рівня. Якщо план складений детально і точно, то його виконає навіть мавпа. Ця думка принесла, приносить і, впевнений, буде приносити мені відчутний прибуток у твердій валюті. З'ясувалося, що покрокове планування, а потім «мавпяче» делегування завдань і контроль за їх виконанням коштують дорого і є дуже дефіцитним товаром. Досить часто доводиться стикатися з клієнтами, які мають всі необхідні для вирішення завдання ресурси, але не можуть змусити ці ресурси ефективно працювати. У більшості випадків все впирається в усвідомлення планування як самостійного виду людської діяльності.
2. Поважати не тільки чужих тарганів, а й «мавп» - звичка будь-якого ефективного людини. На ділі це пов'язано з прийняттям факту: між терміновим і важливою справою виконавець виберёт зрозуміле. Керівник повинен відповідати не тільки за цілепокладання, а й за детальний опис маршруту руху до мети. І неважливо, керуєш чи самим собою, дитиною або співробітниками.
3. Визнавати могутність бабусі Інтуїції, тобто аналізувати список завислих справ з позиції «чому це завдання не треба вирішувати?», Якщо вона вже три місяці переноситься на завтра.

4. Думаємо руками. Аналогове планування в цифрову епоху, візуалізація, bullet journaling і sketchnoting

У той момент, коли я майже вже програв битву за своє час, мій колега, Макс Шиян, поділився статтею про bullet journaling - «аналогову систему для цифрової ери». І моє життя змінилося назавжди. Правда, за кілька років до цього студенти ПІВДНЮ познайомили мене з технікою графічних конспектів - sketchnoting. Так що з ідеєю аналогового планування я погодився дуже швидко. Все-таки ми, люди, зовсім інакше пакуємо інформацію, якщо володіємо широкою свободою «верстки».

Відмовившись від звичних друкарських щоденників, я зумів об'єднати пристрасть до складання каталогів та ведення заміток зі звичкою робити замальовки на полях, перестав втрачати серветки з раптовими осяяннями і плутатися в стосах улюблених блокнотів. Тепер у мене один блокнот, він же календар, він же щоденник. Єдина сутність, з якої він конкурує - це програма-блокнот, в якій з'являються робочі замітки, списки корисних посилань і тому подібні штуки, які нераціонально зберігати на папері.

Це не означає, що мої клієнти перестали бронювати час зустрічей в Google Calendar за допомогою програми Calendly. Це не означає, що моя команда не використовує Jira або Asana для управління поточними проектами. Це означає тільки те, що раз в тиждень ті справи, які повинен зробити я, протягом двох годин збираються в чарівний блокнот. Я записую їх від руки, іноді роблю смішні ілюстрації, виділяю кольором, маю в певній послідовності на розвороті.

При плануванні входять справ на місяць буває, що я малюю близько кожної справи хрестик і заштриховуєш один з вийшов квадратиків: верхній правий, верхній лівий або нижній лівий (і ніколи не заштриховуєш нижній правий), але саме по собі поява в блокноті вікон Ейзенхауера служить сигналом тривоги: система дала збій, занадто багато вхідних або просто ... пора у відпустку!

Ритуал планування обов'язково здійснюється в декілька заходів і тільки у вихідні: щоб уникнути несподіваних звернень за допомогою одного з півтора десятка каналів зв'язку, якими обростають люди моєї професії, підлаштовуючись під комунікаційні практики клієнтів. Що робити, я ще не доріс до того рівня, на якому клієнти починають підлаштовуватися під тебе. І мені здається, що в цей момент я перестану займатися нинішнім справою - а поки що я не можу і не хочу відключати всі вхідні повідомлення месенджерів, як радить Макс. Спілкування - це моє життя, мій драйв, мій усвідомлений вибір.

Куди б я не йшов, блокнот на поточний квартал обов'язково в моїй кишені. І я час від часу переглядаю замітки і плани, щоб своєчасно допомогти Мавпу і почути поради Інтуїції.

Важливий практична порада: якщо ви вирішите вести такий блокнот, вважайте, скільки справ ви запланували на день і скільки виконали. Звертайте увагу на те, де на аркуші розташовані виконані справи. Ви досить швидко налаштуєте блокнот під себе: зрозумієте, скільки справ (незалежно від їх обсягу) ви можете зробити за день, куди варто записувати найбільш важливі справи, а куди - менш важливі.

5. Планування «в два шари». Люди такі люди ... Розділи те, що робиш з іншими, і те, що можеш зробити сам

А ось цього прийому мене ніхто не вчив. Я дійшов до нього методом проб і помилок. Справа в тому, що, як вчить нас великий Кові, успішна людина делегує значну частину входять завдань. Але тут-то і виникає зона ризику: то, що ви делегували, не означає, що завдання буде виконано. І якщо інші ваші дії пов'язані з успішним виконанням делегованої завдання, ви ризикуєте застрягти. Надовго.

Припустимо, ви збираєтеся на зустріч. Подумайте, що станеться, якщо людина, з яким ви домовилися, з якоїсь причини не прийде або сильно запізниться? Таке буває, навіть якщо перед виїздом ви ще раз отримали підтвердження того, що зустріч відбудеться в призначений час.

Час дороги ви, звичайно, займете якимось корисною справою: читанням, прослуховуванням аудіокниг або музики, сном, телефонними розмовами або відповідями в соцмережах і на листи. Але як бути з самим часом, відведеним на зустріч?

Все просто: плануйте «в два шари», підготуйте справа, яка не має суворої прив'язки до часу, наприклад, «написати статтю про планування часу». І, в очікуванні чергового опоздун або зворотного рейсу додайте в текст кілька абзаців.

Секта зберігачів часу

У якийсь момент особиста ефективність починає заважати командній роботі. Ти злишся на колег, які інакше ставляться до часу. Ймовірно, тому, що заздриш їх міфічної внутрішню свободу. Ричішь на дружину, яка забула внести в календар гуртки дочки або заняття сина. Як тут бути?

Простої відповіді на це питання немає. З одного боку, можна розділити людей на «круги». Близьким людям, що входять в перший, самий інтимний коло, можна вибачити слабкості. Зрештою, саме ці люди становлять ваше найближче оточення, вони мають для вас цінність не меншу, ніж час.

У сім'ї можна пояснити, яке значення для всіх мають ритуали планування часу. Наприклад, у нас з дружиною календарі в Google понишпорити один на одного, а на стіні у вітальні висить паперовий календар, куди заносяться всі важливі сімейні дати і справи. Завдяки цим двом «лініях оборони» ми в змозі своєчасно виконувати як робочі, так і сімейні справи. І не ставити один одного в незручне становище питаннями типу: «А ти не міг / могла б сьогодні відвести дитину в музикалку?». Чи не засмучуватися претензіями типу: «Ти ж знав, що ми сьогодні йдемо на день народження!». Звичайно, буває всяке: і раптові відрядження, і термінові переговори ... Не можна спланувати все. Але, маючи перед очима список загальних справ, набагато простіше звести до мінімуму негативні наслідки неминучих факапов.

А клієнти самі звикають цінувати ваш час, якщо спілкування тарифікується щохвилини.

* * *

У заголовок цієї статті винесена цитата Володимира Висоцького з «Пісні про скривдженого часу». Колись ця пісня прикрасила чудовий аудіокнига «Аліса в країні чудес». Я хочу закінчити текст останнім куплетом цієї пісні: в ньому і заклик, і рада, і досвід, прямо як в тексті, який ви тільки що дочитали.

Корисні посилання

1. Кові С. Сім навичок високоефективних людей М.: Паблішер, 2012.
2. «Афіша» про bullet journaling .
3. Офіційний сайт системи Bullet Journal .
4. Запис вебінару Максима Дорофєєва «Джедайського техніка порожнього інбокса» .
5. Дорофєєв М. джедайського техніки. Як виховати свою мавпу, спустошити інбокс і зберегти мислетопліво. М .: МІФ 2017.
6. Ілля Стечкин, запис і презентації лекції «Приборкання норовливого часу» , ПІВДНЮ, 2014.
7. Rohde M. The Sketchnote Workbook: Advanced techniques for taking visual notes you can use anywhere - 2014.
8. Стечкин І. Нотатки удалёнщіка: як журналісту ефективно працювати поза офісом , 2016.

згадані інструменти

Корпоративні системи управління часом:

1. Jira
2. Asana
3. Trello

Інструменти бронювання часу:

1. Google Calendar
2. Calendly
3. Doodle

Читайте також:

Думка редакції може не збігатися з думкою автора. Ваші статті надсилайте нам на [email protected] . А наші вимоги до них - ось тут .